Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing) là văn bản ghi nhận tình trạng thực hiện và việc kết thúc hợp đồng giữa doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ với đối tác tiếp thị liên kết. 

Biên bản giúp các bên đối soát doanh thu được ghi nhận, hoa hồng Affiliate, khoản thanh toán còn lại, kết quả chiến dịch và trách nhiệm sau khi chấm dứt hợp tác. Tham khảo mẫu tại Mẫu Biên Bản giúp bạn hệ thống hóa các nội dung cần xác nhận, thuận tiện hoàn thiện hồ sơ và lưu trữ chứng từ.

Cần hoàn tất hồ sơ khi kết thúc hợp tác Affiliate Marketing? Tham khảo Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing) tại Mẫu Biên Bản để có khung nội dung ghi nhận kết quả hợp tác, hoa hồng và nghĩa vụ thanh toán, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo và thuận tiện đối chiếu giữa các bên.

Thông tin nhanh về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing)

• Tên văn bản: Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing).
• Mục đích: Xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng Affiliate Marketing, đối soát kết quả tiếp thị, hoa hồng, chi phí và nghĩa vụ còn lại khi kết thúc hợp tác.
• Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp, nhà bán hàng, nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, mạng lưới Affiliate và cá nhân hoặc tổ chức làm đối tác tiếp thị liên kết.
• Nơi tiếp nhận: Đại diện có thẩm quyền của các bên ký hợp đồng; bộ phận kinh doanh, tiếp thị, kế toán hoặc pháp chế phụ trách hồ sơ.
• Tài liệu nên chuẩn bị: Hợp đồng Affiliate Marketing, phụ lục hợp đồng, báo cáo hiệu suất chiến dịch, dữ liệu đơn hàng được xác nhận, bảng đối soát hoa hồng, chứng từ thanh toán và tài liệu liên quan đến việc chấm dứt hợp tác.
• Định dạng file: Kiểm tra định dạng Word hoặc PDF thực tế tại trang tải mẫu trước khi sử dụng.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing)?

Nội dung rõ ràng, phù hợp với mục đích sử dụng

Hợp đồng tiếp thị liên kết thường có cơ chế tính hoa hồng dựa trên đơn hàng hợp lệ, doanh thu ghi nhận, lượt chuyển đổi hoặc điều kiện riêng do các bên thỏa thuận. Khi kết thúc hợp tác, việc đối soát không chỉ dừng ở tổng doanh thu mà còn cần xác định đơn hàng bị hủy, giao dịch hoàn tiền, hoa hồng đã thanh toán và khoản còn phải trả.

Mẫu biên bản có bố cục rõ ràng giúp các bên tập hợp những thông tin quan trọng như:

• Thông tin bên cung cấp sản phẩm, dịch vụ và đối tác Affiliate.
• Số hợp đồng, ngày ký và thời hạn hợp tác.
• Phạm vi chiến dịch, kênh tiếp thị và công việc đã thực hiện.
• Kết quả tiếp thị và dữ liệu chuyển đổi được các bên xác nhận.
• Tổng hoa hồng, chi phí phát sinh và tình trạng thanh toán.
• Nghĩa vụ bảo mật, xử lý dữ liệu, tài khoản và tài liệu sau khi kết thúc hợp đồng.

Có hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ điền mẫu và lựa chọn gói tư vấn khi cần

Việc thanh lý hợp đồng Affiliate có thể phức tạp nếu hai bên sử dụng nhiều kênh tiếp thị, nền tảng theo dõi chuyển đổi hoặc cách tính hoa hồng khác nhau. Người lập cần đối chiếu hợp đồng với báo cáo chiến dịch, dữ liệu đơn hàng và quy tắc xác định giao dịch hợp lệ.

Sử dụng mẫu tham khảo giúp người dùng xác định các nhóm nội dung cần điền, sau đó điều chỉnh theo cơ chế đối soát thực tế. Nếu hợp đồng có điều khoản phức tạp về hoa hồng, hoàn trả, độc quyền hoặc quyền sử dụng nội dung, người dùng có thể tìm hiểu lựa chọn đăng ký gói tư vấn trên website Mẫu Biên Bản tùy theo nhu cầu.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Các chương trình Affiliate có thể khác nhau về cách ghi nhận chuyển đổi, thời gian xác nhận đơn hàng và điều kiện chi trả hoa hồng. Vì vậy, người dùng cần kiểm tra mẫu đang sử dụng và cập nhật nội dung cho phù hợp với hợp đồng, quy trình đối soát và thỏa thuận chấm dứt hợp tác.

Mẫu tham khảo hỗ trợ tổ chức thông tin nhưng không thay thế việc kiểm tra tính chính xác của dữ liệu hoặc rà soát điều khoản áp dụng cho từng chương trình tiếp thị liên kết.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị biên bản

Thay vì tự xây dựng văn bản từ đầu, người lập có thể dùng mẫu để điền thông tin hợp đồng, kết quả chiến dịch và các khoản thanh toán đã được đối chiếu. Bố cục có sẵn giúp các bên rà soát từng nhóm nghĩa vụ, giảm nguy cơ bỏ sót nội dung và thuận tiện hơn khi lưu trữ hồ sơ hợp tác.

Khi nào nên sử dụng mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing)?

Biên bản thường được sử dụng khi doanh nghiệp và đối tác Affiliate cần ghi nhận việc kết thúc hợp đồng, đối soát kết quả chiến dịch hoặc xác định trách nhiệm còn lại. Thời điểm lập cần căn cứ vào điều khoản hợp đồng và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

• Kết thúc thời hạn hợp đồng Affiliate: Hai bên hoàn tất chương trình tiếp thị theo thời hạn đã thỏa thuận và cần xác nhận kết quả cuối kỳ.
• Dừng chiến dịch tiếp thị liên kết: Doanh nghiệp ngừng triển khai một chiến dịch hoặc dừng hợp tác với một đối tác Affiliate.
• Đối soát hoa hồng cuối kỳ: Các bên cần xác nhận doanh thu đủ điều kiện, đơn hàng hợp lệ, hoa hồng đã trả và khoản còn phải thanh toán.
• Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: Một bên hoặc cả hai bên thống nhất kết thúc hợp tác theo điều khoản hợp đồng.
• Thay đổi mô hình hoặc nền tảng Affiliate: Các bên cần chốt dữ liệu và nghĩa vụ trước khi chuyển sang hệ thống hoặc chương trình mới.
• Hoàn thiện hồ sơ kế toán, kinh doanh: Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ về chi phí tiếp thị, hoa hồng và việc kết thúc hợp tác.

Đối chiếu điều kiện thanh lý trước khi lập biên bản

Trước khi lập biên bản, cần kiểm tra điều kiện chấm dứt hợp đồng, thời điểm khóa dữ liệu, thời gian xác nhận đơn hàng và quy tắc xử lý giao dịch hủy hoặc hoàn tiền. Nếu vẫn còn hoa hồng chờ xác nhận, khoản thanh toán chưa đến hạn hoặc khiếu nại chưa giải quyết, các nội dung này nên được ghi nhận rõ trong biên bản.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing) tại Mẫu Biên Bản giúp bạn hệ thống hóa kết quả chiến dịch, dữ liệu chuyển đổi và tình trạng hoa hồng khi kết thúc hợp tác. Nhờ đó, doanh nghiệp và đối tác Affiliate có cơ sở thuận tiện hơn để rà soát các khoản cần thanh toán và những nghĩa vụ còn lại.

Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing), bạn nhận được những gì?

Khi lựa chọn mẫu, bạn nên kiểm tra các nhóm nội dung dưới đây và điều chỉnh theo hợp đồng cũng như cơ chế vận hành chương trình Affiliate thực tế.

• Mục đích: Ghi nhận tình trạng thực hiện và thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết.
• Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp, nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ và đối tác Affiliate.
• Nội dung chính: Thông tin các bên; căn cứ hợp đồng; phạm vi hợp tác; kết quả chiến dịch; dữ liệu chuyển đổi; hoa hồng; khoản thanh toán; tài liệu bàn giao; nghĩa vụ sau chấm dứt và chữ ký.
• Nơi tiếp nhận: Các bên ký hợp đồng và bộ phận phụ trách lưu trữ hồ sơ.
• Định dạng: Kiểm tra định dạng tệp được cung cấp tại trang tải mẫu.
• Lưu ý: Các số liệu về đơn hàng, doanh thu và hoa hồng cần được đối chiếu với nguồn dữ liệu được các bên thống nhất. Nếu còn giao dịch chờ xác nhận hoặc có thời gian ghi nhận chuyển đổi sau khi kết thúc chiến dịch, cần nêu rõ cách xử lý.

Hướng dẫn cách viết Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing)

Bước 1: Ghi thông tin các bên tham gia

Ghi đầy đủ thông tin của doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp sản phẩm, dịch vụ và đối tác Affiliate. Tùy theo loại chủ thể, thông tin có thể bao gồm:

• Tên tổ chức hoặc cá nhân.
• Địa chỉ và thông tin liên hệ.
• Mã số doanh nghiệp hoặc thông tin định danh phù hợp.
• Họ tên, chức vụ của người đại diện.
• Căn cứ đại diện hoặc ủy quyền nếu có.

Thông tin trong biên bản cần thống nhất với hợp đồng đã ký và tài liệu xác nhận tư cách của người ký.

Bước 2: Nêu căn cứ hợp đồng được thanh lý

Ghi số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng, thời hạn hợp tác và các phụ lục liên quan. Nếu các bên đã điều chỉnh tỷ lệ hoa hồng, phạm vi chiến dịch hoặc điều kiện ghi nhận chuyển đổi, cần dẫn chiếu đúng phụ lục hoặc thỏa thuận đã được xác nhận.

Bước 3: Xác nhận phạm vi công việc và kết quả chiến dịch

Mô tả phạm vi dịch vụ mà đối tác Affiliate đã thực hiện, chẳng hạn quảng bá sản phẩm, đăng tải nội dung, giới thiệu khách hàng hoặc triển khai chiến dịch trên các kênh đã thỏa thuận.

Tùy hợp đồng, các bên có thể ghi nhận:

• Thời gian triển khai chiến dịch.
• Kênh hoặc nền tảng tiếp thị được sử dụng.
• Số lượt truy cập, lượt chuyển đổi hoặc đơn hàng được ghi nhận nếu có căn cứ.
• Số đơn hàng hợp lệ theo tiêu chí hợp đồng.
• Các công việc đã hoàn thành và hạng mục còn tồn đọng.

Không nên coi toàn bộ lượt truy cập hoặc đơn hàng phát sinh là kết quả được tính hoa hồng nếu hợp đồng có điều kiện xác nhận riêng.

Bước 4: Đối soát hoa hồng và các khoản thanh toán

Đây là phần cần được kiểm tra kỹ vì cơ chế trả hoa hồng có thể phụ thuộc vào trạng thái đơn hàng và thời gian xác nhận chuyển đổi. Các thông tin nên được trình bày rõ gồm:

• Tổng giá trị giao dịch được dùng làm căn cứ tính hoa hồng.
• Số đơn hàng hoặc chuyển đổi đủ điều kiện.
• Tỷ lệ hoặc mức hoa hồng theo hợp đồng.
• Khoản hoa hồng đã thanh toán.
• Khoản hoa hồng còn phải trả hoặc đang chờ xác nhận.
• Các khoản điều chỉnh do hủy đơn, hoàn tiền hoặc giao dịch không hợp lệ, nếu hợp đồng quy định.
• Thời hạn và phương thức thanh toán phần còn lại.

Nếu dữ liệu trên nền tảng Affiliate khác với báo cáo nội bộ, cần xác định nguồn dữ liệu và quy tắc đối soát đã thống nhất trước khi ghi số liệu cuối cùng.

Bước 5: Ghi nhận việc bàn giao tài liệu và tài khoản

Nếu hợp đồng quy định, cần xác định tình trạng bàn giao nội dung quảng bá, báo cáo hiệu suất, tài liệu chiến dịch hoặc quyền truy cập tài khoản. Nên phân biệt tài khoản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp với tài khoản cá nhân của đối tác Affiliate.

Nếu cần thu hồi quyền truy cập, ngừng sử dụng mã giới thiệu hoặc gỡ nội dung quảng bá, hãy ghi rõ phạm vi và thời hạn thực hiện theo thỏa thuận.

Bước 6: Xác định nghĩa vụ sau khi kết thúc hợp đồng

Nêu các nghĩa vụ còn tiếp tục sau thanh lý, nếu có, chẳng hạn:

• Thanh toán hoa hồng đã được xác nhận hoặc sẽ được xác nhận theo thời hạn hợp đồng.
• Xử lý giao dịch hoàn tiền, hủy đơn hoặc khiếu nại còn tồn đọng.
• Bảo mật thông tin kinh doanh và dữ liệu khách hàng.
• Chấm dứt quyền sử dụng nhãn hiệu, hình ảnh hoặc tài liệu quảng bá theo thỏa thuận.
• Thu hồi quyền truy cập và xử lý tài liệu bàn giao.

Không nên xác nhận rằng mọi nghĩa vụ đã chấm dứt nếu vẫn còn khoản thanh toán hoặc trách nhiệm đang chờ xử lý.

Bước 7: Kiểm tra, ký và lưu trữ biên bản

Trước khi ký, hai bên cần rà soát thông tin hợp đồng, dữ liệu chuyển đổi, cách tính hoa hồng và các nghĩa vụ sau thanh lý. Người ký phải có thẩm quyền phù hợp. Sau khi hoàn tất, mỗi bên lưu biên bản cùng báo cáo đối soát, chứng từ thanh toán và phụ lục liên quan theo quy trình quản lý hồ sơ.

Sử dụng Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing) tại Mẫu Biên Bản giúp bạn có khung nội dung để rà soát hoa hồng, kết quả chiến dịch và các điều khoản còn hiệu lực sau khi hợp tác kết thúc. Bạn có thể điều chỉnh mẫu theo cơ chế đối soát thực tế và tìm hiểu gói tư vấn trên website nếu cần hỗ trợ thêm đối với hợp đồng phức tạp.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing)

Đối chiếu đúng nguồn dữ liệu tính hoa hồng

Các nền tảng Affiliate có thể sử dụng cơ chế theo dõi và ghi nhận chuyển đổi khác nhau. Trước khi ký, cần xác định nguồn dữ liệu được dùng làm căn cứ, thời điểm chốt số liệu và cách xử lý sai lệch giữa báo cáo nền tảng với hệ thống bán hàng.

Kiểm tra đơn hàng hủy, hoàn tiền và giao dịch không hợp lệ

Một số chương trình chỉ trả hoa hồng cho đơn hàng hoàn tất hoặc giao dịch đáp ứng điều kiện cụ thể. Biên bản cần phản ánh đúng quy tắc đã thỏa thuận và ghi nhận khoản đang chờ xử lý nếu chưa thể xác định số tiền cuối cùng.

Làm rõ hoa hồng phát sinh sau ngày kết thúc hợp đồng

Tùy cơ chế theo dõi chuyển đổi, đơn hàng có thể được xác nhận sau ngày chiến dịch ngừng hoạt động. Các bên cần kiểm tra điều khoản về thời gian ghi nhận, thời gian đối soát và điều kiện thanh toán sau khi chấm dứt hợp đồng.

Rà soát quyền sử dụng nội dung và nhãn hiệu

Nếu đối tác Affiliate sử dụng hình ảnh, video, nội dung quảng bá, mã giảm giá hoặc nhãn hiệu của doanh nghiệp, cần kiểm tra quyền sử dụng sau khi hợp đồng kết thúc. Việc tiếp tục đăng tải, tái sử dụng hoặc gỡ nội dung cần thực hiện theo thỏa thuận giữa các bên.

Bảo mật dữ liệu khách hàng và thông tin kinh doanh

Dữ liệu đơn hàng, thông tin khách hàng và báo cáo doanh thu cần được xử lý theo phạm vi quyền truy cập đã thỏa thuận và quy định áp dụng. Biên bản nên xác định trách nhiệm bàn giao, lưu trữ hoặc chấm dứt quyền truy cập nếu nội dung này thuộc phạm vi hợp đồng.

Kiểm tra công nợ và trách nhiệm còn lại

Nếu còn hoa hồng chưa thanh toán, giao dịch đang chờ xác nhận hoặc khiếu nại chưa giải quyết, cần ghi rõ số liệu đã xác nhận, nội dung chưa thống nhất và thời hạn xử lý. Không nên sử dụng câu xác nhận không còn nghĩa vụ khi thực tế vẫn còn trách nhiệm chưa hoàn thành.

Danh sách kiểm tra trước khi ký

• Thông tin các bên trùng khớp với hợp đồng.
• Số hợp đồng và phụ lục được dẫn chiếu chính xác.
• Phạm vi dịch vụ và thời gian chiến dịch được xác nhận.
• Dữ liệu đơn hàng và chuyển đổi có căn cứ đối chiếu.
• Hoa hồng đã trả, còn phải trả và đang chờ xác nhận được phân biệt rõ.
• Các khoản điều chỉnh do hủy đơn hoặc hoàn tiền được xử lý theo hợp đồng.
• Quyền sử dụng nội dung, nhãn hiệu và tài khoản được làm rõ.
• Nghĩa vụ bảo mật và trách nhiệm còn lại được ghi nhận.
• Người ký có thẩm quyền và các bên lưu trữ hồ sơ đầy đủ.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing)

1. Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing) dùng để làm gì?

Văn bản dùng để ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, kết quả chiến dịch, hoa hồng, thanh toán và nghĩa vụ còn lại khi doanh nghiệp và đối tác Affiliate kết thúc hợp tác.

2. Ai là người lập biên bản thanh lý hợp đồng Affiliate?

Một trong hai bên có thể chuẩn bị dự thảo theo thỏa thuận hoặc quy trình nội bộ. Hai bên cần đối chiếu số liệu và nội dung trước khi người đại diện có thẩm quyền ký xác nhận.

3. Có cần ghi doanh thu và hoa hồng chi tiết trong biên bản không?

Nên ghi các số liệu cần thiết để xác nhận nghĩa vụ thanh toán. Nếu bảng tính hoa hồng có nhiều giao dịch, các bên có thể sử dụng phụ lục đối soát riêng và dẫn chiếu phụ lục trong biên bản.

4. Nếu còn đơn hàng đang chờ xác nhận thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Việc này phụ thuộc vào điều khoản hợp đồng và thỏa thuận của các bên. Nếu có thể chốt hợp đồng nhưng vẫn cần xác nhận đơn hàng sau đó, biên bản nên quy định rõ cách xác định hoa hồng, thời hạn đối soát và trách nhiệm thanh toán phần phát sinh.

5. Đối tác Affiliate có được nhận hoa hồng sau khi hợp đồng kết thúc không?

Điều này phụ thuộc vào điều kiện ghi nhận chuyển đổi, thời gian đối soát và điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. Các bên cần kiểm tra hợp đồng để xác định những giao dịch phát sinh trước hoặc sau ngày kết thúc có đủ điều kiện tính hoa hồng hay không.

6. Có cần liệt kê tất cả chiến dịch Affiliate trong biên bản không?

Nếu hợp đồng chỉ liên quan đến một chiến dịch, có thể mô tả trực tiếp trong biên bản. Nếu có nhiều chiến dịch, kênh quảng bá hoặc giai đoạn đối soát, nên sử dụng phụ lục tổng hợp để xác định rõ phạm vi và kết quả của từng phần.

7. Biên bản thanh lý có cần ghi nghĩa vụ bảo mật sau khi kết thúc hợp đồng không?

Nên ghi nhận hoặc dẫn chiếu nghĩa vụ bảo mật nếu hợp đồng quy định trách nhiệm này tiếp tục sau khi chấm dứt. Nội dung cần phù hợp với thỏa thuận thực tế và không làm mất hiệu lực của các nghĩa vụ vẫn còn áp dụng.

8. Có thể dùng một mẫu cho mọi chương trình tiếp thị liên kết không?

Có thể dùng mẫu làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo mô hình hoa hồng, nguồn dữ liệu, điều kiện xác nhận đơn hàng, phương thức thanh toán và điều khoản riêng của từng chương trình.

9. Nên lưu những tài liệu nào cùng biên bản thanh lý?

Tùy hợp đồng, hồ sơ có thể gồm hợp đồng và phụ lục, báo cáo hiệu suất chiến dịch, bảng đối soát hoa hồng, chứng từ thanh toán, tài liệu bàn giao và văn bản xác nhận điều chỉnh. Các tài liệu cần được lưu theo quy trình quản lý hồ sơ của từng bên.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing) giúp doanh nghiệp và đối tác ghi nhận kết quả hợp tác, đối soát hoa hồng và xác định trách nhiệm sau khi kết thúc hợp đồng. Để biên bản phản ánh đúng tình hình thực tế, các bên cần kiểm tra dữ liệu chuyển đổi, quy tắc tính hoa hồng, khoản thanh toán còn lại và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực. Mẫu tham khảo giúp hệ thống hóa nội dung nhưng cần được điều chỉnh theo hợp đồng cụ thể trước khi ký.

Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Xem thêm một số mẫu đơn khác:

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ xử lý rác thải sinh hoạt nông thôn
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị