Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai dự án hòa nhập cộng đồng là văn bản được lập khi các bên đã hoàn thành, hoặc thống nhất chấm dứt, việc phối hợp thực hiện một dự án hướng đến mục tiêu hỗ trợ các nhóm yếu thế tham gia bình đẳng vào đời sống xã hội. Biên bản ghi nhận kết quả triển khai, các hạng mục đã hoàn thành, kinh phí thực hiện, tài liệu và tài sản bàn giao cũng như nghĩa vụ còn lại của các bên.

Đối với dự án hòa nhập cộng đồng, nội dung thanh lý cần phản ánh được không chỉ việc hoàn thành công việc mà còn kết quả hỗ trợ người thụ hưởng, hoạt động truyền thông, đào tạo, tư vấn, kết nối dịch vụ hoặc các hoạt động cộng đồng đã được thực hiện. Nếu cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu giúp hệ thống hóa nội dung và thuận tiện điều chỉnh theo từng dự án.

Căn cứ pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai dự án hòa nhập cộng đồng

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với quan hệ hợp đồng giữa các bên, bao gồm việc xác lập, thực hiện, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng cũng như quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm khi không thực hiện đúng cam kết.

Đối với dự án có nội dung hỗ trợ người khuyết tật, Luật Người khuyết tật số 51/2010/QH12 là một căn cứ pháp lý quan trọng. Luật ghi nhận quyền của người khuyết tật được tham gia bình đẳng vào các hoạt động xã hội, sống độc lập và hòa nhập cộng đồng; đồng thời quy định trách nhiệm của Nhà nước, gia đình, cơ quan, tổ chức và xã hội trong việc hỗ trợ người khuyết tật. Luật cũng quy định về phục hồi chức năng dựa vào cộng đồng và các hoạt động hỗ trợ giáo dục, văn hóa, thể thao, tiếp cận dịch vụ.

Nếu dự án thuộc một lĩnh vực chuyên ngành như giáo dục hòa nhập, phục hồi chức năng, việc làm, y tế hoặc trợ giúp xã hội, cần áp dụng thêm các quy định chuyên ngành tương ứng với nội dung thực tế của dự án.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai dự án hòa nhập cộng đồng?

Biên bản thường được lập khi:

• Dự án đã hoàn thành các hoạt động theo kế hoạch.
• Các bên đã hoàn thành phần việc được phân công.
• Các chương trình đào tạo, tư vấn, truyền thông hoặc hỗ trợ cộng đồng đã kết thúc.
• Các sản phẩm của dự án đã được bàn giao.
• Kinh phí triển khai đã được đối chiếu.
• Tài sản, trang thiết bị hoặc vật tư phục vụ dự án đã được xử lý, bàn giao hoặc hoàn trả.
• Các bên thống nhất kết thúc hợp đồng sau khi hoàn thành các nghĩa vụ.
• Hợp đồng phải chấm dứt trước thời hạn và các bên cần xác nhận phần công việc đã thực hiện.

Đối với dự án có nhiều bên tham gia, nên ghi rõ kết quả của từng nhóm công việc để tránh tình trạng chỉ xác nhận chung rằng dự án “đã hoàn thành”.

Nếu dự án hòa nhập cộng đồng có sử dụng giải pháp kiểm soát hoặc xử lý chất thải, bạn có thể xem thêm Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ xử lý chất thải để tham khảo cách ghi nhận kết quả phối hợp giữa các bên.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập biên bản

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng hợp tác triển khai dự án và các phụ lục liên quan.
• Thông tin pháp lý của các bên.
• Kế hoạch và phạm vi dự án.
• Thời gian thực hiện.
• Danh mục hoạt động đã triển khai.
• Số lượng người hoặc nhóm đối tượng đã được hỗ trợ.
• Kết quả và sản phẩm đầu ra.
• Báo cáo tổng kết hoặc báo cáo đánh giá dự án.
• Danh mục tài liệu, thiết bị, vật tư đã bàn giao.
• Tổng kinh phí và tình hình thanh toán.
• Các khoản chi phí cần đối chiếu, nếu có.
• Nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau khi thanh lý.
• Phương án xử lý dữ liệu cá nhân, hồ sơ người thụ hưởng và tài liệu có tính bảo mật.

Đối với trường hợp cần xác định mức độ đạt được của một công nghệ sau khi đưa vào thực tế, Biên bản thanh lý hợp đồng đánh giá hiệu quả chuyển giao công nghệ là mẫu tài liệu liên quan có thể dùng để đối chiếu.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai dự án hòa nhập cộng đồng tham khảo

Dưới đây là mẫu minh họa với thông tin giả định:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG HỢP TÁC TRIỂN KHAI DỰ ÁN HÒA NHẬP CỘNG ĐỒNG

Số: 09/2026/BBTL-DAHN

Hôm nay, ngày 04 tháng 09 năm 2026, tại Hà Nội, chúng tôi gồm:

BÊN A: TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN CỘNG ĐỒNG ÁNH DƯƠNG

• Địa chỉ: Số 38 phố Nguyễn Khang, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội.
• Mã số đơn vị: 0977 523 155.
• Đại diện: Bà Đỗ Thanh Hằng.
• Chức vụ: Giám đốc.

BÊN B: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP XÃ HỘI MINH TÂM

• Địa chỉ: Số 117 đường Hoàng Văn Thái, phường Khương Mai, thành phố Hà Nội.
• Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155.
• Đại diện: Ông Nguyễn Đức Khải.
• Chức vụ: Tổng Giám đốc.

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý Hợp đồng hợp tác triển khai dự án hòa nhập cộng đồng số 14/2026/HĐHT-ADMT ngày 15/03/2026 với các nội dung sau:

Điều 1. Nội dung và thời gian thực hiện dự án

Hai bên phối hợp triển khai dự án “Kết nối cơ hội hòa nhập cho thanh thiếu niên có hoàn cảnh đặc thù tại Hà Nội” trong thời gian từ ngày 15/03/2026 đến ngày 31/08/2026.

Các hoạt động chính gồm:

• Khảo sát nhu cầu của nhóm đối tượng thụ hưởng.
• Tổ chức các buổi hướng dẫn kỹ năng sống và kỹ năng xã hội.
• Tổ chức hoạt động kết nối với các đơn vị giáo dục, đào tạo và việc làm.
• Tư vấn cho gia đình và người tham gia.
• Tổ chức chương trình truyền thông về hòa nhập cộng đồng.
• Tổng hợp và đánh giá kết quả dự án.

Điều 2. Kết quả thực hiện

Hai bên xác nhận các hoạt động chính của dự án đã được triển khai như sau:

Bên A xác nhận Bên B đã hoàn thành các nội dung công việc thuộc phạm vi trách nhiệm theo Hợp đồng.

Kết quả dự án được tổng hợp trong Báo cáo tổng kết dự án tháng 08/2026 và các tài liệu kèm theo.

Điều 3. Tài liệu, thiết bị và sản phẩm bàn giao

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

• 01 báo cáo tổng kết dự án.
• 01 bộ tài liệu hướng dẫn hoạt động hòa nhập cộng đồng.
• 06 bộ tài liệu đào tạo kỹ năng.
• 01 bộ dữ liệu tổng hợp kết quả khảo sát đã được xử lý.
• 01 bộ tài liệu truyền thông.
• 08 bộ thiết bị hỗ trợ hoạt động cộng đồng.

Các bên đã kiểm tra và xác nhận việc bàn giao theo danh mục nêu trên.

Đối với dữ liệu chứa thông tin của người tham gia dự án, các bên có trách nhiệm quản lý và sử dụng theo đúng mục đích, phạm vi và nghĩa vụ bảo mật đã thỏa thuận.

Điều 4. Kinh phí thực hiện và thanh toán

Tổng giá trị Hợp đồng là 186.500.000 đồng.

Bên A đã thanh toán cho Bên B:

• Đợt 1: 74.600.000 đồng.
• Đợt 2: 65.275.000 đồng.
• Đợt 3: 46.625.000 đồng.

Tổng số tiền đã thanh toán: 186.500.000 đồng.

Hai bên xác nhận đã hoàn tất việc đối chiếu kinh phí thực hiện dự án. Tại thời điểm lập Biên bản, hai bên không còn công nợ liên quan đến giá trị hợp đồng.

Điều 5. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên thống nhất:

1. Dự án đã hoàn thành các nội dung chính theo phạm vi hợp tác.
2. Các sản phẩm, tài liệu và thiết bị thuộc phạm vi bàn giao đã được đối chiếu.
3. Kinh phí thực hiện hợp đồng đã được thanh toán đầy đủ.
4. Các bên thống nhất thanh lý Hợp đồng số 14/2026/HĐHT-ADMT kể từ ngày ký Biên bản này.
5. Các nghĩa vụ về bảo mật thông tin, quản lý dữ liệu và những nghĩa vụ khác được thỏa thuận tiếp tục có hiệu lực vẫn phải được thực hiện sau khi thanh lý.

Điều 6. Cam kết của các bên

Hai bên xác nhận các thông tin về kết quả thực hiện dự án, bàn giao tài liệu, thiết bị và thanh toán được ghi trong Biên bản là đúng với kết quả đối chiếu.

Hai bên không có yêu cầu hoặc khiếu nại nào khác đối với những nghĩa vụ đã được xác nhận hoàn thành, ngoại trừ các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực theo hợp đồng, Biên bản này hoặc quy định pháp luật.

Biên bản được lập thành 04 bản, có giá trị như nhau; mỗi bên giữ 02 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A
Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Đỗ Thanh Hằng

ĐẠI DIỆN BÊN B
Tổng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Nguyễn Đức Khải

Khi kết quả nghiên cứu được đưa vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc khai thác trên thị trường, Biên bản thanh lý hợp đồng thương mại hóa sản phẩm khoa học và công nghệ sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho việc lập hồ sơ liên quan.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai dự án hòa nhập cộng đồng?

Dự án hòa nhập cộng đồng thường có nhiều hoạt động và nhiều bên phối hợp nên việc xác nhận kết quả bằng một mẫu biên bản thống nhất giúp dễ dàng đối chiếu phạm vi công việc đã hoàn thành.

Mẫu có sẵn cũng giúp hạn chế bỏ sót các nội dung quan trọng như số lượng hoạt động, nhóm đối tượng được hỗ trợ, sản phẩm dự án, tài liệu bàn giao, kinh phí thực hiện và trách nhiệm sau khi dự án kết thúc.

Đối với những dự án sử dụng nguồn tài trợ hoặc có yêu cầu báo cáo, biên bản thanh lý còn có thể được lưu cùng hồ sơ dự án để phục vụ công tác quản lý và đối chiếu.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo loại dự án hòa nhập cộng đồng, phạm vi hoạt động, nhóm đối tượng thụ hưởng và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Cách lập biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai dự án hòa nhập cộng đồng

Bước 1: Xác định hợp đồng được thanh lý

Ghi chính xác số hợp đồng, ngày ký, tên các bên và tên dự án.

Bước 2: Xác định phạm vi dự án

Tóm tắt mục tiêu, thời gian và các nhóm hoạt động mà các bên đã cam kết triển khai.

Bước 3: Đối chiếu từng hoạt động

Liệt kê những hoạt động đã thực hiện và mức độ hoàn thành. Nếu có hoạt động không thực hiện, cần ghi rõ nguyên nhân và cách xử lý.

Bước 4: Tổng hợp kết quả

Ghi nhận số lượng chương trình, buổi tư vấn, người tham gia, tài liệu hoặc sản phẩm đã hoàn thành tùy theo đặc điểm dự án.

Bước 5: Kiểm tra hồ sơ bàn giao

Đối chiếu báo cáo, tài liệu đào tạo, dữ liệu, thiết bị, vật tư hoặc các sản phẩm khác được tạo ra trong quá trình triển khai.

Bước 6: Đối chiếu kinh phí

Xác định tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, phần kinh phí còn lại và các khoản cần xử lý nếu có.

Bước 7: Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Làm rõ trách nhiệm bảo mật, quản lý dữ liệu, sử dụng tài liệu, bảo quản tài sản hoặc các nghĩa vụ khác vẫn tiếp tục.

Bước 8: Xác nhận tình trạng hợp đồng

Hai bên thống nhất dự án đã hoàn thành, hoàn thành một phần hoặc chấm dứt trước hạn và ghi rõ tình trạng tương ứng.

Bước 9: Kiểm tra nội dung biên bản

Các bên rà soát số liệu, danh mục sản phẩm, kinh phí và các nghĩa vụ trước khi ký.

Bước 10: Ký và lưu hồ sơ

Người có thẩm quyền của các bên ký xác nhận và mỗi bên lưu biên bản cùng hồ sơ dự án.

Một số lưu ý khi lập biên bản

• Ghi chính xác tên dự án và số hợp đồng hợp tác.
• Nên thể hiện kết quả bằng số liệu cụ thể nếu dự án có chỉ tiêu đầu ra.
• Phân biệt rõ hoạt động đã hoàn thành với hoạt động chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ.
• Liệt kê cụ thể tài liệu, thiết bị và sản phẩm được bàn giao.
• Đối chiếu đầy đủ giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán.
• Nếu còn kinh phí hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành, không nên xác nhận rằng các bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ.
• Đối với dự án có người thụ hưởng là nhóm yếu thế, cần chú ý việc quản lý hồ sơ và thông tin cá nhân.
• Nếu có dữ liệu khảo sát, hồ sơ tư vấn hoặc thông tin nhạy cảm của người tham gia, cần xác định rõ phạm vi sử dụng và trách nhiệm bảo mật.
• Nếu dự án có tài sản được mua bằng kinh phí tài trợ hoặc nguồn kinh phí đặc thù, cần xác định phương án quản lý và bàn giao phù hợp.
• Nội dung thanh lý phải thống nhất với các điều khoản của hợp đồng và phụ lục.
• Người ký phải có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp lệ.
• Nên lưu biên bản cùng báo cáo tổng kết, hồ sơ bàn giao và chứng từ thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai dự án hòa nhập cộng đồng là gì?

Đây là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện dự án và tình trạng hoàn thành các nghĩa vụ của các bên trước khi kết thúc quan hệ hợp tác theo hợp đồng.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Thông thường, biên bản được lập sau khi các hoạt động chính của dự án đã hoàn thành, kết quả đã được đối chiếu và các bên xác định được tình trạng thanh toán, bàn giao và nghĩa vụ còn lại.

Có thể thanh lý hợp đồng khi dự án chưa hoàn thành không?

Có thể nếu các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Biên bản phải ghi rõ phần việc đã thực hiện, phần chưa thực hiện và phương án xử lý các nghĩa vụ liên quan.

Có cần ghi số lượng người được hưởng lợi từ dự án không?

Nên ghi nếu đây là một chỉ tiêu hoặc kết quả đầu ra của dự án. Số liệu cụ thể giúp việc đánh giá và đối chiếu kết quả rõ ràng hơn.

Có cần ghi kinh phí thực hiện dự án không?

Nên ghi tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và số tiền còn lại nếu có. Đây là nội dung quan trọng để xác định tình trạng nghĩa vụ tài chính giữa các bên.

Dữ liệu của người tham gia dự án có cần ghi trong biên bản không?

Không nhất thiết phải đưa thông tin nhận diện cá nhân vào biên bản. Nếu cần bàn giao dữ liệu, nên mô tả loại hồ sơ, phạm vi bàn giao và trách nhiệm quản lý, thay vì đưa không cần thiết các thông tin cá nhân vào văn bản.

Sau khi thanh lý, các bên còn trách nhiệm gì không?

Có thể còn. Các nghĩa vụ về bảo mật, quản lý dữ liệu, sử dụng tài liệu, tài sản hoặc trách nhiệm khác nếu được thỏa thuận tiếp tục thực hiện thì vẫn cần được duy trì.

Có thể dùng mẫu này cho dự án hòa nhập người khuyết tật không?

Có thể sử dụng làm khung tham khảo. Tuy nhiên, cần bổ sung các nội dung phù hợp với hoạt động thực tế như phục hồi chức năng dựa vào cộng đồng, hỗ trợ giáo dục, việc làm, tiếp cận dịch vụ hoặc các hoạt động khác nếu dự án có triển khai.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai dự án hòa nhập cộng đồng giúp các bên xác nhận rõ kết quả dự án, phạm vi công việc đã hoàn thành, sản phẩm và tài sản bàn giao, tình trạng kinh phí cũng như những nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi kết thúc hợp đồng.

Khi lập biên bản, cần đối chiếu trực tiếp với hợp đồng và kết quả thực tế của dự án, đặc biệt chú ý đến chỉ tiêu đầu ra, hồ sơ người thụ hưởng, dữ liệu, tài sản và kinh phí. Với dự án liên quan đến người khuyết tật, nội dung cũng cần phù hợp với các nguyên tắc về quyền tham gia bình đẳng và hòa nhập cộng đồng được pháp luật ghi nhận.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản