Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện thỏa thuận giữa các bên trong việc phối hợp triển khai các giải pháp công nghệ phục vụ quản lý, vận hành và giám sát đô thị. Biên bản xác nhận phạm vi công việc, hệ thống đã triển khai, kết quả nghiệm thu, dữ liệu và tài sản bàn giao, chi phí, quyền sử dụng công nghệ và các nghĩa vụ còn lại.

Nội dung biên bản nên tập trung vào phạm vi hợp tác, hệ thống quản lý đô thị thông minh, các hạng mục công nghệ, dữ liệu, kết quả triển khai, sản phẩm bàn giao, quyền sử dụng, bảo mật, nghiệm thu, thanh toán và nghĩa vụ sau thanh lý.

Nếu cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu giúp các bên hệ thống hóa nội dung hợp đồng, kết quả thực hiện, nghiệm thu, bàn giao và thanh toán.

Căn cứ pháp lý Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh

Khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh, các bên cần đối chiếu quy định pháp luật phù hợp với nội dung hợp đồng, chủ thể thực hiện và từng hạng mục công nghệ. Một số căn cứ trực tiếp gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015 (Luật số 91/2015/QH13): là căn cứ chung về giao kết, thực hiện, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng cũng như quyền, nghĩa vụ của các bên.
• Luật Thương mại 2005 (Luật số 36/2005/QH11): áp dụng đối với quan hệ hợp tác, cung cấp dịch vụ hoặc hoạt động thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật.
• Luật Giao dịch điện tử 2023 (Luật số 20/2023/QH15): liên quan đến giao dịch điện tử, thông điệp dữ liệu và việc thực hiện các hoạt động bằng phương tiện điện tử trong hệ thống.
• Luật Công nghiệp công nghệ số 2025 (Luật số 71/2025/QH15): liên quan đến hoạt động công nghệ số, sản phẩm và dịch vụ công nghệ số thuộc phạm vi điều chỉnh.
• Luật Dữ liệu 2024 (Luật số 60/2024/QH15): cần xem xét khi hệ thống quản lý đô thị thông minh có hoạt động thu thập, quản trị, chia sẻ hoặc xử lý dữ liệu.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (Luật số 91/2025/QH15): áp dụng khi hệ thống xử lý dữ liệu cá nhân của người dân, cán bộ, người sử dụng dịch vụ hoặc các chủ thể khác.
• Luật Sở hữu trí tuệ và các văn bản sửa đổi, bổ sung: liên quan đến phần mềm, mã nguồn, cơ sở dữ liệu, tài liệu kỹ thuật và các đối tượng sở hữu trí tuệ được tạo ra hoặc sử dụng trong quá trình triển khai.
• Hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh, phụ lục, biên bản nghiệm thu, bàn giao và hồ sơ thanh toán: là căn cứ trực tiếp để xác định phạm vi công việc, kết quả thực hiện, tài sản, dữ liệu, quyền sử dụng và nghĩa vụ tài chính.

Trường hợp hệ thống được triển khai cho cơ quan nhà nước hoặc sử dụng vốn ngân sách, vốn đầu tư công, cần đối chiếu thêm các quy định pháp luật tương ứng với nguồn vốn, đầu tư, mua sắm và quản lý tài sản công của dự án.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh?

Biên bản có thể được lập khi:

• Các hạng mục công nghệ đã hoàn thành;
• Hệ thống đã được triển khai và nghiệm thu;
• Các thiết bị, phần mềm và tài liệu đã được bàn giao;
• Các bên đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính hoặc xác định công nợ;
• Hợp đồng hết thời hạn;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp tác;
• Các điều kiện thanh lý theo hợp đồng đã được đáp ứng.

Nếu vẫn còn hạng mục chưa hoàn thành, cần ghi rõ phạm vi, tình trạng và trách nhiệm xử lý trong biên bản.

Nếu cần tham khảo thêm mẫu biên bản cho hoạt động tổ chức sự kiện chuyên môn, bạn có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức hội thảo giáo dục hòa nhập cấp tỉnh. Tài liệu giúp đối chiếu cách xác nhận chương trình hoàn thành và các nội dung cần xử lý trước khi kết thúc hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh

Các bên nên chuẩn bị:

• Thông tin pháp lý của các bên;
• Số và ngày ký hợp đồng;
• Tên dự án;
• Địa điểm triển khai;
• Phạm vi khu vực áp dụng;
• Các hệ thống và nền tảng công nghệ;
• Danh mục thiết bị;
• Các hạng mục phần mềm;
• Hệ thống dữ liệu;
• Kết quả triển khai;
• Biên bản nghiệm thu;
• Hồ sơ kỹ thuật;
• Danh mục tài sản và thiết bị bàn giao;
• Quyền sử dụng phần mềm và công nghệ;
• Giá trị hợp đồng;
• Tình trạng thanh toán;
• Công nợ;
• Nghĩa vụ bảo hành, bảo trì và hỗ trợ;
• Các nghĩa vụ còn lại.

Đối với các dự án hợp tác nghiên cứu công nghệ hiện đại, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác nghiên cứu phát triển xe tự lái là mẫu liên quan có thể tham khảo. Nội dung hỗ trợ hình dung cách ghi nhận kết quả nghiên cứu, bàn giao và hoàn tất trách nhiệm của các bên.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG HỢP TÁC TRIỂN KHAI CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ ĐÔ THỊ THÔNG MINH

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục, biên bản nghiệm thu, bàn giao và thỏa thuận có liên quan;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A – ĐƠN VỊ QUẢN LÝ/ĐƠN VỊ HỢP TÁC

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp/Mã đơn vị: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B – ĐƠN VỊ TRIỂN KHAI CÔNG NGHỆ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: từ ngày ... đến ngày ...

Tên dự án: ...

Địa điểm triển khai: ...

Phạm vi khu vực: ...

Mục tiêu hợp tác: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi công nghệ đã triển khai

Các hạng mục đã thực hiện gồm:

• Nền tảng quản lý đô thị;
• Hệ thống giám sát và điều hành;
• Hệ thống quản lý giao thông;
• Hệ thống quản lý môi trường;
• Hệ thống chiếu sáng;
• Hệ thống camera hoặc giám sát hình ảnh;
• Hệ thống cảm biến và thiết bị IoT;
• Trung tâm điều hành;
• Các hệ thống tích hợp khác: ...

Phạm vi thực tế đã triển khai: ...

Hạng mục chưa triển khai nếu có: ...

3. Tình hình thực hiện hợp đồng

Ngày bắt đầu: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Tiến độ theo hợp đồng: ...

Tiến độ thực tế: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Các hạng mục đã hoàn thành: ...

Các hạng mục chưa hoàn thành: ...

Nguyên nhân: ...

4. Kết quả triển khai

Kết quả tổng thể: ...

Các tồn tại nếu có: ...

5. Dữ liệu và hệ thống thông tin

Các loại dữ liệu được xử lý: ...

Nguồn dữ liệu: ...

Phạm vi dữ liệu: ...

Hệ thống lưu trữ: ...

Phương thức bàn giao dữ liệu: ...

Tình trạng dữ liệu sau khi thanh lý: ...

Trách nhiệm quản lý dữ liệu: ...

6. Thiết bị, tài sản và hệ thống bàn giao

Ngày bàn giao: ...

Hồ sơ kèm theo: ...

7. Phần mềm và công nghệ bàn giao

Bên B đã bàn giao:

• Phần mềm;
• Tài khoản quản trị;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Tài liệu hướng dẫn;
• Mã nguồn thuộc phạm vi bàn giao;
• Hồ sơ cấu hình;
• Hồ sơ tích hợp;
• Các tài liệu khác: ...

Phiên bản hệ thống: ...

Phạm vi bàn giao: ...

8. Quyền sử dụng và quyền đối với công nghệ

Quyền sử dụng phần mềm: ...

Quyền sử dụng nền tảng: ...

Quyền đối với mã nguồn: ...

Quyền đối với tài liệu kỹ thuật: ...

Quyền đối với dữ liệu: ...

Phạm vi khai thác sau thanh lý: ...

Các hạn chế nếu có: ...

9. Nghiệm thu

Thời gian nghiệm thu: ...

Nội dung nghiệm thu: ...

Tiêu chí nghiệm thu: ...

Kết quả: ...

Biên bản nghiệm thu số: ...

Các vấn đề cần tiếp tục xử lý: ...

10. Bảo mật và bảo vệ dữ liệu

Các bên có trách nhiệm bảo mật:

• Dữ liệu đô thị;
• Dữ liệu người sử dụng;
• Thông tin hệ thống;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Thông tin quản trị;
• Các thông tin khác theo hợp đồng.

Thời hạn bảo mật: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

11. Giá trị và chi phí hợp đồng

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị công việc đã thực hiện: ... đồng.

Giá trị phát sinh được chấp thuận: ... đồng.

Giá trị giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh toán: ... đồng.

12. Đối chiếu thanh toán

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương án xử lý công nợ: ...

13. Bảo hành, bảo trì và hỗ trợ

Thời hạn bảo hành: ...

Phạm vi bảo hành: ...

Thời hạn hỗ trợ: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

Các nội dung tiếp tục thực hiện: ...

14. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm:

• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Tiếp nhận hệ thống và tài sản;
• Quản lý dữ liệu;
• Quản lý tài khoản và quyền truy cập;
• Thực hiện các nghĩa vụ bảo mật;
• Các nghĩa vụ khác: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất bàn giao;
• Cung cấp hồ sơ còn thiếu;
• Khắc phục các tồn tại thuộc trách nhiệm;
• Thực hiện nghĩa vụ bảo hành, hỗ trợ nếu còn hiệu lực;
• Bảo mật thông tin;
• Các nghĩa vụ khác: ...

15. Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực

Việc thanh lý hợp đồng không làm chấm dứt các điều khoản được các bên thỏa thuận tiếp tục có hiệu lực, bao gồm:

• Bảo mật;
• Bảo vệ dữ liệu;
• Quyền sở hữu trí tuệ;
• Quyền sử dụng phần mềm và công nghệ;
• Bảo hành;
• Nghĩa vụ thanh toán;
• Trách nhiệm do vi phạm;
• Giải quyết tranh chấp;
• Các nghĩa vụ khác: ...

16. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu toàn bộ quá trình thực hiện Hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh số ....

Tên dự án: ...

Phạm vi triển khai: ...

Các hệ thống đã triển khai: ...

Kết quả thực hiện: ...

Tình trạng nghiệm thu: ...

Tài sản, thiết bị và hồ sơ đã bàn giao: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Tình trạng thanh toán: ...

Công nợ còn lại: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện: ...

Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Nếu doanh nghiệp có hoạt động hợp tác hoặc tiếp nhận công nghệ từ đối tác nước ngoài, có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác chuyển giao công nghệ từ Nhật Bản. Mẫu cung cấp thêm góc nhìn về việc xác nhận kết quả chuyển giao, hoàn thành nghĩa vụ và kết thúc thỏa thuận.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh?

Mẫu Biên Bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh giúp các bên có khung tham khảo để:

• Đối chiếu phạm vi triển khai: Xác định các hệ thống và hạng mục công nghệ đã thực hiện.
• Ghi nhận kết quả: Tổng hợp tình trạng triển khai và nghiệm thu.
• Bàn giao hệ thống: Xác nhận phần mềm, thiết bị, tài liệu và cấu hình đã chuyển giao.
• Quản lý dữ liệu: Ghi nhận tình trạng dữ liệu và trách nhiệm quản lý sau thanh lý.
• Xác định quyền sử dụng: Làm rõ quyền đối với phần mềm, công nghệ và dữ liệu.
• Đối chiếu tài chính: Xác định giá trị thực hiện, thanh toán và công nợ.
• Xác định bảo hành: Ghi nhận trách nhiệm bảo hành, bảo trì và hỗ trợ còn hiệu lực.
• Xác định nghĩa vụ sau thanh lý: Làm rõ trách nhiệm tiếp tục thực hiện của từng bên.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo quy mô hệ thống, phạm vi đô thị và nội dung hợp đồng thực tế.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh

1. Rà soát hợp đồng

Đối chiếu mục tiêu, phạm vi triển khai, tiến độ, giá trị và điều kiện thanh lý.

2. Tổng hợp các hệ thống đã triển khai

Liệt kê từng nền tảng, phần mềm, thiết bị và hệ thống tích hợp.

3. Kiểm tra kết quả nghiệm thu

Đối chiếu kết quả thực tế với yêu cầu và tiêu chí nghiệm thu.

4. Kiểm tra tài sản và thiết bị

Lập danh mục thiết bị, số lượng, tình trạng và bên tiếp nhận.

5. Kiểm tra dữ liệu

Xác định dữ liệu được bàn giao, lưu giữ hoặc xử lý sau khi hợp đồng kết thúc.

6. Xác định quyền sử dụng công nghệ

Ghi rõ phạm vi quyền đối với phần mềm, nền tảng, mã nguồn và tài liệu.

7. Đối chiếu giá trị hợp đồng

Xác định giá trị công việc hoàn thành, phát sinh, giảm trừ và tổng thanh toán.

8. Đối chiếu công nợ

Ghi rõ số tiền đã thanh toán và nghĩa vụ tài chính còn lại.

9. Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Làm rõ bảo hành, bảo trì, hỗ trợ, bảo mật và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.

10. Ký xác nhận

Các bên kiểm tra toàn bộ nội dung và ký biên bản theo thẩm quyền.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi rõ phạm vi hệ thống. Cần xác định cụ thể từng nền tảng, phần mềm, thiết bị và hạng mục đã triển khai.

Phân biệt hệ thống và tài sản. Phần mềm, dữ liệu, thiết bị và quyền sử dụng công nghệ có thể có chế độ quản lý khác nhau nên cần ghi riêng.

Không đưa dữ liệu cá nhân không cần thiết vào biên bản. Chỉ ghi thông tin cần thiết để xác định phạm vi và tình trạng dữ liệu.

Xác định rõ quyền sử dụng phần mềm. Cần ghi cụ thể phạm vi sử dụng sau khi hợp đồng kết thúc.

Đối chiếu tài sản bàn giao. Số lượng, tình trạng và hồ sơ thiết bị phải thống nhất với biên bản bàn giao.

Ghi nhận các hạng mục chưa hoàn thành. Nếu còn hệ thống hoặc chức năng chưa hoàn thiện, cần ghi rõ và xác định trách nhiệm xử lý.

Không bỏ qua bảo hành và hỗ trợ. Nếu các nghĩa vụ này vẫn còn hiệu lực sau thanh lý, cần thể hiện rõ trong biên bản.

Đối chiếu công nợ trước khi ký. Giá trị thanh toán và số tiền còn lại phải được các bên xác nhận thống nhất.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận kết quả triển khai hệ thống, nghiệm thu, bàn giao tài sản và dữ liệu, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại của các bên.

Có cần liệt kê từng hệ thống đã triển khai không?

Nên liệt kê để xác định rõ phạm vi công việc và đối tượng đã được nghiệm thu, bàn giao.

Có cần ghi tình trạng dữ liệu sau khi thanh lý không?

Nên ghi khi dữ liệu là một phần của hệ thống và hợp đồng có quy định về bàn giao, lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu.

Ai được sử dụng phần mềm sau khi thanh lý?

Phụ thuộc vào quyền được thỏa thuận trong hợp đồng. Biên bản nên ghi rõ phạm vi và thời hạn quyền sử dụng nếu có.

Nếu còn hạng mục công nghệ chưa hoàn thành thì có được thanh lý không?

Việc thanh lý phụ thuộc vào điều kiện chấm dứt hợp đồng và thỏa thuận của các bên. Nếu vẫn thanh lý, cần ghi rõ hạng mục chưa hoàn thành và trách nhiệm xử lý.

Có cần lập danh sách thiết bị bàn giao không?

Nên lập danh sách nếu hợp đồng có cung cấp hoặc triển khai thiết bị. Danh sách nên thể hiện số lượng và tình trạng thực tế.

Thanh lý hợp đồng có chấm dứt nghĩa vụ bảo hành không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng quy định bảo hành tiếp tục sau thanh lý thì nghĩa vụ này vẫn được thực hiện trong thời hạn tương ứng.

Có thể sử dụng mẫu này cho dự án đô thị thông minh của cơ quan nhà nước không?

Có thể dùng làm khung tham khảo, nhưng cần bổ sung và điều chỉnh theo nguồn vốn, hình thức đầu tư, mua sắm, quản lý tài sản và các quy định chuyên ngành áp dụng cho dự án cụ thể.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ quản lý đô thị thông minh cần tập trung vào phạm vi hệ thống, kết quả triển khai, dữ liệu, phần mềm, thiết bị, tài sản, hồ sơ bàn giao, quyền sử dụng công nghệ, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành và nghĩa vụ sau thanh lý.

Trước khi ký, các bên nên rà soát hợp đồng, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu, danh mục tài sản, hồ sơ bàn giao, tình trạng dữ liệu, quyền sử dụng phần mềm và công nợ để bảo đảm biên bản phản ánh đúng quá trình thực hiện.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản