Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng là văn bản ghi nhận việc các bên kết thúc hoặc xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng dịch vụ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép xây dựng. 

Văn bản giúp xác định khối lượng công việc đã hoàn thành, tình trạng thanh toán, hồ sơ đã bàn giao và những nghĩa vụ còn tồn tại. Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tham khảo mẫu văn bản để thuận tiện chuẩn bị nội dung phù hợp với giao dịch thực tế.

Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng để có sẵn bố cục ghi nhận công việc, chi phí, hồ sơ bàn giao và các nghĩa vụ còn lại, giúp hai bên đối chiếu trước khi ký xác nhận.

Thông tin nhanh về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng

• Tên văn bản: Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng.
• Mục đích: Ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng dịch vụ, kết quả công việc, thanh toán, bàn giao hồ sơ và các thỏa thuận khi kết thúc hợp đồng.
• Đối tượng sử dụng: Chủ đầu tư, chủ sở hữu công trình, cá nhân hoặc doanh nghiệp thuê dịch vụ và đơn vị tư vấn, hỗ trợ thủ tục xin cấp giấy phép xây dựng.
• Nơi tiếp nhận: Các bên ký hợp đồng lưu giữ; bộ phận kế toán, pháp chế hoặc quản lý dự án có thể sử dụng để đối chiếu hồ sơ nội bộ khi cần.
• Tài liệu nên chuẩn bị: Hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng, hồ sơ công việc, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán và tài liệu liên quan đến thủ tục cấp phép.
• Định dạng file: Kiểm tra định dạng Word hoặc PDF thực tế được cung cấp tại trang tải mẫu.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng?

Nội dung rõ ràng, phù hợp với mục đích sử dụng

Một biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng cần thể hiện được các thông tin quan trọng như căn cứ hợp đồng, thông tin các bên, phạm vi dịch vụ, kết quả thực hiện và tình trạng thanh toán. Mẫu có bố cục rõ ràng giúp các bên dễ đối chiếu thỏa thuận ban đầu với công việc thực tế.

Đặc biệt, dịch vụ hỗ trợ xin cấp phép có thể bao gồm tư vấn hồ sơ, hướng dẫn hoàn thiện giấy tờ, thay mặt thực hiện một số công việc theo ủy quyền hoặc theo dõi tiến độ xử lý. Vì vậy, nội dung thanh lý cần phản ánh đúng phạm vi công việc đã được thỏa thuận, tránh ghi chung chung rằng toàn bộ dịch vụ đã hoàn thành khi vẫn còn đầu việc chưa xử lý.

Có hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ điền mẫu và lựa chọn gói tư vấn khi cần

Khi sử dụng mẫu, người lập cần rà soát các thông tin về hợp đồng, công việc đã thực hiện, chi phí và hồ sơ bàn giao. Nếu chưa rõ cách xác định nghĩa vụ còn lại hoặc cách diễn đạt nội dung thanh lý, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng trên website.

Trong trường hợp giao dịch có nhiều hạng mục, phát sinh chi phí hoặc có tranh luận về kết quả dịch vụ, người dùng có thể cân nhắc đăng ký gói tư vấn trên website để được hỗ trợ xem xét nội dung phù hợp với tình huống thực tế.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Nội dung biểu mẫu có thể được rà soát, điều chỉnh trong quá trình phát triển để thuận tiện hơn cho việc sử dụng. Tuy nhiên, người dùng vẫn cần kiểm tra mẫu đang tải, đối chiếu với hợp đồng đã ký và cập nhật thông tin theo hồ sơ thực tế.

Không nên mặc định rằng một biểu mẫu chung đã bao quát mọi trường hợp, đặc biệt khi hợp đồng có điều khoản riêng về trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ, thời hạn dịch vụ, phí phát sinh hoặc xử lý khi thủ tục cấp phép chưa có kết quả.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị biên bản

Thay vì tự xây dựng văn bản từ đầu, người dùng có thể dựa vào mẫu để điền các thông tin cần thiết, sau đó rà soát và điều chỉnh theo thỏa thuận giữa hai bên. Cách làm này giúp giảm thời gian định dạng, hạn chế bỏ sót các nội dung như số hợp đồng, giá trị dịch vụ, công nợ và tài liệu bàn giao.

Dù sử dụng mẫu có sẵn, các bên vẫn cần kiểm tra kỹ trước khi ký, nhất là khi hợp đồng dịch vụ được thực hiện qua nhiều giai đoạn hoặc thủ tục xin cấp giấy phép xây dựng chưa hoàn tất tại thời điểm thanh lý.

Khi nào nên sử dụng mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng?

Văn bản này phù hợp khi các bên cần ghi nhận việc kết thúc hợp đồng hoặc xác nhận tình trạng thực hiện dịch vụ hỗ trợ xin cấp giấy phép xây dựng. Thời điểm lập biên bản phụ thuộc vào điều khoản hợp đồng và tình hình thực tế, không nhất thiết chỉ xảy ra khi giấy phép đã được cấp.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Dịch vụ đã hoàn thành theo phạm vi hợp đồng: Đơn vị tư vấn đã thực hiện các công việc đã cam kết và bàn giao kết quả theo thỏa thuận.
• Hai bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn: Các bên cần ghi nhận phần việc đã thực hiện, chi phí tương ứng và cách xử lý phần công việc chưa hoàn thành.
• Hợp đồng hết thời hạn thực hiện: Hai bên đối chiếu kết quả công việc, hồ sơ đã bàn giao và các nghĩa vụ chưa được giải quyết.
• Phát sinh thay đổi về nhu cầu xây dựng: Chủ đầu tư điều chỉnh phương án, tạm dừng dự án hoặc không tiếp tục sử dụng dịch vụ như ban đầu.
• Thủ tục cấp phép chưa có kết quả cuối cùng: Hai bên thỏa thuận chấm dứt dịch vụ hoặc kết thúc một giai đoạn công việc, đồng thời ghi rõ tình trạng hồ sơ và trách nhiệm còn lại.
• Cần hoàn tất hồ sơ kế toán, quản lý dự án: Các bên cần tài liệu ghi nhận chi phí, thanh toán và tình trạng bàn giao để lưu trữ nội bộ.

Trước khi lập biên bản, nên xác định rõ việc thanh lý là kết thúc toàn bộ hợp đồng hay chỉ xác nhận một giai đoạn thực hiện. Nếu giấy phép chưa được cấp, cần phân biệt giữa việc hoàn thành phần dịch vụ mà đơn vị tư vấn đã cam kết và kết quả giải quyết thủ tục của cơ quan có thẩm quyền.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng giúp bạn hệ thống hóa các thông tin cần xác nhận, từ phạm vi công việc và tiến độ xử lý hồ sơ đến chi phí, bàn giao và trách nhiệm sau khi kết thúc hợp đồng.

Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng, bạn nhận được những gì?

Khi lựa chọn mẫu phù hợp, bạn có thể sử dụng bố cục tham khảo để xây dựng văn bản theo hợp đồng và tình trạng thực tế. Các nội dung nên có gồm:

• Mục đích: Ghi nhận kết quả thực hiện, tình trạng thanh toán, bàn giao và thỏa thuận kết thúc hợp đồng dịch vụ.
• Đối tượng sử dụng: Bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ thủ tục xin cấp giấy phép xây dựng.
• Nội dung chính: Thông tin hợp đồng, phạm vi công việc, kết quả thực hiện, giá trị dịch vụ, công nợ, hồ sơ bàn giao và nghĩa vụ còn lại.
• Nơi tiếp nhận: Các bên ký kết lưu giữ; các bộ phận liên quan có thể sử dụng để đối chiếu theo quy trình quản lý hồ sơ.
• Định dạng: Kiểm tra định dạng tệp thực tế được cung cấp trên trang tải mẫu trước khi sử dụng.
• Lưu ý: Cần điều chỉnh theo hợp đồng, tiến độ xử lý thủ tục và thỏa thuận của các bên; không ghi nhận việc cấp phép thành công nếu chưa có căn cứ xác nhận.

Hướng dẫn cách viết Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng

Để văn bản phản ánh đúng tình trạng hợp đồng, bạn có thể soạn theo trình tự dưới đây.

Bước 1: Ghi thông tin và căn cứ hợp đồng

Mở đầu văn bản bằng tên biên bản, ngày lập và địa điểm lập. Tiếp theo, ghi đầy đủ thông tin của các bên theo hợp đồng, bao gồm:

• Tên cá nhân hoặc tổ chức.
• Mã số doanh nghiệp hoặc giấy tờ định danh phù hợp.
• Địa chỉ liên hệ.
• Người đại diện và chức vụ, nếu có.
• Số hợp đồng dịch vụ, ngày ký và phụ lục liên quan.

Phần căn cứ nên nêu hợp đồng và các tài liệu liên quan trực tiếp đến việc thanh lý. Nếu một bên ký thông qua người đại diện hoặc người được ủy quyền, cần kiểm tra thẩm quyền ký kết.

Bước 2: Xác định phạm vi dịch vụ đã thực hiện

Đây là phần quan trọng để đối chiếu nghĩa vụ của đơn vị cung cấp dịch vụ. Nên ghi cụ thể các đầu việc đã hoàn thành, chẳng hạn tư vấn thành phần hồ sơ, rà soát tài liệu, hướng dẫn bổ sung giấy tờ, nộp hồ sơ theo phạm vi được giao hoặc theo dõi quá trình xử lý.

Đối với từng đầu việc, nên xác định tình trạng tương ứng:

• Đã hoàn thành và được bàn giao.
• Đã thực hiện một phần.
• Chưa thực hiện.
• Đang chờ cơ quan có thẩm quyền xử lý.
• Còn cần bổ sung hoặc khắc phục theo thỏa thuận.

Không nên chỉ ghi “đã hoàn thành dịch vụ” nếu trên thực tế vẫn còn công việc đang chờ xử lý hoặc chưa được bàn giao.

Bước 3: Ghi nhận kết quả và tình trạng hồ sơ xin cấp phép

Biên bản cần nêu rõ hồ sơ, tài liệu hoặc kết quả công việc mà bên cung cấp dịch vụ đã bàn giao cho bên thuê. Có thể liệt kê danh mục tài liệu, bản giấy hoặc bản điện tử, ngày bàn giao và tình trạng tiếp nhận.

Nếu thủ tục chưa có kết quả, cần ghi rõ tình trạng tại thời điểm lập biên bản, ví dụ hồ sơ đã được nộp, đang được yêu cầu bổ sung hay đang chờ phản hồi. Không đồng nhất việc hoàn thành công việc tư vấn với việc cơ quan nhà nước đã cấp giấy phép xây dựng.

Bước 4: Đối chiếu giá trị hợp đồng và thanh toán

Nội dung tài chính nên thể hiện:

• Tổng giá trị hợp đồng và giá trị điều chỉnh, nếu có.
• Số tiền đã thanh toán.
• Số tiền còn phải thanh toán hoặc được hoàn trả.
• Các khoản chi phí phát sinh đã được thống nhất.
• Thời hạn và phương thức thanh toán phần còn lại.

Nếu các bên có tranh luận về chi phí hoặc chưa thống nhất số tiền cuối cùng, cần ghi nhận tình trạng đó thay vì xác nhận đã thanh toán đầy đủ khi chưa có căn cứ.

Bước 5: Ghi nhận việc bàn giao và nghĩa vụ còn lại

Nêu rõ bên nào bàn giao, bên nào tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và các công việc liên quan. Nếu hợp đồng chấm dứt trong khi vẫn còn nghĩa vụ, cần xác định nội dung, bên chịu trách nhiệm và thời hạn thực hiện.

Các vấn đề cần cân nhắc gồm việc cung cấp bản gốc hồ sơ, bàn giao tài khoản hoặc dữ liệu thuộc phạm vi dịch vụ, hoàn trả tài liệu, bảo mật thông tin và phối hợp xử lý những công việc còn dang dở.

Bước 6: Xác định hiệu lực và ký xác nhận

Phần cuối cần ghi nhận thời điểm biên bản có hiệu lực theo thỏa thuận, số bản được lập và số bản mỗi bên giữ. Người ký cần đúng thẩm quyền; nếu có đóng dấu thì thực hiện theo quy định và quy trình áp dụng cho từng bên.

Cần tránh dùng câu khẳng định mọi nghĩa vụ đã chấm dứt nếu vẫn còn công nợ, trách nhiệm bàn giao, nghĩa vụ bảo mật hoặc công việc đã được các bên thống nhất tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý.

Checklist rà soát trước khi ký

• Thông tin hai bên khớp với hợp đồng đã ký.
• Số hợp đồng, ngày ký và phụ lục được ghi chính xác.
• Phạm vi công việc đã thực hiện được mô tả cụ thể.
• Tình trạng hồ sơ xin cấp giấy phép được ghi đúng thực tế.
• Danh mục tài liệu bàn giao rõ ràng, có thể đối chiếu.
• Giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và công nợ được xác nhận.
• Các khoản chi phí phát sinh đã được đối chiếu.
• Nghĩa vụ chưa hoàn thành có người chịu trách nhiệm và thời hạn cụ thể.
• Thời điểm thanh lý và hiệu lực biên bản được xác định rõ.
• Người ký có thẩm quyền và các bên giữ đủ số bản theo thỏa thuận.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng nên được rà soát kỹ ở phần kết quả công việc, thanh toán và nghĩa vụ còn lại. Bạn cũng có thể cân nhắc gói tư vấn trên website nếu cần hỗ trợ xem xét nội dung theo hợp đồng cụ thể.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng

Phân biệt kết thúc hợp đồng với việc được cấp giấy phép

Đơn vị dịch vụ có thể hoàn thành các đầu việc đã cam kết nhưng hồ sơ vẫn đang được cơ quan có thẩm quyền xem xét. Vì vậy, biên bản cần phản ánh riêng tình trạng thực hiện dịch vụ và tình trạng giải quyết thủ tục hành chính.

Nếu hợp đồng quy định kết quả cấp phép là một phần của nghĩa vụ dịch vụ, các bên cần đối chiếu điều khoản đó trước khi xác nhận hoàn thành hoặc thanh lý.

Kiểm tra phạm vi công việc và trách nhiệm của từng bên

Một số công việc có thể thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư, như cung cấp tài liệu về quyền sử dụng đất, thông tin quy hoạch, hồ sơ thiết kế hoặc các giấy tờ liên quan theo yêu cầu áp dụng. Biên bản cần ghi rõ phần việc nào do bên thuê dịch vụ cung cấp và phần việc nào do bên cung cấp dịch vụ thực hiện.

Không nên mặc định bên tư vấn chịu trách nhiệm đối với mọi vấn đề phát sinh nếu nội dung đó nằm ngoài phạm vi hợp đồng hoặc phụ thuộc vào tài liệu do bên thuê cung cấp.

Không bỏ qua công nợ và chi phí phát sinh

Các khoản phí dịch vụ, chi phí hồ sơ, chi phí đi lại hoặc chi phí bổ sung cần được đối chiếu với hợp đồng và thỏa thuận có liên quan. Nếu còn khoản chưa thống nhất, hãy ghi nhận rõ tình trạng và cách thức xử lý thay vì chỉ sử dụng câu “hai bên không còn nghĩa vụ tài chính”.

Xác nhận việc bàn giao hồ sơ bằng danh mục cụ thể

Hồ sơ phục vụ thủ tục xây dựng có thể bao gồm tài liệu giấy, bản vẽ, bản điện tử, văn bản trao đổi hoặc thông báo yêu cầu bổ sung. Nên lập danh mục kèm theo nếu số lượng tài liệu nhiều, đồng thời ghi nhận ngày bàn giao và xác nhận tiếp nhận để hạn chế tranh chấp về sau.

Rà soát điều khoản sau khi thanh lý

Một số nghĩa vụ có thể tiếp tục tồn tại theo hợp đồng hoặc theo thỏa thuận, chẳng hạn bảo mật, xử lý công nợ, hoàn trả tài liệu và phối hợp giải quyết công việc còn lại. Cần ghi rõ các nghĩa vụ này nếu có, tránh diễn đạt rằng toàn bộ trách nhiệm của các bên đã chấm dứt trong mọi trường hợp.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng

1. Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng là gì?

Đây là văn bản ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng dịch vụ, kết quả công việc, thanh toán, bàn giao hồ sơ và thỏa thuận của các bên khi kết thúc hợp đồng hoặc một giai đoạn công việc theo thỏa thuận.

2. Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng?

Biên bản có thể được lập khi dịch vụ đã hoàn thành, hợp đồng hết thời hạn, hai bên thống nhất chấm dứt trước hạn hoặc cần xác nhận kết quả và nghĩa vụ tại một giai đoạn nhất định. Thời điểm lập cần phù hợp với điều khoản hợp đồng và tình hình thực tế.

3. Giấy phép xây dựng chưa được cấp thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Điều này phụ thuộc vào nội dung hợp đồng và thỏa thuận của các bên. Nếu các bên thống nhất kết thúc dịch vụ khi thủ tục chưa có kết quả, biên bản cần ghi rõ tình trạng hồ sơ, phần công việc đã thực hiện, khoản tiền phải thanh toán và trách nhiệm còn lại.

4. Biên bản cần có những nội dung nào?

Các nội dung cơ bản thường gồm thông tin các bên, căn cứ hợp đồng, phạm vi dịch vụ, kết quả thực hiện, tình trạng hồ sơ, giá trị hợp đồng, thanh toán, bàn giao tài liệu, nghĩa vụ còn lại và chữ ký của người có thẩm quyền.

5. Có cần ghi số tiền đã thanh toán và công nợ không?

Nên ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải trả hoặc hoàn lại và thời hạn xử lý. Nếu chưa thống nhất được công nợ, cần nêu tình trạng thực tế và cách thức giải quyết tiếp theo.

6. Ai là người ký biên bản thanh lý?

Thông thường, biên bản do đại diện có thẩm quyền của các bên ký. Trường hợp ký thông qua người được ủy quyền, cần kiểm tra phạm vi và hiệu lực của giấy ủy quyền hoặc tài liệu chứng minh thẩm quyền tương ứng.

7. Có cần đính kèm danh mục hồ sơ đã bàn giao không?

Nếu hồ sơ có nhiều tài liệu hoặc có nguy cơ phát sinh tranh luận về việc bàn giao, nên lập danh mục đính kèm. Danh mục cần thể hiện tên tài liệu, số lượng hoặc định dạng, thời điểm bàn giao và xác nhận tiếp nhận nếu phù hợp.

8. Có thể sử dụng mẫu chung cho mọi hợp đồng dịch vụ xin cấp phép xây dựng không?

Mẫu chung có thể dùng làm cơ sở soạn thảo, nhưng cần điều chỉnh theo phạm vi dịch vụ, phương thức thanh toán, điều khoản chấm dứt và tình trạng hồ sơ cụ thể. Không nên sử dụng nguyên mẫu nếu nội dung không phản ánh đúng hợp đồng thực tế.

9. Cần làm gì sau khi ký biên bản thanh lý?

Các bên nên lưu giữ biên bản cùng hợp đồng và phụ lục, hoàn tất việc thanh toán theo thỏa thuận, xác nhận bàn giao hồ sơ và tiếp tục thực hiện những nghĩa vụ được ghi nhận là còn tồn tại. Nếu có tranh chấp hoặc điều khoản phức tạp, nên xem xét nội dung hợp đồng trước khi xác nhận thanh lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hỗ trợ xin cấp Giấy phép xây dựng giúp các bên ghi nhận rõ kết quả thực hiện dịch vụ, tình trạng hồ sơ, chi phí, việc bàn giao và trách nhiệm sau khi kết thúc hợp đồng. Khi sử dụng mẫu, cần đối chiếu với hợp đồng đã ký và tình hình thực tế, đặc biệt trong trường hợp thủ tục cấp phép chưa có kết quả cuối cùng hoặc vẫn còn nghĩa vụ chưa hoàn thành.

Bạn nên rà soát kỹ nội dung trước khi ký để văn bản phản ánh đúng thỏa thuận và hạn chế các cách hiểu khác nhau trong quá trình thực hiện.

Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Một số biểu mẫu khác có liên quan:

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ xử lý rác thải sinh hoạt nông thôn
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ thu gom và xử lý rác thải nông thôn