Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật (know-how) là văn bản ghi nhận việc hoàn tất hoặc chấm dứt các quyền, nghĩa vụ của các bên sau quá trình chuyển giao bí quyết kỹ thuật. Nội dung thường liên quan đến đối tượng bí quyết, phạm vi chuyển giao, tài liệu kỹ thuật, quy trình công nghệ, đào tạo, nghiệm thu, phí chuyển giao, quyền sử dụng, bảo mật và các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau khi hợp đồng kết thúc.

Đối với bí quyết kỹ thuật, việc thanh lý cần đặc biệt chú ý đến phạm vi thông tin đã bàn giao và nghĩa vụ bảo mật, bởi đây có thể là những thông tin có giá trị thương mại và được các bên thỏa thuận hạn chế việc tiết lộ hoặc sử dụng ngoài phạm vi cho phép.

Mẫu Biên Bản cung cấp bố cục tham khảo giúp các bên thuận tiện đối chiếu nội dung đã chuyển giao, tình trạng hồ sơ và các nghĩa vụ tài chính trước khi xác nhận thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật (know-how)?

Biên bản thường được lập khi các bên đã hoàn thành việc chuyển giao theo hợp đồng hoặc thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Đã hoàn tất việc cung cấp bí quyết kỹ thuật;
• Đã bàn giao đầy đủ tài liệu, quy trình và hướng dẫn kỹ thuật;
• Bên nhận đã tiếp nhận và vận hành theo nội dung chuyển giao;
• Các hoạt động đào tạo, hướng dẫn đã hoàn thành;
• Kết quả chuyển giao đã được nghiệm thu;
• Phí chuyển giao đã được thanh toán hoặc đối chiếu;
• Hợp đồng hết thời hạn;
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Nếu còn tài liệu chưa bàn giao, nội dung đào tạo chưa hoàn tất, phí chuyển giao chưa quyết toán hoặc có nghĩa vụ bảo mật tiếp tục áp dụng, cần thể hiện rõ trong biên bản.

Đối với các hoạt động nghiên cứu và phát triển, Biên bản thanh lý hợp đồng thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận kết quả, nghiệm thu và hoàn tất nghĩa vụ giữa các bên.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật (know-how)

Việc lập biên bản nên căn cứ vào hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật, phụ lục hợp đồng, tài liệu bàn giao, biên bản nghiệm thu và các thỏa thuận liên quan. Tùy nội dung giao dịch, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về giao kết, thực hiện và chấm dứt hợp đồng;
• Luật Chuyển giao công nghệ 2017 và các văn bản hướng dẫn thi hành đối với hoạt động chuyển giao công nghệ;
• Luật Sở hữu trí tuệ và các quy định liên quan nếu bí quyết kỹ thuật đáp ứng điều kiện của bí mật kinh doanh;
• Các quy định về thương mại, thuế, hóa đơn và thanh toán có liên quan;
• Các quy định chuyên ngành áp dụng cho lĩnh vực công nghệ cụ thể;
• Các điều khoản về phạm vi chuyển giao, phí, đào tạo, bảo mật, quyền sử dụng và chấm dứt hợp đồng do các bên thỏa thuận.

Cần xác định cụ thể bí quyết kỹ thuật được chuyển giao là đối tượng của hoạt động chuyển giao công nghệ, bí mật kinh doanh hay một dạng thông tin kỹ thuật khác để lựa chọn căn cứ và cách thể hiện phù hợp.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật (know-how)

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật;
• Phụ lục hợp đồng;
• Mô tả bí quyết kỹ thuật;
• Danh mục tài liệu được chuyển giao;
• Quy trình, công thức hoặc hướng dẫn kỹ thuật;
• Hồ sơ đào tạo và hướng dẫn;
• Biên bản bàn giao;
• Biên bản nghiệm thu;
• Kết quả kiểm thử hoặc vận hành nếu có;
• Chứng từ thanh toán phí chuyển giao;
• Bảng đối chiếu công nợ;
• Thỏa thuận về quyền sử dụng;
• Cam kết bảo mật;
• Danh mục tài liệu còn thiếu;
• Các nghĩa vụ chưa hoàn thành;
• Thỏa thuận về trách nhiệm sau thanh lý.

Nếu dự án hướng đến các giải pháp thân thiện với môi trường, Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ xanh giúp đối chiếu cách ghi nhận nội dung chuyển giao, kết quả ứng dụng và hồ sơ bàn giao.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật (know-how)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CHUYỂN GIAO BÍ QUYẾT KỸ THUẬT (KNOW-HOW)

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục, biên bản bàn giao và nghiệm thu;

Căn cứ kết quả thực hiện hợp đồng và sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN CHUYỂN GIAO

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN NHẬN CHUYỂN GIAO

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Tên bí quyết kỹ thuật: ...

Lĩnh vực áp dụng: ...

Mục đích chuyển giao: ...

Phạm vi chuyển giao: ...

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Nội dung bí quyết kỹ thuật đã chuyển giao

Bên A đã chuyển giao cho Bên B các nội dung:

• Quy trình kỹ thuật;
• Công thức/phương pháp;
• Hướng dẫn vận hành;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Thông số kỹ thuật;
• Kinh nghiệm thực hiện;
• Các nội dung khác: ...

Phạm vi áp dụng: ...

Mức độ hoàn thành: ...

Các nội dung chưa chuyển giao nếu có: ...

3. Tình hình bàn giao tài liệu và thông tin kỹ thuật

Thời điểm bàn giao: ...

Các tài liệu còn thiếu: ...

Thời hạn bổ sung: ...

4. Đào tạo và hướng dẫn kỹ thuật

Nội dung đào tạo: ...

Thời gian đào tạo: ...

Số lượng nhân sự tham gia: ...

Kết quả đào tạo: ...

Các nội dung hướng dẫn còn lại: ...

Phương án hoàn tất: ...

5. Kết quả nghiệm thu

Thời điểm nghiệm thu: ...

Nội dung nghiệm thu: ...

Tiêu chí nghiệm thu: ...

Kết quả: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

Phương án xử lý: ...

6. Phí chuyển giao và thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Phí chuyển giao: ... đồng.

Các khoản chi phí khác: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

7. Đối chiếu công nợ

Tổng công nợ còn lại: ... đồng.

Phương án thanh toán: ...

8. Quyền sử dụng bí quyết kỹ thuật sau thanh lý

Bên B được tiếp tục sử dụng bí quyết trong phạm vi: ...

Mục đích sử dụng: ...

Thời hạn sử dụng: ...

Lãnh thổ sử dụng nếu có: ...

Các giới hạn sử dụng: ...

Quyền cấp lại hoặc chuyển giao cho bên thứ ba nếu có: ...

9. Bảo mật bí quyết kỹ thuật

Các thông tin thuộc phạm vi bảo mật: ...

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Thời hạn bảo mật: ...

Phạm vi được phép tiết lộ: ...

Các trường hợp được miễn trừ hoặc ngoại lệ nếu có: ...

10. Trách nhiệm sau thanh lý

Bên A có trách nhiệm:

• Hoàn tất các tài liệu còn thiếu;
• Hỗ trợ xử lý nội dung kỹ thuật còn tồn tại nếu thuộc phạm vi thỏa thuận;
• Thực hiện các nghĩa vụ bảo mật;
• Các trách nhiệm khác: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Thanh toán các khoản còn lại;
• Tiếp tục bảo mật thông tin được tiếp nhận;
• Sử dụng bí quyết đúng phạm vi thỏa thuận;
• Thực hiện các trách nhiệm khác: ...

11. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các quyền và nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Trong quá trình triển khai các giải pháp số, Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ số là tài liệu phù hợp để tham khảo cách xác nhận phạm vi chuyển giao, kết quả thực hiện và trách nhiệm của các bên khi kết thúc hợp đồng.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật (know-how)?

Hợp đồng chuyển giao know-how thường chứa thông tin kỹ thuật có giá trị thương mại, đồng thời có thể kết hợp với đào tạo, bàn giao tài liệu và quyền sử dụng trong một phạm vi nhất định. Vì vậy, khi thanh lý, các bên cần kiểm tra không chỉ việc hoàn thành chuyển giao mà còn cả hồ sơ kỹ thuật, quyền sử dụng, thanh toán và nghĩa vụ bảo mật.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật (know-how) do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn bố cục tham khảo: Giúp hệ thống hóa các nội dung cần xác nhận khi kết thúc hợp đồng.
• Thuận tiện rà soát nội dung chuyển giao: Có thể liệt kê quy trình, công thức, tài liệu và thông tin kỹ thuật đã bàn giao.
• Dễ kiểm tra việc đào tạo: Hỗ trợ ghi nhận nội dung, thời gian và kết quả hướng dẫn kỹ thuật.
• Hỗ trợ đối chiếu nghiệm thu: Giúp xác định những nội dung đã đạt yêu cầu và phần còn tồn tại.
• Thuận tiện quyết toán phí: Có thể tổng hợp phí chuyển giao, chi phí liên quan và công nợ.
• Làm rõ quyền sử dụng sau thanh lý: Giúp các bên xác định phạm vi, thời hạn và giới hạn tiếp tục sử dụng know-how.
• Hỗ trợ ghi nhận nghĩa vụ bảo mật: Có thể xác định thông tin cần bảo vệ và trách nhiệm của mỗi bên sau khi hợp đồng kết thúc.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo cách bố trí nội dung, sau đó điều chỉnh theo loại bí quyết kỹ thuật, danh mục tài liệu đã chuyển giao, kết quả nghiệm thu, phạm vi quyền sử dụng và các cam kết bảo mật cụ thể. Cách này giúp việc hoàn thiện hồ sơ thanh lý rõ ràng hơn và thuận tiện đối chiếu giữa hai bên.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật (know-how)

1. Kiểm tra hợp đồng chuyển giao

Xác định đối tượng know-how, phạm vi chuyển giao, thời hạn, phí và các điều kiện sử dụng.

2. Đối chiếu nội dung đã bàn giao

Kiểm tra từng tài liệu, quy trình, công thức, thông số hoặc hướng dẫn kỹ thuật thuộc phạm vi hợp đồng.

3. Rà soát hoạt động đào tạo

Nếu có đào tạo hoặc hướng dẫn, xác nhận nội dung đã thực hiện và những nội dung còn phải hoàn tất.

4. Kiểm tra kết quả nghiệm thu

Đối chiếu kết quả thực tế với tiêu chí nghiệm thu đã thỏa thuận.

5. Quyết toán phí chuyển giao

Tổng hợp giá trị hợp đồng, các khoản đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán.

6. Xác định quyền sử dụng

Ghi rõ bên nhận được tiếp tục sử dụng bí quyết trong phạm vi nào, thời hạn bao lâu và có được chuyển giao cho bên khác hay không.

7. Xác nhận nghĩa vụ bảo mật

Làm rõ những thông tin tiếp tục được bảo mật và thời hạn áp dụng sau khi thanh lý.

8. Ký và lưu hồ sơ

Sau khi kiểm tra, các bên ký biên bản và lưu cùng hợp đồng, phụ lục, hồ sơ bàn giao, nghiệm thu và tài liệu liên quan.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Xác định rõ know-how được chuyển giao. Không nên mô tả quá chung chung khiến khó xác định phạm vi thông tin đã bàn giao.

Không đưa toàn bộ bí mật kỹ thuật vào biên bản nếu không cần thiết. Có thể dẫn chiếu đến danh mục hoặc tài liệu kỹ thuật được lập riêng để hạn chế việc tiết lộ thông tin nhạy cảm.

Phân biệt quyền sử dụng và quyền sở hữu. Bên nhận know-how không mặc nhiên trở thành chủ sở hữu đối với mọi quyền liên quan đến công nghệ hoặc tài sản trí tuệ.

Kiểm tra tài liệu đã bàn giao. Danh mục hồ sơ nên được đối chiếu với phụ lục hợp đồng và biên bản bàn giao.

Ghi rõ thời hạn bảo mật. Nếu nghĩa vụ bảo mật tiếp tục sau thanh lý, cần thể hiện thời hạn và phạm vi áp dụng.

Đối chiếu phí chuyển giao. Các khoản thanh toán cần được thống nhất trước khi xác nhận hoàn tất nghĩa vụ tài chính.

Làm rõ quyền sử dụng sau thanh lý. Đặc biệt cần chú ý trường hợp quyền sử dụng bị giới hạn về thời gian, mục đích hoặc phạm vi.

Câu hỏi thường gặp

Bí quyết kỹ thuật (know-how) có phải là tài sản sở hữu trí tuệ không?

Know-how có thể liên quan đến bí mật kinh doanh hoặc các quyền đối với công nghệ, nhưng không phải mọi thông tin kỹ thuật đều mặc nhiên được xác định là một đối tượng sở hữu trí tuệ. Việc xác định cần căn cứ vào bản chất thông tin và điều kiện pháp luật áp dụng.

Thanh lý hợp đồng có làm chấm dứt quyền sử dụng know-how của bên nhận không?

Không nhất thiết. Quyền sử dụng sau thanh lý phụ thuộc vào nội dung hợp đồng và thỏa thuận của các bên. Nếu quyền sử dụng tiếp tục được duy trì, biên bản nên ghi rõ phạm vi và thời hạn.

Có cần liệt kê toàn bộ bí quyết kỹ thuật trong biên bản không?

Không nhất thiết. Đối với thông tin nhạy cảm, có thể lập danh mục tài liệu hoặc phụ lục riêng và dẫn chiếu trong biên bản. Cách này vừa thuận tiện đối chiếu vừa hạn chế việc đưa thông tin bí mật vào một tài liệu được lưu hành rộng hơn.

Nếu còn tài liệu kỹ thuật chưa bàn giao thì có được thanh lý hợp đồng không?

Các bên có thể thỏa thuận, nhưng biên bản cần ghi rõ tài liệu còn thiếu, bên có trách nhiệm bàn giao và thời hạn hoàn tất. Không nên xác nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành nếu thực tế vẫn còn nội dung phải thực hiện.

Có cần nghiệm thu việc chuyển giao know-how không?

Nếu hợp đồng quy định nghiệm thu thì cần thực hiện theo tiêu chí đã thỏa thuận. Biên bản thanh lý có thể dẫn chiếu kết quả nghiệm thu để xác nhận tình trạng hoàn thành.

Phí chuyển giao chưa thanh toán hết có thể lập biên bản thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất thanh lý và xác định rõ khoản công nợ còn lại. Biên bản nên ghi số tiền, thời hạn và phương thức thanh toán để tránh tranh chấp về sau.

Bên nhận có được chuyển know-how cho bên thứ ba sau khi thanh lý không?

Không thể mặc nhiên kết luận là có. Quyền chuyển giao lại hoặc tiết lộ cho bên thứ ba phụ thuộc vào hợp đồng, quyền của bên nhận và các giới hạn đã thỏa thuận. Nếu không được cho phép, việc chuyển giao hoặc tiết lộ có thể vi phạm nghĩa vụ đã cam kết.

Nghĩa vụ bảo mật có tiếp tục sau khi hợp đồng được thanh lý không?

Có thể. Nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận bảo mật quy định nghĩa vụ tiếp tục sau khi chấm dứt, các bên vẫn phải tuân thủ trong thời hạn và phạm vi tương ứng.

Nếu know-how được sử dụng để sản xuất sản phẩm thì có cần ghi kết quả sản xuất vào biên bản không?

Nếu kết quả sản xuất là tiêu chí nghiệm thu hoặc thuộc phạm vi hợp đồng, nên ghi nhận ở mức cần thiết để xác định việc hoàn thành. Các số liệu kỹ thuật hoặc bí mật sản xuất không cần đưa vào biên bản nếu đã có hồ sơ riêng.

Biên bản thanh lý có thay thế thỏa thuận bảo mật không?

Không nhất thiết. Nếu hai bên có thỏa thuận bảo mật riêng, biên bản nên dẫn chiếu đến thỏa thuận đó và xác nhận tình trạng tiếp tục áp dụng thay vì thay thế toàn bộ nội dung.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao bí quyết kỹ thuật (know-how) cần xác nhận rõ tình trạng chuyển giao, tài liệu kỹ thuật, nghiệm thu, thanh toán và quyền sử dụng sau khi hợp đồng kết thúc. Đặc biệt, nghĩa vụ bảo mật và giới hạn sử dụng know-how cần được thể hiện cẩn trọng để tránh hiểu rằng việc thanh lý đồng nghĩa với việc các cam kết này tự động chấm dứt.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo nội dung know-how, phạm vi chuyển giao, hồ sơ nghiệm thu, quyền sử dụng và thời hạn bảo mật được quy định trong hợp đồng thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản