Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện chương trình tài trợ và việc hoàn tất các quyền, nghĩa vụ giữa bên tài trợ và startup. Biên bản thường làm rõ nội dung tài trợ, mục tiêu dự án, tiến độ sử dụng nguồn vốn, kết quả đạt được, hồ sơ báo cáo, nghiệm thu, quyết toán, bàn giao và các nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi thanh lý.

Mẫu Biên Bản cung cấp bố cục tham khảo để các bên thuận tiện đối chiếu kết quả dự án và hoàn thiện hồ sơ thanh lý theo thỏa thuận thực tế.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ?

Biên bản thường được lập khi startup đã hoàn thành các nội dung được tài trợ, đạt các mốc theo thỏa thuận hoặc khi hợp đồng kết thúc theo thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hoàn thành dự án khoa học công nghệ được tài trợ;
• Đạt các mốc phát triển theo hợp đồng;
• Hoàn thành việc sử dụng nguồn kinh phí;
• Hoàn thành báo cáo kết quả;
• Đã nghiệm thu sản phẩm hoặc kết quả dự án;
• Đã quyết toán khoản tài trợ;
• Đã bàn giao hồ sơ, tài liệu;
• Hợp đồng hết thời hạn;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Nếu dự án chưa hoàn thành hoặc còn khoản tài trợ chưa quyết toán, biên bản cần ghi rõ tình trạng thực tế và phương án xử lý.

Trong hoạt động đào tạo chuyên môn, Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo ngôn ngữ ký hiệu cho giáo viên tiểu học là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung đào tạo, kết quả thực hiện và hoàn tất hợp đồng.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ

Việc lập biên bản trước hết cần căn cứ vào hợp đồng tài trợ, phụ lục hợp đồng, hồ sơ dự án, thỏa thuận về sử dụng nguồn tài trợ và hồ sơ nghiệm thu, quyết toán. Tùy mô hình tài trợ, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Khoa học và Công nghệ 2013 đối với hoạt động nghiên cứu, phát triển và ứng dụng khoa học và công nghệ;
• Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 2017 nếu startup thuộc đối tượng và chương trình hỗ trợ theo quy định;
• Luật Chuyển giao công nghệ 2017 nếu dự án có hoạt động chuyển giao, phát triển hoặc thương mại hóa công nghệ;
• Các quy định về quản lý, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí nếu khoản tài trợ thuộc chương trình có nguồn vốn công;
• Điều lệ, quy chế của tổ chức tài trợ và các điều khoản cụ thể trong hợp đồng.

Căn cứ pháp lý cụ thể cần được xác định theo nguồn tài trợ, chủ thể tài trợ, mục đích sử dụng vốn và tính chất của dự án khoa học công nghệ.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng tài trợ;
• Phụ lục hợp đồng;
• Hồ sơ pháp lý của startup;
• Hồ sơ dự án;
• Kế hoạch sử dụng khoản tài trợ;
• Mục tiêu và các mốc thực hiện;
• Báo cáo tiến độ;
• Báo cáo kết quả;
• Hồ sơ nghiệm thu;
• Chứng từ sử dụng kinh phí;
• Báo cáo quyết toán;
• Hồ sơ bàn giao;
• Tài liệu, sản phẩm hoặc kết quả dự án;
• Tình trạng giải ngân;
• Khoản tài trợ đã sử dụng;
• Khoản kinh phí còn lại nếu có;
• Các nghĩa vụ về bảo mật, sở hữu trí tuệ và báo cáo sau tài trợ.

Nếu dự án có sự tham gia của đối tác nước ngoài, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác quốc tế về khoa học công nghệ giúp đối chiếu cách ghi nhận phạm vi phối hợp, kết quả bàn giao và nghĩa vụ của các bên.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ CHO STARTUP KHOA HỌC CÔNG NGHỆ

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng tài trợ số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả thực hiện và hồ sơ nghiệm thu;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN TÀI TRỢ

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

BÊN B: STARTUP NHẬN TÀI TRỢ

Tên doanh nghiệp: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng tài trợ

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Tên dự án: ...

Mục tiêu tài trợ: ...

Thời gian thực hiện: ...

Tổng giá trị tài trợ: ... đồng.

Hình thức tài trợ: ...

2. Nội dung và tình hình thực hiện dự án

Startup đã thực hiện các nội dung:

• Nghiên cứu và phát triển sản phẩm;
• Hoàn thiện công nghệ;
• Thử nghiệm sản phẩm;
• Xây dựng giải pháp;
• Phát triển mô hình kinh doanh;
• Các nội dung khác: ...

Tiến độ thực hiện: ...

Các mục tiêu đã hoàn thành: ...

Các mục tiêu chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

3. Kết quả dự án

Các bên xác nhận kết quả thực hiện gồm:

• Sản phẩm công nghệ: ...
• Kết quả nghiên cứu: ...
• Nguyên mẫu/sản phẩm thử nghiệm: ...
• Kết quả kiểm thử: ...
• Hồ sơ kỹ thuật: ...
• Kết quả thương mại hóa nếu có: ...

Mức độ hoàn thành: ...

Đánh giá kết quả: ...

4. Tình hình sử dụng khoản tài trợ

Tổng số tiền được tài trợ: ... đồng.

Số tiền đã giải ngân: ... đồng.

Số tiền đã sử dụng: ... đồng.

Số tiền còn lại: ... đồng.

Nội dung sử dụng kinh phí:

Tình trạng chứng từ: ...

5. Báo cáo và nghiệm thu

Ngày nghiệm thu: ...

Thành phần nghiệm thu: ...

Nội dung nghiệm thu: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

Các yêu cầu bổ sung nếu có: ...

Tình trạng hoàn thiện hồ sơ: ...

6. Bàn giao hồ sơ và kết quả

Bên B đã bàn giao:

• Báo cáo dự án;
• Hồ sơ kỹ thuật;
• Hồ sơ nghiên cứu;
• Kết quả dự án;
• Báo cáo sử dụng kinh phí;
• Hồ sơ quyết toán;
• Các tài liệu khác: ...

Ngày bàn giao: ...

Tình trạng hồ sơ: ...

Các tài liệu còn phải bổ sung nếu có: ...

7. Quyền đối với kết quả dự án

Quyền sở hữu đối với sản phẩm, công nghệ hoặc kết quả nghiên cứu: ...

Quyền sử dụng: ...

Quyền khai thác thương mại: ...

Quyền sở hữu trí tuệ: ...

Các thỏa thuận khác: ...

8. Bảo mật thông tin

Các bên thống nhất tiếp tục bảo mật thông tin thuộc phạm vi bảo mật theo hợp đồng.

Nội dung bảo mật: ...

Thời hạn bảo mật: ...

Phạm vi được phép công bố: ...

9. Quyết toán và nghĩa vụ tài chính

Tổng giá trị tài trợ: ... đồng.

Số tiền đã giải ngân: ... đồng.

Số tiền đã quyết toán: ... đồng.

Khoản phải hoàn trả nếu có: ... đồng.

Thời hạn hoàn trả: ...

Các nghĩa vụ tài chính khác: ...

10. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng tài trợ số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Đối với các chương trình nghiên cứu có nhiều cơ sở đào tạo cùng tham gia, Biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu chung giữa các trường đại học là tài liệu phù hợp để tham khảo cách xác nhận kết quả nghiên cứu, sản phẩm bàn giao và kết thúc thỏa thuận.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ?

Việc thanh lý hợp đồng tài trợ thường phải đối chiếu đồng thời kết quả dự án, tiến độ thực hiện, nguồn kinh phí và hồ sơ quyết toán. Nếu tự xây dựng văn bản từ đầu, người lập có thể mất nhiều thời gian xác định bố cục và các nội dung cần xác nhận.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian chuẩn bị: Có sẵn khung nội dung để tham khảo thay vì bắt đầu từ trang trắng.
• Dễ đối chiếu quá trình tài trợ: Có thể dựa vào mẫu để rà soát mục tiêu, kết quả và tình hình sử dụng khoản tài trợ.
• Hạn chế bỏ sót nội dung quan trọng: Mẫu gợi ý các nhóm thông tin thường cần xác nhận khi kết thúc hợp đồng.
• Thuận tiện điều chỉnh: Có thể thay đổi theo loại startup, dự án, nguồn tài trợ và thỏa thuận thực tế.
• Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ: Mẫu có thể dùng làm cơ sở tham khảo khi chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu, quyết toán và thanh lý.
• Dễ sử dụng: Có thể tải mẫu biên bản ngay tại page hiện tại và chỉnh sửa theo nhu cầu.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ

1. Kiểm tra hợp đồng tài trợ

Đối chiếu mục tiêu, thời hạn, số tiền tài trợ và các điều kiện mà startup phải thực hiện.

2. Đánh giá kết quả dự án

Xác định những mục tiêu, sản phẩm, công nghệ hoặc mốc phát triển đã hoàn thành.

3. Đối chiếu việc sử dụng khoản tài trợ

Kiểm tra số tiền đã giải ngân, các khoản đã sử dụng và hồ sơ chứng minh theo thỏa thuận.

4. Xác nhận nghiệm thu

Ghi nhận kết quả nghiệm thu và các yêu cầu hoàn thiện nếu dự án còn nội dung cần xử lý.

5. Kiểm tra hồ sơ bàn giao

Đối chiếu báo cáo, tài liệu kỹ thuật, kết quả dự án và hồ sơ quyết toán đã được bàn giao.

6. Làm rõ quyền đối với kết quả

Xác định quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền khai thác hoặc các thỏa thuận về sở hữu trí tuệ nếu có.

7. Xác nhận nghĩa vụ tài chính

Ghi rõ khoản tài trợ đã sử dụng, số tiền còn lại, khoản phải hoàn trả hoặc các nghĩa vụ khác.

8. Ký biên bản thanh lý

Sau khi hai bên thống nhất toàn bộ nội dung, đại diện có thẩm quyền ký và lưu biên bản cùng hồ sơ hợp đồng.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Đối chiếu đúng mục tiêu tài trợ. Không nên chỉ ghi nhận khoản tiền đã giải ngân mà bỏ qua kết quả dự án hoặc các mốc đã cam kết.

Phân biệt tài trợ và đầu tư. Nếu thỏa thuận có yếu tố góp vốn, đầu tư hoặc quyền sở hữu cổ phần, cần xác định đúng bản chất pháp lý của giao dịch.

Kiểm tra chứng từ sử dụng kinh phí. Đặc biệt với các chương trình có yêu cầu quyết toán hoặc kiểm soát mục đích sử dụng nguồn tài trợ.

Ghi rõ khoản tiền còn lại. Nếu startup chưa sử dụng hết khoản tài trợ, cần xác định phương án xử lý hoặc hoàn trả theo hợp đồng.

Làm rõ quyền đối với kết quả. Các sản phẩm công nghệ, sáng chế, phần mềm hoặc kết quả nghiên cứu có thể phát sinh quyền sở hữu trí tuệ cần được đối chiếu với thỏa thuận.

Không bỏ qua nghĩa vụ sau thanh lý. Bảo mật, báo cáo, lưu trữ hồ sơ hoặc hỗ trợ dự án có thể vẫn tiếp tục theo hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ?

Biên bản thường được lập khi startup đã hoàn thành các nội dung được tài trợ, báo cáo kết quả, thực hiện nghiệm thu và đối chiếu việc sử dụng nguồn tài trợ. Trường hợp hợp đồng chấm dứt trước hạn, biên bản cần ghi nhận rõ phần công việc đã thực hiện và các nghĩa vụ còn lại.

Có cần quyết toán khoản tài trợ trước khi thanh lý không?

Nếu hợp đồng hoặc quy chế của chương trình tài trợ yêu cầu quyết toán, các bên nên hoàn tất hoặc xác định rõ tình trạng quyết toán trước khi ký biên bản. Nếu vẫn còn khoản phải hoàn trả hoặc thanh toán, nội dung này cần được ghi cụ thể.

Startup chưa hoàn thành toàn bộ dự án có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu hợp đồng cho phép hoặc các bên thống nhất chấm dứt. Biên bản cần nêu rõ mức độ hoàn thành, nguyên nhân chưa hoàn thành, số tiền đã sử dụng và trách nhiệm xử lý phần còn lại.

Nếu startup còn tiền tài trợ chưa sử dụng thì xử lý thế nào?

Cách xử lý phụ thuộc vào hợp đồng. Khoản tiền còn lại có thể phải hoàn trả, tiếp tục sử dụng theo thỏa thuận hoặc được xử lý theo cơ chế riêng của chương trình tài trợ. Biên bản nên ghi rõ số tiền và phương án đã thống nhất.

Có cần ghi quyền sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm startup không?

Nên ghi nếu dự án tạo ra sáng chế, phần mềm, thiết kế, quy trình công nghệ hoặc kết quả có khả năng được bảo hộ. Quyền sở hữu, quyền sử dụng và quyền khai thác cần được xác định theo hợp đồng và thỏa thuận liên quan.

Biên bản thanh lý có cần ghi chi tiết từng khoản chi của startup không?

Không phải mọi trường hợp đều cần đưa toàn bộ chứng từ vào nội dung chính. Tuy nhiên, nếu việc sử dụng kinh phí là điều kiện của hợp đồng, nên có bảng tổng hợp và dẫn chiếu đến hồ sơ quyết toán, chứng từ hoặc phụ lục kèm theo.

Sau khi thanh lý, startup còn phải báo cáo cho bên tài trợ không?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng và chương trình tài trợ. Nếu có nghĩa vụ báo cáo sau tài trợ, biên bản nên ghi rõ nội dung, thời hạn và trách nhiệm của startup.

Có thể sử dụng mẫu này cho khoản tài trợ từ ngân sách nhà nước không?

Không nên sử dụng máy móc. Nếu nguồn tài trợ có nguồn gốc ngân sách nhà nước hoặc thuộc chương trình hỗ trợ của Nhà nước, cần bổ sung các yêu cầu về quản lý, sử dụng, nghiệm thu và quyết toán theo cơ chế áp dụng cho chương trình đó.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ cho startup khoa học công nghệ cần phản ánh đầy đủ kết quả dự án, tình hình sử dụng nguồn tài trợ, nghiệm thu, quyết toán, bàn giao hồ sơ và các quyền, nghĩa vụ còn tiếp tục. Việc đối chiếu kỹ các nội dung này giúp hồ sơ thanh lý phù hợp với thực tế và hạn chế phát sinh tranh chấp sau khi hợp đồng kết thúc.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo loại dự án, nguồn tài trợ và các điều khoản cụ thể của hợp đồng.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản