Trong các giao dịch dịch vụ có yếu tố nước ngoài, việc sử dụng văn bản bằng tiếng Anh giúp các bên thuận tiện xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, kết quả công việc và nghĩa vụ thanh toán. 

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh thường được lập khi dịch vụ đã hoàn thành, hợp đồng hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp tác. Một văn bản được trình bày rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ đối chiếu với hợp đồng gốc, hồ sơ nghiệm thu và các chứng từ liên quan. Bạn có thể tham khảo Mẫu Biên Bản để chuẩn bị văn bản phù hợp.

Bạn có thể tải Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh tại Mẫu Biên Bản dưới dạng Word và PDF, thuận tiện chỉnh sửa thông tin, đối chiếu nội dung hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ theo giao dịch thực tế.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh tại Mẫu Biên Bản?

Nội dung được biên soạn rõ ràng, phù hợp với nhu cầu

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh cần thể hiện chính xác mối quan hệ giữa hợp đồng ban đầu và việc kết thúc cung cấp dịch vụ. Đối với giao dịch có yếu tố nước ngoài, người lập còn cần chú ý đến tên pháp lý của doanh nghiệp, thông tin đại diện, số hợp đồng, giá trị giao dịch và cách thể hiện các nội dung bằng tiếng Anh.

Mẫu được xây dựng theo các nhóm thông tin thường cần có trong một văn bản thanh lý dịch vụ, giúp người dùng dễ xác định những nội dung cần kiểm tra và điều chỉnh. Có giá trị chuyên môn khi được kiểm duyệt từ đội ngũ luật sư, hỗ trợ người dùng có thêm cơ sở tham khảo trong quá trình hoàn thiện văn bản.

Mẫu không thay thế việc rà soát hợp đồng cụ thể. Nếu hợp đồng gốc được lập song ngữ hoặc có quy định về ngôn ngữ ưu tiên, người sử dụng cần đối chiếu những quy định này trước khi ký biên bản.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Một biên bản bằng tiếng Anh không chỉ cần chuyển đổi ngôn ngữ mà còn phải bảo đảm các thông tin về hợp đồng, dịch vụ, thanh toán và nghĩa vụ được thể hiện nhất quán. Vì vậy, người lập cần đối chiếu nội dung với hợp đồng gốc thay vì dịch từng câu một cách máy móc.

Mẫu giúp người dùng xác định những trường thông tin cần bổ sung, từ thông tin các bên, hợp đồng, phạm vi dịch vụ đến tình trạng thanh toán và nghĩa vụ sau khi thanh lý. Có lựa chọn tư vấn luật sư khi trường hợp phức tạp, đặc biệt khi giao dịch có yếu tố nước ngoài, tranh chấp hoặc có thỏa thuận song ngữ.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Mẫu được xây dựng theo nhu cầu thực tế của các giao dịch dịch vụ và có thể được điều chỉnh để phù hợp với từng loại hợp đồng. Cấu trúc văn bản tập trung vào những nội dung cần xác nhận khi kết thúc hợp đồng, thay vì phụ thuộc vào một loại dịch vụ cụ thể.

Khi sử dụng, người dùng vẫn cần kiểm tra tên pháp lý của các bên, thuật ngữ được sử dụng trong hợp đồng gốc, loại tiền thanh toán, thời hạn thực hiện và những nghĩa vụ còn lại. Nếu hợp đồng có điều khoản riêng về ngôn ngữ, cần ưu tiên cách thể hiện theo thỏa thuận của các bên.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị văn bản

Tự xây dựng một biên bản bằng tiếng Anh từ đầu có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt khi cần bảo đảm bố cục, thuật ngữ và các thông tin tương ứng với hợp đồng gốc. Mẫu có sẵn giúp người dùng có khung nội dung để chỉnh sửa theo giao dịch thực tế.

Người sử dụng có thể tập trung vào việc thay đổi thông tin các bên, số hợp đồng, nội dung dịch vụ, thời gian thực hiện, giá trị thanh toán và các nghĩa vụ liên quan thay vì phải xây dựng toàn bộ cấu trúc văn bản.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh?

Biên bản có thể được lập khi các bên hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng dịch vụ và cần một văn bản bằng tiếng Anh để xác nhận. Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Hợp đồng dịch vụ đã hoàn thành và các bên cần xác nhận kết quả thực hiện.
• Hợp đồng hết thời hạn và không tiếp tục gia hạn.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận.
• Đối tác nước ngoài yêu cầu hồ sơ bằng tiếng Anh để phục vụ lưu trữ hoặc quản trị nội bộ.
• Hợp đồng được ký với doanh nghiệp hoặc cá nhân nước ngoài, cần thống nhất ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ.
• Các bên cần xác nhận tình trạng thanh toán, công nợ hoặc nghĩa vụ còn lại.
• Hợp đồng được lập song ngữ, cần có biên bản thanh lý tương ứng với ngôn ngữ của hợp đồng.

Nếu hợp đồng gốc quy định cụ thể về thời điểm và thủ tục thanh lý, nên kiểm tra điều khoản này trước khi lập biên bản.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh cần có những nội dung gì?

Thông tin các bên

Ghi chính xác tên pháp lý của bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ bằng tiếng Anh. Có thể bao gồm địa chỉ, mã số doanh nghiệp, người đại diện, chức vụ và thông tin liên hệ.

Tên doanh nghiệp nên được sử dụng thống nhất với hợp đồng, giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu pháp lý liên quan.

Thông tin hợp đồng được thanh lý

Ghi số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng và các phụ lục liên quan nếu có. Nội dung này giúp xác định chính xác hợp đồng mà hai bên thống nhất thanh lý.

Nội dung và phạm vi dịch vụ

Mô tả ngắn gọn dịch vụ đã cung cấp, phạm vi công việc và thời gian thực hiện. Nếu hợp đồng có nhiều hạng mục, nên đối chiếu từng nhóm công việc trước khi xác nhận.

Kết quả thực hiện

Ghi nhận tình trạng hoàn thành dịch vụ, các sản phẩm hoặc kết quả đã bàn giao và những công việc còn tồn tại nếu có.

Giá trị hợp đồng và thanh toán

Nêu tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán và các khoản phát sinh hoặc hoàn trả nếu có.

Đối với giao dịch quốc tế, cần kiểm tra chính xác đồng tiền thanh toán, cách ghi số tiền và quy định liên quan đến thuế, phí theo hợp đồng.

Bàn giao hồ sơ và tài liệu

Nếu bên cung cấp dịch vụ phải bàn giao tài liệu, dữ liệu, sản phẩm hoặc hồ sơ cho khách hàng, biên bản có thể ghi nhận tình trạng bàn giao và những tài liệu còn phải hoàn thiện.

Nghĩa vụ còn lại của các bên

Xác nhận các nghĩa vụ đã hoàn thành và những nghĩa vụ vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi thanh lý, chẳng hạn bảo mật, thanh toán công nợ hoặc xử lý tài liệu.

Xác nhận và chữ ký

Biên bản cần có thông tin người ký, chức vụ, chữ ký và số lượng bản được lập. Nếu sử dụng song ngữ, cần kiểm tra quy định về giá trị của từng bản ngôn ngữ.

Hướng dẫn cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh và điền từng phần

Bước 1: Xác định hợp đồng cần thanh lý

Kiểm tra số hợp đồng, ngày ký, tên các bên và loại dịch vụ. Nếu hợp đồng có nhiều phụ lục, cần xác định phạm vi tài liệu được đưa vào việc thanh lý.

Bước 2: Kiểm tra ngôn ngữ của hợp đồng gốc

Xác định hợp đồng được lập bằng tiếng Anh, tiếng Việt hay song ngữ. Nếu có điều khoản quy định ngôn ngữ ưu tiên, cần giữ cách thể hiện nhất quán trong biên bản.

Bước 3: Đối chiếu phạm vi dịch vụ

Kiểm tra các công việc đã cam kết và kết quả thực tế. Xác định rõ phần việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc được hai bên thống nhất dừng lại.

Bước 4: Kiểm tra tình trạng thanh toán

Đối chiếu giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, công nợ và các khoản phát sinh. Với giao dịch bằng ngoại tệ, cần kiểm tra cách ghi số tiền và đơn vị tiền tệ.

Bước 5: Chuẩn hóa thông tin bằng tiếng Anh

Tên doanh nghiệp, chức danh, địa chỉ, tên dịch vụ và các thuật ngữ quan trọng cần được sử dụng thống nhất với hợp đồng gốc và các tài liệu liên quan.

Bước 6: Ghi nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Xác định những nghĩa vụ đã hoàn thành và những nghĩa vụ vẫn còn hiệu lực. Không nên mặc định rằng mọi nghĩa vụ đều chấm dứt chỉ vì các bên ký biên bản.

Bước 7: Kiểm tra bản dịch và nội dung

Nếu biên bản được lập song ngữ, cần đối chiếu hai phiên bản để hạn chế khác biệt về số liệu, thời gian, tên riêng và nội dung thỏa thuận.

Bước 8: Ký và lưu hồ sơ

Sau khi hai bên thống nhất, người có thẩm quyền ký biên bản. Các bên nên lưu biên bản cùng hợp đồng, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu và chứng từ thanh toán.

Bạn có thể tải Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh với file Word và PDF tại Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ. Nếu giao dịch có nội dung phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh

Thống nhất tên pháp lý của các bên

Tên doanh nghiệp bằng tiếng Anh cần thống nhất với hợp đồng và tài liệu pháp lý liên quan. Không nên tự ý thay đổi tên viết tắt hoặc tên giao dịch nếu điều đó có thể gây nhầm lẫn.

Kiểm tra thuật ngữ quan trọng

Các thuật ngữ về dịch vụ, thanh toán, chấm dứt, nghĩa vụ, bàn giao và bảo mật cần được sử dụng thống nhất. Đối với hợp đồng song ngữ, nên đối chiếu với thuật ngữ đã được sử dụng trong hợp đồng gốc.

Kiểm tra số tiền và đơn vị tiền tệ

Cần đặc biệt chú ý số tiền bằng số, bằng chữ và loại tiền tệ. Nếu hợp đồng sử dụng USD, EUR hoặc đồng tiền khác, phải ghi đúng theo thỏa thuận.

Xác định rõ tình trạng thanh toán

Không nên ghi rằng hai bên đã hoàn tất mọi nghĩa vụ tài chính nếu vẫn còn khoản công nợ hoặc khoản phí đang chờ đối soát.

Kiểm tra ngôn ngữ có giá trị ưu tiên

Nếu biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng Anh, cần kiểm tra hợp đồng có quy định phiên bản ngôn ngữ nào được ưu tiên khi có khác biệt hay không.

Kiểm tra nghĩa vụ sau khi thanh lý

Các nghĩa vụ như bảo mật, thanh toán, bàn giao tài liệu hoặc xử lý dữ liệu có thể tiếp tục được thực hiện sau thời điểm thanh lý tùy theo hợp đồng.

Checklist trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh

•  Đúng tên pháp lý của các bên.
• Đúng địa chỉ và thông tin nhận diện.
• Đúng người đại diện và chức vụ.
• Đúng số và ngày ký hợp đồng.
• Đã xác định chính xác phạm vi dịch vụ.
• Đã kiểm tra tình trạng hoàn thành công việc.
• Đã đối chiếu giá trị hợp đồng.
• Đã kiểm tra số tiền đã thanh toán.
• Đã xác định công nợ hoặc khoản hoàn trả nếu có.
• Đúng đồng tiền và số tiền thanh toán.
• Đã xác nhận việc bàn giao tài liệu, sản phẩm.
• Đã kiểm tra nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.
• Đã đối chiếu nội dung tiếng Anh với hợp đồng gốc.
• Đã kiểm tra quy định về ngôn ngữ ưu tiên nếu là văn bản song ngữ.
• Người ký đúng thẩm quyền.

Sau khi tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu tải về nên được xem là khung văn bản để điều chỉnh theo hợp đồng và giao dịch thực tế. Người sử dụng cần rà soát tối thiểu các nhóm thông tin sau:

• Tên pháp lý và thông tin của các bên.
• Số, ngày ký hợp đồng.
• Loại và phạm vi dịch vụ.
• Thời gian thực hiện.
• Kết quả và tình trạng hoàn thành.
• Giá trị hợp đồng.
• Đồng tiền thanh toán.
• Số tiền đã thanh toán và công nợ.
• Tình trạng bàn giao hồ sơ, tài liệu hoặc sản phẩm.
• Nghĩa vụ còn lại sau thanh lý.
• Thời điểm chấm dứt hoặc thanh lý.
• Người đại diện và chức vụ.
• Ngôn ngữ sử dụng và phiên bản ưu tiên nếu có.

Đặc biệt, nếu biên bản được sử dụng trong giao dịch quốc tế, người lập nên kiểm tra lại tên riêng, địa chỉ, số liệu, đơn vị tiền tệ và thuật ngữ chuyên môn trước khi ký.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh có những định dạng nào?

File Word

Word phù hợp để chỉnh sửa tên doanh nghiệp, thông tin đại diện, nội dung dịch vụ, số tiền, thời gian và các điều khoản liên quan. Đây là định dạng thuận tiện để hoàn thiện văn bản trước khi ký.

File PDF

PDF phù hợp để xem trước bố cục, đối chiếu nội dung và lưu trữ bản hoàn thiện. Khi cần chỉnh sửa thông tin, nên sử dụng bản Word làm tài liệu làm việc.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh dùng trong trường hợp nào?

Mẫu có thể được sử dụng khi các bên cần xác nhận việc hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh, đặc biệt trong giao dịch có đối tác nước ngoài hoặc hợp đồng được lập bằng tiếng Anh.

Có thể sử dụng mẫu này cho mọi loại dịch vụ không?

Mẫu có thể làm khung tham khảo cho nhiều loại dịch vụ, nhưng cần điều chỉnh phạm vi công việc, kết quả, chi phí và nghĩa vụ theo hợp đồng cụ thể.

Có thể dùng mẫu tiếng Anh khi hợp đồng gốc bằng tiếng Việt không?

Có thể tùy theo thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên, cần bảo đảm nội dung biên bản thống nhất với hợp đồng gốc và kiểm tra yêu cầu về ngôn ngữ trong hợp đồng.

Nếu biên bản có cả tiếng Việt và tiếng Anh thì bản nào được ưu tiên?

Điều này phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên và nội dung hợp đồng. Nếu có quy định về ngôn ngữ ưu tiên, cần thể hiện và tuân thủ thống nhất.

Có thể chỉnh sửa file Word không?

Có. File Word được thiết kế thuận tiện cho việc thay đổi thông tin các bên, hợp đồng, dịch vụ, số tiền, thời gian và những nội dung khác theo giao dịch thực tế.

Có cần ghi số tiền bằng cả số và chữ bằng tiếng Anh không?

Việc ghi số tiền bằng số, bằng chữ và cách thể hiện đơn vị tiền tệ nên được thực hiện thống nhất với hợp đồng và thỏa thuận thanh toán. Đặc biệt cần kiểm tra kỹ đối với giao dịch sử dụng ngoại tệ.

Khi nào nên tham khảo ý kiến luật sư?

Có thể cân nhắc tư vấn khi hợp đồng có yếu tố nước ngoài, phát sinh tranh chấp, có công nợ, chấm dứt trước thời hạn hoặc có sự khác biệt giữa các phiên bản ngôn ngữ.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh giúp các bên ghi nhận việc hoàn thành hoặc kết thúc hợp đồng, đối chiếu kết quả dịch vụ, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại. Khi sử dụng mẫu, cần điều chỉnh thông tin theo hợp đồng và giao dịch thực tế.

Tải Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh tại Mẫu Biên Bản với file Word và PDF để thuận tiện chỉnh sửa, tham khảo và hoàn thiện hồ sơ. Với trường hợp phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bằng tiếng Anh là văn bản phù hợp để xác nhận tình trạng thực hiện và kết thúc một hợp đồng dịch vụ khi các bên có nhu cầu sử dụng tiếng Anh. Nội dung cần thống nhất với hợp đồng gốc, đặc biệt về thông tin các bên, phạm vi dịch vụ, giá trị hợp đồng, thanh toán và nghĩa vụ còn lại.

Mẫu có sẵn giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị và tạo bố cục thuận tiện để chỉnh sửa. Trước khi ký, các bên vẫn cần đối chiếu nội dung tiếng Anh với hợp đồng và hồ sơ thực tế, nhất là trong trường hợp hợp đồng song ngữ hoặc có yếu tố nước ngoài.

Tác giả: Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Một số biểu mẫu khác liên quan:

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ thẩm mỹ y khoa
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ hoàn thuế GTGT
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ khám chữa bệnh