Các dự án nghệ thuật cộng đồng thường có sự tham gia của nghệ sĩ, tổ chức văn hóa, doanh nghiệp, nhóm cộng đồng, đơn vị tài trợ hoặc chính quyền địa phương, với nhiều hoạt động như workshop, triển lãm, biểu diễn, sắp đặt và sáng tạo không gian công cộng. Khi hợp tác kết thúc, các bên cần xác nhận phần việc đã thực hiện, kinh phí, tài sản, tác phẩm, hồ sơ và những quyền, nghĩa vụ còn lại. 

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng giúp ghi nhận các nội dung này trong một văn bản thống nhất. Tại Mẫu Biên Bản, mẫu được biên soạn theo từng nhu cầu sử dụng, nội dung rõ ràng, bố cục đầy đủ, có hướng dẫn điền và thuận tiện chỉnh sửa, giúp người dùng có sẵn khung văn bản thực tế thay vì phải tự soạn từ đầu.

Nếu cần kết thúc hồ sơ hợp tác nghệ thuật cộng đồng mà không muốn tự xây dựng văn bản từ đầu, bạn có thể tải Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng với file Word và file PDF, có sẵn cấu trúc để đối chiếu công việc, kinh phí, tác phẩm, tài sản và nghĩa vụ còn lại.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng tại Mẫu Biên Bản?

Trên Internet có nhiều mẫu thanh lý hợp đồng miễn phí, nhưng phần lớn chỉ cung cấp một khung chung gồm thông tin các bên, nội dung đã thực hiện và xác nhận thanh toán. Với một dự án nghệ thuật cộng đồng, người lập thường phải xử lý nhiều nội dung đặc thù hơn: hoạt động đã triển khai, kinh phí sử dụng, tác phẩm hoặc công trình nghệ thuật hình thành, vật tư và thiết bị, hồ sơ bàn giao, sự tham gia của cộng đồng và cách xử lý các kết quả sau khi dự án kết thúc.

Giá trị của một mẫu được chuẩn bị chuyên biệt không nằm đơn thuần ở file Word hay PDF. Điều người dùng nhận được là phần công việc đã được chuẩn bị trước: xác định các nhóm thông tin cần đối chiếu, tổ chức chúng thành cấu trúc hợp lý và tạo ra khung văn bản có thể chỉnh sửa theo trường hợp thực tế.

Với một mẫu miễn phí, người dùng vẫn có thể phải tự tìm hiểu: cần ghi nhận những hoạt động nào, xử lý kinh phí chưa sử dụng ra sao, tác phẩm cộng đồng thuộc quyền quản lý của ai, tài sản nào cần bàn giao và nghĩa vụ nào tiếp tục sau khi dự án kết thúc. Mẫu được chuẩn bị theo đúng nhu cầu giúp giảm phần việc nghiên cứu và tổ chức này.

Nội dung được biên soạn rõ ràng, phù hợp với nhu cầu

Hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng có thể bao gồm triển lãm, biểu diễn, workshop, sắp đặt nghệ thuật, tranh tường, dự án nghệ thuật công cộng, hoạt động giáo dục nghệ thuật hoặc chương trình sáng tạo có sự tham gia của cộng đồng.

Mẫu giúp người dùng dễ xác định những nhóm thông tin cần đối chiếu khi thanh lý như phạm vi hoạt động, kết quả, kinh phí, tài sản, tác phẩm, hồ sơ và trách nhiệm của từng bên.

Có giá trị chuyên môn khi được kiểm duyệt từ đội ngũ luật sư

Mẫu được xây dựng theo hướng có sự rà soát chuyên môn, giúp các nhóm thông tin về quyền, nghĩa vụ, thanh toán, bàn giao và trách nhiệm sau khi kết thúc hợp tác được trình bày có hệ thống hơn.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Người lập biên bản có thể phải đối chiếu nhiều nguồn tài liệu như hợp đồng, phụ lục, kế hoạch dự án, dự toán, bảng quyết toán, danh mục tài sản và hồ sơ nghiệm thu.

Mẫu giúp người dùng lần lượt kiểm tra các nhóm thông tin cần thiết thay vì tự thiết kế toàn bộ văn bản từ đầu.

Có lựa chọn tư vấn luật sư khi trường hợp phức tạp

Nếu dự án có nhiều tổ chức tham gia, nguồn kinh phí từ nhiều bên, tác phẩm đặt tại không gian công cộng, tài sản chưa phân chia hoặc phát sinh bất đồng về quyền sử dụng tác phẩm, người dùng có thể cần xem xét hồ sơ cụ thể.

Trong trường hợp đó, có thể đăng ký gói tư vấn trên trang để được hỗ trợ theo tình huống thực tế.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Mẫu được rà soát và hoàn thiện trong quá trình phát triển nhằm đáp ứng các tình huống sử dụng thực tế.

Điều này đặc biệt hữu ích với dự án nghệ thuật cộng đồng, nơi kết quả hợp tác có thể không chỉ là một sản phẩm thương mại mà còn là tác phẩm, công trình nghệ thuật, hoạt động cộng đồng, tài liệu sáng tạo và tài sản được đặt tại không gian chung.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị văn bản

Tự soạn biên bản thường đòi hỏi phải đọc lại hợp đồng, tổng hợp hoạt động đã thực hiện, kiểm tra kinh phí, lập danh mục tài sản và xác định cách xử lý tác phẩm.

Một mẫu đã được chuẩn bị giúp rút ngắn quá trình này, để người dùng tập trung vào đối chiếu thông tin và hoàn thiện hồ sơ thực tế.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng?

Biên bản có thể được lập khi dự án đã hoàn thành, thời hạn hợp tác kết thúc hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp tác trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Dự án nghệ thuật cộng đồng đã hoàn thành theo kế hoạch.
• Chương trình triển lãm hoặc biểu diễn đã kết thúc.
• Hoạt động workshop và sáng tạo cộng đồng đã hoàn thành.
• Công trình nghệ thuật công cộng đã được hoàn thiện và bàn giao.
• Các bên đã hoàn tất việc sử dụng và quyết toán kinh phí.
• Tài sản, thiết bị và vật tư đã được xử lý.
• Dự án phải dừng trước thời hạn.
• Một bên không tiếp tục tham gia hợp tác.
• Các bên cần xác nhận tác phẩm, tài sản và hồ sơ sau khi dự án kết thúc.

Nếu dự án được thực hiện bằng nguồn kinh phí công, tài trợ hoặc có sự tham gia của cơ quan, tổ chức khác, cần phân biệt việc thanh lý hợp đồng giữa các bên với các thủ tục quyết toán, nghiệm thu hoặc báo cáo riêng có thể áp dụng cho nguồn kinh phí đó.

Nếu dự án đã hoàn thành, bạn có thể tải Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng gồm file Word và file PDF để chỉnh sửa theo hồ sơ thực tế. Nếu dự án có nhiều bên, tác phẩm công cộng, tài sản hoặc nguồn kinh phí phức tạp, bạn có thể đăng ký gói tư vấn trên trang để được hỗ trợ thêm.

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng cần có những nội dung gì?

Thông tin về hợp đồng hợp tác

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, thời hạn, phạm vi hợp tác, phụ lục và các thỏa thuận sửa đổi, bổ sung nếu có.

Nếu dự án được triển khai qua nhiều giai đoạn, cần xác định rõ giai đoạn nào được thanh lý.

Thông tin của các bên tham gia

Ghi chính xác tên tổ chức hoặc cá nhân, địa chỉ, thông tin người đại diện, chức vụ và thông tin liên hệ theo hợp đồng.

Nếu dự án có nhiều bên cùng tham gia, nên thể hiện rõ vai trò của từng bên.

Mục tiêu và phạm vi dự án

Nêu rõ dự án được thực hiện nhằm mục đích gì và hoạt động trong phạm vi nào, chẳng hạn:

• Phát triển nghệ thuật tại cộng đồng dân cư.
• Xây dựng tranh tường.
• Tổ chức triển lãm cộng đồng.
• Thực hiện sắp đặt nghệ thuật.
• Tổ chức workshop.
• Tổ chức biểu diễn.
• Phát triển không gian nghệ thuật công cộng.
• Hoạt động giáo dục và trải nghiệm nghệ thuật.

Nội dung nên bám sát phạm vi được ghi nhận trong hợp đồng, tránh mở rộng sang những hoạt động không thuộc thỏa thuận.

Phần việc và hoạt động đã thực hiện

Đây là phần cần đối chiếu cụ thể.

Có thể ghi:

• Số buổi workshop.
• Số chương trình biểu diễn.
• Số tác phẩm.
• Số hoạt động cộng đồng.
• Địa điểm thực hiện.
• Thời gian thực hiện.
• Số người tham gia nếu hợp đồng có quy định.
• Các hoạt động truyền thông hoặc giáo dục nghệ thuật.

Nếu một phần công việc chưa hoàn thành, cần ghi rõ thay vì xác nhận toàn bộ dự án đã hoàn tất.

Kinh phí và nguồn lực thực hiện

Cần xác định:

• Tổng kinh phí theo hợp đồng.
• Khoản đã cấp hoặc đã thanh toán.
• Kinh phí đã sử dụng.
• Kinh phí còn lại.
• Các khoản chi được hai bên xác nhận.
• Phương án xử lý phần kinh phí chưa sử dụng.

Nếu dự án có nhiều nguồn tài trợ hoặc đóng góp, nên tách riêng từng nguồn nếu hợp đồng yêu cầu.

Tác phẩm và công trình nghệ thuật đã hình thành

Có thể bao gồm:

• Tranh tường.
• Tác phẩm điêu khắc.
• Sắp đặt.
• Tác phẩm trình diễn.
• Tác phẩm đa phương tiện.
• Thiết kế không gian.
• Các sản phẩm nghệ thuật khác.

Nên ghi rõ tên tác phẩm, vị trí, tình trạng và phương án quản lý sau khi dự án kết thúc nếu có.

Tài sản, thiết bị và vật tư

Đối chiếu các tài sản đã mua hoặc sử dụng cho dự án:

• Thiết bị âm thanh.
• Thiết bị ánh sáng.
• Dụng cụ sáng tạo.
• Vật liệu mỹ thuật.
• Thiết bị trưng bày.
• Đạo cụ.
• Tài sản phục vụ workshop.
• Các tài sản khác.

Cần xác định tài sản nào được bàn giao, bên nào tiếp nhận và phương án xử lý tài sản còn lại.

Hồ sơ và tài liệu bàn giao

Có thể gồm:

• Báo cáo dự án.
• Hình ảnh.
• Video.
• Catalogue.
• Thiết kế.
• Bản vẽ.
• Hồ sơ kỹ thuật.
• Danh sách tác phẩm.
• Tài liệu workshop.
• Chứng từ liên quan.

Quyền đối với tác phẩm và nội dung sáng tạo

Đây là phần cần đặc biệt lưu ý.

Dự án nghệ thuật cộng đồng có thể tạo ra tác phẩm bởi nghệ sĩ chuyên nghiệp, nhóm sáng tạo hoặc chính thành viên cộng đồng. Vì vậy, việc thanh lý hợp đồng không nên mặc nhiên được hiểu là mọi quyền đối với tác phẩm đều chuyển sang một bên.

Cần xác định theo thỏa thuận:

• Ai quản lý tác phẩm.
• Ai có quyền sử dụng hình ảnh tác phẩm.
• Phạm vi khai thác.
• Quyền tiếp tục trưng bày hoặc sử dụng.
• Quyền sửa đổi hoặc di dời nếu có.
• Tài liệu nào được bàn giao.

Pháp luật sở hữu trí tuệ hiện hành được hệ thống hóa tại Văn bản hợp nhất 155/VBHN-VPQH ngày 09/09/2025; việc xác định quyền cụ thể cần dựa vào đối tượng và thỏa thuận liên quan.

Tình trạng thanh toán và quyết toán

Cần xác nhận:

• Số tiền đã thanh toán.
• Khoản còn phải thanh toán.
• Khoản phải hoàn trả.
• Khoản chi chưa được đối soát.
• Thời hạn hoàn tất.

Nghĩa vụ còn lại sau thanh lý

Có thể bao gồm:

• Bàn giao tài liệu.
• Thanh toán.
• Quyết toán.
• Bảo mật.
• Bảo quản tác phẩm.
• Bảo hành hoặc sửa chữa công trình nếu có thỏa thuận.
• Xử lý tài sản.
• Nghĩa vụ liên quan đến quyền sử dụng hình ảnh và nội dung.

Hướng dẫn cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng và điền từng phần

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng và phụ lục

Rà soát phạm vi dự án, trách nhiệm từng bên, kinh phí, tài sản, tác phẩm và điều kiện kết thúc hợp tác.

Bước 2: Xác định tình trạng dự án

Phân loại:

Hoàn thành – hoàn thành một phần – dừng trước thời hạn.

Nếu dự án dừng giữa chừng, cần mô tả chính xác phần đã thực hiện.

Bước 3: Đối chiếu các hoạt động cộng đồng

Kiểm tra từng workshop, triển lãm, biểu diễn, hoạt động sáng tạo hoặc chương trình giáo dục theo hợp đồng.

Bước 4: Đối chiếu kinh phí

So sánh:

Kinh phí cam kết → kinh phí đã nhận → kinh phí đã sử dụng → phần còn lại → phương án xử lý.

Bước 5: Kiểm kê tác phẩm và tài sản

Lập danh mục các tác phẩm, thiết bị, vật tư và tài sản đã hình thành hoặc mua sắm từ dự án.

Bước 6: Kiểm tra hồ sơ bàn giao

Đối chiếu báo cáo, hình ảnh, video, bản vẽ, thiết kế và các tài liệu khác.

Bước 7: Xác định quyền quản lý và sử dụng

Kiểm tra ai tiếp nhận tác phẩm, tài sản và hồ sơ; đồng thời xác định quyền sử dụng hoặc khai thác còn tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc.

Bước 8: Đối chiếu thanh toán và ký

Xác nhận các khoản tiền, nghĩa vụ còn lại và kiểm tra thông tin người ký trước khi hoàn tất biên bản.

Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng

Dự án dừng giữa chừng

Cần tách rõ:

Kinh phí đã sử dụng – hoạt động đã thực hiện – tác phẩm đã hình thành – tài sản còn lại – hồ sơ đã tạo – phương án xử lý.

Không nên chỉ ghi “hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng” mà bỏ qua kết quả đã hình thành.

Tác phẩm được đặt tại không gian công cộng

Cần xác định ai quản lý, ai có trách nhiệm bảo quản và xử lý thế nào nếu cần sửa chữa, di dời hoặc thay đổi không gian theo thỏa thuận.

Tác phẩm do cộng đồng cùng sáng tạo

Nếu nhiều người cùng tham gia tạo ra tác phẩm, cần kiểm tra thỏa thuận về quyền sử dụng, ghi nhận tác giả hoặc quyền liên quan trước khi xác nhận việc thanh lý.

Dự án có nguồn tài trợ từ nhiều bên

Cần xác định riêng nguồn kinh phí, trách nhiệm và quyền lợi của từng bên nếu các khoản tài trợ có điều kiện khác nhau.

Có tài sản mua bằng kinh phí dự án

Cần xác định rõ tài sản thuộc về ai sau khi hợp tác kết thúc, thay vì mặc nhiên coi bên đang giữ tài sản là chủ sở hữu.

Công trình nghệ thuật vẫn cần bảo trì sau khi thanh lý

Nếu có nghĩa vụ bảo trì, sửa chữa hoặc bảo quản tiếp tục, cần ghi rõ bên chịu trách nhiệm và thời hạn.

Checklist trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng

•  Đúng số và ngày hợp đồng.
• Đúng thông tin các bên.
• Đã xác định phạm vi dự án.
• Đã đối chiếu các hoạt động đã thực hiện.
• Đã kiểm tra số lượng tác phẩm.
• Đã xác định vị trí và tình trạng tác phẩm.
• Đã đối chiếu kinh phí.
• Đã xác định khoản còn lại.
• Đã kiểm kê tài sản và vật tư.
• Đã kiểm tra hồ sơ bàn giao.
• Đã xác định bên quản lý tác phẩm.
• Đã kiểm tra quyền sử dụng hình ảnh và tác phẩm.
• Đã đối chiếu thanh toán.
• Đã xác định nghĩa vụ bảo trì hoặc bảo quản nếu có.
• Đã ghi nhận nghĩa vụ còn lại.
• Đúng người có thẩm quyền ký.

Sau khi tải mẫu cần chỉnh sửa những gì?

Trước tiên, thay thông tin minh họa bằng tên các bên, số hợp đồng, ngày ký, địa chỉ và thông tin người đại diện thực tế.

Tiếp theo, cập nhật tên dự án, địa điểm, thời gian, hoạt động cộng đồng và kết quả đã đạt được.

Phần kinh phí cần được đối chiếu theo thực tế, bao gồm số tiền đã nhận, số đã sử dụng, khoản còn lại và phương án xử lý.

Đối với dự án nghệ thuật cộng đồng, cần đặc biệt kiểm tra danh mục tác phẩm, tài sản, hồ sơ bàn giao và bên quản lý sau khi dự án kết thúc.

Cuối cùng, rà soát phần quyền sử dụng tác phẩm, hình ảnh, nghĩa vụ bảo quản và các khoản thanh toán còn lại trước khi ký.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng có những định dạng nào?

Mẫu gồm file Word và file PDF.

File Word phù hợp để chỉnh sửa thông tin dự án, các bên, hoạt động, kinh phí, tác phẩm, tài sản và nghĩa vụ.

File PDF thuận tiện để xem trước bố cục và tham khảo nội dung trước khi hoàn thiện.

Giá trị chính của mẫu nằm ở khung nội dung đã được chuẩn bị, còn định dạng giúp người dùng thuận tiện trong quá trình sử dụng.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Có thể lập khi dự án hoàn thành, thời hạn hợp tác kết thúc hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp tác, tùy nội dung hợp đồng.

Nếu dự án chưa hoàn thành có thể thanh lý không?

Có thể cần lập văn bản để ghi nhận việc kết thúc hợp tác, nhưng phải xác định rõ phần đã thực hiện, phần chưa thực hiện, kinh phí đã sử dụng và tài sản, tác phẩm đã hình thành.

Ai sẽ quản lý tác phẩm nghệ thuật cộng đồng sau khi thanh lý?

Không có một câu trả lời chung. Cần căn cứ vào hợp đồng và thỏa thuận về tác phẩm, tài sản và quyền sử dụng giữa các bên.

Tác phẩm đặt ở nơi công cộng có cần ghi trong biên bản không?

Nên ghi rõ nếu tác phẩm là một kết quả của dự án, đặc biệt khi cần xác định vị trí, tình trạng, bên quản lý và trách nhiệm bảo quản.

Kinh phí còn dư xử lý thế nào?

Cần căn cứ vào hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên để xác định hoàn trả, tiếp tục sử dụng hoặc xử lý theo phương án đã thống nhất.

Thanh lý hợp đồng có làm chấm dứt mọi quyền đối với tác phẩm không?

Không nên mặc nhiên hiểu như vậy. Việc chấm dứt hợp tác và việc chấm dứt, chuyển giao hoặc tiếp tục quyền đối với tác phẩm là những vấn đề cần được xác định riêng theo thỏa thuận và pháp luật áp dụng.

Khi nào nên đăng ký gói tư vấn?

Có thể cân nhắc khi dự án có nhiều tổ chức tham gia, nguồn kinh phí phức tạp, tác phẩm đặt tại không gian công cộng, nhiều người cùng sáng tạo hoặc có tranh chấp về tài sản và quyền sử dụng tác phẩm.

Gói tư vấn có thay thế mẫu không?

Không. Mẫu cung cấp khung văn bản, còn gói tư vấn phù hợp khi cần xem xét hồ sơ cụ thể và xử lý vấn đề về quyền, nghĩa vụ hoặc tài sản.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng

Trước khi ký, nên kiểm tra đồng thời hoạt động đã thực hiện, kinh phí, tác phẩm, tài sản, hồ sơ bàn giao và các quyền, nghĩa vụ còn tiếp tục.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng gồm file Word và file PDF để có sẵn khung nội dung, dễ chỉnh sửa theo dự án thực tế và tiết kiệm thời gian chuẩn bị. Nếu dự án có nhiều bên, tác phẩm công cộng hoặc vấn đề phức tạp về tài sản và quyền sử dụng, bạn có thể lựa chọn thêm gói tư vấn trên trang.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển nghệ thuật cộng đồng cần phản ánh đúng tình trạng thực tế của dự án, từ hoạt động, kinh phí và tài sản đến tác phẩm, hồ sơ bàn giao và nghĩa vụ còn lại. Đối với các dự án có tác phẩm đặt trong không gian cộng đồng hoặc có nhiều người cùng tham gia sáng tạo, cần đặc biệt xác định rõ trách nhiệm quản lý và phạm vi quyền sử dụng sau khi hợp tác kết thúc.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Có thể bạn quan tâm:

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ quay phim sự kiện nghệ thuật
Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm kỹ năng làm bài trắc nghiệm THPT
Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ livestream chương trình nghệ thuật