Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên đám mây là văn bản ghi nhận việc hoàn thành, chấm dứt hoặc thanh lý các quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây. Biên bản giúp xác nhận thời gian sử dụng, dung lượng lưu trữ, dữ liệu đã bàn giao, tình trạng dịch vụ, thanh toán, xử lý dữ liệu sau khi kết thúc và trách nhiệm của các bên.

Đối với loại hợp đồng này, nội dung nên tập trung vào phạm vi dịch vụ, tài khoản và dung lượng lưu trữ, thời hạn sử dụng, dữ liệu được lưu trữ, tình trạng bàn giao hoặc di chuyển dữ liệu, sao lưu, bảo mật, xóa hoặc hoàn trả dữ liệu, chi phí, công nợ và nghĩa vụ sau thanh lý.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện hệ thống hóa phạm vi dịch vụ, dữ liệu đã lưu trữ và bàn giao, tình trạng thanh toán, phương án xử lý dữ liệu và trách nhiệm sau khi hợp đồng kết thúc.

Nếu cần tham khảo thêm mẫu biên bản liên quan đến hoạt động tư vấn, bạn có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn đầu tư vào doanh nghiệp công nghệ. Tài liệu giúp đối chiếu cách ghi nhận kết quả tư vấn, phạm vi công việc và việc hoàn tất các cam kết theo hợp đồng.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên đám mây?

Biên bản thường được lập khi dịch vụ đã hoàn thành theo hợp đồng, hết thời hạn sử dụng hoặc các bên thống nhất chấm dứt dịch vụ.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hết thời hạn cung cấp dịch vụ;
• Khách hàng chuyển sang nhà cung cấp khác;
• Hoàn thành việc di chuyển dữ liệu;
• Chấm dứt tài khoản hoặc không gian lưu trữ;
• Hoàn thành việc bàn giao dữ liệu;
• Hoàn thành việc đối chiếu dung lượng sử dụng;
• Hoàn thành nghĩa vụ thanh toán;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng;
• Cần xác nhận phương án xử lý dữ liệu sau khi dịch vụ kết thúc.

Nếu dữ liệu chưa được bàn giao, di chuyển, hoàn trả hoặc xử lý theo thỏa thuận, cần ghi rõ trong biên bản.

Căn cứ khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng lưu trữ dữ liệu trên đám mây

Khi lập biên bản, các bên nên đối chiếu hợp đồng cung cấp dịch vụ, phụ lục hợp đồng, thông tin tài khoản, dung lượng lưu trữ, dữ liệu sử dụng, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán.

Có thể rà soát:

• Tên dịch vụ;
• Thời gian cung cấp;
• Tài khoản sử dụng;
• Dung lượng lưu trữ;
• Phạm vi dữ liệu;
• Tình trạng sử dụng;
• Sao lưu dữ liệu;
• Phương án di chuyển dữ liệu;
• Tình trạng bàn giao;
• Phương án xóa dữ liệu;
• Bảo mật;
• Chi phí;
• Công nợ;
• Nghĩa vụ sau thanh lý.

Đối với các hợp đồng có nội dung vận hành và bảo trì hệ thống, Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp là mẫu liên quan đáng tham khảo. Nội dung hỗ trợ doanh nghiệp xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện và hoàn tất dịch vụ.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập biên bản

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng và phụ lục;
• Thông tin tài khoản dịch vụ;
• Dung lượng được cung cấp;
• Dung lượng thực tế sử dụng;
• Danh mục dữ liệu;
• Thông tin sao lưu;
• Biên bản nghiệm thu;
• Biên bản bàn giao;
• Biên bản di chuyển dữ liệu nếu có;
• Xác nhận xóa dữ liệu nếu có;
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán;
• Thỏa thuận bảo mật;
• Các tài liệu liên quan khác.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên đám mây

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRÊN ĐÁM MÂY

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên đám mây số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả thực hiện và nghiệm thu dịch vụ;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: KHÁCH HÀNG

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn cung cấp dịch vụ: ...

Tên dịch vụ: Lưu trữ dữ liệu trên đám mây.

Nền tảng/hệ thống cung cấp dịch vụ: ...

Dung lượng theo hợp đồng: ...

Thời gian sử dụng: từ ngày ... đến ngày ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi dịch vụ đã thực hiện

Bên B đã cung cấp:

• Không gian lưu trữ dữ liệu;
• Tài khoản sử dụng;
• Quản lý dung lượng;
• Sao lưu dữ liệu nếu có;
• Khả năng truy cập dữ liệu;
• Hỗ trợ kỹ thuật;
• Các dịch vụ liên quan khác: ...

Thời gian dịch vụ thực tế: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Dung lượng lưu trữ và tình trạng sử dụng

Dung lượng theo hợp đồng: ...

Dung lượng thực tế sử dụng: ...

Dung lượng còn lại: ...

Thời điểm đối chiếu: ...

Tài khoản sử dụng: ...

Tình trạng dịch vụ tại thời điểm thanh lý: ...

4. Dữ liệu được lưu trữ

Các nhóm dữ liệu đã được lưu trữ:

• Dữ liệu doanh nghiệp;
• Hồ sơ, tài liệu;
• Cơ sở dữ liệu;
• Tệp tin;
• Bản sao lưu;
• Dữ liệu khác: ...

Tổng dung lượng dữ liệu: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Các dữ liệu chưa được xử lý nếu có: ...

5. Bàn giao và di chuyển dữ liệu

Hai bên thống nhất phương án xử lý dữ liệu sau khi hợp đồng kết thúc:

Phương thức bàn giao/di chuyển: ...

Thời điểm thực hiện: ...

Địa điểm/nền tảng tiếp nhận: ...

Đơn vị thực hiện: ...

Tình trạng di chuyển dữ liệu: ...

Kết quả kiểm tra sau bàn giao: ...

Dữ liệu chưa bàn giao nếu có: ...

Thời hạn hoàn tất: ...

6. Sao lưu dữ liệu

Tình trạng sao lưu: ...

Thời điểm sao lưu cuối cùng: ...

Phạm vi dữ liệu được sao lưu: ...

Phương thức bàn giao bản sao lưu: ...

Bên tiếp nhận: ...

Tình trạng bản sao lưu: ...

Các nội dung cần xử lý thêm: ...

7. Xử lý dữ liệu sau khi thanh lý

Sau khi hoàn tất bàn giao/di chuyển dữ liệu, hai bên thống nhất:

Dữ liệu tiếp tục được lưu giữ: ...

Dữ liệu được hoàn trả: ...

Dữ liệu được xóa: ...

Thời điểm xóa: ...

Phương thức xác nhận việc xóa: ...

Thời hạn lưu giữ nếu có: ...

Các trường hợp ngoại lệ: ...

8. Tài khoản và quyền truy cập

Tài khoản dịch vụ: ...

Tình trạng tài khoản: ...

Thời điểm chấm dứt quyền truy cập: ...

Quyền quản trị: ...

Quyền của người dùng: ...

Phương án thu hồi quyền truy cập: ...

Các tài khoản cần duy trì nếu có: ...

9. Bảo mật thông tin

Các bên thống nhất bảo mật:

• Dữ liệu khách hàng;
• Tài khoản và thông tin xác thực;
• Dữ liệu lưu trữ;
• Thông tin hệ thống;
• Thông tin kỹ thuật;
• Thông tin kinh doanh;
• Các thông tin khác: ...

Thời hạn bảo mật: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

10. Nghiệm thu và xác nhận dịch vụ

Các bên đã kiểm tra:

• Phạm vi dịch vụ;
• Dung lượng lưu trữ;
• Thời gian cung cấp;
• Tình trạng dữ liệu;
• Bàn giao/di chuyển dữ liệu;
• Sao lưu;
• Tài khoản và quyền truy cập;
• Hồ sơ liên quan.

Kết luận nghiệm thu: ...

Các nội dung cần bổ sung nếu có: ...

Thời hạn bổ sung: ...

11. Kinh phí thực hiện

Phí lưu trữ: ... đồng.

Phí dung lượng bổ sung: ... đồng.

Phí hỗ trợ kỹ thuật: ... đồng.

Phí di chuyển/bàn giao dữ liệu: ... đồng.

Chi phí khác: ... đồng.

Tổng giá trị dịch vụ: ... đồng.

12. Đối chiếu thanh toán

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương án xử lý công nợ: ...

13. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Bên A có trách nhiệm:

• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Tiếp nhận dữ liệu;
• Kiểm tra dữ liệu sau bàn giao;
• Quản lý tài khoản và quyền truy cập;
• Bảo mật thông tin;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất bàn giao hoặc di chuyển dữ liệu;
• Thực hiện xử lý dữ liệu theo thỏa thuận;
• Thu hồi quyền truy cập;
• Bảo mật thông tin;
• Hoàn tất hồ sơ liên quan;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

14. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu toàn bộ quá trình thực hiện Hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên đám mây số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Dữ liệu đã bàn giao/di chuyển: ...

Dữ liệu còn phải xử lý: ...

Các khoản công nợ: ...

Tình trạng tài khoản: ...

Các quyền và nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên đám mây?

Hợp đồng lưu trữ dữ liệu trên đám mây thường có nhiều nội dung cần đối chiếu như dung lượng lưu trữ, thời gian sử dụng, dữ liệu, tài khoản, sao lưu, bàn giao hoặc di chuyển dữ liệu, phương án xóa dữ liệu và chi phí dịch vụ. Một mẫu biên bản có bố cục phù hợp giúp các bên thuận tiện tổng hợp những nội dung này trước khi xác nhận thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên đám mây do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn khung nội dung: Hỗ trợ hệ thống hóa thông tin về hợp đồng và dịch vụ lưu trữ.
• Dễ xác định phạm vi: Có thể ghi rõ thời gian, nền tảng, dung lượng và dịch vụ đã cung cấp.
• Thuận tiện kiểm kê dữ liệu: Có thể liệt kê nhóm dữ liệu và dung lượng tại thời điểm thanh lý.
• Hỗ trợ bàn giao dữ liệu: Có thể ghi rõ phương thức, thời điểm và tình trạng di chuyển dữ liệu.
• Dễ quản lý sao lưu: Có thể xác nhận bản sao lưu và tình trạng bàn giao.
• Làm rõ phương án xử lý dữ liệu: Có thể xác định dữ liệu được hoàn trả, tiếp tục lưu giữ hoặc xóa.
• Dễ kiểm soát tài khoản: Có thể ghi nhận quyền truy cập và phương án thu hồi.
• Hỗ trợ bảo mật: Có thể xác định trách nhiệm bảo mật dữ liệu và thông tin hệ thống.
• Dễ đối chiếu kinh phí: Có thể tổng hợp phí lưu trữ, hỗ trợ, di chuyển dữ liệu và công nợ.
• Dễ điều chỉnh theo từng dịch vụ: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo, sau đó cập nhật nền tảng, dung lượng, dữ liệu, phương án bàn giao, xử lý dữ liệu, chi phí và nghĩa vụ sau thanh lý.

Nếu doanh nghiệp đang tìm tài liệu cho các dự án bảo trì, nâng cấp hệ thống dữ liệu chuyên ngành, có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử. Mẫu giúp đối chiếu cách ghi nhận kết quả bàn giao và kết thúc thỏa thuận.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên đám mây

1. Rà soát hợp đồng

Đối chiếu thời hạn, dung lượng, phạm vi dịch vụ, mức phí và trách nhiệm của từng bên.

2. Đối chiếu dung lượng

Xác định dung lượng theo hợp đồng và dung lượng thực tế sử dụng tại thời điểm thanh lý.

3. Kiểm kê dữ liệu

Xác định nhóm dữ liệu, dung lượng và tình trạng dữ liệu đang được lưu trữ.

4. Xác định phương án bàn giao

Thống nhất cách thức, thời điểm và bên tiếp nhận dữ liệu.

5. Kiểm tra bản sao lưu

Xác nhận tình trạng sao lưu và khả năng tiếp nhận dữ liệu sau khi dịch vụ kết thúc.

6. Xử lý tài khoản

Xác định thời điểm chấm dứt tài khoản và thu hồi quyền truy cập.

7. Xác định phương án xử lý dữ liệu

Ghi rõ dữ liệu nào được hoàn trả, di chuyển, tiếp tục lưu giữ hoặc xóa.

8. Đối chiếu kinh phí

Xác định tổng giá trị dịch vụ, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

9. Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm bàn giao dữ liệu, xử lý dữ liệu, bảo mật và hoàn tất hồ sơ.

10. Ký xác nhận

Các bên kiểm tra toàn bộ nội dung, thống nhất việc thanh lý và ký biên bản.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Kiểm kê dữ liệu trước khi thanh lý. Không nên chỉ ghi chung là “đã bàn giao dữ liệu” mà cần xác định phạm vi và tình trạng dữ liệu.

Đối chiếu dung lượng thực tế. Dung lượng sử dụng có thể khác với dung lượng đăng ký nên cần xác nhận tại thời điểm thanh lý.

Xác định rõ phương án di chuyển. Nếu chuyển dữ liệu sang hệ thống khác, cần ghi rõ phương thức, thời điểm và kết quả kiểm tra.

Kiểm tra bản sao lưu. Cần xác nhận dữ liệu sao lưu đã được bàn giao hoặc xử lý theo thỏa thuận.

Xử lý tài khoản đúng thời điểm. Cần xác định khi nào quyền truy cập bị thu hồi để tránh phát sinh quyền truy cập sau khi hợp đồng kết thúc.

Làm rõ việc xóa dữ liệu. Nếu nhà cung cấp phải xóa dữ liệu sau khi thanh lý, nên ghi rõ thời điểm và phương thức xác nhận.

Bảo mật dữ liệu. Thông tin lưu trữ trên nền tảng đám mây cần tiếp tục được bảo vệ theo thỏa thuận giữa các bên.

Đối chiếu công nợ. Các khoản phí cần được kiểm tra với hợp đồng và chứng từ thực tế.

Ghi nhận thời hạn lưu giữ. Nếu dữ liệu phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian sau khi chấm dứt dịch vụ, cần thể hiện rõ.

Xác định nghĩa vụ tiếp tục. Các nghĩa vụ về bảo mật, bàn giao, xử lý dữ liệu hoặc hỗ trợ kỹ thuật cần được ghi rõ nếu vẫn còn hiệu lực.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng lưu trữ dữ liệu trên đám mây dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận tình trạng dịch vụ, dữ liệu, dung lượng, bàn giao, tài khoản, thanh toán và trách nhiệm của các bên sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Có thể lập khi hết thời hạn dịch vụ, hoàn thành di chuyển dữ liệu hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Có cần ghi dung lượng dữ liệu không?

Nên ghi để xác định chính xác dữ liệu và dung lượng tại thời điểm thanh lý.

Có cần bàn giao dữ liệu trước khi thanh lý không?

Nếu hợp đồng yêu cầu bàn giao hoặc khách hàng cần tiếp tục sử dụng dữ liệu, nên hoàn tất hoặc ghi rõ tình trạng bàn giao trước khi xác nhận thanh lý.

Dữ liệu trên đám mây sau khi thanh lý được xử lý thế nào?

Phương án xử lý cần căn cứ hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên, có thể bao gồm hoàn trả, di chuyển, tiếp tục lưu giữ trong thời hạn nhất định hoặc xóa.

Có cần ghi việc thu hồi tài khoản không?

Nên ghi rõ thời điểm và phương án chấm dứt quyền truy cập để xác định trách nhiệm của các bên.

Có cần xác nhận sao lưu dữ liệu không?

Nên xác nhận nếu hợp đồng có dịch vụ sao lưu hoặc dữ liệu cần được bảo đảm khả năng khôi phục sau khi chuyển giao.

Có cần quy định bảo mật sau khi thanh lý không?

Nên ghi rõ nếu các bên tiếp tục có nghĩa vụ bảo mật dữ liệu, thông tin tài khoản hoặc thông tin kỹ thuật.

Có cần đối chiếu phí lưu trữ không?

Nên đối chiếu để xác định chính xác số tiền đã thanh toán, khoản phát sinh và công nợ còn lại.

Có thể dùng mẫu này cho mọi dịch vụ lưu trữ đám mây không?

Có thể dùng làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo nền tảng, dung lượng, loại dữ liệu, phương án bàn giao, chính sách xử lý dữ liệu và thỏa thuận cụ thể của từng hợp đồng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên đám mây cần phản ánh đầy đủ phạm vi dịch vụ, dung lượng, dữ liệu, tình trạng sao lưu, phương án bàn giao hoặc di chuyển, tài khoản, xử lý dữ liệu, bảo mật, chi phí và nghĩa vụ sau khi hợp đồng kết thúc.

Trước khi ký, các bên nên đặc biệt rà soát dung lượng thực tế, danh mục dữ liệu, bản sao lưu, tình trạng bàn giao, thời điểm thu hồi quyền truy cập, phương án hoàn trả hoặc xóa dữ liệu, thời hạn lưu giữ, bảo mật, công nợ và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo nền tảng lưu trữ, dung lượng, dữ liệu, phương án bàn giao, xử lý dữ liệu, chi phí và nghĩa vụ sau thanh lý.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản