Biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu và thử nghiệm y học là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện, nghiệm thu và việc hoàn tất các quyền, nghĩa vụ của các bên sau khi triển khai hoạt động nghiên cứu hoặc thử nghiệm y học theo hợp đồng. Nội dung thường cần làm rõ phạm vi nghiên cứu, đối tượng, phương pháp, tiến độ, kết quả, hồ sơ nghiên cứu, dữ liệu, kinh phí, nghiệm thu, bàn giao và trách nhiệm còn lại của các bên.

Mẫu Biên Bản cung cấp bố cục tham khảo, giúp các bên thuận tiện đối chiếu kết quả thực hiện và hoàn thiện hồ sơ thanh lý theo hợp đồng thực tế.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu và thử nghiệm y học?

Biên bản thường được lập khi chương trình nghiên cứu hoặc thử nghiệm đã hoàn thành các nội dung theo hợp đồng, hồ sơ đã được nghiệm thu và các bên đã đối chiếu nghĩa vụ tài chính.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hoàn thành đề cương nghiên cứu;
• Hoàn thành hoạt động thu thập dữ liệu;
• Hoàn thành các nội dung thử nghiệm theo phạm vi được phê duyệt;
• Hoàn thành phân tích và tổng hợp kết quả;
• Hoàn thiện báo cáo nghiên cứu;
• Hoàn thành hồ sơ nghiệm thu;
• Đã bàn giao kết quả và tài liệu;
• Hợp đồng hết thời hạn;
• Các bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn.

Nếu còn nội dung nghiên cứu, hồ sơ hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành, biên bản cần ghi rõ tình trạng thực tế và phương án xử lý.

Trong các dự án nghiên cứu có sử dụng dữ liệu chuyên môn, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận phạm vi phối hợp, dữ liệu bàn giao và trách nhiệm của các bên.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu và thử nghiệm y học

Việc lập biên bản cần căn cứ vào hợp đồng nghiên cứu, đề cương hoặc hồ sơ nghiên cứu, tài liệu nghiệm thu và các quy định chuyên ngành áp dụng cho hoạt động nghiên cứu, thử nghiệm y học. Tùy trường hợp, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023 và các quy định liên quan nếu hoạt động nghiên cứu được thực hiện trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh;
• Luật Khoa học và Công nghệ 2013 đối với hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ;
• Các quy định chuyên ngành về thử nghiệm lâm sàng, nghiên cứu y sinh học có đối tượng là con người, đạo đức trong nghiên cứu y sinh học nếu thuộc phạm vi áp dụng;
• Các quy định về bảo vệ thông tin, dữ liệu và hồ sơ của người tham gia nghiên cứu;
• Hợp đồng, phụ lục, đề cương và các văn bản phê duyệt có liên quan.

Căn cứ pháp lý cụ thể cần được xác định theo loại nghiên cứu, đối tượng tham gia, sản phẩm hoặc can thiệp được nghiên cứu và cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Đối với hoạt động kiểm tra chất lượng giải pháp công nghệ, Biên bản thanh lý hợp đồng đánh giá và kiểm định công nghệ giúp đối chiếu cách ghi nhận kết quả đánh giá, hồ sơ nghiệm thu và việc hoàn tất hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu và thử nghiệm y học

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng nghiên cứu;
• Phụ lục hợp đồng;
• Đề cương nghiên cứu;
• Hồ sơ hoặc quyết định phê duyệt nghiên cứu nếu có;
• Thông tin về đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp;
• Phạm vi và mục tiêu nghiên cứu;
• Tiến độ thực hiện;
• Hồ sơ thu thập dữ liệu;
• Kết quả nghiên cứu;
• Hồ sơ thử nghiệm;
• Báo cáo nghiên cứu;
• Biên bản nghiệm thu;
• Hồ sơ bàn giao;
• Hồ sơ quản lý kinh phí;
• Chứng từ thanh toán;
• Tình trạng công nợ;
• Hồ sơ bảo mật và quản lý dữ liệu;
• Các nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu và thử nghiệm y học

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG NGHIÊN CỨU VÀ THỬ NGHIỆM Y HỌC

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng nghiên cứu và thử nghiệm y học số ... ký ngày ...;

Căn cứ đề cương nghiên cứu và các tài liệu được phê duyệt;

Căn cứ kết quả thực hiện và nghiệm thu;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ĐƠN VỊ CHỦ TRÌ/ĐẶT HÀNG NGHIÊN CỨU

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng và nghiên cứu

Tên nghiên cứu: ...

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Mục tiêu nghiên cứu: ...

Thời gian thực hiện: ...

Địa điểm thực hiện: ...

Đối tượng nghiên cứu: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi và tình hình thực hiện

Tỷ lệ hoàn thành: ...

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

3. Kết quả nghiên cứu và thử nghiệm

Các bên xác nhận kết quả đã thực hiện gồm:

• Báo cáo nghiên cứu;
• Kết quả phân tích;
• Dữ liệu nghiên cứu;
• Kết quả thử nghiệm;
• Hồ sơ chuyên môn;
• Các tài liệu liên quan;
• Sản phẩm/kết quả khác theo hợp đồng: ...

Thời điểm hoàn thành: ...

Tình trạng kết quả: ...

Các nội dung cần bổ sung nếu có: ...

4. Hồ sơ nghiệm thu

Ngày nghiệm thu: ...

Thành phần nghiệm thu: ...

Nội dung nghiệm thu: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

Các tiêu chí đã đánh giá: ...

Kết luận: ...

Các yêu cầu hoàn thiện nếu có: ...

5. Bàn giao hồ sơ và kết quả nghiên cứu

Bên B đã bàn giao:

• Báo cáo nghiên cứu;
• Hồ sơ chuyên môn;
• Kết quả phân tích;
• Dữ liệu theo phạm vi được phép bàn giao;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Hồ sơ nghiệm thu;
• Các tài liệu khác: ...

Ngày bàn giao: ...

Hình thức bàn giao: ...

Các hồ sơ còn phải bàn giao nếu có: ...

6. Quản lý dữ liệu và thông tin nghiên cứu

Các bên xác nhận việc quản lý, lưu trữ và sử dụng dữ liệu nghiên cứu được thực hiện theo hợp đồng và quy định áp dụng.

Dữ liệu được lưu trữ tại: ...

Thời gian lưu trữ: ...

Quyền tiếp cận dữ liệu: ...

Phạm vi sử dụng dữ liệu: ...

Trách nhiệm bảo mật: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thanh lý: ...

7. Tình hình kinh phí và thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị công việc đã thực hiện: ... đồng.

Giá trị được nghiệm thu: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Tình trạng công nợ: ...

8. Quyền đối với kết quả nghiên cứu

Quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng kết quả: ...

Quyền khai thác kết quả: ...

Quyền công bố: ...

Quyền đối với dữ liệu và tài liệu: ...

Quyền sở hữu trí tuệ nếu có: ...

Các thỏa thuận khác: ...

9. Trách nhiệm sau thanh lý

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ: ...

Trách nhiệm bảo mật: ...

Trách nhiệm hỗ trợ hoặc hoàn thiện hồ sơ nếu có: ...

Thời hạn thực hiện: ...

10. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng nghiên cứu và thử nghiệm y học số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Nếu dự án khoa học cần huy động nguồn lực từ bên ngoài, Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận khoản tài trợ, kết quả thực hiện và hoàn tất nghĩa vụ giữa các bên.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu và thử nghiệm y học?

Hoạt động nghiên cứu và thử nghiệm y học thường có nhiều loại hồ sơ liên quan đến đề cương, dữ liệu, kết quả nghiên cứu, hồ sơ chuyên môn, nghiệm thu và trách nhiệm bảo mật. Vì vậy, khi kết thúc hợp đồng, việc đối chiếu đầy đủ các nội dung giúp hạn chế bỏ sót nghĩa vụ của các bên.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn thuận tiện kiểm tra:

• Thông tin hợp đồng;
• Mục tiêu nghiên cứu;
• Phạm vi nghiên cứu;
• Đối tượng nghiên cứu;
• Tiến độ;
• Nội dung thử nghiệm;
• Kết quả nghiên cứu;
• Hồ sơ chuyên môn;
• Báo cáo;
• Nghiệm thu;
• Bàn giao;
• Dữ liệu nghiên cứu;
• Bảo mật thông tin;
• Quyền đối với kết quả;
• Kinh phí;
• Thanh toán;
• Công nợ;
• Trách nhiệm sau thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo loại nghiên cứu, phạm vi thử nghiệm, hồ sơ được phê duyệt và nội dung hợp đồng thực tế.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu và thử nghiệm y học

1. Kiểm tra hồ sơ nghiên cứu

Đối chiếu hợp đồng, đề cương, phạm vi công việc và các tài liệu phê duyệt có liên quan.

2. Xác nhận tiến độ thực hiện

Ghi nhận từng giai đoạn đã hoàn thành và phần công việc còn tồn tại nếu có.

3. Đối chiếu kết quả

Kiểm tra báo cáo, dữ liệu, kết quả phân tích và các sản phẩm nghiên cứu so với yêu cầu ban đầu.

4. Xác nhận nghiệm thu

Ghi rõ thời điểm, nội dung và kết quả nghiệm thu của nghiên cứu hoặc các hạng mục thuộc hợp đồng.

5. Kiểm tra việc bàn giao

Xác nhận các hồ sơ, báo cáo, dữ liệu và tài liệu chuyên môn đã được bàn giao theo thỏa thuận.

6. Đối chiếu tài chính

Xác định giá trị công việc, số tiền đã thanh toán và các khoản còn phải thanh toán.

7. Ghi nhận quyền và nghĩa vụ tiếp tục

Làm rõ việc quản lý dữ liệu, bảo mật, lưu trữ hồ sơ, quyền đối với kết quả và các trách nhiệm còn hiệu lực.

8. Ký xác nhận thanh lý

Sau khi hoàn tất đối chiếu, đại diện có thẩm quyền của các bên ký biên bản và lưu cùng hồ sơ nghiên cứu.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Phân biệt nghiên cứu và thử nghiệm. Biên bản cần thể hiện đúng phạm vi công việc thực tế, tránh mô tả vượt quá nội dung đã được phê duyệt hoặc thỏa thuận.

Không công khai thông tin cần bảo mật. Dữ liệu nghiên cứu và thông tin của đối tượng tham gia cần được xử lý theo phạm vi được phép.

Đối chiếu hồ sơ nghiệm thu. Kết quả thanh lý nên thống nhất với báo cáo và hồ sơ nghiệm thu đã lập.

Ghi rõ phạm vi dữ liệu bàn giao. Không nên ghi chung chung nếu hợp đồng có quy định cụ thể về dữ liệu được cung cấp hoặc lưu trữ.

Xác định quyền đối với kết quả. Nếu nghiên cứu tạo ra kết quả có thể được khai thác hoặc bảo hộ, cần đối chiếu thỏa thuận giữa các bên.

Ghi nhận nghĩa vụ sau thanh lý. Bảo mật, lưu trữ hồ sơ, xử lý dữ liệu và các nghĩa vụ chuyên môn khác có thể vẫn tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu và thử nghiệm y học được lập khi nào?

Biên bản thường được lập khi các nội dung nghiên cứu hoặc thử nghiệm theo hợp đồng đã hoàn thành, kết quả được nghiệm thu và các bên đã đối chiếu nghĩa vụ tài chính. Nếu hợp đồng kết thúc trước thời hạn, biên bản cần ghi nhận chính xác phần công việc đã thực hiện.

Biên bản thanh lý có thay thế hồ sơ nghiệm thu nghiên cứu không?

Không. Biên bản thanh lý và hồ sơ nghiệm thu có mục đích khác nhau. Nghiệm thu tập trung vào việc đánh giá kết quả thực hiện, trong khi thanh lý ghi nhận việc hoàn tất hoặc xử lý các quyền, nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng.

Có cần ghi thông tin về đối tượng nghiên cứu trong biên bản không?

Có thể ghi phạm vi hoặc nhóm đối tượng nghiên cứu nếu cần thiết để xác định nội dung hợp đồng, nhưng không nên đưa các thông tin nhận dạng cá nhân không cần thiết vào biên bản. Việc ghi nhận phải phù hợp với yêu cầu bảo mật và quản lý dữ liệu nghiên cứu.

Dữ liệu nghiên cứu có cần được đề cập khi thanh lý hợp đồng không?

Nên đề cập nếu dữ liệu là một phần của phạm vi công việc hoặc có nghĩa vụ bàn giao, lưu trữ, bảo mật sau khi hợp đồng kết thúc. Biên bản nên xác định rõ phạm vi dữ liệu, quyền tiếp cận và trách nhiệm quản lý.

Nếu nghiên cứu chưa hoàn thành thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu hợp đồng được chấm dứt theo thỏa thuận hoặc căn cứ phù hợp. Khi đó, biên bản cần ghi rõ kết quả thực tế, phần công việc chưa hoàn thành, hồ sơ đã bàn giao và nghĩa vụ còn lại.

Quyền đối với kết quả nghiên cứu có cần ghi trong biên bản không?

Nên ghi nếu hợp đồng có quy định về quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền công bố hoặc khai thác kết quả. Nội dung này cần thống nhất với các thỏa thuận đã được các bên xác lập trong quá trình thực hiện.

Có cần ghi việc lưu trữ hồ sơ nghiên cứu sau thanh lý không?

Nên ghi nếu một hoặc cả hai bên vẫn có nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ. Biên bản có thể xác định nơi lưu trữ, trách nhiệm quản lý và thời hạn theo thỏa thuận hoặc quy định áp dụng.

Nếu còn khoản thanh toán chưa hoàn tất thì có thể ký biên bản thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất. Biên bản cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán, thời hạn và trách nhiệm của bên có nghĩa vụ để tránh hiểu rằng mọi nghĩa vụ tài chính đã hoàn tất.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu và thử nghiệm y học cần phản ánh đầy đủ phạm vi nghiên cứu, tiến độ, kết quả, nghiệm thu, hồ sơ bàn giao, dữ liệu, kinh phí, quyền đối với kết quả và các trách nhiệm còn tiếp tục. Việc đối chiếu kỹ trước khi ký giúp hồ sơ thanh lý phù hợp với tình trạng thực tế của nghiên cứu và các thỏa thuận giữa các bên.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo loại nghiên cứu, nội dung thử nghiệm, hồ sơ nghiệm thu và điều khoản cụ thể của hợp đồng.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản