Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ là văn bản được lập khi bên thuê và bên cung cấp dịch vụ hoàn tất, chấm dứt hoặc thống nhất kết thúc hợp đồng liên quan đến việc hỗ trợ chuẩn bị, hoàn thiện hoặc thực hiện các công việc về giấy tờ theo thỏa thuận. 

Văn bản giúp hai bên xác nhận nội dung công việc đã thực hiện, hồ sơ và giấy tờ đã bàn giao, tình trạng thanh toán cùng các nghĩa vụ còn lại. Để thuận tiện chuẩn bị hồ sơ, bạn có thể tham khảo Mẫu Biên Bản và điều chỉnh theo hợp đồng thực tế.

Bạn có thể tải Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ tại Mẫu Biên Bản dưới dạng Word và PDF, thuận tiện chỉnh sửa thông tin, đối chiếu nội dung và hoàn thiện hồ sơ theo giao dịch thực tế.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ tại Mẫu Biên Bản?

Nội dung được biên soạn rõ ràng, phù hợp với nhu cầu

Dịch vụ làm giấy tờ có thể bao gồm nhiều công việc khác nhau như tiếp nhận thông tin, chuẩn bị hồ sơ, hỗ trợ điền biểu mẫu, kiểm tra giấy tờ, nộp hoặc nhận hồ sơ theo phạm vi được thỏa thuận và bàn giao kết quả cho khách hàng. Vì vậy, khi kết thúc hợp đồng, việc xác nhận cụ thể những nội dung đã thực hiện giúp hai bên dễ đối chiếu với thỏa thuận ban đầu.

Mẫu được xây dựng theo hướng hệ thống các nhóm thông tin quan trọng như thông tin các bên, nội dung dịch vụ, loại giấy tờ hoặc hồ sơ, tình trạng thực hiện, tài liệu đã bàn giao, chi phí và nghĩa vụ còn lại. Người sử dụng có thể điều chỉnh nội dung theo từng loại dịch vụ cụ thể.

Có giá trị chuyên môn khi được kiểm duyệt từ đội ngũ luật sư, giúp mẫu có định hướng trình bày phù hợp với nhu cầu lập biên bản. Tuy nhiên, người dùng vẫn cần kiểm tra và điều chỉnh thông tin theo hợp đồng và tình trạng hồ sơ thực tế trước khi ký.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Khi thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ, người lập cần đối chiếu loại hồ sơ đã tiếp nhận, công việc đã thực hiện, giấy tờ đã hoàn thiện hoặc bàn giao, các khoản phí và tình trạng công việc tại thời điểm kết thúc hợp đồng.

Mẫu giúp xác định các nhóm thông tin cần điền và kiểm tra, hạn chế việc bỏ sót nội dung quan trọng khi hoàn thiện biên bản.

Nếu hồ sơ có nhiều loại giấy tờ, phát sinh tranh chấp về phạm vi dịch vụ, chi phí hoặc trách nhiệm xử lý hồ sơ, Có lựa chọn tư vấn luật sư khi trường hợp phức tạp để hỗ trợ xem xét trước khi ký.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Dịch vụ làm giấy tờ có thể được cung cấp cho nhiều nhu cầu khác nhau, từ chuẩn bị hồ sơ hành chính đến hỗ trợ hoàn thiện giấy tờ theo thỏa thuận giữa các bên. Vì vậy, mẫu biên bản cần đủ linh hoạt để người dùng điều chỉnh theo loại hồ sơ và phạm vi dịch vụ thực tế.

Người sử dụng nên cập nhật chính xác tên loại giấy tờ, tình trạng xử lý, tài liệu đã bàn giao và các nghĩa vụ còn lại thay vì giữ nguyên nội dung có sẵn trong mẫu.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị văn bản

Tự soạn biên bản thanh lý từ đầu thường mất thời gian xác định bố cục và các nội dung cần xác nhận. Mẫu có sẵn giúp người lập nhanh chóng hình thành khung văn bản và tập trung kiểm tra những thông tin thực tế của hợp đồng.

Đối với cá nhân, doanh nghiệp hoặc đơn vị thường xuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ hồ sơ, mẫu cũng giúp việc phối hợp giữa bộ phận tiếp nhận, xử lý hồ sơ và kế toán thuận tiện hơn khi hoàn tất hợp đồng.

Đối với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tối ưu công cụ tìm kiếm, Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ seo tổng thể có thể được tham khảo để đối chiếu kết quả thực hiện và các nghĩa vụ cần hoàn tất.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ?

Biên bản có thể được lập khi hai bên hoàn tất hoặc thống nhất kết thúc hợp đồng. Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Đã hoàn thành toàn bộ công việc làm giấy tờ theo hợp đồng.
• Hồ sơ đã được chuẩn bị và bàn giao cho khách hàng.
• Công việc đã hoàn thành theo từng giai đoạn và hai bên cần xác nhận kết quả.
• Hợp đồng hết thời hạn và không tiếp tục gia hạn.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Khách hàng thay đổi đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Hai bên cần xác nhận tình trạng thanh toán và các khoản chi phí liên quan.
• Hồ sơ chưa hoàn tất nhưng hai bên thống nhất kết thúc dịch vụ.

Trước khi lập biên bản, nên kiểm tra hợp đồng, danh mục hồ sơ, giấy tờ đã tiếp nhận, tài liệu đã bàn giao và chứng từ thanh toán nếu có.

Nếu thỏa thuận liên quan đến việc hỗ trợ thủ tục xin visa, Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ visa du lịch là tài liệu liên quan giúp tham khảo cách xác nhận hoàn thành dịch vụ, bàn giao hồ sơ và thanh toán.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ cần có những nội dung gì?

Thông tin các bên

Ghi đầy đủ thông tin của bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ như họ tên hoặc tên tổ chức, địa chỉ, thông tin liên hệ, thông tin định danh hoặc thông tin đăng ký phù hợp và người đại diện nếu có.

Thông tin cần thống nhất với hợp đồng dịch vụ đã ký.

Thông tin hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ

Biên bản cần ghi số hợp đồng, ngày ký, thời hạn và nội dung chính của dịch vụ.

Nếu có phụ lục điều chỉnh phạm vi công việc, thời gian hoặc chi phí, cần đối chiếu các tài liệu này trước khi xác nhận thanh lý.

Loại giấy tờ và hồ sơ đã xử lý

Cần xác định rõ loại giấy tờ, hồ sơ hoặc thủ tục thuộc phạm vi dịch vụ. Tùy hợp đồng, có thể ghi tên từng loại giấy tờ hoặc nhóm hồ sơ tương ứng.

Việc ghi nhận cụ thể giúp hạn chế nhầm lẫn về phạm vi công việc mà bên cung cấp dịch vụ phải thực hiện.

Nội dung công việc đã thực hiện

Có thể ghi nhận các công việc như:

• Tiếp nhận và kiểm tra thông tin, giấy tờ.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ.
• Hỗ trợ hoàn thiện biểu mẫu.
• Kiểm tra tính đầy đủ của tài liệu theo phạm vi dịch vụ.
• Hỗ trợ nộp hoặc nhận hồ sơ nếu thuộc thỏa thuận.
• Bàn giao giấy tờ hoặc kết quả cho khách hàng.
• Các công việc khác theo hợp đồng.

Không nên ghi nhận những công việc mà bên cung cấp dịch vụ thực tế chưa thực hiện.

Tình trạng hồ sơ và giấy tờ

Biên bản cần xác nhận hồ sơ đã hoàn thành, đang xử lý, đã bàn giao hoặc còn thiếu tài liệu nào nếu có.

Nếu hợp đồng kết thúc khi hồ sơ chưa hoàn tất, cần ghi rõ tình trạng này thay vì xác nhận toàn bộ dịch vụ đã hoàn thành.

Tài liệu và giấy tờ đã bàn giao

Có thể liệt kê các tài liệu đã trả cho khách hàng, hồ sơ đã hoàn thiện, giấy tờ bản gốc hoặc bản sao và các tài liệu khác thuộc phạm vi bàn giao.

Nếu có danh mục bàn giao riêng, có thể dẫn chiếu để thuận tiện đối chiếu.

Giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán

Đối chiếu tổng giá trị dịch vụ, số tiền đã thanh toán, khoản còn phải thanh toán và các chi phí phát sinh nếu có.

Nếu phí được tính theo từng loại giấy tờ hoặc từng giai đoạn công việc, cần kiểm tra khối lượng thực tế trước khi xác nhận.

Nghĩa vụ còn lại của các bên

Nếu còn giấy tờ cần bàn giao, khoản tiền cần thanh toán hoặc công việc cần hoàn thành, nên ghi rõ trách nhiệm và thời hạn thực hiện.

Xác nhận và chữ ký

Cuối biên bản cần có ngày lập, nội dung xác nhận và chữ ký của các bên hoặc người có thẩm quyền, phù hợp với chủ thể đã ký hợp đồng.

Hướng dẫn cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ và điền từng phần

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng và phụ lục

Xác định thời hạn, phạm vi dịch vụ, loại hồ sơ, giấy tờ cần xử lý, mức phí và phương thức thanh toán.

Bước 2: Đối chiếu hồ sơ đã tiếp nhận

Kiểm tra danh sách giấy tờ mà khách hàng đã cung cấp cho bên dịch vụ và tình trạng của từng loại hồ sơ.

Bước 3: Xác định công việc đã thực hiện

Đối chiếu các công việc thực tế với phạm vi được ghi trong hợp đồng để xác định phần đã hoàn thành và phần chưa thực hiện.

Bước 4: Kiểm tra giấy tờ và kết quả đã bàn giao

Xác nhận những giấy tờ, hồ sơ, tài liệu hoặc kết quả đã được trả cho khách hàng.

Bước 5: Đối chiếu chi phí

Xác định tổng phí dịch vụ, số tiền đã thanh toán, khoản còn lại và các chi phí phát sinh theo hợp đồng nếu có.

Bước 6: Xác định nghĩa vụ còn lại

Nếu vẫn còn hồ sơ, giấy tờ hoặc khoản thanh toán chưa hoàn tất, cần ghi rõ trách nhiệm và thời hạn thực hiện của từng bên.

Bước 7: Kiểm tra nội dung biên bản

Đối chiếu thông tin các bên, hợp đồng, loại giấy tờ, tình trạng hồ sơ, bàn giao và số liệu thanh toán.

Bước 8: Ký và lưu hồ sơ

Sau khi thống nhất, các bên ký biên bản và lưu cùng hợp đồng, phụ lục, danh mục hồ sơ, tài liệu bàn giao và chứng từ thanh toán.

Bạn có thể tải Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ với file Word và PDF tại Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ. Nếu giao dịch có nội dung phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ

Xác định chính xác loại giấy tờ trong hợp đồng

“Dịch vụ làm giấy tờ” có thể bao gồm nhiều loại hồ sơ khác nhau. Biên bản nên ghi rõ loại giấy tờ và phạm vi công việc để tránh cách hiểu khác nhau giữa các bên.

Đối chiếu hồ sơ đã tiếp nhận và bàn giao

Cần kiểm tra những giấy tờ khách hàng đã cung cấp, giấy tờ bên dịch vụ đã xử lý và những tài liệu đã được hoàn trả hoặc bàn giao.

Phân biệt hỗ trợ hồ sơ với kết quả do cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Nếu dịch vụ chỉ bao gồm hỗ trợ chuẩn bị hoặc xử lý hồ sơ, biên bản không nên mặc nhiên ghi nhận rằng mọi kết quả hành chính đã được cấp nếu thực tế chưa có kết quả.

Ghi rõ tình trạng hồ sơ chưa hoàn tất

Nếu hợp đồng chấm dứt khi hồ sơ vẫn đang xử lý hoặc còn thiếu tài liệu, cần ghi rõ tình trạng và trách nhiệm tiếp theo của các bên.

Đối chiếu chi phí và công nợ

Cần kiểm tra phí dịch vụ, chi phí phát sinh, số tiền đã thanh toán và khoản còn lại trước khi xác nhận thanh lý.

Bảo quản giấy tờ và thông tin cá nhân

Nếu quá trình cung cấp dịch vụ có tiếp nhận bản gốc hoặc thông tin cá nhân của khách hàng, cần xác nhận việc hoàn trả và xử lý tài liệu phù hợp khi kết thúc hợp đồng.

Với hợp đồng cung cấp hoạt động truyền thông, Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ truyền thông có thể được xem thêm để tham khảo cách ghi nhận các hạng mục đã thực hiện và kết thúc thỏa thuận.

Checklist trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ

•  Đã kiểm tra chính xác thông tin các bên.
• Đã đối chiếu số và ngày ký hợp đồng.
• Đã kiểm tra thời hạn cung cấp dịch vụ.
• Đã xác định loại giấy tờ và hồ sơ thuộc phạm vi hợp đồng.
• Đã đối chiếu hồ sơ khách hàng đã cung cấp.
• Đã xác nhận công việc đã thực hiện.
• Đã kiểm tra giấy tờ và kết quả đã bàn giao.
• Đã xác định hồ sơ còn thiếu hoặc đang xử lý nếu có.
• Đã đối chiếu tổng giá trị hợp đồng.
• Đã xác nhận số tiền đã thanh toán.
• Đã xác định khoản công nợ hoặc chi phí còn lại.
• Đã kiểm tra việc hoàn trả giấy tờ và người ký biên bản.

Ngoài các mẫu chuyên biệt, Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ cung cấp bố cục tổng quát để tham khảo khi chuẩn bị hồ sơ thanh lý giữa các bên.

Sau khi tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu là khung chuẩn bị văn bản, vì vậy cần cập nhật theo hợp đồng và tình trạng hồ sơ thực tế. Các nội dung thường cần chỉnh sửa gồm:

• Thông tin bên thuê và bên cung cấp dịch vụ.
• Số và ngày ký hợp đồng.
• Thời gian thực hiện.
• Loại giấy tờ hoặc hồ sơ cần xử lý.
• Danh mục tài liệu khách hàng đã cung cấp.
• Công việc bên dịch vụ đã thực hiện.
• Tình trạng hồ sơ tại thời điểm thanh lý.
• Giấy tờ và kết quả đã bàn giao.
• Hồ sơ còn thiếu hoặc đang xử lý.
• Giá trị hợp đồng và phí dịch vụ.
• Số tiền đã thanh toán.
• Khoản công nợ hoặc chi phí còn lại.
• Nghĩa vụ tiếp tục thực hiện nếu có.
• Thông tin người ký và ngày lập biên bản.

Không nên giữ nguyên các thông tin trong mẫu nếu chưa đối chiếu với hợp đồng và tình trạng hồ sơ thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ có những định dạng nào?

File Word

File Word phù hợp để chỉnh sửa thông tin các bên, loại hồ sơ, phạm vi công việc, tình trạng bàn giao và các khoản thanh toán trước khi hoàn thiện biên bản.

File PDF

File PDF phù hợp để xem, đối chiếu bố cục và lưu trữ bản hoàn thiện. Khi cần thay đổi nội dung, nên chỉnh sửa trên file Word trước khi chuyển sang PDF.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ dùng để làm gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận phạm vi công việc đã thực hiện, tình trạng hồ sơ, giấy tờ đã bàn giao, chi phí và nghĩa vụ còn lại khi kết thúc hợp đồng.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ?

Có thể lập khi công việc đã hoàn thành, hồ sơ đã được bàn giao, hợp đồng hết thời hạn hoặc hai bên thống nhất chấm dứt dịch vụ trước thời hạn.

Nếu hồ sơ chưa hoàn tất thì có thể lập biên bản thanh lý không?

Có thể phát sinh trường hợp các bên thống nhất kết thúc hợp đồng khi hồ sơ chưa hoàn tất. Khi đó, biên bản nên ghi rõ tình trạng hồ sơ, phần công việc đã thực hiện và nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi danh sách giấy tờ đã bàn giao không?

Nếu giấy tờ là nội dung chính của dịch vụ, nên ghi nhận hoặc dẫn chiếu danh mục bàn giao để hai bên có cơ sở đối chiếu khi kết thúc hợp đồng.

Có thể chỉnh sửa file Word của mẫu không?

Có. File Word có thể được chỉnh sửa để bổ sung thông tin về các bên, loại hồ sơ, công việc, tình trạng bàn giao và chi phí theo hợp đồng thực tế.

Khi nào nên lựa chọn tư vấn luật sư?

Có thể cân nhắc tư vấn khi hợp đồng có giá trị lớn, phát sinh tranh chấp về phạm vi dịch vụ, chi phí, giấy tờ bị thất lạc hoặc có vấn đề phức tạp liên quan đến trách nhiệm của các bên.

Tư vấn luật sư có thay thế việc sử dụng mẫu biên bản không?

Không nhất thiết. Mẫu giúp hình thành cấu trúc biên bản; tư vấn chuyên môn có thể được sử dụng bổ sung khi cần xem xét các vấn đề cụ thể của hợp đồng.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ cần phản ánh đúng loại hồ sơ, phạm vi công việc, tình trạng xử lý, giấy tờ đã bàn giao, chi phí và nghĩa vụ còn lại. Trước khi ký, các bên nên đối chiếu những thông tin này với hợp đồng và hồ sơ thực tế.

Tải Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ tại Mẫu Biên Bản với file Word và PDF để thuận tiện chỉnh sửa, tham khảo và hoàn thiện hồ sơ. Với trường hợp phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ giúp các bên xác nhận quá trình thực hiện và hoàn tất những nội dung liên quan khi kết thúc hợp tác. Việc ghi nhận rõ loại giấy tờ, phạm vi công việc, tình trạng hồ sơ, nội dung bàn giao và thanh toán giúp biên bản phù hợp hơn với giao dịch thực tế.

Bạn có thể sử dụng mẫu Word và PDF làm cơ sở, sau đó điều chỉnh thông tin các bên, loại hồ sơ, công việc đã thực hiện, tình trạng bàn giao, chi phí và nghĩa vụ còn lại trước khi hoàn thiện và ký.

Tác giả: Đội ngũ Mẫu Biên Bản