Trong quá trình cung cấp dịch vụ thu gom và xử lý rác thải, việc xác nhận khối lượng đã thực hiện, chi phí phát sinh, tình trạng thanh toán và các nghĩa vụ còn lại giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp sau khi hợp đồng kết thúc. Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thu gom và xử lý rác thải là văn bản được lập giữa các bên nhằm ghi nhận kết quả thực hiện hợp đồng và thống nhất việc hoàn tất các quyền, nghĩa vụ liên quan. Nếu cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu giúp hệ thống hóa nội dung và thuận tiện điều chỉnh theo từng hợp đồng cụ thể.

Căn cứ pháp lý về Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thu gom và xử lý rác thải

Việc lập biên bản thanh lý trước hết dựa trên thỏa thuận và nội dung hợp đồng dịch vụ đã ký giữa các bên. Về nguyên tắc giao kết, thực hiện và chấm dứt hợp đồng, có thể tham chiếu Bộ luật Dân sự 2015, trong đó quy định về hiệu lực của hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ theo thỏa thuận hoặc theo các căn cứ pháp luật.

Đối với hoạt động thu gom, vận chuyển và xử lý chất thải, căn cứ quan trọng là Luật Bảo vệ môi trường số 72/2020/QH14. Luật này quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong quản lý chất thải và các yêu cầu liên quan đến thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải.

Các quy định chi tiết được hướng dẫn tại Nghị định 08/2022/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 05/2025/NĐ-CP và Nghị định 48/2026/NĐ-CP. Văn bản hợp nhất 49/VBHN-BNNMT năm 2026 cũng là nguồn tham chiếu thuận tiện khi rà soát các quy định hiện hành về bảo vệ môi trường.

Nếu đối tượng hợp đồng là chất thải rắn sinh hoạt, Thông tư 35/2024/TT-BTNMT quy định quy trình kỹ thuật thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải rắn sinh hoạt cũng có thể được xem xét tùy tính chất dịch vụ.

Ngoài ra, Nghị định 45/2022/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo vệ môi trường, là căn cứ cần lưu ý khi hợp đồng có liên quan đến hành vi vi phạm trong quản lý, thu gom, vận chuyển hoặc xử lý chất thải.

Các văn bản trên không đồng nghĩa với việc pháp luật bắt buộc mọi hợp đồng dịch vụ thu gom và xử lý rác thải phải có một mẫu thanh lý cố định. Biên bản thanh lý chủ yếu là căn cứ để các bên xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng; những hồ sơ chuyên ngành về nguồn thải, chứng từ chuyển giao, vận chuyển, xử lý hoặc các nghĩa vụ môi trường khác vẫn phải được thực hiện và lưu giữ theo quy định tương ứng.

Nếu hợp đồng có phạm vi liên quan đến tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các yêu cầu về môi trường, bạn có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn bảo vệ môi trường cho doanh nghiệp để đối chiếu cách xác nhận nội dung dịch vụ đã hoàn tất.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thu gom và xử lý rác thải?

Biên bản nên được lập khi hợp đồng đã hoàn thành toàn bộ hoặc phần lớn khối lượng công việc theo thỏa thuận và các bên cần xác nhận kết quả thực hiện.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ đã hết thời hạn.
• Bên cung cấp đã hoàn thành khối lượng thu gom, vận chuyển và xử lý theo hợp đồng.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Khối lượng thực tế có sự thay đổi so với dự kiến ban đầu và cần xác định lại giá trị thanh toán.
• Các bên đã hoàn tất việc bàn giao hồ sơ, chứng từ liên quan đến dịch vụ.
• Cần xác nhận số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán.
• Doanh nghiệp muốn xác định rõ các nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc, chẳng hạn công nợ, bảo hành, bồi thường hoặc xử lý khiếu nại.

Đặc biệt, với dịch vụ thu gom và xử lý rác thải tính theo khối lượng, biên bản nên đối chiếu số liệu thực tế với bảng kê, phiếu cân, chứng từ hoặc hồ sơ nghiệm thu có liên quan.

Những thông tin cần chuẩn bị khi lập biên bản

Trước khi lập biên bản, các bên nên chuẩn bị:

Thông tin hợp đồng: số hợp đồng, ngày ký, thời hạn, phạm vi dịch vụ, địa điểm thực hiện và các phụ lục hợp đồng.

Thông tin các bên: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện, chức vụ và thông tin liên hệ.

Kết quả thực hiện: loại chất thải, địa điểm thu gom, thời gian thực hiện, số chuyến, khối lượng thực tế, phương thức vận chuyển và tình trạng xử lý.

Giá trị hợp đồng: giá trị ban đầu, khối lượng thực tế, chi phí phát sinh hoặc giảm trừ, thuế và giá trị quyết toán nếu có.

Thanh toán: số tiền đã trả, thời điểm thanh toán, số tiền còn lại và thời hạn thanh toán.

Hồ sơ kèm theo: bảng kê khối lượng, biên bản nghiệm thu, chứng từ chuyển giao chất thải, hóa đơn hoặc tài liệu khác theo thỏa thuận.

Với các thỏa thuận hợp tác phục vụ nghiên cứu và phát triển giải pháp tái chế, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác nghiên cứu về chất thải nhựa và tái chế là mẫu liên quan giúp tham khảo cách ghi nhận kết quả nghiên cứu và trách nhiệm của các bên khi kết thúc hợp đồng.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thu gom và xử lý rác thải tham khảo

Dưới đây là mẫu minh họa với thông tin giả định để dễ hình dung cách trình bày:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
CUNG CẤP DỊCH VỤ THU GOM VÀ XỬ LÝ RÁC THẢI

Số: 18/2026/BBTL-MT

Hôm nay, ngày 28 tháng 08 năm 2026, tại thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THỰC PHẨM HƯNG THỊNH
Địa chỉ: 126 Đường Võ Thị Sáu, phường Tân Tiến, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai
Mã số doanh nghiệp: 3604125789
Đại diện: Ông Nguyễn Quốc Thành
Chức vụ: Tổng Giám đốc

BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG AN KHANG
Địa chỉ: 48 Đường Nguyễn Ái Quốc, phường Trảng Dài, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai
Mã số doanh nghiệp: 3603982147
Đại diện: Bà Trần Minh Hạnh
Chức vụ: Giám đốc

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý Hợp đồng số 07/2026/HĐDV-MT ký ngày 05/02/2026 với các nội dung sau:

Điều 1. Nội dung và kết quả thực hiện hợp đồng

Bên B đã thực hiện dịch vụ thu gom, vận chuyển và xử lý rác thải phát sinh tại cơ sở của Bên A trong thời gian từ ngày 01/03/2026 đến ngày 31/07/2026.

Khối lượng thực tế được hai bên đối chiếu như sau:

Bên A xác nhận Bên B đã hoàn thành khối lượng dịch vụ theo phạm vi được hai bên thống nhất. Việc thu gom và xử lý được thực hiện theo hồ sơ, chứng từ và quy trình áp dụng cho từng loại chất thải.

Điều 2. Giá trị thanh lý và thanh toán

Giá trị Hợp đồng số 07/2026/HĐDV-MT theo khối lượng thực tế được xác nhận là 1.479.591.000 đồng.

Số tiền Bên A đã thanh toán cho Bên B: 1.400.000.000 đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: 79.591.000 đồng.

Bên A có trách nhiệm hoàn tất khoản thanh toán còn lại trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày ký Biên bản này.

Điều 3. Hồ sơ và trách nhiệm của các bên

Bên B bàn giao cho Bên A các bảng kê khối lượng dịch vụ, biên bản xác nhận thực hiện và các chứng từ liên quan thuộc phạm vi trách nhiệm theo hợp đồng.

Hai bên có trách nhiệm tiếp tục phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh từ hồ sơ hoặc nghĩa vụ đã hình thành trong thời gian thực hiện hợp đồng.

Việc thanh lý không làm mất hiệu lực đối với những nghĩa vụ mà theo hợp đồng hoặc theo pháp luật vẫn phải được tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý.

Điều 4. Chấm dứt quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng

Kể từ ngày Biên bản này được ký, hai bên xác nhận Hợp đồng số 07/2026/HĐDV-MT đã hoàn thành về phạm vi dịch vụ nêu tại Điều 1, ngoại trừ các khoản thanh toán và nghĩa vụ còn tồn tại được ghi nhận tại Biên bản này.

Hai bên không có khiếu nại về khối lượng dịch vụ đã thực hiện tại thời điểm ký Biên bản, trừ trường hợp phát hiện sai lệch hoặc vấn đề liên quan đến nghĩa vụ tiếp tục thực hiện theo hợp đồng và pháp luật.

Điều 5. Hiệu lực của Biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, Bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 02 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A
TỔNG GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Nguyễn Quốc Thành

ĐẠI DIỆN BÊN B
GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Trần Minh Hạnh

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thu gom và xử lý rác thải tại Mẫu Biên Bản?

Khi tự soạn biên bản thanh lý, doanh nghiệp thường phải kiểm tra nhiều nội dung cùng lúc như thông tin hợp đồng, phạm vi dịch vụ, khối lượng rác đã thu gom, giá trị thực tế, công nợ, hồ sơ bàn giao và các nghĩa vụ còn lại. Một mẫu được bố cục đầy đủ sẽ giúp giảm thời gian xây dựng văn bản từ đầu và hạn chế bỏ sót những nội dung quan trọng.

Tại Mẫu Biên Bản, người dùng có thể xem trước nội dung mẫu trước khi quyết định tải. Mẫu được trình bày theo dạng văn bản hoàn chỉnh, có sẵn thông tin minh họa để người dùng dễ hình dung cách điền và điều chỉnh theo hợp đồng thực tế.

Sau khi tải, người dùng có thể chỉnh sửa thông tin về bên thuê dịch vụ, bên cung cấp, số hợp đồng, thời gian thực hiện, khối lượng rác, đơn giá, giá trị thanh lý, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng thu gom, vận chuyển và xử lý rác thải, việc sử dụng mẫu có cấu trúc sẵn còn giúp chuẩn hóa hồ sơ giữa các hợp đồng, thuận tiện hơn cho bộ phận hành chính, kế toán và người phụ trách quản lý nhà cung cấp.

Nếu hợp đồng có giá trị lớn, phát sinh tranh chấp hoặc liên quan đến nhiều nghĩa vụ pháp lý chuyên ngành, doanh nghiệp nên rà soát riêng nội dung trước khi ký hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật chuyên sâu khi cần thiết.

Đối với những hợp đồng có quy mô lớn gắn với phát triển hạ tầng và định hướng sản xuất bền vững, bạn có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng đầu tư dự án khu công nghiệp xanh để tham khảo thêm cách trình bày nội dung thanh lý theo từng nhóm công việc.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thu gom và xử lý rác thải

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng gốc.
Xác định số hợp đồng, ngày ký, thời hạn, phạm vi dịch vụ và điều khoản về thanh lý.

Bước 2: Xác định lý do thanh lý.
Ghi rõ hợp đồng hết hạn, đã hoàn thành dịch vụ hoặc được hai bên thống nhất chấm dứt trước thời hạn.

Bước 3: Đối chiếu khối lượng thực tế.
Kiểm tra số chuyến, số lượng hoặc khối lượng rác đã thu gom, thời gian và địa điểm cung cấp dịch vụ.

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ thực hiện.
Đối chiếu bảng kê, biên bản nghiệm thu, phiếu cân, chứng từ chuyển giao và các tài liệu liên quan nếu có.

Bước 5: Xác định giá trị thanh lý.
Tính toán theo khối lượng thực tế và đơn giá đã thỏa thuận, đồng thời ghi nhận các khoản điều chỉnh hoặc phát sinh.

Bước 6: Đối chiếu công nợ.
Ghi rõ số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải trả và thời hạn hoàn tất.

Bước 7: Xác định nghĩa vụ còn lại.
Nếu sau khi thanh lý vẫn còn nghĩa vụ thanh toán, bồi thường, cung cấp hồ sơ hoặc xử lý khiếu nại thì phải ghi rõ.

Bước 8: Kiểm tra nội dung trước khi ký.
Hai bên cần rà soát số liệu, thông tin pháp nhân, giá trị thanh lý và các tài liệu kèm theo để tránh sai lệch.

Bước 9: Ký và lưu hồ sơ.
Biên bản được đại diện có thẩm quyền của các bên ký, đóng dấu nếu phù hợp và mỗi bên lưu một bản cùng hồ sơ hợp đồng.

Một số lưu ý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thu gom và xử lý rác thải

Thứ nhất, không nên chỉ ghi chung chung rằng dịch vụ đã hoàn thành. Nên có số liệu cụ thể về thời gian, khối lượng, số chuyến hoặc phương thức xác định giá trị dịch vụ.

Thứ hai, cần phân biệt loại chất thải. Rác thải sinh hoạt, chất thải công nghiệp thông thường và chất thải nguy hại có yêu cầu quản lý khác nhau. Nội dung biên bản phải phù hợp với đối tượng thực tế của hợp đồng.

Thứ ba, không nên coi biên bản thanh lý là tài liệu thay thế cho toàn bộ hồ sơ môi trường. Chứng từ chuyển giao, hồ sơ vận chuyển, xử lý và các giấy tờ chuyên ngành khác vẫn phải được lập, lưu giữ theo quy định áp dụng.

Thứ tư, cần đối chiếu khối lượng thực tế với giá trị thanh toán. Nếu hợp đồng tính tiền theo tấn, theo chuyến hoặc theo tần suất thu gom thì cách tính phải thống nhất với hợp đồng.

Thứ năm, nếu hợp đồng chấm dứt trước thời hạn, biên bản cần nêu rõ lý do và cách xử lý các khoản chi phí, khối lượng chưa thực hiện hoặc nghĩa vụ còn tồn tại.

Thứ sáu, nên quy định rõ công nợ còn lại và thời hạn thanh toán thay vì chỉ ghi “hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ”.

Thứ bảy, người ký phải có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp lệ để xác nhận việc thanh lý hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

1. Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thu gom và xử lý rác thải có bắt buộc không?

Không phải mọi hợp đồng đều có một mẫu biên bản thanh lý bắt buộc theo pháp luật. Việc lập biên bản phụ thuộc vào thỏa thuận, nhu cầu xác nhận hoàn thành hợp đồng và cách quản lý hồ sơ của các bên.

2. Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Thông thường nên lập sau khi dịch vụ đã hoàn thành hoặc khi hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng. Trước khi ký cần hoàn tất việc đối chiếu khối lượng, giá trị và công nợ.

3. Có cần ghi khối lượng rác đã thu gom không?

Nên ghi nếu giá dịch vụ được tính theo khối lượng hoặc nếu khối lượng là căn cứ xác nhận việc hoàn thành hợp đồng. Số liệu nên thống nhất với hồ sơ thực tế.

4. Có cần ghi số tiền còn phải thanh toán không?

Có. Nếu còn công nợ, biên bản nên ghi chính xác số tiền, thời hạn và phương thức thanh toán để tránh tranh chấp sau này.

5. Biên bản thanh lý có thay thế chứng từ chuyển giao chất thải không?

Không. Biên bản thanh lý xác nhận quan hệ hợp đồng và kết quả thực hiện giữa các bên, không mặc nhiên thay thế những chứng từ hoặc hồ sơ môi trường phải lập theo quy định.

6. Có thể thanh lý hợp đồng trước thời hạn không?

Có thể nếu các bên có căn cứ phù hợp theo hợp đồng và pháp luật. Biên bản cần ghi rõ việc chấm dứt trước hạn và phương án xử lý các nghĩa vụ chưa hoàn thành.

7. Ai là người ký biên bản thanh lý?

Thông thường là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Thông tin người ký nên được kiểm tra trước khi lập biên bản.

8. Có thể sử dụng mẫu có sẵn cho mọi hợp đồng thu gom rác không?

Có thể dùng mẫu làm khung tham khảo, nhưng cần chỉnh sửa theo loại chất thải, phạm vi dịch vụ, phương thức tính phí, hồ sơ thực hiện và thỏa thuận cụ thể của từng hợp đồng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thu gom và xử lý rác thải giúp các bên xác nhận kết quả thực hiện, khối lượng dịch vụ, giá trị thanh toán và những nghĩa vụ còn lại sau khi hợp đồng kết thúc. Một biên bản tốt cần thống nhất với hợp đồng gốc và hồ sơ thực tế, đặc biệt là số liệu về khối lượng, công nợ và chứng từ liên quan đến hoạt động quản lý chất thải. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu tham khảo để rút ngắn thời gian soạn thảo, sau đó điều chỉnh các thông tin cho phù hợp với giao dịch thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản