Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm trong thiên tai được lập khi các bên đã hoàn thành hoặc thống nhất chấm dứt hợp đồng cung cấp lương thực, thực phẩm, nước uống, vật dụng thiết yếu và các nhu yếu phẩm phục vụ người dân trong khu vực bị ảnh hưởng bởi thiên tai. Văn bản giúp xác nhận số lượng hàng hóa đã cung cấp, tình trạng giao nhận, giá trị hợp đồng, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại. Bạn có thể tham khảo và tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm trong thiên tai tại Mẫu Biên Bản, sau đó điều chỉnh thông tin phù hợp với hợp đồng và hồ sơ thực tế.

Căn cứ pháp lý về biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm trong thiên tai

Việc lập biên bản thanh lý trước hết căn cứ vào hợp đồng cung cấp hàng hóa, phụ lục hợp đồng, phiếu giao nhận, biên bản xác nhận khối lượng và thỏa thuận giữa các bên. Tùy nguồn hàng, đối tượng tiếp nhận và phương thức cung cấp, hợp đồng còn có thể liên quan đến quy định về phòng, chống thiên tai, an toàn thực phẩm, chất lượng hàng hóa và quản lý tài chính.

Một số căn cứ có thể được xem xét gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt hợp đồng.
• Luật Phòng, chống thiên tai và các quy định liên quan đến hoạt động ứng phó, khắc phục hậu quả thiên tai.
• Luật An toàn thực phẩm và các quy định liên quan nếu hợp đồng có cung cấp thực phẩm.
• Các quy định về chất lượng, nguồn gốc và điều kiện bảo quản hàng hóa nếu thuộc phạm vi áp dụng.
• Hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm, phụ lục hợp đồng, chứng từ giao nhận và các thỏa thuận giữa các bên.

Căn cứ áp dụng cụ thể phụ thuộc vào loại hàng hóa, chủ thể cung cấp, nguồn kinh phí và phương thức thực hiện hợp đồng. Biên bản thanh lý không thay thế hóa đơn, phiếu giao nhận, chứng từ kiểm tra chất lượng hoặc hồ sơ thanh quyết toán cần lập riêng.

Sau giai đoạn cứu trợ ban đầu, Biên bản thanh lý hợp đồng tái thiết khu dân cư sau động đất có thể được tham khảo để đối chiếu cách ghi nhận phạm vi khắc phục, các hạng mục thực hiện và kết quả bàn giao.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm trong thiên tai?

Biên bản có thể được lập khi:

• Đã hoàn thành việc cung cấp hàng hóa theo hợp đồng.
• Các đợt cứu trợ đã kết thúc.
• Số lượng thực phẩm và nhu yếu phẩm đã được giao nhận, đối soát.
• Hợp đồng hết thời hạn.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Nhu cầu cung cấp khẩn cấp đã kết thúc.
• Một phần hàng hóa không thể tiếp tục cung cấp và các bên thống nhất phương án xử lý.
• Các bên đã hoàn tất hoặc thống nhất cách xử lý nghĩa vụ thanh toán và bàn giao.

Nếu vẫn còn hàng hóa chưa giao, hàng bị thiếu hoặc hư hỏng, khoản tiền chưa thanh toán hoặc chứng từ chưa hoàn thiện, cần ghi rõ trong biên bản thay vì xác nhận toàn bộ hợp đồng đã hoàn tất.

Trong trường hợp thiên tai làm gián đoạn nguồn điện, khách hàng có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng khôi phục hệ thống cấp điện sau thiên tai để tham khảo cách thể hiện nội dung phục hồi, nghiệm thu và xác nhận hoàn thành.

Những thông tin cần chuẩn bị khi lập biên bản

Các bên nên chuẩn bị:

1. Hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm cùng các phụ lục.
2. Thông tin pháp lý của bên mua và bên cung cấp.
3. Danh mục hàng hóa thuộc phạm vi hợp đồng.
4. Số lượng hàng hóa theo hợp đồng và số lượng thực tế đã giao.
5. Phiếu xuất kho, phiếu giao nhận hoặc biên bản bàn giao.
6. Thông tin về thời gian, địa điểm và đơn vị tiếp nhận.
7. Giá trị hợp đồng, đơn giá và các khoản phát sinh.
8. Tình trạng thanh toán và công nợ.
9. Hồ sơ về chất lượng, nguồn gốc hoặc an toàn thực phẩm nếu có.
10. Các nghĩa vụ còn lại và phương án xử lý sau khi thanh lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm trong thiên tai tham khảo

Dưới đây là mẫu tham khảo với thông tin giả định:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
CUNG CẤP THỰC PHẨM VÀ NHU YẾU PHẨM TRONG THIÊN TAI

Số: 19/BBTL-TP/2026

• Căn cứ Hợp đồng số 42/HĐ-CC ký ngày 25/08/2026;
• Căn cứ các phiếu giao nhận và bảng tổng hợp hàng hóa thực tế;
• Căn cứ hồ sơ xác nhận khối lượng đã cung cấp;
• Căn cứ thỏa thuận của các bên.

Hôm nay, ngày 14 tháng 09 năm 2026, tại Trung tâm Điều phối Cứu trợ huyện Bình An, chúng tôi gồm:

BÊN A: TRUNG TÂM ĐIỀU PHỐI CỨU TRỢ HUYỆN BÌNH AN
Địa chỉ: Số 18 đường Trần Phú, huyện Bình An, tỉnh Quảng Nam
Đại diện: Ông Nguyễn Văn Thành
Chức vụ: Giám đốc

BÊN B: CÔNG TY TNHH CUNG ỨNG THỰC PHẨM AN PHÚ
Địa chỉ: Số 65 đường Lê Duẩn, thành phố Đà Nẵng
Đại diện: Bà Trần Thị Hương
Chức vụ: Giám đốc

Hai bên thống nhất lập biên bản thanh lý với các nội dung sau:

Điều 1. Nội dung cung cấp đã thực hiện

Theo Hợp đồng số 42/HĐ-CC, Bên B thực hiện cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm phục vụ người dân tại các khu vực bị ảnh hưởng bởi mưa lũ.

Danh mục hàng hóa chủ yếu gồm:

• Gạo.
• Mì ăn liền.
• Nước uống đóng chai.
• Thực phẩm đóng hộp.
• Dầu ăn.
• Đường và một số thực phẩm thiết yếu.
• Chăn, màn và một số vật dụng sinh hoạt cần thiết.

Hàng hóa được giao thành nhiều đợt theo kế hoạch phân phối và danh sách điểm tiếp nhận do Bên A cung cấp.

Điều 2. Khối lượng hàng hóa đã giao nhận

Các bên xác nhận số lượng hàng hóa thực tế dựa trên phiếu giao nhận, bảng tổng hợp và hồ sơ liên quan.

Điều 3. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Bên A có trách nhiệm thanh toán số tiền còn lại cho Bên B theo thời hạn và phương thức đã thống nhất.

Điều 4. Tình trạng giao nhận hàng hóa

Hai bên xác nhận hàng hóa thuộc phạm vi hợp đồng đã được giao nhận theo các đợt được thống nhất.

Bên A đã tiếp nhận số lượng hàng hóa thực tế theo các phiếu giao nhận và bảng tổng hợp.

Đối với hàng hóa phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng, hàng thiếu hoặc các trường hợp cần điều chỉnh số lượng, hai bên thực hiện xử lý theo hồ sơ và thỏa thuận cụ thể.

Điều 5. Hồ sơ và chất lượng hàng hóa

Bên B có trách nhiệm hoàn thiện và bàn giao các chứng từ liên quan đến hàng hóa theo phạm vi hợp đồng nếu còn thiếu.

Đối với thực phẩm, việc kiểm tra chất lượng, nguồn gốc và điều kiện bảo quản được thực hiện theo hồ sơ, thỏa thuận và quy định áp dụng tương ứng.

Biên bản này không thay thế các hồ sơ kiểm tra chất lượng hoặc chứng từ chuyên môn được lập riêng.

Điều 6. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm hoàn tất khoản thanh toán còn lại theo Điều 3.

Bên B hoàn thiện các chứng từ, hồ sơ giao nhận và tài liệu liên quan nếu còn thiếu.

Các nghĩa vụ khác tiếp tục được thực hiện nếu được quy định trong hợp đồng hoặc được hai bên thống nhất tại thời điểm thanh lý.

Điều 7. Thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu danh mục hàng hóa, số lượng thực tế, giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng số 42/HĐ-CC kể từ ngày ký biên bản này sau khi hoàn tất các nghĩa vụ còn lại được ghi nhận.

Điều 8. Hiệu lực biên bản

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, Bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 02 bản.

Hai bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký xác nhận.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Lưu ý: Tên đơn vị, số hợp đồng, danh mục hàng hóa, số lượng và giá trị trong mẫu chỉ mang tính minh họa. Khi sử dụng thực tế cần thay thế bằng dữ liệu chính xác và đối chiếu với hợp đồng, phiếu giao nhận, chứng từ thanh toán và hồ sơ chất lượng hàng hóa.

Preview nội dung mẫu

Mẫu biên bản trên tập trung vào những nội dung thường cần xác nhận khi kết thúc hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm:

• Thông tin các bên.
• Căn cứ thanh lý.
• Danh mục thực phẩm và nhu yếu phẩm.
• Số lượng hàng hóa đã cung cấp.
• Tình trạng giao nhận.
• Giá trị hợp đồng và thanh toán.
• Hồ sơ và chứng từ hàng hóa.
• Nghĩa vụ còn lại của các bên.
• Thời điểm thanh lý và hiệu lực của biên bản.

Nếu hợp đồng có nhiều nhóm hàng hoặc giao đến nhiều điểm cứu trợ, nên lập phụ lục chi tiết theo từng loại hàng, số lượng, thời gian và địa điểm giao nhận.

Đối với các hoạt động nâng cao năng lực phòng ngừa rủi ro, Biên bản thanh lý hợp đồng triển khai chương trình đào tạo phòng chống thiên tai là mẫu liên quan giúp tham khảo cách ghi nhận nội dung đào tạo, thời gian thực hiện và kết quả bàn giao.

Vì sao nên tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm trong thiên tai tại Mẫu Biên Bản?

Hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm trong thiên tai thường được thực hiện trong thời gian ngắn, có thể chia thành nhiều đợt giao hàng và thay đổi số lượng theo nhu cầu thực tế. Vì vậy, khi thanh lý, các bên cần đối chiếu đồng thời danh mục hàng hóa, số lượng đã giao, địa điểm tiếp nhận, giá trị hợp đồng và chứng từ thanh toán.

Một mẫu biên bản có cấu trúc sẵn giúp người lập hệ thống hóa các nội dung cần xác nhận và thuận tiện đối chiếu với phiếu giao nhận, bảng kê hàng hóa hoặc chứng từ liên quan. Mẫu cũng có thể được điều chỉnh cho các hợp đồng cung cấp lương thực, nước uống, vật dụng sinh hoạt hoặc các gói nhu yếu phẩm phục vụ hoạt động cứu trợ.

Bạn có thể tham khảo và tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm trong thiên tai tại Mẫu Biên Bản, sau đó điều chỉnh thông tin phù hợp với hợp đồng, danh mục hàng hóa và hồ sơ thực tế.

Cách lập biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm trong thiên tai

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng

Xác định số hợp đồng, thời hạn, danh mục hàng hóa, số lượng và phương thức giao nhận.

Bước 2: Xác định lý do thanh lý

Ghi rõ hợp đồng hoàn thành, hết thời hạn hoặc được chấm dứt theo thỏa thuận.

Bước 3: Tổng hợp danh mục hàng hóa

Liệt kê các loại thực phẩm và nhu yếu phẩm thuộc phạm vi hợp đồng.

Bước 4: Đối chiếu số lượng thực tế

So sánh số lượng theo hợp đồng với số lượng đã giao nhận thực tế.

Bước 5: Kiểm tra chứng từ giao nhận

Đối chiếu phiếu giao hàng, biên bản bàn giao và bảng tổng hợp của từng đợt.

Bước 6: Xác định tình trạng hàng hóa

Ghi nhận tình trạng giao nhận và những trường hợp thiếu, thừa, hư hỏng hoặc thay đổi chủng loại nếu có.

Bước 7: Đối chiếu giá trị hợp đồng

Xác định giá trị hàng hóa thực tế dựa trên số lượng và đơn giá đã thỏa thuận.

Bước 8: Xác nhận thanh toán

Ghi rõ số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán.

Bước 9: Xác định hồ sơ và nghĩa vụ còn lại

Ghi rõ chứng từ cần bổ sung, nghĩa vụ thanh toán hoặc các nội dung khác cần hoàn tất.

Bước 10: Ký và lưu biên bản

Các bên kiểm tra toàn bộ thông tin, ký xác nhận và lưu biên bản cùng hồ sơ hợp đồng.

Một số lưu ý khi lập biên bản

1. Ghi chính xác số hợp đồng và thời gian cung cấp.
2. Đối chiếu đầy đủ danh mục hàng hóa với hợp đồng.
3. Kiểm tra số lượng thực tế theo từng phiếu giao nhận.
4. Nếu giao nhiều đợt, nên lập bảng tổng hợp riêng.
5. Ghi rõ các trường hợp thay đổi chủng loại hoặc số lượng nếu có.
6. Đối chiếu đơn giá và giá trị hàng hóa thực tế.
7. Ghi chính xác số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.
8. Lưu đầy đủ chứng từ giao nhận và hồ sơ liên quan đến hàng hóa.
9. Không dùng biên bản thanh lý để thay thế hồ sơ kiểm tra chất lượng hoặc chứng từ chuyên môn cần lập riêng.
10. Kiểm tra thẩm quyền của người ký và các phụ lục đính kèm trước khi hoàn tất.

Câu hỏi thường gặp

1. Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm dùng để làm gì?

Văn bản dùng để xác nhận danh mục, số lượng hàng hóa đã cung cấp, tình trạng giao nhận, giá trị thanh toán và việc kết thúc hợp đồng.

2. Có cần ghi chi tiết từng loại hàng hóa không?

Nên ghi hoặc dẫn chiếu đến phụ lục nếu hợp đồng có nhiều loại thực phẩm và nhu yếu phẩm.

3. Nếu số lượng giao thực tế khác hợp đồng thì xử lý thế nào?

Cần ghi rõ số lượng thực tế và căn cứ điều chỉnh, đồng thời xác định giá trị thanh toán tương ứng theo thỏa thuận của các bên.

4. Có thể thanh lý khi vẫn còn hàng chưa giao không?

Có thể nếu hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng. Biên bản cần ghi rõ số hàng chưa giao và phương án xử lý.

5. Có cần ghi địa điểm giao hàng không?

Nên ghi nếu hàng hóa được phân phối đến nhiều địa điểm, vì đây là căn cứ thuận tiện để đối chiếu việc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.

6. Có cần ghi thông tin về chất lượng thực phẩm không?

Có thể ghi nhận việc hồ sơ chất lượng đã được cung cấp hoặc đối chiếu nếu thuộc phạm vi hợp đồng. Các hồ sơ chuyên môn cần được lưu riêng khi cần thiết.

7. Ai ký biên bản thanh lý?

Thông thường là người đại diện có thẩm quyền của bên cung cấp và bên thuê hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

8. Có thể dùng mẫu này cho hợp đồng cung cấp hàng cứu trợ sau bão, lũ không?

Có thể tham khảo bố cục, nhưng cần điều chỉnh danh mục hàng hóa, số lượng, địa điểm giao nhận và phương thức thanh toán theo hợp đồng thực tế.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm trong thiên tai Word/PDF

Bạn có thể tải mẫu để tham khảo cách trình bày và xây dựng biên bản phù hợp với hồ sơ cung cấp hàng cứu trợ.

Bạn có thể tải mẫu tại Mẫu Biên Bản. Trước khi ký, nên đối chiếu danh mục hàng hóa, số lượng giao nhận, chứng từ, giá trị thanh toán và các nghĩa vụ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thực phẩm và nhu yếu phẩm trong thiên tai giúp các bên xác nhận đầy đủ kết quả cung cấp, số lượng hàng hóa đã giao nhận, giá trị hợp đồng, tình trạng thanh toán và những nghĩa vụ còn lại.

Khi sử dụng mẫu, cần thay thế toàn bộ thông tin minh họa bằng dữ liệu thực tế và đối chiếu với hợp đồng, phiếu giao nhận, bảng kê hàng hóa, chứng từ thanh toán và hồ sơ chất lượng liên quan trước khi ký.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản