Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị là văn bản ghi nhận tình trạng thực hiện và việc kết thúc hợp đồng dịch vụ bảo hành giữa siêu thị, đơn vị kinh doanh và bên cung cấp dịch vụ bảo hành sản phẩm. 

Văn bản giúp các bên đối chiếu phạm vi công việc, số lượng sản phẩm đã tiếp nhận hoặc xử lý bảo hành, chi phí dịch vụ, hồ sơ bàn giao và nghĩa vụ còn tồn tại. Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tham khảo mẫu để thuận tiện chuẩn bị nội dung phù hợp với hợp đồng và tình hình thực tế.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị giúp bạn hệ thống hóa các nội dung cần xác nhận, từ kết quả bảo hành và chi phí dịch vụ đến việc bàn giao hồ sơ, sản phẩm còn tồn đọng trước khi kết thúc hợp đồng.

Thông tin nhanh về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị

• Tên văn bản: Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị.
• Mục đích: Ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng bảo hành, số lượng sản phẩm đã xử lý, chi phí, thanh toán, bàn giao và nghĩa vụ còn lại.
• Đối tượng sử dụng: Siêu thị, doanh nghiệp bán lẻ, nhà cung cấp sản phẩm, trung tâm bảo hành hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bảo hành theo hợp đồng.
• Nơi tiếp nhận: Các bên ký hợp đồng lưu giữ; bộ phận mua hàng, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật, kế toán hoặc pháp chế có thể sử dụng để đối chiếu hồ sơ nội bộ.
• Tài liệu nên chuẩn bị: Hợp đồng dịch vụ bảo hành, phụ lục hợp đồng, danh sách sản phẩm, phiếu tiếp nhận bảo hành, biên bản xử lý, chứng từ thanh toán và hồ sơ bàn giao liên quan.
• Định dạng file: Kiểm tra định dạng Word hoặc PDF thực tế được cung cấp tại trang tải mẫu.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị?

Nội dung rõ ràng, phù hợp với mục đích sử dụng

Hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị có thể liên quan đến nhiều nhóm hàng, nhiều điểm bán và các hình thức xử lý khác nhau như sửa chữa, thay thế linh kiện, đổi sản phẩm hoặc tiếp nhận phản hồi kỹ thuật. Khi kết thúc hợp đồng, các bên cần xác định rõ phạm vi dịch vụ đã thực hiện và những công việc chưa hoàn tất.

Một mẫu biên bản có bố cục rõ ràng giúp ghi nhận thông tin hợp đồng, thời gian thực hiện, kết quả bảo hành, chi phí dịch vụ và tình trạng bàn giao. Qua đó, các bên có cơ sở đối chiếu với dữ liệu bán hàng, phiếu tiếp nhận bảo hành và hồ sơ xử lý thực tế.

Có hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ điền mẫu và lựa chọn gói tư vấn khi cần

Khi điền mẫu, người lập cần xác định chính xác chủ thể ký kết, phạm vi dịch vụ và tình trạng các sản phẩm đang được bảo hành. Nếu hợp đồng có nhiều nhóm sản phẩm, nhiều kỳ thanh toán hoặc quy trình xử lý riêng, nên tổng hợp dữ liệu trước khi lập biên bản.

Bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng trên website để hoàn thiện các nội dung cần thiết. Nếu phát sinh bất đồng về trách nhiệm bảo hành, chi phí sửa chữa hoặc sản phẩm chưa được xử lý xong, có thể cân nhắc đăng ký gói tư vấn trên website để được hỗ trợ xem xét nội dung theo tình huống cụ thể.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Biểu mẫu có thể được rà soát và điều chỉnh trong quá trình phát triển nhằm hỗ trợ người dùng thuận tiện hơn khi chuẩn bị văn bản. Tuy nhiên, mỗi hợp đồng bảo hành có thể quy định khác nhau về thời hạn, phạm vi sản phẩm, điều kiện tiếp nhận, chi phí và trách nhiệm xử lý khi hợp đồng kết thúc.

Vì vậy, cần đối chiếu mẫu với hợp đồng đã ký, các phụ lục và quy trình bảo hành đang áp dụng. Không nên mặc định một mẫu chung đã bao quát mọi trường hợp hoặc thay thế các thỏa thuận riêng giữa các bên.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị biên bản

Sử dụng mẫu có sẵn giúp người lập tiết kiệm thời gian xây dựng cấu trúc văn bản và tập trung vào việc bổ sung thông tin thực tế. Các nội dung như số hợp đồng, danh sách sản phẩm, kết quả bảo hành, công nợ và tài liệu bàn giao có thể được rà soát theo từng mục.

Với hợp đồng liên quan đến nhiều sản phẩm hoặc nhiều điểm bán, việc chuẩn bị biên bản theo bố cục thống nhất còn giúp các bộ phận kỹ thuật, chăm sóc khách hàng và kế toán dễ phối hợp khi đối chiếu hồ sơ.

Khi nào nên sử dụng mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị?

Văn bản này phù hợp khi các bên cần xác nhận tình trạng thực hiện và kết thúc hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị. Thời điểm lập cần căn cứ vào điều khoản hợp đồng, kết quả công việc và thỏa thuận của các bên.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Hợp đồng dịch vụ bảo hành đã hoàn thành: Các bên cần xác nhận kết quả thực hiện và các khoản thanh toán theo thỏa thuận.
• Hợp đồng hết thời hạn: Cần đối chiếu số lượng sản phẩm đã tiếp nhận, sản phẩm đã xử lý và các trường hợp còn chờ giải quyết.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: Cần ghi nhận công việc đã thực hiện, chi phí phát sinh và trách nhiệm đối với các yêu cầu bảo hành chưa hoàn tất.
• Siêu thị thay đổi đơn vị cung cấp dịch vụ bảo hành: Cần làm rõ việc bàn giao hồ sơ, dữ liệu sản phẩm và những trường hợp đang được xử lý.
• Phát sinh bất đồng về chi phí hoặc kết quả bảo hành: Các bên cần ghi nhận nội dung đã thống nhất và vấn đề còn phải đối chiếu.
• Cần hoàn thiện hồ sơ kế toán và quản lý dịch vụ: Biên bản giúp tổng hợp kết quả thực hiện, công nợ và tài liệu liên quan để lưu trữ.

Trước khi lập biên bản, nên xác định rõ việc thanh lý là kết thúc toàn bộ hợp đồng hay chỉ kết thúc một giai đoạn cung cấp dịch vụ. Nếu còn sản phẩm đang sửa chữa, yêu cầu bảo hành chưa được giải quyết hoặc nghĩa vụ bảo hành theo thỏa thuận vẫn tiếp tục, cần ghi nhận cụ thể cách xử lý.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị giúp các bên đối chiếu tình trạng sản phẩm, kết quả xử lý, chi phí và hồ sơ bàn giao, hạn chế bỏ sót các công việc cần giải quyết khi kết thúc hợp đồng.

Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị, bạn nhận được những gì?

Khi tham khảo mẫu, bạn có thể sử dụng bố cục văn bản để chuẩn bị nội dung phù hợp với hợp đồng thực tế. Các thông tin chính nên bao gồm:

• Mục đích: Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng bảo hành, thanh toán, bàn giao và nghĩa vụ còn lại.
• Đối tượng sử dụng: Siêu thị, doanh nghiệp bán lẻ và đơn vị cung cấp dịch vụ bảo hành sản phẩm.
• Nội dung chính: Thông tin hợp đồng, phạm vi dịch vụ, danh sách sản phẩm, tình trạng xử lý bảo hành, chi phí, công nợ, hồ sơ bàn giao và trách nhiệm sau thanh lý.
• Nơi tiếp nhận: Các bên ký kết lưu giữ; bộ phận liên quan có thể sử dụng để đối chiếu theo quy trình quản lý nội bộ.
• Định dạng: Kiểm tra định dạng tệp thực tế được cung cấp trên trang tải mẫu.
• Lưu ý: Cần phân biệt việc kết thúc hợp đồng dịch vụ với các trách nhiệm bảo hành còn tồn tại theo hợp đồng hoặc quy định áp dụng; không xác nhận tất cả sản phẩm đã được xử lý nếu thực tế chưa hoàn tất.

Hướng dẫn cách viết Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị

Bước 1: Ghi thông tin các bên và căn cứ hợp đồng

Phần đầu văn bản cần ghi tên biên bản, ngày lập, địa điểm lập và thông tin của các bên tham gia. Tùy chủ thể ký kết, các thông tin có thể bao gồm:

• Tên siêu thị, doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Địa chỉ và thông tin liên hệ.
• Mã số doanh nghiệp hoặc thông tin định danh phù hợp.
• Người đại diện, chức vụ và căn cứ đại diện.
• Số hợp đồng dịch vụ bảo hành, ngày ký và phụ lục liên quan.

Cần kiểm tra chính xác tên hợp đồng được thanh lý và dẫn chiếu các phụ lục hoặc thỏa thuận điều chỉnh phạm vi dịch vụ nếu có.

Bước 2: Xác định phạm vi và thời gian cung cấp dịch vụ

Nêu rõ nhóm sản phẩm, phạm vi bảo hành, thời gian thực hiện và các công việc mà bên cung cấp dịch vụ đã cam kết. Tùy hợp đồng, phạm vi có thể bao gồm tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra kỹ thuật, sửa chữa, thay thế linh kiện, đổi sản phẩm hoặc phối hợp xử lý khiếu nại liên quan đến bảo hành.

Nếu hợp đồng áp dụng cho nhiều điểm bán hoặc nhiều nhóm sản phẩm, nên phân loại theo danh mục để thuận tiện đối chiếu. Trường hợp phạm vi dịch vụ đã được điều chỉnh, cần ghi nhận căn cứ điều chỉnh phù hợp.

Bước 3: Tổng hợp tình trạng sản phẩm và kết quả bảo hành

Đây là phần cần đối chiếu với dữ liệu tiếp nhận và xử lý thực tế. Các bên có thể lập danh sách hoặc phụ lục thể hiện:

• Mã sản phẩm, tên sản phẩm hoặc số serial nếu có.
• Ngày tiếp nhận yêu cầu bảo hành.
• Tình trạng xử lý: đã hoàn thành, đang xử lý, chờ linh kiện hoặc chờ xác nhận.
• Kết quả sửa chữa, thay thế hoặc phương án xử lý đã thống nhất.
• Ngày bàn giao sản phẩm và xác nhận của bên tiếp nhận.
• Các yêu cầu chưa hoàn tất và nguyên nhân liên quan.

Nếu số lượng sản phẩm lớn, nên lập bảng kê riêng và dẫn chiếu trong biên bản. Không nên ghi nhận toàn bộ yêu cầu bảo hành đã hoàn thành khi vẫn còn trường hợp chưa được xử lý.

Bước 4: Đối chiếu giá trị hợp đồng và các khoản thanh toán

Phần tài chính nên ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, các khoản điều chỉnh đã được thống nhất, số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán hoặc hoàn trả.

Nếu chi phí dịch vụ được tính theo số lượng sản phẩm, lượt sửa chữa, thời gian thực hiện hoặc từng kỳ nghiệm thu, cần đối chiếu số liệu theo phương pháp quy định trong hợp đồng. Các khoản phát sinh chỉ nên được ghi nhận khi có căn cứ và được xử lý theo thỏa thuận.

Nếu còn công nợ, cần ghi rõ số tiền, bên chịu trách nhiệm thanh toán và thời hạn thực hiện. Tránh sử dụng câu xác nhận đã thanh toán đầy đủ nếu thực tế vẫn còn khoản phải giải quyết.

Bước 5: Ghi nhận việc bàn giao hồ sơ và các trường hợp còn tồn đọng

Các bên cần xác định rõ những tài liệu, sản phẩm hoặc dữ liệu đã được bàn giao. Hồ sơ có thể gồm phiếu tiếp nhận bảo hành, biên bản kiểm tra kỹ thuật, báo cáo xử lý, danh sách sản phẩm, chứng từ thanh toán và tài liệu liên quan theo hợp đồng.

Đối với sản phẩm đang sửa chữa hoặc yêu cầu chưa được giải quyết, cần ghi rõ tình trạng hiện tại, bên chịu trách nhiệm tiếp tục xử lý và thời hạn dự kiến nếu đã thống nhất. Nếu chuyển giao cho đơn vị bảo hành khác, nên xác nhận danh sách trường hợp chuyển giao và hồ sơ kèm theo.

Bước 6: Xác định thỏa thuận thanh lý và ký xác nhận

Phần cuối cần ghi nhận thời điểm thanh lý theo thỏa thuận, số bản được lập và số bản mỗi bên giữ. Nếu còn công nợ, nghĩa vụ bàn giao hoặc trách nhiệm bảo hành tiếp tục tồn tại, cần thể hiện rõ trong biên bản.

Người ký phải có thẩm quyền phù hợp với chủ thể hợp đồng. Trước khi ký, các bên nên rà soát số liệu, danh sách sản phẩm và các tài liệu đính kèm để bảo đảm văn bản phản ánh đúng tình hình thực tế.

Checklist rà soát trước khi ký

• Thông tin các bên khớp với hợp đồng đã ký.
• Số hợp đồng, ngày ký và phụ lục được ghi chính xác.
• Phạm vi sản phẩm và thời gian cung cấp dịch vụ được xác định rõ.
• Danh sách sản phẩm đã tiếp nhận và đã xử lý được đối chiếu.
• Các yêu cầu bảo hành còn tồn đọng được ghi nhận cụ thể.
• Kết quả sửa chữa, thay thế hoặc bàn giao có căn cứ xác nhận.
• Giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và công nợ được đối chiếu.
• Chi phí phát sinh có căn cứ và phù hợp với thỏa thuận.
• Hồ sơ, dữ liệu và sản phẩm bàn giao có danh mục rõ ràng khi cần.
• Trách nhiệm sau thanh lý được xác định cụ thể.
• Người ký có thẩm quyền và các bên lưu giữ đủ số bản theo thỏa thuận.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị giúp bạn chuẩn bị văn bản theo trình tự rõ ràng, thuận tiện rà soát sản phẩm, chi phí và hồ sơ còn tồn đọng. Nếu hợp đồng có điều khoản phức tạp, bạn có thể cân nhắc gói tư vấn trên website để xem xét nội dung phù hợp với tình huống thực tế.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị

Phân biệt thanh lý hợp đồng với việc chấm dứt mọi trách nhiệm bảo hành

Kết thúc hợp đồng dịch vụ không mặc nhiên đồng nghĩa mọi trách nhiệm bảo hành liên quan đến sản phẩm đã chấm dứt. Các bên cần kiểm tra điều khoản hợp đồng, phạm vi cam kết và các nghĩa vụ còn tiếp tục sau thời điểm thanh lý.

Nếu vẫn có sản phẩm thuộc diện bảo hành hoặc yêu cầu đã tiếp nhận nhưng chưa xử lý xong, cần xác định phương án giải quyết và chủ thể chịu trách nhiệm theo hợp đồng, thỏa thuận và quy định áp dụng.

Đối chiếu danh sách sản phẩm và hồ sơ tiếp nhận

Thông tin sản phẩm cần thống nhất giữa phiếu tiếp nhận, dữ liệu bảo hành, báo cáo kỹ thuật và biên bản bàn giao. Với sản phẩm có mã serial hoặc mã định danh riêng, nên sử dụng thông tin đó để hạn chế nhầm lẫn.

Nếu danh sách có số lượng lớn, nên lập phụ lục riêng thay vì đưa toàn bộ thông tin vào phần nội dung chính. Biên bản cần dẫn chiếu rõ phụ lục để các bên dễ tra cứu.

Ghi rõ các trường hợp chưa được xử lý xong

Sản phẩm đang sửa chữa, chờ linh kiện, chờ kiểm tra hoặc đang có tranh luận về điều kiện bảo hành cần được ghi nhận riêng. Nên nêu tình trạng hiện tại, tài liệu liên quan và cách thức xử lý tiếp theo nếu đã được thống nhất.

Không nên xác nhận toàn bộ dịch vụ đã hoàn thành nếu các bên chưa giải quyết hoặc chưa thống nhất phương án đối với những trường hợp này.

Kiểm tra chi phí và công nợ

Cần đối chiếu giá trị hợp đồng, chi phí theo từng kỳ, khoản phát sinh và các chứng từ thanh toán. Nếu hợp đồng có quy định riêng về chi phí linh kiện, vận chuyển hoặc xử lý ngoài phạm vi bảo hành, cần kiểm tra căn cứ trước khi đưa vào biên bản.

Các khoản chưa thống nhất nên được ghi nhận rõ để tránh nhầm lẫn với số tiền đã được xác nhận hoàn tất.

Bảo đảm việc bàn giao hồ sơ và dữ liệu

Hồ sơ bảo hành có thể chứa thông tin về sản phẩm, khách hàng, lịch sử sửa chữa và dữ liệu vận hành. Khi bàn giao, các bên nên xác định danh mục tài liệu, phương thức bàn giao và phạm vi thông tin cần tiếp tục quản lý, bảo mật theo hợp đồng và quy định áp dụng.

Rà soát thẩm quyền ký và lưu trữ văn bản

Người ký cần có thẩm quyền đại diện cho bên tham gia hợp đồng. Sau khi ký, nên lưu biên bản cùng hợp đồng, phụ lục, hồ sơ tiếp nhận, báo cáo xử lý và chứng từ thanh toán để phục vụ đối chiếu khi cần.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị

1. Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị là gì?

Đây là văn bản ghi nhận tình trạng thực hiện và việc kết thúc hợp đồng dịch vụ bảo hành giữa các bên, bao gồm kết quả xử lý sản phẩm, chi phí, thanh toán, bàn giao hồ sơ và nghĩa vụ còn tồn tại.

2. Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành?

Có thể lập khi hợp đồng hoàn thành, hết thời hạn, được các bên thống nhất chấm dứt trước hạn hoặc cần xác nhận tình trạng thực hiện tại một giai đoạn. Thời điểm lập cần phù hợp với điều khoản hợp đồng và tình hình thực tế.

3. Những ai có thể sử dụng mẫu biên bản này?

Siêu thị, doanh nghiệp bán lẻ, nhà cung cấp sản phẩm và đơn vị cung cấp dịch vụ bảo hành có thể tham khảo mẫu. Chủ thể ký và nội dung văn bản cần phù hợp với hợp đồng cụ thể.

4. Biên bản có cần ghi danh sách sản phẩm đã bảo hành không?

Nên ghi nhận danh sách hoặc phụ lục sản phẩm đã tiếp nhận, đã xử lý và còn tồn đọng khi thông tin này liên quan đến việc nghiệm thu, thanh toán hoặc bàn giao. Với số lượng lớn, bảng kê riêng sẽ thuận tiện cho việc đối chiếu.

5. Nếu còn sản phẩm chưa xử lý xong thì có thể lập biên bản không?

Việc này phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận của các bên. Nếu thống nhất kết thúc hợp đồng khi vẫn còn trường hợp chưa xử lý, biên bản cần ghi rõ tình trạng sản phẩm, trách nhiệm tiếp tục xử lý và phương án bàn giao phù hợp.

6. Có cần ghi chi phí sửa chữa và linh kiện không?

Nếu các khoản này thuộc phạm vi thanh toán hoặc quyết toán theo hợp đồng, nên ghi nhận rõ giá trị và căn cứ đối chiếu. Cần phân biệt chi phí đã được thống nhất với các khoản còn đang tranh luận.

7. Ai là người ký biên bản thanh lý?

Thông thường, đại diện có thẩm quyền của các bên ký kết hợp đồng sẽ ký biên bản. Nếu ký thông qua người được ủy quyền, cần kiểm tra phạm vi và hiệu lực của giấy ủy quyền hoặc tài liệu chứng minh thẩm quyền tương ứng.

8. Có thể dùng mẫu chung cho mọi hợp đồng bảo hành sản phẩm không?

Có thể sử dụng mẫu chung làm cơ sở soạn thảo, nhưng cần điều chỉnh theo nhóm sản phẩm, phạm vi bảo hành, quy trình xử lý, phương thức thanh toán và nghĩa vụ còn tồn tại. Không nên dùng nguyên mẫu nếu nội dung không phù hợp với hợp đồng thực tế.

9. Sau khi ký biên bản thanh lý cần làm gì?

Các bên nên lưu biên bản cùng hợp đồng và hồ sơ liên quan, hoàn tất khoản thanh toán theo thỏa thuận, xác nhận việc bàn giao và xử lý những trường hợp còn tồn đọng. Đồng thời, cần tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ được ghi nhận là còn hiệu lực sau khi thanh lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo hành sản phẩm bán tại siêu thị giúp các bên tổng hợp kết quả dịch vụ, tình trạng sản phẩm, chi phí, hồ sơ bàn giao và trách nhiệm còn lại khi kết thúc hợp đồng. Để văn bản phản ánh đúng tình hình thực tế, cần đối chiếu danh sách sản phẩm, kiểm tra công nợ và xác định rõ cách xử lý các yêu cầu bảo hành chưa hoàn tất.

Bạn nên lựa chọn mẫu phù hợp, điều chỉnh theo hợp đồng đã ký và rà soát kỹ các nội dung trước khi ký để thuận tiện cho việc thực hiện, đối chiếu và lưu trữ hồ sơ.

Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Tham khảo thêm một số biểu mẫu khác:

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ thu gom và xử lý rác thải nông thôn
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ thu hộ tiền điện nước qua ngân hàng
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ kiểm tra sức khỏe cho vận động viên