Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ là văn bản ghi nhận tình trạng thực hiện và việc hoàn tất các quyền, nghĩa vụ của bên cung cấp và bên sử dụng sau khi hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ kết thúc. Nội dung thường tập trung vào giải pháp đã cung cấp, phạm vi triển khai, tiêu chí nghiệm thu, bàn giao hệ thống, tài liệu kỹ thuật, đào tạo, phí dịch vụ, công nợ, bảo hành, hỗ trợ và các trách nhiệm còn lại.

Việc lập biên bản giúp hai bên có cơ sở xác nhận những nội dung đã hoàn thành, những khoản đã thanh toán và các nghĩa vụ vẫn tiếp tục sau thời điểm thanh lý.

Mẫu Biên Bản cung cấp bố cục tham khảo để các bên thuận tiện đối chiếu kết quả cung cấp, nghiệm thu và hoàn thiện hồ sơ thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ?

Biên bản có thể được lập khi bên cung cấp đã hoàn thành việc cung cấp, triển khai và bàn giao giải pháp theo hợp đồng hoặc khi hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Giải pháp công nghệ đã được triển khai đầy đủ;
• Hệ thống đã được nghiệm thu;
• Các tính năng theo phạm vi hợp đồng đã hoàn thành;
• Tài liệu kỹ thuật đã được bàn giao;
• Nhân sự sử dụng đã được đào tạo;
• Các hạng mục tích hợp đã hoàn tất;
• Phí dịch vụ và các khoản chi phí đã được đối chiếu;
• Hợp đồng hết thời hạn;
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Nếu vẫn còn lỗi kỹ thuật, hạng mục chưa nghiệm thu, tài liệu chưa bàn giao hoặc công nợ chưa quyết toán, nên ghi cụ thể trong biên bản thay vì xác nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành.

Trong các hợp đồng chuyển giao kiến thức chuyên môn, Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật (know-how) là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung chuyển giao, phạm vi tiếp nhận và nghĩa vụ đã hoàn tất.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ

Việc lập biên bản cần căn cứ vào hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, tài liệu bàn giao và các thỏa thuận liên quan. Tùy nội dung giao dịch, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Thương mại 2005 đối với giao dịch cung ứng dịch vụ, mua bán hàng hóa hoặc các hoạt động thương mại có liên quan;
• Luật Chuyển giao công nghệ 2017 nếu giải pháp được cung cấp thuộc phạm vi hoạt động chuyển giao công nghệ;
• Luật Sở hữu trí tuệ nếu giải pháp có liên quan đến phần mềm, sáng chế, thiết kế, tài liệu kỹ thuật, bí mật kinh doanh hoặc đối tượng sở hữu trí tuệ khác;
• Các quy định về hóa đơn, thuế, kế toán và thanh toán có liên quan;
• Các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy định chuyên ngành áp dụng cho giải pháp cụ thể nếu có;
• Các điều khoản về nghiệm thu, bàn giao, bảo hành, bảo trì, thanh toán và chấm dứt hợp đồng do hai bên thỏa thuận.

Căn cứ cụ thể cần được xác định theo bản chất của giải pháp, phương thức cung cấp và các điều khoản thực tế trong hợp đồng.

Đối với các hoạt động nghiên cứu, phát triển và ứng dụng kết quả khoa học, Biên bản thanh lý hợp đồng thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ giúp tham khảo cách ghi nhận kết quả thực hiện, nghiệm thu và bàn giao hồ sơ.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ;
• Phụ lục hợp đồng;
• Hồ sơ mô tả giải pháp;
• Phạm vi và yêu cầu kỹ thuật;
• Danh mục tính năng/hạng mục;
• Kế hoạch triển khai;
• Biên bản nghiệm thu;
• Biên bản bàn giao;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Hồ sơ đào tạo;
• Biên bản kiểm thử nếu có;
• Hồ sơ tích hợp và cấu hình;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng đối chiếu công nợ;
• Hồ sơ bảo hành, bảo trì;
• Danh mục lỗi hoặc yêu cầu còn tồn tại;
• Các thỏa thuận về quyền sử dụng và sở hữu trí tuệ.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục, biên bản nghiệm thu và tài liệu liên quan;

Căn cứ kết quả thực hiện hợp đồng và thỏa thuận của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN CUNG CẤP GIẢI PHÁP

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN TIẾP NHẬN/SỬ DỤNG GIẢI PHÁP

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Tên giải pháp công nghệ: ...

Mục tiêu cung cấp: ...

Địa điểm triển khai: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi giải pháp đã cung cấp

Bên A đã cung cấp và triển khai:

• Giải pháp/hệ thống: ...
• Các tính năng chính: ...
• Hạng mục phần mềm: ...
• Hạng mục phần cứng nếu có: ...
• Tích hợp với hệ thống khác: ...
• Cấu hình và thiết lập: ...
• Đào tạo, hướng dẫn sử dụng: ...
• Các hạng mục khác: ...

Mức độ hoàn thành: ...

3. Kết quả triển khai và nghiệm thu

Thời điểm triển khai: ...

Thời điểm hoàn thành: ...

Ngày nghiệm thu: ...

Các tiêu chí nghiệm thu: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

Các hạng mục chưa đạt hoặc còn tồn tại: ...

Phương án xử lý: ...

4. Bàn giao hệ thống và tài liệu

Bên A đã bàn giao:

• Hệ thống/giải pháp;
• Tài khoản quản trị;
• Tài liệu hướng dẫn;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Hồ sơ cấu hình;
• Mã nguồn nếu thuộc phạm vi hợp đồng;
• Hồ sơ tích hợp;
• Các tài liệu khác: ...

Tình trạng bàn giao: ...

Các tài liệu còn thiếu: ...

Thời hạn bổ sung: ...

5. Đào tạo và chuyển giao

Nội dung đào tạo: ...

Số lượng người được đào tạo: ...

Thời gian đào tạo: ...

Kết quả: ...

Các nội dung chuyển giao còn lại: ...

6. Tình hình thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị đã nghiệm thu: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Các khoản chi phí phát sinh: ... đồng.

7. Đối chiếu công nợ

Tổng công nợ còn lại: ... đồng.

Phương án thanh toán: ...

8. Bảo hành, bảo trì và hỗ trợ sau thanh lý

Thời hạn bảo hành: ...

Phạm vi bảo hành: ...

Thời hạn hỗ trợ: ...

Nội dung bảo trì nếu có: ...

Các yêu cầu kỹ thuật còn tồn tại: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

9. Quyền sử dụng và sở hữu trí tuệ

Quyền sử dụng giải pháp: ...

Phạm vi sử dụng: ...

Thời hạn sử dụng: ...

Quyền sở hữu đối với phần mềm/tài liệu/công nghệ: ...

Các giới hạn sử dụng: ...

Các nghĩa vụ bảo mật: ...

10. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Thời hạn hoàn tất: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Nếu dự án hướng đến giải pháp thân thiện với môi trường, Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ xanh là tài liệu liên quan để đối chiếu cách xác nhận nội dung chuyển giao, kết quả ứng dụng và trách nhiệm của các bên khi kết thúc hợp đồng.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ?

Hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ thường bao gồm nhiều công đoạn từ khảo sát, triển khai, cấu hình đến nghiệm thu và bàn giao. Vì vậy, khi thanh lý, các bên cần kiểm tra đồng thời phạm vi giải pháp, kết quả triển khai, tài liệu, đào tạo, thanh toán và nghĩa vụ hỗ trợ sau bàn giao.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có bố cục tham khảo theo trình tự: Giúp hệ thống hóa các nội dung từ thông tin hợp đồng đến xác nhận thanh lý.
• Thuận tiện đối chiếu phạm vi cung cấp: Có thể kiểm tra từng giải pháp, tính năng và hạng mục đã thực hiện.
• Hỗ trợ rà soát nghiệm thu: Giúp xác định kết quả triển khai và những nội dung còn phải xử lý.
• Dễ kiểm tra hồ sơ bàn giao: Có thể liệt kê tài liệu kỹ thuật, tài khoản, cấu hình và các tài liệu liên quan.
• Thuận tiện quyết toán: Hỗ trợ đối chiếu giá trị hợp đồng, khoản đã thanh toán và công nợ còn lại.
• Làm rõ nghĩa vụ sau thanh lý: Có thể ghi nhận bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và các quyền sử dụng còn tiếp tục.
• Dễ điều chỉnh theo từng giải pháp: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo cách trình bày, sau đó bổ sung thông tin về giải pháp đã cung cấp, hạng mục nghiệm thu, tài liệu bàn giao, chi phí và trách nhiệm hỗ trợ còn lại. Nhờ đó, hồ sơ thanh lý có thể được hoàn thiện nhất quán và thuận tiện kiểm tra hơn.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ

1. Kiểm tra hợp đồng và phạm vi cung cấp

Xác định chính xác giải pháp, tính năng, hạng mục và yêu cầu kỹ thuật đã được thỏa thuận.

2. Đối chiếu kết quả triển khai

Kiểm tra tình trạng hoàn thành từng hạng mục, khả năng vận hành và kết quả nghiệm thu.

3. Rà soát hồ sơ bàn giao

Xác nhận các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, tài khoản và hồ sơ cấu hình đã được bàn giao.

4. Kiểm tra hoạt động đào tạo

Nếu hợp đồng có đào tạo hoặc chuyển giao, cần ghi nhận nội dung và kết quả thực hiện.

5. Đối chiếu thanh toán

Tổng hợp giá trị hợp đồng, khoản đã thanh toán, chi phí phát sinh và công nợ còn lại.

6. Xác định trách nhiệm sau thanh lý

Làm rõ phạm vi bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và các nghĩa vụ vẫn tiếp tục có hiệu lực.

7. Xác nhận quyền sử dụng

Nếu giải pháp có phần mềm, tài liệu hoặc công nghệ thuộc quyền sở hữu trí tuệ, cần xác định rõ phạm vi quyền sử dụng sau thanh lý.

8. Ký và lưu hồ sơ

Hai bên kiểm tra nội dung, ký biên bản và lưu cùng hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu và hồ sơ bàn giao.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Đối chiếu đúng phạm vi hợp đồng. Không nên xác nhận hoàn thành những tính năng hoặc hạng mục chưa nằm trong phạm vi nghiệm thu.

Phân biệt cung cấp và chuyển giao quyền. Việc bàn giao một giải pháp không mặc nhiên đồng nghĩa với việc chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ đối với giải pháp đó.

Ghi rõ các hạng mục còn tồn tại. Nếu còn lỗi kỹ thuật hoặc yêu cầu chưa xử lý, cần nêu cụ thể trách nhiệm và thời hạn hoàn tất.

Kiểm tra tài liệu bàn giao. Tài liệu kỹ thuật và tài khoản quản trị có thể là những nội dung quan trọng để xác nhận việc bàn giao.

Đối chiếu công nợ. Giá trị hợp đồng, khoản đã thanh toán và số tiền còn lại cần thống nhất trước khi ký.

Làm rõ bảo hành và hỗ trợ. Nếu nghĩa vụ hỗ trợ vẫn tiếp tục sau thanh lý, nên ghi rõ phạm vi và thời hạn.

Kiểm tra quyền sử dụng giải pháp. Đặc biệt với phần mềm hoặc giải pháp có yếu tố sở hữu trí tuệ, cần thể hiện đúng phạm vi quyền mà bên sử dụng được hưởng.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ?

Biên bản thường được lập sau khi giải pháp đã được triển khai, nghiệm thu và bàn giao theo hợp đồng. Trường hợp hợp đồng chấm dứt trước thời hạn, biên bản cần phản ánh rõ phần công việc đã hoàn thành và những nghĩa vụ chưa thực hiện.

Có cần lập biên bản nghiệm thu trước khi thanh lý không?

Nếu hợp đồng quy định nghiệm thu là căn cứ xác nhận hoàn thành thì nên thực hiện nghiệm thu trước khi thanh lý. Biên bản thanh lý có thể dẫn chiếu đến biên bản nghiệm thu thay vì lặp lại toàn bộ nội dung kỹ thuật.

Giải pháp công nghệ chưa hoàn thành toàn bộ có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể tùy thỏa thuận của các bên. Nếu thanh lý trong khi còn hạng mục chưa hoàn thành, cần ghi rõ mức độ thực hiện, nguyên nhân, trách nhiệm và phương án xử lý phần công việc còn lại.

Tài liệu kỹ thuật có cần liệt kê trong biên bản không?

Nên liệt kê những tài liệu quan trọng thuộc phạm vi bàn giao. Danh mục cụ thể giúp hai bên xác định rõ những gì đã được cung cấp và những tài liệu còn phải bổ sung.

Có cần ghi tài khoản quản trị hệ thống khi thanh lý không?

Nếu tài khoản quản trị thuộc phạm vi bàn giao, nên ghi nhận tình trạng bàn giao. Tuy nhiên, thông tin xác thực cụ thể như mật khẩu không nên đưa trực tiếp vào biên bản nếu không cần thiết; có thể lập phương thức bàn giao riêng.

Sau khi thanh lý, bên cung cấp còn phải bảo hành giải pháp không?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng. Nếu thời hạn bảo hành kéo dài qua thời điểm thanh lý, biên bản nên xác nhận rõ nghĩa vụ bảo hành tiếp tục có hiệu lực và phạm vi trách nhiệm của bên cung cấp.

Cung cấp giải pháp công nghệ có đồng nghĩa với chuyển giao quyền sở hữu công nghệ không?

Không nhất thiết. Việc cung cấp hoặc triển khai giải pháp và việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với công nghệ hoặc tài sản trí tuệ là những vấn đề cần được xác định riêng theo hợp đồng.

Nếu còn công nợ thì có thể ký biên bản thanh lý không?

Có thể nếu hai bên thống nhất, nhưng biên bản cần ghi chính xác số tiền còn phải thanh toán, thời hạn và phương thức hoàn tất. Không nên ghi rằng hai bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ tài chính nếu thực tế vẫn còn công nợ.

Có cần ghi quyền sử dụng phần mềm sau khi thanh lý không?

Nên ghi nếu giải pháp có phần mềm hoặc tài sản trí tuệ. Các bên cần xác định phạm vi, thời hạn và điều kiện sử dụng theo hợp đồng hoặc thỏa thuận có liên quan.

Nếu phát sinh lỗi sau khi thanh lý thì xử lý thế nào?

Nếu lỗi thuộc phạm vi bảo hành hoặc hỗ trợ đã thỏa thuận, bên cung cấp vẫn có thể phải thực hiện trách nhiệm tương ứng. Vì vậy, biên bản nên ghi rõ các nghĩa vụ kỹ thuật tiếp tục có hiệu lực sau ngày thanh lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ cần phản ánh chính xác tình trạng cung cấp, triển khai, nghiệm thu và bàn giao giải pháp, đồng thời làm rõ thanh toán, công nợ, bảo hành, hỗ trợ và quyền sử dụng sau khi hợp đồng kết thúc.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo loại giải pháp, phạm vi triển khai, kết quả nghiệm thu, hồ sơ bàn giao và các nghĩa vụ còn lại theo hợp đồng thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản