Biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa là văn bản ghi nhận việc hoàn tất hoặc chấm dứt các quyền, nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng nguyên tắc giữa bên thuê dịch vụ và đơn vị cung cấp dịch vụ. Nội dung thường liên quan đến thủ tục hải quan, giao nhận, vận chuyển, chứng từ xuất nhập khẩu, tình trạng hàng hóa, phí dịch vụ, cước vận chuyển, các khoản thu hộ, công nợ và trách nhiệm sau thanh lý.

Mẫu Biên Bản cung cấp bố cục tham khảo giúp các bên thuận tiện đối chiếu các lô hàng, chứng từ và nghĩa vụ tài chính trước khi xác nhận thanh lý hợp đồng.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa?

Biên bản thường được lập khi hợp đồng nguyên tắc hết thời hạn, các bên hoàn tất những dịch vụ đã phát sinh hoặc thống nhất chấm dứt quan hệ hợp tác.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hợp đồng nguyên tắc hết thời hạn;
• Hai bên hoàn thành các đơn hàng, lô hàng đã phát sinh;
• Đã hoàn tất thủ tục hải quan cho các lô hàng;
• Hàng hóa đã được giao nhận theo thỏa thuận;
• Đã hoàn thành các chặng vận chuyển;
• Đã bàn giao chứng từ liên quan;
• Đã đối chiếu phí dịch vụ và cước vận chuyển;
• Đã quyết toán các khoản thu hộ, chi hộ;
• Không còn lô hàng hoặc yêu cầu dịch vụ đang xử lý;
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Nếu vẫn còn lô hàng đang làm thủ tục, hàng đang vận chuyển, chứng từ chưa bàn giao hoặc công nợ chưa quyết toán, cần ghi rõ tình trạng và phương án xử lý trong biên bản.

Trong các chương trình giáo dục hòa nhập, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với tổ chức Save the Children về giáo dục hòa nhập là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung phối hợp, kết quả thực hiện và hoàn tất nghĩa vụ.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa

Việc lập biên bản cần căn cứ trước hết vào hợp đồng nguyên tắc, các phụ lục, đơn đặt dịch vụ, chứng từ giao nhận, hồ sơ hải quan và các thỏa thuận giữa các bên. Tùy phạm vi dịch vụ, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Thương mại 2005 đối với hoạt động cung ứng dịch vụ, logistics và các giao dịch thương mại liên quan;
• Luật Hải quan 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành đối với thủ tục hải quan và hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan;
• Các quy định pháp luật về thuế, hóa đơn, chứng từ và quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu có liên quan;
• Các quy định chuyên ngành áp dụng đối với loại hàng hóa được giao nhận, vận chuyển;
• Các điều khoản về phạm vi dịch vụ, phí, cước, trách nhiệm, bồi thường, thời hạn và chấm dứt hợp đồng đã được các bên thỏa thuận.

Căn cứ áp dụng thực tế cần được xác định theo loại hình xuất nhập khẩu, phạm vi đại lý hải quan, phương thức giao nhận, phương tiện vận chuyển và nội dung hợp đồng cụ thể.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng nguyên tắc;
• Phụ lục hợp đồng;
• Danh sách các lô hàng đã sử dụng dịch vụ;
• Tờ khai hải quan và chứng từ liên quan;
• Phiếu giao nhận hàng hóa;
• Biên bản bàn giao;
• Vận đơn hoặc chứng từ vận tải;
• Chứng từ xuất nhập khẩu;
• Hồ sơ giao nhận;
• Bảng kê phí dịch vụ;
• Bảng kê cước vận chuyển;
• Các khoản thu hộ, chi hộ;
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán;
• Báo cáo công nợ;
• Tình trạng các lô hàng đang xử lý;
• Tình trạng chứng từ chưa bàn giao;
• Hồ sơ khiếu nại hoặc bồi thường nếu có;
• Các thỏa thuận về trách nhiệm sau thanh lý.

Đối với các thỏa thuận liên quan đến quyền công nghệ, Biên bản thanh lý hợp đồng chia sẻ quyền sở hữu công nghệ giúp tham khảo cách ghi nhận phạm vi quyền, nội dung chuyển giao và trách nhiệm của các bên khi kết thúc hợp đồng.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG NGUYÊN TẮC DỊCH VỤ ĐẠI LÝ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN, GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục, đơn yêu cầu dịch vụ và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ tình hình thực hiện và đối chiếu nghĩa vụ của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng nguyên tắc

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn hợp đồng: ...

Phạm vi dịch vụ:

• Đại lý làm thủ tục hải quan;
• Giao nhận hàng hóa;
• Vận chuyển hàng hóa;
• Các dịch vụ liên quan: ...

Khu vực thực hiện: ...

2. Tình hình thực hiện dịch vụ

Bên B đã thực hiện các dịch vụ theo hợp đồng gồm:

• Khai và thực hiện thủ tục hải quan theo phạm vi được ủy quyền;
• Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ;
• Giao nhận hàng hóa;
• Điều phối vận chuyển;
• Theo dõi tình trạng lô hàng;
• Bàn giao hàng hóa;
• Bàn giao chứng từ;
• Các dịch vụ khác: ...

Tổng số lô hàng đã thực hiện: ...

Số lô hàng đã hoàn tất: ...

Số lô hàng chưa hoàn tất nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Tình hình thực hiện thủ tục hải quan

Các lô hàng đã hoàn thành thủ tục: ...

Số tờ khai: ...

Loại hình xuất nhập khẩu: ...

Tình trạng hồ sơ: ...

Các khoản thuế, phí và lệ phí liên quan: ...

Các hồ sơ chưa hoàn tất nếu có: ...

Trách nhiệm xử lý: ...

4. Tình hình giao nhận và vận chuyển hàng hóa

Tổng số lô hàng đã giao nhận: ...

Tổng số lô hàng đã vận chuyển: ...

Địa điểm nhận hàng: ...

Địa điểm giao hàng: ...

Phương thức vận chuyển: ...

Tình trạng hàng hóa khi giao nhận: ...

Các trường hợp thiếu hụt, hư hỏng hoặc phát sinh khiếu nại nếu có: ...

Phương án xử lý: ...

5. Tình hình bàn giao chứng từ

Các chứng từ đã bàn giao:

• Tờ khai hải quan;
• Vận đơn;
• Phiếu giao nhận;
• Hóa đơn;
• Chứng từ xuất nhập khẩu;
• Chứng từ vận chuyển;
• Hồ sơ khác: ...

Thời điểm bàn giao: ...

Các chứng từ còn thiếu: ...

Thời hạn bổ sung: ...

6. Tình hình phí dịch vụ và cước vận chuyển

Tổng phí dịch vụ đại lý hải quan: ... đồng.

Tổng phí giao nhận: ... đồng.

Tổng cước vận chuyển: ... đồng.

Các khoản thu hộ, chi hộ: ... đồng.

Tổng giá trị dịch vụ: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

7. Đối chiếu công nợ

Tổng công nợ còn lại: ... đồng.

Phương án và thời hạn thanh toán: ...

8. Tình trạng hàng hóa và hồ sơ đang xử lý

Các lô hàng chưa hoàn tất: ...

Tình trạng thực tế: ...

Chứng từ còn thiếu: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

Thời hạn hoàn tất: ...

9. Khiếu nại, bồi thường và các khoản phát sinh

Các khiếu nại đã phát sinh: ...

Tình trạng giải quyết: ...

Khoản bồi thường nếu có: ...

Chi phí phát sinh chưa quyết toán: ...

Phương án xử lý: ...

Hai bên xác nhận: ...

10. Trách nhiệm sau thanh lý

Bên A có trách nhiệm:

• Thanh toán các khoản còn tồn;
• Cung cấp hoặc bổ sung chứng từ cần thiết;
• Phối hợp xử lý các lô hàng chưa hoàn tất;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất các công việc còn tồn theo thỏa thuận;
• Bàn giao chứng từ còn thiếu;
• Phối hợp giải quyết khiếu nại;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

11. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Phương án xử lý: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa?

Hợp đồng nguyên tắc trong lĩnh vực này thường phát sinh nhiều lô hàng và nhiều khoản chi phí khác nhau. Khi thanh lý, các bên cần đối chiếu tình trạng thủ tục hải quan, giao nhận, vận chuyển, chứng từ, phí dịch vụ và công nợ thay vì chỉ xác nhận chung rằng hợp đồng đã hoàn thành.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn bố cục tham khảo: Giúp hệ thống hóa các nhóm nội dung cần kiểm tra khi thanh lý.
• Thuận tiện rà soát từng lô hàng: Có thể tổng hợp tình trạng các lô hàng đã và chưa hoàn tất.
• Hỗ trợ đối chiếu thủ tục hải quan: Giúp kiểm tra hồ sơ, tờ khai và các nội dung còn tồn.
• Dễ kiểm tra giao nhận, vận chuyển: Có thể ghi nhận tình trạng hàng hóa, địa điểm giao nhận và các vấn đề phát sinh.
• Thuận tiện kiểm tra chứng từ: Giúp xác định hồ sơ đã bàn giao và tài liệu còn thiếu.
• Hỗ trợ quyết toán chi phí: Có thể phân tách phí hải quan, phí giao nhận, cước vận chuyển và các khoản thu hộ, chi hộ.
• Dễ điều chỉnh theo hợp đồng thực tế: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và hoàn thiện theo số lượng lô hàng, loại hình dịch vụ và thỏa thuận cụ thể.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để có một khung nội dung thuận tiện tham khảo, sau đó điều chỉnh theo phạm vi dịch vụ, tình trạng các lô hàng, hồ sơ hải quan, chi phí và nghĩa vụ còn lại của các bên. Việc sử dụng bố cục có sẵn giúp quá trình tổng hợp thông tin và hoàn thiện hồ sơ thanh lý được rõ ràng, thống nhất hơn.

Nếu doanh nghiệp thuê hoặc triển khai giải pháp kỹ thuật từ đối tác, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ là tài liệu phù hợp để đối chiếu cách xác nhận hạng mục cung cấp, kết quả bàn giao và việc hoàn tất hợp đồng.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa

1. Kiểm tra hợp đồng nguyên tắc

Đối chiếu phạm vi dịch vụ, thời hạn, phương thức tính phí và trách nhiệm của mỗi bên.

2. Lập danh sách các lô hàng

Tổng hợp các lô hàng đã hoàn tất, đang xử lý và chưa thực hiện để tránh bỏ sót nghĩa vụ.

3. Đối chiếu hồ sơ hải quan

Kiểm tra tình trạng tờ khai, chứng từ và các thủ tục liên quan đến từng lô hàng.

4. Kiểm tra giao nhận và vận chuyển

Xác nhận hàng hóa đã được giao nhận đầy đủ, tình trạng hàng hóa và các vấn đề phát sinh.

5. Rà soát chứng từ

Đối chiếu danh mục chứng từ đã bàn giao, chứng từ còn thiếu và thời hạn bổ sung.

6. Quyết toán phí dịch vụ

Tổng hợp phí đại lý hải quan, phí giao nhận, cước vận chuyển và các khoản thu hộ, chi hộ.

7. Xử lý công việc còn tồn

Ghi rõ trách nhiệm xử lý các lô hàng, chứng từ, khiếu nại hoặc khoản thanh toán chưa hoàn tất.

8. Ký và lưu biên bản

Sau khi thống nhất số liệu, đại diện có thẩm quyền của hai bên ký biên bản và lưu cùng hợp đồng, chứng từ dịch vụ và hồ sơ liên quan.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Không nên chỉ ghi tổng số tiền dịch vụ. Nên phân tách phí đại lý hải quan, giao nhận, vận chuyển và các khoản thu hộ, chi hộ nếu phát sinh.

Đối chiếu từng lô hàng. Hợp đồng nguyên tắc có thể phát sinh nhiều đơn hàng, vì vậy cần kiểm tra tình trạng từng lô trước khi xác nhận thanh lý.

Kiểm tra chứng từ hải quan. Cần xác định rõ hồ sơ nào đã hoàn tất và hồ sơ nào còn phải bổ sung hoặc xử lý.

Ghi nhận tình trạng hàng hóa. Nếu có thiếu hụt, hư hỏng, chậm giao hoặc khiếu nại, nên thể hiện riêng trong biên bản.

Làm rõ công nợ. Các khoản phí chưa thanh toán cần có số tiền và thời hạn thanh toán cụ thể.

Không xác nhận hoàn thành khi còn lô hàng đang xử lý. Nếu hai bên vẫn thống nhất thanh lý hợp đồng, cần quy định rõ trách nhiệm hoàn tất các công việc còn lại.

Lưu ý các nghĩa vụ sau thanh lý. Việc lưu giữ chứng từ, xử lý khiếu nại hoặc quyết toán khoản thu hộ, chi hộ có thể vẫn tiếp tục sau ngày thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa?

Biên bản thường được lập khi hợp đồng nguyên tắc hết hạn, các dịch vụ đã phát sinh được hoàn tất hoặc hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng. Trước khi thanh lý, nên đối chiếu các lô hàng, chứng từ và nghĩa vụ tài chính còn tồn.

Hợp đồng nguyên tắc đã hết hạn nhưng còn lô hàng đang vận chuyển thì có thể thanh lý không?

Có thể tùy thỏa thuận, nhưng biên bản cần ghi rõ tình trạng lô hàng, trách nhiệm tiếp tục xử lý và thời hạn hoàn tất. Không nên thể hiện rằng mọi nghĩa vụ đã hoàn thành nếu vẫn còn công việc thực tế chưa xử lý.

Có cần liệt kê từng lô hàng trong biên bản không?

Nếu hợp đồng phát sinh nhiều lô hàng, nên lập bảng kê hoặc phụ lục để đối chiếu. Có thể ghi các thông tin như số lô, số tờ khai, ngày thực hiện, tình trạng giao nhận và tình trạng chứng từ.

Có cần ghi số tờ khai hải quan trong biên bản thanh lý không?

Nên ghi khi hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan là nội dung chính của hợp đồng. Số tờ khai giúp đối chiếu hồ sơ và xác định các thủ tục đã được thực hiện.

Phí dịch vụ và cước vận chuyển có nên ghi riêng không?

Nên tách riêng nếu hợp đồng quy định các loại chi phí khác nhau. Việc phân tách giúp các bên dễ đối chiếu hóa đơn, chứng từ và công nợ.

Nếu còn khoản thu hộ, chi hộ chưa quyết toán thì xử lý thế nào?

Biên bản nên ghi rõ từng khoản, số tiền, căn cứ phát sinh và bên chịu trách nhiệm quyết toán. Thời hạn xử lý cũng nên được xác định để tránh phát sinh tranh chấp sau thanh lý.

Nếu hàng hóa bị thiếu hoặc hư hỏng trong quá trình giao nhận thì có cần ghi trong biên bản không?

Có. Nếu đã phát sinh khiếu nại, thiếu hụt hoặc hư hỏng, biên bản nên ghi nhận tình trạng, trách nhiệm xử lý và phương án bồi thường nếu có thỏa thuận.

Sau khi thanh lý, đơn vị đại lý hải quan có còn phải cung cấp chứng từ không?

Nếu vẫn còn chứng từ thuộc trách nhiệm bàn giao hoặc phải lưu giữ theo quy định, các bên cần xác định rõ trách nhiệm và thời hạn trong biên bản. Việc thanh lý hợp đồng không nên được hiểu là loại bỏ các nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ bàn giao chứng từ còn tồn tại.

Có cần ghi trách nhiệm đối với các khiếu nại phát sinh sau ngày thanh lý không?

Nên ghi nếu các bên có khả năng phát sinh khiếu nại liên quan đến dịch vụ đã thực hiện trước thời điểm thanh lý. Biên bản có thể xác định cơ chế phối hợp, thời hạn cung cấp hồ sơ và trách nhiệm của mỗi bên.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa cần phản ánh đầy đủ tình trạng các lô hàng, thủ tục hải quan, giao nhận, vận chuyển, chứng từ, phí dịch vụ và công nợ. Đối với hợp đồng có nhiều giao dịch phát sinh, việc đối chiếu theo từng lô hàng sẽ giúp hạn chế bỏ sót nghĩa vụ trước khi xác nhận thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo phạm vi đại lý hải quan, giao nhận, vận chuyển và tình trạng thực tế của hợp đồng.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản