Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử là văn bản ghi nhận việc hoàn thành, chấm dứt hoặc thanh lý các quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình bảo trì, nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử. Biên bản giúp xác nhận phạm vi công việc, các hạng mục đã thực hiện, tình trạng hệ thống, dữ liệu, hồ sơ kỹ thuật, kết quả nghiệm thu, tài liệu đã bàn giao, tình trạng thanh toán và trách nhiệm của các bên sau khi hợp đồng kết thúc.

Đối với loại hợp đồng này, nội dung nên tập trung vào hệ thống dữ liệu y tế được bảo trì và nâng cấp, phạm vi công việc, các lỗi hoặc sự cố đã xử lý, nội dung nâng cấp, dữ liệu và hồ sơ đã bàn giao, tình trạng vận hành, bảo mật thông tin, chi phí, công nợ và nghĩa vụ hỗ trợ sau thanh lý.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện hệ thống hóa phạm vi bảo trì và nâng cấp, tình trạng hệ thống, dữ liệu và tài liệu đã bàn giao, kết quả nghiệm thu, tình trạng thanh toán và trách nhiệm sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử?

Biên bản thường được lập khi các hạng mục bảo trì, nâng cấp đã hoàn thành và được nghiệm thu hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hết thời hạn bảo trì và nâng cấp;
• Hoàn thành các hạng mục theo hợp đồng;
• Hoàn thành xử lý lỗi hệ thống;
• Hoàn thành khắc phục sự cố;
• Hoàn thành nâng cấp hệ thống;
• Hoàn thành cập nhật chức năng;
• Hoàn thành bàn giao dữ liệu và hồ sơ;
• Hoàn thành nghiệm thu;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng;
• Cần đối chiếu chi phí và công nợ.

Nếu còn hạng mục nâng cấp, lỗi, tài liệu hoặc nghĩa vụ tài chính chưa hoàn tất, cần ghi rõ trong biên bản.

Căn cứ khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử

Khi lập biên bản, các bên nên đối chiếu hợp đồng bảo trì và nâng cấp, phụ lục hợp đồng, danh sách yêu cầu xử lý, nhật ký bảo trì, hồ sơ nâng cấp, báo cáo kỹ thuật, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán.

Có thể rà soát:

• Tên hệ thống;
• Phiên bản hệ thống;
• Phạm vi bảo trì;
• Phạm vi nâng cấp;
• Danh sách yêu cầu;
• Lỗi và sự cố;
• Kết quả xử lý;
• Các chức năng nâng cấp;
• Tình trạng dữ liệu;
• Hồ sơ kỹ thuật;
• Tài liệu bàn giao;
• Kết quả nghiệm thu;
• Chi phí;
• Công nợ;
• Bảo mật;
• Nghĩa vụ sau thanh lý.

Nếu hợp đồng có nội dung đào tạo và hướng dẫn vận hành phần mềm, bạn có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo sử dụng phần mềm chuyên ngành. Mẫu này giúp đối chiếu cách xác nhận chương trình đã hoàn thành và các bên đã thực hiện đầy đủ cam kết.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập biên bản

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng và phụ lục;
• Thông tin hệ thống dữ liệu y tế;
• Phiên bản trước và sau nâng cấp;
• Danh sách yêu cầu bảo trì;
• Nhật ký xử lý sự cố;
• Danh sách hạng mục nâng cấp;
• Báo cáo kỹ thuật;
• Hồ sơ kiểm thử;
• Hồ sơ sao lưu và khôi phục;
• Tài liệu hướng dẫn;
• Biên bản nghiệm thu;
• Danh mục tài liệu bàn giao;
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán;
• Thỏa thuận bảo mật;
• Các tài liệu liên quan khác.

Đối với các dự án có yếu tố hợp tác quốc tế, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác nghiên cứu và chuyển giao công nghệ với đối tác nước ngoài là tài liệu liên quan đáng tham khảo. Nội dung giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở đối chiếu khi ghi nhận kết quả và hoàn tất thỏa thuận.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG BẢO TRÌ VÀ NÂNG CẤP HỆ THỐNG DỮ LIỆU Y TẾ ĐIỆN TỬ

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả thực hiện và nghiệm thu dịch vụ;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ĐƠN VỊ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ BẢO TRÌ, NÂNG CẤP HỆ THỐNG

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: từ ngày ... đến ngày ...

Tên hệ thống: ...

Phiên bản trước khi thực hiện: ...

Phiên bản sau khi thực hiện: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi bảo trì và nâng cấp đã thực hiện

Bên B đã thực hiện:

• Kiểm tra tình trạng hệ thống;
• Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ;
• Xử lý lỗi phần mềm;
• Khắc phục sự cố;
• Kiểm tra cơ sở dữ liệu;
• Sao lưu và khôi phục dữ liệu nếu có;
• Cập nhật hệ thống;
• Nâng cấp chức năng;
• Điều chỉnh cấu hình;
• Kiểm tra sau nâng cấp;
• Hỗ trợ kỹ thuật;
• Bàn giao tài liệu;
• Các nội dung khác: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Tình trạng hệ thống dữ liệu y tế điện tử

Tên hệ thống: ...

Phiên bản: ...

Các phân hệ: ...

Môi trường vận hành: ...

Tình trạng hoạt động tại thời điểm thanh lý: ...

Tình trạng cơ sở dữ liệu: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

Khả năng tiếp tục vận hành: ...

Các yêu cầu cần xử lý sau thanh lý: ...

4. Danh sách lỗi và sự cố đã xử lý

Tổng số yêu cầu: ...

Số yêu cầu đã hoàn thành: ...

Số yêu cầu còn tồn đọng: ...

5. Các hạng mục nâng cấp

Các nội dung đã nâng cấp:

• Nâng cấp phiên bản;
• Bổ sung chức năng;
• Điều chỉnh giao diện;
• Điều chỉnh cơ sở dữ liệu;
• Cải thiện hiệu năng;
• Cập nhật cấu hình;
• Tích hợp hệ thống nếu có;
• Các nội dung khác: ...

Thời điểm thực hiện: ...

Kết quả: ...

Các hạng mục chưa thực hiện nếu có: ...

6. Kiểm thử và xác nhận hệ thống

Các nội dung đã kiểm thử:

• Chức năng hệ thống;
• Khả năng truy cập;
• Tính ổn định;
• Khả năng xử lý dữ liệu;
• Khả năng sao lưu và khôi phục;
• Các chức năng được nâng cấp;
• Các nội dung khác: ...

Kết quả kiểm thử: ...

Các vấn đề phát hiện: ...

Phương án xử lý: ...

7. Dữ liệu và hồ sơ hệ thống

Dữ liệu đã được xử lý/bảo toàn: ...

Dung lượng dữ liệu: ...

Thời điểm sao lưu: ...

Tình trạng dữ liệu sau nâng cấp: ...

Các hồ sơ liên quan: ...

Các vấn đề về dữ liệu còn tồn tại nếu có: ...

8. Tài liệu và hồ sơ bàn giao

Bên B đã bàn giao:

• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Tài liệu cấu hình;
• Hồ sơ nâng cấp;
• Báo cáo bảo trì;
• Báo cáo kiểm thử;
• Hồ sơ sao lưu;
• Tài liệu vận hành;
• Các tài liệu khác: ...

9. Nghiệm thu dịch vụ

Các bên đã kiểm tra:

• Phạm vi bảo trì;
• Phạm vi nâng cấp;
• Các lỗi và sự cố;
• Các chức năng nâng cấp;
• Tình trạng hệ thống;
• Tình trạng dữ liệu;
• Hồ sơ và tài liệu;
• Kết quả kiểm thử.

Kết luận nghiệm thu: ...

Các nội dung cần bổ sung nếu có: ...

Thời hạn bổ sung: ...

10. Kinh phí thực hiện

Phí bảo trì: ... đồng.

Phí nâng cấp: ... đồng.

Phí hỗ trợ kỹ thuật: ... đồng.

Phí xử lý sự cố: ... đồng.

Chi phí khác: ... đồng.

Tổng giá trị dịch vụ: ... đồng.

11. Đối chiếu thanh toán

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương án xử lý công nợ: ...

12. Bảo mật thông tin và dữ liệu

Các bên thống nhất bảo mật:

• Dữ liệu y tế;
• Thông tin người sử dụng;
• Thông tin tài khoản;
• Cấu hình hệ thống;
• Hồ sơ kỹ thuật;
• Thông tin vận hành;
• Báo cáo bảo trì và nâng cấp;
• Các thông tin khác: ...

Thời hạn bảo mật: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

13. Quyền truy cập và tài khoản kỹ thuật

Tài khoản kỹ thuật của Bên B: ...

Quyền truy cập: ...

Thời điểm chấm dứt quyền truy cập: ...

Các quyền cần thu hồi: ...

Thông tin quản trị cần bàn giao: ...

Các tài khoản cần duy trì nếu có: ...

14. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Bên A có trách nhiệm:

• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Tiếp nhận hệ thống và tài liệu;
• Quản lý dữ liệu;
• Quản lý tài khoản;
• Bảo mật thông tin;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất bàn giao;
• Bổ sung hồ sơ nếu có;
• Hoàn thành các nội dung còn thuộc phạm vi hợp đồng;
• Thu hồi quyền truy cập;
• Bảo mật thông tin và dữ liệu;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

15. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu toàn bộ quá trình thực hiện Hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các hạng mục đã hoàn thành: ...

Các hạng mục còn lại: ...

Tình trạng hệ thống: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Tài liệu đã bàn giao: ...

Các khoản công nợ: ...

Các quyền và nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Nếu cần tham khảo thêm mẫu biên bản thuộc nhóm hợp đồng chuyển giao công nghệ chuyên biệt, có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ sản xuất thiết bị quốc phòng. Tài liệu cung cấp thêm góc nhìn về cách xác nhận kết quả, bàn giao và hoàn tất hợp đồng.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử?

Hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử thường có nhiều nội dung cần đối chiếu như phạm vi bảo trì, phiên bản hệ thống, lỗi và sự cố, các hạng mục nâng cấp, tình trạng dữ liệu, hồ sơ kỹ thuật, kết quả kiểm thử, tài liệu bàn giao và chi phí dịch vụ. Một mẫu biên bản có bố cục phù hợp giúp các bên thuận tiện tổng hợp những nội dung này trước khi xác nhận thanh lý.

Mẫu Biên Bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử giúp các bên có thêm khung tham khảo để:

• Hệ thống hóa thông tin hợp đồng: Ghi nhận thời hạn, phạm vi và giá trị hợp đồng.
• Xác định rõ hạng mục công việc: Phân biệt nội dung bảo trì với nội dung nâng cấp.
• Theo dõi lỗi và sự cố: Ghi nhận yêu cầu, kết quả xử lý và vấn đề còn tồn tại.
• Xác nhận phiên bản hệ thống: Đối chiếu trạng thái trước và sau khi nâng cấp.
• Kiểm tra dữ liệu: Ghi nhận tình trạng dữ liệu, sao lưu và khôi phục nếu có.
• Quản lý hồ sơ bàn giao: Liệt kê báo cáo, tài liệu kỹ thuật và hồ sơ vận hành.
• Hỗ trợ nghiệm thu: Xác nhận kết quả kiểm thử và tình trạng hệ thống.
• Làm rõ bảo mật: Ghi nhận trách nhiệm liên quan đến dữ liệu và thông tin hệ thống.
• Kiểm soát quyền truy cập: Xác định tài khoản kỹ thuật và thời điểm thu hồi.
• Đối chiếu chi phí: Tổng hợp phí bảo trì, nâng cấp, hỗ trợ và công nợ.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh các nội dung như tên hệ thống, phiên bản, phạm vi bảo trì, hạng mục nâng cấp, tình trạng dữ liệu, tài liệu bàn giao, chi phí và nghĩa vụ sau thanh lý.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử

1. Rà soát hợp đồng

Đối chiếu thời hạn, phạm vi bảo trì, phạm vi nâng cấp, sản phẩm bàn giao và trách nhiệm của từng bên.

2. Xác định hệ thống

Ghi rõ tên hệ thống, phiên bản trước và sau khi thực hiện, các phân hệ và môi trường vận hành.

3. Tổng hợp lỗi và sự cố

Đối chiếu các yêu cầu đã tiếp nhận, nội dung xử lý và những vấn đề còn tồn tại.

4. Kiểm tra hạng mục nâng cấp

Xác nhận các chức năng, cấu hình hoặc thành phần hệ thống đã được nâng cấp.

5. Kiểm tra dữ liệu

Đối chiếu tình trạng dữ liệu, sao lưu, khôi phục và khả năng tiếp tục vận hành.

6. Kiểm thử hệ thống

Xác nhận kết quả kiểm thử đối với các chức năng và hạng mục đã thay đổi.

7. Kiểm tra tài liệu bàn giao

Đối chiếu báo cáo, tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng và hồ sơ liên quan.

8. Xác nhận nghiệm thu

Ghi nhận kết quả nghiệm thu và những nội dung cần bổ sung nếu có.

9. Đối chiếu kinh phí

Xác định tổng giá trị dịch vụ, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

10. Ký xác nhận

Các bên kiểm tra toàn bộ nội dung, thống nhất việc thanh lý và ký biên bản.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi rõ phiên bản hệ thống. Cần xác định phiên bản trước và sau nâng cấp để thuận tiện đối chiếu.

Phân biệt bảo trì và nâng cấp. Các hạng mục sửa lỗi, bảo trì và phát triển hoặc thay đổi chức năng nên được ghi nhận riêng.

Kiểm tra dữ liệu trước khi thanh lý. Cần xác nhận tình trạng dữ liệu và khả năng vận hành sau khi kết thúc hợp đồng.

Xác nhận sao lưu. Nếu có thực hiện sao lưu hoặc khôi phục dữ liệu, nên ghi nhận thời điểm và kết quả.

Kiểm thử các chức năng nâng cấp. Nên xác nhận các hạng mục đã được kiểm tra và nghiệm thu.

Bảo mật dữ liệu y tế. Cần xác định rõ trách nhiệm của các bên đối với dữ liệu và thông tin mà họ được tiếp cận trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Thu hồi quyền truy cập kỹ thuật. Cần xác định tài khoản, quyền truy cập và thời điểm chấm dứt quyền của đơn vị bảo trì.

Bàn giao đầy đủ hồ sơ. Báo cáo, tài liệu kỹ thuật và hồ sơ nâng cấp cần được xác nhận cụ thể.

Đối chiếu công nợ. Các khoản phí bảo trì, nâng cấp và chi phí phát sinh cần được kiểm tra với hợp đồng và chứng từ thực tế.

Xác định nghĩa vụ sau thanh lý. Các nghĩa vụ về bảo mật, hỗ trợ, xử lý lỗi còn tồn đọng hoặc bàn giao hồ sơ cần được ghi rõ.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận phạm vi bảo trì, nâng cấp, tình trạng hệ thống và dữ liệu, kết quả nghiệm thu, tài liệu bàn giao, thanh toán và nghĩa vụ của các bên sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Có thể lập khi các hạng mục bảo trì và nâng cấp đã hoàn thành, được nghiệm thu hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Có cần ghi phiên bản hệ thống không?

Nên ghi để xác định chính xác trạng thái hệ thống trước và sau khi thực hiện công việc.

Nếu còn lỗi chưa xử lý thì sao?

Nên liệt kê lỗi, trạng thái xử lý, trách nhiệm và thời hạn hoàn thành nếu các bên có thỏa thuận tiếp tục khắc phục.

Có cần ghi các hạng mục nâng cấp không?

Nên ghi rõ để xác định những thay đổi đã được thực hiện và nghiệm thu.

Có cần kiểm tra dữ liệu trước khi thanh lý?

Nên kiểm tra và xác nhận tình trạng dữ liệu, đặc biệt đối với hệ thống chứa dữ liệu quan trọng.

Có cần bàn giao tài liệu kỹ thuật không?

Nếu tài liệu thuộc phạm vi bàn giao theo hợp đồng, nên liệt kê và xác nhận tình trạng tiếp nhận.

Có cần thu hồi tài khoản kỹ thuật không?

Nên xác định thời điểm chấm dứt quyền truy cập của đơn vị bảo trì và việc bàn giao quyền quản trị nếu có.

Có cần bảo mật dữ liệu sau khi thanh lý không?

Nên có nội dung về bảo mật nếu bên cung cấp dịch vụ đã tiếp cận dữ liệu, tài khoản hoặc thông tin kỹ thuật của hệ thống.

Có cần đối chiếu phí bảo trì và nâng cấp không?

Nên đối chiếu để xác định số tiền đã thanh toán, khoản phát sinh và công nợ còn lại.

Có thể dùng mẫu này cho mọi hệ thống dữ liệu y tế điện tử không?

Có thể dùng làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo hệ thống, phiên bản, phạm vi bảo trì, hạng mục nâng cấp, dữ liệu, tài liệu và thỏa thuận cụ thể của từng hợp đồng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử cần phản ánh đầy đủ thông tin hệ thống, phạm vi bảo trì và nâng cấp, lỗi và sự cố, kết quả xử lý, các thay đổi của hệ thống, tình trạng dữ liệu, kết quả kiểm thử, tài liệu bàn giao, quyền truy cập, bảo mật, chi phí và nghĩa vụ sau khi hợp đồng kết thúc.

Trước khi ký, các bên nên đặc biệt rà soát phiên bản hệ thống, danh sách lỗi, hạng mục nâng cấp, kết quả kiểm thử, tình trạng dữ liệu, sao lưu, tài liệu bàn giao, quyền truy cập kỹ thuật, bảo mật dữ liệu, công nợ và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo hệ thống dữ liệu y tế, phạm vi bảo trì, hạng mục nâng cấp, tình trạng dữ liệu, tài liệu, chi phí và nghĩa vụ sau thanh lý.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản