Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện và việc hoàn tất các quyền, nghĩa vụ của các bên trong thỏa thuận chia sẻ, xây dựng, quản lý, khai thác hoặc sử dụng dữ liệu khoa học và công nghệ. Nội dung cần làm rõ phạm vi dữ liệu, nguồn dữ liệu, nội dung hợp tác, kết quả bàn giao, quyền truy cập, quyền sử dụng, bảo mật, lưu trữ, chi phí và trách nhiệm sau khi thanh lý.

Mẫu Biên Bản cung cấp bố cục tham khảo để các bên thuận tiện đối chiếu dữ liệu, hồ sơ bàn giao và các nghĩa vụ đã thỏa thuận trước khi hoàn tất thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ?

Biên bản thường được lập khi các bên đã hoàn thành việc thu thập, xây dựng, xử lý, chia sẻ hoặc bàn giao dữ liệu theo hợp đồng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hoàn thành việc thu thập dữ liệu;
• Hoàn thành chuẩn hóa hoặc xử lý dữ liệu;
• Hoàn thành xây dựng cơ sở dữ liệu;
• Đã bàn giao dữ liệu theo thỏa thuận;
• Đã hoàn thành quyền truy cập hoặc khai thác dữ liệu;
• Đã hoàn thành báo cáo và tài liệu liên quan;
• Đã nghiệm thu kết quả hợp tác;
• Hợp đồng hết thời hạn;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Nếu vẫn còn dữ liệu phải bàn giao, xử lý hoặc nghĩa vụ liên quan đến bảo mật, lưu trữ, quyền truy cập, biên bản cần ghi nhận cụ thể tình trạng và phương án tiếp tục thực hiện.

Đối với các hoạt động kiểm tra và xác nhận chất lượng công nghệ, Biên bản thanh lý hợp đồng đánh giá và kiểm định công nghệ là mẫu liên quan để tham khảo cách ghi nhận kết quả đánh giá, nghiệm thu và hồ sơ bàn giao.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ

Việc lập biên bản trước hết cần căn cứ vào hợp đồng hợp tác, phụ lục hợp đồng, thỏa thuận về dữ liệu, hồ sơ nghiệm thu và các tài liệu liên quan. Tùy nội dung hợp tác, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Khoa học và Công nghệ 2013 nếu dữ liệu được hình thành từ nhiệm vụ hoặc hoạt động khoa học và công nghệ;
• Luật Giao dịch điện tử 2023 nếu việc cung cấp, lưu trữ hoặc trao đổi dữ liệu được thực hiện bằng phương tiện điện tử;
• Luật Sở hữu trí tuệ 2005, được sửa đổi, bổ sung, nếu dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu có nội dung liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ;
• Luật An ninh mạng 2018 và các quy định liên quan nếu hoạt động xử lý, lưu trữ, trao đổi dữ liệu thuộc phạm vi điều chỉnh;
• Các quy định chuyên ngành về quản lý, khai thác và chia sẻ dữ liệu nếu áp dụng;
• Các điều khoản cụ thể trong hợp đồng và phụ lục đã ký.

Căn cứ pháp lý thực tế cần được xác định theo nguồn dữ liệu, loại dữ liệu, mục đích sử dụng và mô hình hợp tác của các bên.

Nếu dự án khoa học cần nguồn lực tài chính từ bên ngoài, Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ giúp đối chiếu cách xác nhận nội dung tài trợ, kết quả sử dụng nguồn lực và hoàn tất nghĩa vụ giữa các bên.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng hợp tác;
• Phụ lục hợp đồng;
• Thỏa thuận chia sẻ dữ liệu;
• Danh mục dữ liệu;
• Nguồn dữ liệu;
• Phạm vi dữ liệu;
• Định dạng dữ liệu;
• Số lượng hoặc dung lượng dữ liệu;
• Phương thức bàn giao;
• Tài khoản hoặc quyền truy cập;
• Hồ sơ xử lý và chuẩn hóa dữ liệu;
• Báo cáo kết quả;
• Biên bản nghiệm thu;
• Hồ sơ bàn giao;
• Quy định về quyền sử dụng dữ liệu;
• Quy định bảo mật;
• Phương án lưu trữ;
• Giá trị hợp đồng;
• Chứng từ thanh toán;
• Tình trạng công nợ;
• Các nghĩa vụ tiếp tục sau thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG HỢP TÁC VỀ DỮ LIỆU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả thực hiện và nghiệm thu;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

BÊN B: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Mục đích hợp tác: ...

Thời gian thực hiện: ...

Phạm vi hợp tác: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi dữ liệu hợp tác

Tổng số nhóm dữ liệu: ...

Tổng khối lượng dữ liệu: ...

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

3. Tình hình thực hiện hợp tác

Các bên đã thực hiện:

• Thu thập dữ liệu;
• Kiểm tra dữ liệu;
• Chuẩn hóa dữ liệu;
• Xử lý dữ liệu;
• Tích hợp dữ liệu;
• Phân tích hoặc khai thác dữ liệu;
• Xây dựng cơ sở dữ liệu;
• Bàn giao dữ liệu;
• Các nội dung khác: ...

Mức độ hoàn thành: ...

Các nội dung còn tồn tại: ...

Phương án xử lý: ...

4. Kết quả và chất lượng dữ liệu

Các bên xác nhận dữ liệu đã được thực hiện theo phạm vi hợp đồng.

Tình trạng dữ liệu: ...

Mức độ đầy đủ: ...

Phương thức kiểm tra: ...

Các lỗi hoặc giới hạn dữ liệu nếu có: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

5. Bàn giao dữ liệu và hồ sơ

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

• Bộ dữ liệu;
• Cơ sở dữ liệu;
• Tài liệu mô tả dữ liệu;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Báo cáo;
• Tài khoản hoặc quyền truy cập nếu có;
• Hồ sơ nghiệm thu;
• Các tài liệu liên quan khác.

Phương thức bàn giao: ...

Ngày bàn giao: ...

Người tiếp nhận: ...

Tình trạng bàn giao: ...

Các nội dung còn phải bàn giao nếu có: ...

6. Quyền truy cập và sử dụng dữ liệu

Quyền truy cập của Bên A: ...

Quyền truy cập của Bên B: ...

Phạm vi sử dụng: ...

Mục đích sử dụng: ...

Thời hạn sử dụng: ...

Quyền sao chép, chỉnh sửa hoặc khai thác: ...

Các giới hạn sử dụng: ...

7. Bảo mật và lưu trữ dữ liệu

Các bên thống nhất thực hiện nghĩa vụ bảo mật đối với dữ liệu và thông tin thuộc phạm vi bảo mật theo hợp đồng.

Địa điểm lưu trữ: ...

Thời hạn lưu trữ: ...

Người/đơn vị được quyền tiếp cận: ...

Phương án bảo đảm an toàn dữ liệu: ...

Các nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau thanh lý: ...

8. Quyền đối với dữ liệu và kết quả hợp tác

Quyền sở hữu hoặc quyền quản lý dữ liệu: ...

Quyền sử dụng dữ liệu: ...

Quyền đối với cơ sở dữ liệu: ...

Quyền khai thác kết quả: ...

Quyền công bố hoặc chia sẻ: ...

Các thỏa thuận khác: ...

9. Tình hình tài chính và thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị công việc đã thực hiện: ... đồng.

Giá trị được nghiệm thu: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Tình trạng công nợ: ...

10. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực sau thanh lý: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Trong lĩnh vực giáo dục hòa nhập, Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo ngôn ngữ ký hiệu cho giáo viên tiểu học là tài liệu liên quan để tham khảo cách ghi nhận nội dung đào tạo, kết quả thực hiện và xác nhận hoàn thành hợp đồng.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ?

Hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ thường không chỉ liên quan đến việc bàn giao một bộ dữ liệu mà còn bao gồm nguồn dữ liệu, định dạng, phương thức truy cập, quyền sử dụng, hồ sơ kỹ thuật, bảo mật và lưu trữ. Nếu không đối chiếu đầy đủ, biên bản có thể bỏ sót những nghĩa vụ vẫn tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn thuận tiện kiểm tra:

• Thông tin hợp đồng;
• Phạm vi dữ liệu;
• Nguồn dữ liệu;
• Định dạng và khối lượng;
• Tình trạng dữ liệu;
• Kết quả xử lý;
• Chất lượng dữ liệu;
• Hồ sơ bàn giao;
• Quyền truy cập;
• Quyền sử dụng;
• Quyền khai thác;
• Bảo mật;
• Lưu trữ;
• Quyền đối với cơ sở dữ liệu;
• Thanh toán;
• Công nợ;
• Trách nhiệm sau thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo loại dữ liệu, phương thức hợp tác và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ

1. Kiểm tra hợp đồng và phạm vi hợp tác

Xác định mục tiêu, thời hạn, loại dữ liệu và các nội dung mà mỗi bên có trách nhiệm thực hiện.

2. Đối chiếu danh mục dữ liệu

Kiểm tra nguồn, định dạng, khối lượng, tình trạng và phạm vi dữ liệu đã được thu thập hoặc bàn giao.

3. Xác nhận kết quả thực hiện

Ghi nhận các công việc đã hoàn thành như thu thập, xử lý, chuẩn hóa, tích hợp hoặc phân tích dữ liệu.

4. Kiểm tra hồ sơ bàn giao

Đối chiếu bộ dữ liệu, tài liệu mô tả, tài liệu kỹ thuật và quyền truy cập đã được chuyển giao.

5. Làm rõ quyền sử dụng dữ liệu

Xác định bên nào được truy cập, sử dụng, khai thác hoặc chia sẻ dữ liệu và trong phạm vi nào.

6. Xác nhận bảo mật và lưu trữ

Ghi nhận phương án lưu trữ, thời hạn bảo mật và trách nhiệm quản lý dữ liệu sau khi thanh lý.

7. Đối chiếu tài chính

Xác định giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và nghĩa vụ tài chính còn lại.

8. Ký xác nhận thanh lý

Sau khi hoàn tất đối chiếu, đại diện có thẩm quyền của các bên ký biên bản và lưu cùng hồ sơ hợp đồng.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Mô tả dữ liệu đủ cụ thể. Nếu có nhiều nhóm dữ liệu, nên lập danh mục để tránh khó xác định đối tượng bàn giao.

Ghi rõ quyền truy cập. Việc bàn giao dữ liệu không nhất thiết đồng nghĩa với việc một bên được toàn quyền khai thác hoặc chia sẻ dữ liệu.

Kiểm tra định dạng và khối lượng. Đây là cơ sở để đối chiếu dữ liệu thực tế với phạm vi hợp đồng.

Làm rõ quyền đối với cơ sở dữ liệu. Nếu hợp tác tạo ra cơ sở dữ liệu hoặc kết quả có giá trị riêng, cần xác định quyền quản lý và sử dụng theo thỏa thuận.

Không bỏ qua nghĩa vụ bảo mật. Một số nghĩa vụ về bảo mật và quản lý dữ liệu có thể tiếp tục sau khi hợp đồng được thanh lý.

Ghi nhận dữ liệu còn tồn tại. Nếu một bên vẫn lưu bản sao dữ liệu sau thanh lý, cần xác định mục đích và trách nhiệm quản lý nếu hợp đồng có quy định.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ được lập khi nào?

Biên bản thường được lập sau khi các bên hoàn thành phạm vi hợp tác, bàn giao dữ liệu và hồ sơ, nghiệm thu kết quả và đối chiếu các nghĩa vụ tài chính. Nếu hợp đồng kết thúc trước thời hạn, biên bản cần phản ánh đúng phần việc đã thực hiện.

Có cần liệt kê toàn bộ dữ liệu trong biên bản không?

Nếu dữ liệu có nhiều nhóm, nên lập danh mục hoặc phụ lục kèm theo biên bản. Cách này giúp xác định chính xác loại dữ liệu, khối lượng, định dạng và tình trạng bàn giao.

Bàn giao dữ liệu có đồng nghĩa với chuyển quyền sở hữu dữ liệu không?

Không nhất thiết. Quyền quản lý, quyền sử dụng, quyền khai thác hoặc quyền chia sẻ dữ liệu phụ thuộc vào hợp đồng và các thỏa thuận liên quan. Vì vậy, biên bản nên ghi rõ phạm vi quyền mà mỗi bên được hưởng.

Có cần ghi phương thức bàn giao dữ liệu không?

Nên ghi. Dữ liệu có thể được bàn giao thông qua thiết bị lưu trữ, hệ thống điện tử, tài khoản truy cập hoặc phương thức khác. Việc ghi nhận phương thức và thời điểm bàn giao giúp xác định rõ việc hoàn thành nghĩa vụ.

Nếu dữ liệu còn lỗi hoặc chưa hoàn thiện thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu các bên thống nhất kết thúc hợp đồng, nhưng biên bản cần ghi rõ tình trạng dữ liệu, những nội dung chưa hoàn thiện và trách nhiệm xử lý. Nếu chất lượng dữ liệu là điều kiện nghiệm thu thì cần đối chiếu với tiêu chí đã thỏa thuận.

Nghĩa vụ bảo mật dữ liệu có chấm dứt khi hợp đồng được thanh lý không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi chấm dứt hoặc thanh lý thì các bên vẫn phải thực hiện theo thời hạn và phạm vi đã thỏa thuận.

Có cần xác định thời gian lưu trữ dữ liệu sau thanh lý không?

Nên xác định nếu một hoặc cả hai bên vẫn tiếp tục lưu trữ dữ liệu. Nội dung có thể bao gồm nơi lưu trữ, thời hạn, người được phép truy cập và trách nhiệm quản lý.

Nếu còn công nợ thì có thể ký biên bản thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất thanh lý và tiếp tục thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Biên bản cần ghi cụ thể số tiền còn lại, thời hạn thanh toán và trách nhiệm của bên có nghĩa vụ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác về dữ liệu khoa học và công nghệ cần thể hiện rõ phạm vi dữ liệu, kết quả hợp tác, tình trạng bàn giao, quyền truy cập và sử dụng, bảo mật, lưu trữ, tài chính và các nghĩa vụ còn tiếp tục. Việc lập biên bản chi tiết giúp các bên có căn cứ đối chiếu khi kết thúc hợp đồng và hạn chế tranh chấp liên quan đến dữ liệu sau này.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo loại dữ liệu, phạm vi hợp tác và thỏa thuận thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản