Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học là văn bản được lập khi bên mua và bên bán đã hoàn thành toàn bộ hoặc phần lớn nghĩa vụ theo hợp đồng mua bán thiết bị. Biên bản giúp các bên xác nhận tình trạng giao nhận, số lượng, chất lượng, giá trị thiết bị, hồ sơ kèm theo, nghĩa vụ thanh toán và các trách nhiệm còn tiếp tục có hiệu lực sau khi kết thúc hợp đồng.

Đối với các phòng thí nghiệm, trường đại học, viện nghiên cứu hoặc doanh nghiệp khoa học công nghệ, việc thanh lý còn giúp hoàn thiện hồ sơ mua sắm và làm căn cứ đối chiếu khi cần kiểm tra nguồn gốc, tình trạng tài sản, chứng từ thanh toán hoặc bảo hành. Nếu cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu giúp hệ thống hóa thông tin hợp đồng, thiết bị, giao nhận, nghiệm thu, thanh toán và nghĩa vụ sau mua bán.

Căn cứ pháp lý về biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học

Việc lập và thực hiện hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học trước hết có thể dựa trên Bộ luật Dân sự 2015, trong đó có các quy định chung về giao kết, thực hiện hợp đồng và hợp đồng mua bán tài sản. Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 được ban hành ngày 24/11/2015 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2017.

Nếu giao dịch mua bán được thực hiện giữa các thương nhân nhằm mục đích kinh doanh, Luật Thương mại số 36/2005/QH11 là một căn cứ pháp lý quan trọng đối với hoạt động mua bán hàng hóa và các quyền, nghĩa vụ thương mại của các bên.

Đối với thiết bị được mua để phục vụ hoạt động khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, tùy nguồn vốn và tính chất nhiệm vụ, các bên cần xem xét thêm quy định chuyên ngành có liên quan. Hiện nay, Luật Khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo số 93/2025/QH15 đã có hiệu lực từ ngày 01/10/2025; hệ thống văn bản hướng dẫn mới cũng có các quy định liên quan đến hoạt động khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.

Ngoài quy định pháp luật, căn cứ trực tiếp để lập biên bản là hợp đồng mua bán thiết bị, các phụ lục hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ kỹ thuật. Nếu thiết bị được mua bằng ngân sách nhà nước hoặc nguồn kinh phí có yêu cầu quản lý riêng, cần đồng thời tuân thủ các quy định về tài chính, tài sản và quản lý nguồn vốn áp dụng cho trường hợp cụ thể.

Nếu thiết bị nghiên cứu được sử dụng trong các dự án số hóa hoặc truyền thông, Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông là mẫu liên quan bạn có thể tham khảo để đối chiếu nội dung hoàn thành công việc.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học?

Biên bản nên được lập sau khi các bên đã hoàn thành việc giao nhận và xác định rõ tình trạng thực hiện hợp đồng. Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Bên bán đã giao đầy đủ thiết bị theo số lượng và chủng loại trong hợp đồng.
• Thiết bị đã được lắp đặt, chạy thử hoặc nghiệm thu theo thỏa thuận.
• Bên mua đã kiểm tra thông số kỹ thuật và xác nhận thiết bị đáp ứng yêu cầu.
• Các chứng từ, tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng và giấy tờ bảo hành đã được bàn giao.
• Hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán hoặc đã xác định chính xác số tiền còn phải thanh toán.
• Hợp đồng đã hết thời hạn và không còn nghĩa vụ chính cần thực hiện.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Có nhu cầu hoàn thiện hồ sơ mua sắm, kế toán, tài sản hoặc hồ sơ của nhiệm vụ nghiên cứu.

Việc lập biên bản không nên chỉ ghi nhận rằng “hợp đồng đã hoàn thành” mà cần đối chiếu cụ thể các nội dung quan trọng như thiết bị thực tế, phụ kiện, chứng từ, chất lượng, giá trị và nghĩa vụ còn lại.

Với các thiết bị phục vụ nghiên cứu, thử nghiệm trong lĩnh vực năng lượng, bạn có thể xem thêm Biên bản thanh lý hợp đồng triển khai ứng dụng công nghệ năng lượng tái tạo để tham khảo cách ghi nhận kết quả và nghĩa vụ của các bên.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập biên bản

Để biên bản có đầy đủ căn cứ, các bên nên chuẩn bị:

• Tên, số và ngày ký hợp đồng mua bán thiết bị.
• Thông tin pháp lý của bên mua và bên bán.
• Người đại diện và chức vụ của người ký biên bản.
• Danh mục thiết bị thực tế đã giao.
• Model, mã sản phẩm, số serial hoặc mã tài sản nếu có.
• Số lượng, đơn giá và tổng giá trị từng thiết bị.
• Tình trạng thiết bị tại thời điểm bàn giao.
• Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu.
• Hồ sơ kỹ thuật, catalogue, hướng dẫn vận hành.
• Phiếu bảo hành hoặc thông tin thời hạn bảo hành.
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán.
• Số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán.
• Các khoản phạt, bồi thường hoặc chi phí phát sinh nếu có.
• Nghĩa vụ bảo hành, bảo trì hoặc hỗ trợ kỹ thuật còn hiệu lực.
• Các tài liệu khác được quy định trong hợp đồng.

Đối với thiết bị nghiên cứu có giá trị lớn, nên đối chiếu cả số serial, thông số kỹ thuật và tình trạng thực tế thay vì chỉ ghi tên thiết bị.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học tham khảo

Dưới đây là mẫu minh họa với thông tin giả định:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN THIẾT BỊ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
Số: 17/2026/BBTL-TBNC

Căn cứ Hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học số 08/2026/HĐMB-TB ký ngày 18/03/2026 giữa Viện Nghiên cứu Công nghệ Minh Hải và Công ty TNHH Thiết bị Khoa học An Phúc;

Căn cứ Biên bản giao nhận thiết bị ngày 26/05/2026;

Căn cứ Biên bản nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng ngày 02/06/2026;

Hôm nay, ngày 15 tháng 06 năm 2026, tại Viện Nghiên cứu Công nghệ Minh Hải, chúng tôi gồm:

1. Bên mua

Đơn vị: Viện Nghiên cứu Công nghệ Minh Hải
Địa chỉ: 28 đường Hoàng Văn Thụ, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng
Đại diện: Ông Lê Quốc Thành
Chức vụ: Viện trưởng

Sau đây gọi là Bên A.

2. Bên bán

Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Khoa học An Phúc
Địa chỉ: 146 đường Nguyễn Văn Linh, quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng
Đại diện: Bà Phạm Ngọc Diệp
Chức vụ: Giám đốc

Sau đây gọi là Bên B.

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

Điều 1. Thông tin hợp đồng được thanh lý

• Số hợp đồng: 08/2026/HĐMB-TB.
• Ngày ký: 18/03/2026.
• Nội dung: Mua bán và bàn giao thiết bị phục vụ phòng thí nghiệm vật liệu mới.
• Thời gian thực hiện: Từ ngày 18/03/2026 đến ngày 10/06/2026.
• Giá trị hợp đồng: 1.286.500.000 đồng.
• Phương thức thanh toán: Chuyển khoản theo các đợt quy định trong hợp đồng.

Điều 2. Danh mục thiết bị đã bàn giao

Bên A xác nhận đã nhận đủ số lượng thiết bị nêu trên theo danh mục hợp đồng. Các thiết bị đã được kiểm tra ngoại quan, đối chiếu thông số và vận hành thử theo nội dung nghiệm thu.

Điều 3. Hồ sơ, phụ kiện và tài liệu bàn giao

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

• Tài liệu hướng dẫn sử dụng thiết bị.
• Catalogue và thông số kỹ thuật.
• Phiếu bảo hành.
• Tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng định kỳ.
• Phụ kiện đi kèm từng thiết bị.
• Biên bản giao nhận.
• Hồ sơ nghiệm thu.
• Chứng từ, hóa đơn theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Bên A xác nhận đã nhận đầy đủ hồ sơ cần thiết để quản lý và sử dụng thiết bị.

Điều 4. Kết quả thực hiện hợp đồng

Hai bên thống nhất xác nhận:

• Bên B đã hoàn thành nghĩa vụ cung cấp và bàn giao thiết bị theo hợp đồng.
• Các thiết bị đã được giao đúng chủng loại và số lượng.
• Thiết bị đã được kiểm tra, chạy thử và nghiệm thu.
• Các tài liệu kỹ thuật và hồ sơ liên quan đã được bàn giao.
• Không phát sinh khiếu nại về số lượng hoặc tình trạng thiết bị tại thời điểm lập biên bản.

Điều 5. Giá trị và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: 1.286.500.000 đồng.

Bên A đã thanh toán cho Bên B:

1.158.000.000 đồng.

Số tiền còn lại:

128.500.000 đồng.

Khoản tiền còn lại được thanh toán trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày hai bên ký biên bản này và hoàn tất các chứng từ theo hợp đồng.

Điều 6. Bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật

Mặc dù hợp đồng được thanh lý, các nghĩa vụ về bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật tiếp tục được thực hiện theo thời hạn đã thỏa thuận.

Thời hạn bảo hành thiết bị là 24 tháng kể từ ngày nghiệm thu và bàn giao.

Bên B có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các yêu cầu bảo hành thuộc phạm vi trách nhiệm của mình theo điều kiện bảo hành đã thống nhất.

Điều 7. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm thanh toán số tiền còn lại theo Điều 5 của Biên bản.

Bên B tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật và cung cấp dịch vụ sau bán hàng trong phạm vi hợp đồng.

Ngoài các nghĩa vụ nêu trên, hai bên xác nhận không còn yêu cầu nào khác liên quan đến việc giao nhận thiết bị.

Điều 8. Hiệu lực thanh lý

Kể từ ngày Biên bản này được ký, các nghĩa vụ chính về mua bán, giao hàng và nghiệm thu thiết bị theo Hợp đồng số 08/2026/HĐMB-TB được xác nhận là đã hoàn thành.

Các điều khoản về bảo hành, bảo mật, trách nhiệm đối với vi phạm phát sinh trước thời điểm thanh lý và các nội dung được thỏa thuận tiếp tục có hiệu lực vẫn được thực hiện theo hợp đồng.

Điều 9. Cam kết chung

Hai bên cam kết các thông tin ghi trong Biên bản là đúng với tình hình thực tế thực hiện hợp đồng.

Biên bản được lập thành 04 bản, có giá trị pháp lý như nhau; Bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 02 bản.

Biên bản được các bên đọc lại, thống nhất nội dung và ký xác nhận.

ĐẠI DIỆN BÊN A
Viện trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Lê Quốc Thành

ĐẠI DIỆN BÊN B
Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Phạm Ngọc Diệp

Trường hợp hợp đồng mua sắm thiết bị gắn với chương trình đào tạo chuyên môn, Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo nhân lực phát triển công nghệ cao có thể cung cấp thêm một mẫu tham khảo về cách xác nhận hoàn thành thỏa thuận.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học?

Việc sử dụng mẫu có sẵn giúp các bên hình dung được cách sắp xếp nội dung của một biên bản thanh lý hoàn chỉnh. Đặc biệt với hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học, văn bản thường phải thể hiện đồng thời thông tin thương mại và thông tin kỹ thuật của thiết bị.

Một mẫu được xây dựng hợp lý có thể giúp:

• Hạn chế bỏ sót thông tin về hợp đồng.
• Dễ dàng đối chiếu danh mục và số lượng thiết bị.
• Ghi nhận rõ tình trạng nghiệm thu và bàn giao.
• Xác định cụ thể giá trị hợp đồng và số tiền đã thanh toán.
• Tách biệt nghĩa vụ đã hoàn thành với nghĩa vụ tiếp tục thực hiện.
• Thuận tiện lưu trữ trong hồ sơ mua sắm và hồ sơ nghiên cứu.
• Hỗ trợ đối chiếu khi phát sinh vấn đề về bảo hành hoặc thiết bị.
• Tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản từ đầu.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo loại thiết bị nghiên cứu, phạm vi cung cấp, kết quả nghiệm thu, giá trị hợp đồng và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Cách lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học

Bước 1: Xác định chính xác hợp đồng cần thanh lý

Ghi số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng và phạm vi mua bán. Nếu hợp đồng có phụ lục điều chỉnh danh mục hoặc giá trị thiết bị, cần đối chiếu cả các phụ lục này.

Bước 2: Ghi đầy đủ thông tin của các bên

Thông tin pháp lý của bên mua và bên bán phải thống nhất với hợp đồng. Người ký biên bản phải có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp lệ.

Bước 3: Đối chiếu danh mục thiết bị

Kiểm tra tên thiết bị, model, số lượng, mã sản phẩm, serial và phụ kiện. Với thiết bị có nhiều cấu phần, nên lập bảng để tránh nhầm lẫn.

Bước 4: Xác nhận tình trạng giao nhận

Biên bản cần thể hiện thiết bị đã được giao đủ hay chưa, có thiếu phụ kiện hoặc phát sinh sai khác so với hợp đồng hay không.

Bước 5: Ghi nhận kết quả nghiệm thu

Nếu thiết bị đã được chạy thử, kiểm định hoặc nghiệm thu, cần nêu rõ kết quả và căn cứ vào biên bản nghiệm thu liên quan.

Bước 6: Đối chiếu hồ sơ kèm theo

Xác nhận việc bàn giao catalogue, hướng dẫn vận hành, tài liệu kỹ thuật, chứng nhận, phiếu bảo hành và các tài liệu khác theo hợp đồng.

Bước 7: Đối chiếu giá trị và thanh toán

Ghi rõ giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại và thời hạn hoàn tất thanh toán nếu vẫn còn công nợ.

Bước 8: Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Không nên mặc nhiên ghi rằng mọi nghĩa vụ đều chấm dứt nếu bên bán vẫn còn trách nhiệm bảo hành hoặc hỗ trợ kỹ thuật. Những nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực cần được ghi rõ.

Bước 9: Xác nhận việc thanh lý

Các bên thống nhất phạm vi đã hoàn thành và các nội dung còn lại. Nếu có tranh chấp, công nợ hoặc thiết bị chưa hoàn tất nghiệm thu thì cần xử lý trước hoặc ghi nhận cụ thể trong biên bản.

Bước 10: Ký và lưu hồ sơ

Biên bản cần có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền. Đối với tổ chức có sử dụng con dấu theo quy định và quy chế nội bộ, thực hiện việc đóng dấu phù hợp. Hồ sơ thanh lý nên được lưu cùng hợp đồng, phụ lục, biên bản giao nhận, nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán.

Một số lưu ý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học

• Kiểm tra số hợp đồng và ngày ký trước khi lập biên bản.
• Không chỉ ghi tên thiết bị mà nên bổ sung model, serial hoặc mã tài sản khi có.
• Đối chiếu số lượng thực tế với hợp đồng và biên bản giao nhận.
• Ghi rõ tình trạng thiết bị tại thời điểm thanh lý.
• Không xác nhận “đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ” nếu vẫn còn công nợ hoặc nghĩa vụ bảo hành.
• Nêu rõ thời hạn và phạm vi bảo hành còn hiệu lực.
• Đối chiếu hóa đơn, chứng từ và số tiền đã thanh toán.
• Với thiết bị sử dụng nguồn vốn có yêu cầu quản lý đặc biệt, cần bảo đảm hồ sơ thanh lý phù hợp với quy định áp dụng.
• Các thông tin trong biên bản phải thống nhất với hợp đồng, phụ lục và hồ sơ nghiệm thu.
• Mỗi bên nên giữ ít nhất một bản cùng các tài liệu làm căn cứ.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học là gì?

Đây là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện và việc hoàn tất các nghĩa vụ chính của các bên trong hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học, đồng thời xác định những nghĩa vụ còn tiếp tục có hiệu lực như bảo hành hoặc thanh toán.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Thông thường nên lập sau khi thiết bị đã được giao nhận, kiểm tra, nghiệm thu và các bên đã đối chiếu nghĩa vụ thanh toán. Trường hợp hợp đồng chấm dứt trước hạn cũng có thể lập biên bản để ghi nhận tình trạng thực hiện thực tế.

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng không?

Việc có bắt buộc lập hay không phụ thuộc vào nội dung hợp đồng, thỏa thuận của các bên và quy định áp dụng cho giao dịch cụ thể. Tuy nhiên, đối với thiết bị nghiên cứu có giá trị lớn, việc lập biên bản là cách hữu ích để ghi nhận rõ kết quả thực hiện và hoàn thiện hồ sơ.

Thiết bị chưa thanh toán đủ có được thanh lý hợp đồng không?

Có thể lập biên bản nếu các bên thống nhất về tình trạng thực hiện và khoản công nợ còn lại. Trong trường hợp này, biên bản cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán, thời hạn và trách nhiệm của bên có nghĩa vụ.

Thanh lý hợp đồng có làm mất hiệu lực bảo hành không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng quy định bảo hành tiếp tục sau khi giao nhận hoặc thanh lý thì nghĩa vụ bảo hành vẫn được thực hiện theo thỏa thuận. Vì vậy, biên bản nên ghi rõ thời hạn và phạm vi bảo hành còn lại.

Có cần ghi số serial của thiết bị trong biên bản không?

Đối với thiết bị nghiên cứu có giá trị cao hoặc cần quản lý riêng, nên ghi số serial, model hoặc mã tài sản. Thông tin này giúp xác định chính xác thiết bị đã được mua, bàn giao và nghiệm thu.

Nếu thiết bị chưa đạt yêu cầu kỹ thuật thì có nên lập biên bản thanh lý?

Không nên xác nhận hoàn thành toàn bộ hợp đồng khi thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu nghiệm thu. Các bên cần xác định phương án khắc phục, thay thế, giảm giá hoặc xử lý theo hợp đồng trước khi xác nhận hoàn tất.

Biên bản thanh lý có thể dùng làm căn cứ đối chiếu hồ sơ mua sắm không?

Có. Biên bản có thể là một thành phần trong hồ sơ thực hiện hợp đồng, nhưng cần được lưu cùng hợp đồng, phụ lục, giao nhận, nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan khác theo yêu cầu của từng giao dịch.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học giúp các bên xác nhận rõ kết quả giao dịch, danh mục thiết bị đã bàn giao, tình trạng nghiệm thu, giá trị thanh toán và các nghĩa vụ còn lại. Một biên bản đầy đủ cần bám sát hợp đồng thực tế, đặc biệt là thông tin về model, serial, số lượng, hồ sơ kỹ thuật, nghiệm thu, bảo hành và công nợ.

Khi sử dụng mẫu tham khảo, cần thay toàn bộ thông tin giả định bằng dữ liệu thực tế và điều chỉnh nội dung theo hợp đồng, loại thiết bị, nguồn vốn, quy trình mua sắm cũng như thỏa thuận giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản