Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp là văn bản ghi nhận việc hoàn thành, chấm dứt hoặc thanh lý các quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp. Biên bản giúp xác nhận phạm vi bảo trì, các hạng mục đã thực hiện, tình trạng hệ thống, lỗi và sự cố đã xử lý, tài liệu đã bàn giao, tình trạng thanh toán và trách nhiệm của các bên sau khi hợp đồng kết thúc.

Đối với loại hợp đồng này, nội dung nên tập trung vào hệ thống phần mềm được bảo trì, phạm vi và thời gian bảo trì, các hạng mục xử lý, lỗi hoặc sự cố đã khắc phục, cập nhật và nâng cấp, hồ sơ kỹ thuật, tình trạng nghiệm thu, chi phí dịch vụ, bảo mật và nghĩa vụ hỗ trợ sau thanh lý.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện hệ thống hóa phạm vi bảo trì, các hạng mục đã thực hiện, tình trạng hệ thống và tài liệu đã bàn giao, tình trạng thanh toán và trách nhiệm sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp?

Biên bản thường được lập khi dịch vụ bảo trì đã hoàn thành theo thời hạn và phạm vi hợp đồng, các hạng mục đã được nghiệm thu hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hết thời hạn bảo trì;
• Hoàn thành các hạng mục bảo trì;
• Hoàn thành việc sửa lỗi hệ thống;
• Hoàn thành xử lý các sự cố;
• Hoàn thành cập nhật hoặc nâng cấp theo hợp đồng;
• Hoàn thành hỗ trợ kỹ thuật;
• Hoàn thành bàn giao tài liệu;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng;
• Cần đối chiếu phí bảo trì và công nợ.

Nếu còn lỗi, yêu cầu hỗ trợ, tài liệu hoặc nghĩa vụ tài chính chưa hoàn tất, cần ghi rõ trong biên bản.

Nếu doanh nghiệp cần thêm mẫu biên bản cho các hợp đồng bảo trì hệ thống chuyên ngành, có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp hệ thống dữ liệu y tế điện tử. Tài liệu giúp đối chiếu cách xác nhận hạng mục nâng cấp, kết quả bàn giao và việc hoàn tất thỏa thuận.

Căn cứ khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm

Khi lập biên bản, các bên nên đối chiếu hợp đồng bảo trì, phụ lục hợp đồng, danh sách yêu cầu hỗ trợ, nhật ký xử lý sự cố, biên bản nghiệm thu, tài liệu kỹ thuật và chứng từ thanh toán.

Có thể rà soát:

• Tên hệ thống phần mềm;
• Phiên bản phần mềm;
• Thời hạn bảo trì;
• Phạm vi bảo trì;
• Danh sách hạng mục;
• Yêu cầu hỗ trợ;
• Lỗi và sự cố;
• Kết quả xử lý;
• Cập nhật và nâng cấp;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Tình trạng hệ thống;
• Kết quả nghiệm thu;
• Chi phí bảo trì;
• Công nợ;
• Bảo mật;
• Nghĩa vụ sau thanh lý.

Đối với hợp đồng có kèm hoạt động hướng dẫn, đào tạo người dùng, Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo sử dụng phần mềm chuyên ngành là mẫu liên quan đáng xem thêm. Nội dung giúp tham khảo cách ghi nhận chương trình đã hoàn thành và các nghĩa vụ giữa các bên.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập biên bản

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng và phụ lục;
• Thông tin hệ thống phần mềm;
• Phiên bản đang sử dụng;
• Danh sách yêu cầu bảo trì;
• Nhật ký hỗ trợ;
• Danh sách lỗi và sự cố;
• Biên bản xử lý;
• Danh sách cập nhật hoặc nâng cấp;
• Báo cáo bảo trì;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Biên bản nghiệm thu;
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán;
• Thỏa thuận bảo mật;
• Các tài liệu liên quan khác.

Nếu doanh nghiệp có hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công nghệ, bạn có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác nghiên cứu và chuyển giao công nghệ với đối tác nước ngoài. Mẫu cung cấp thêm hướng đối chiếu khi xác nhận kết quả hợp tác và hoàn tất các cam kết.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG BẢO TRÌ HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng bảo trì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả thực hiện và nghiệm thu dịch vụ;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ĐƠN VỊ SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ BẢO TRÌ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn bảo trì: từ ngày ... đến ngày ...

Tên hệ thống: ...

Phiên bản: ...

Phạm vi sử dụng: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi bảo trì đã thực hiện

Bên B đã thực hiện:

• Kiểm tra tình trạng hệ thống;
• Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ;
• Xử lý lỗi phần mềm;
• Xử lý sự cố;
• Kiểm tra và điều chỉnh hệ thống;
• Cập nhật phần mềm;
• Nâng cấp theo phạm vi hợp đồng;
• Hỗ trợ kỹ thuật;
• Sao lưu hoặc khôi phục dữ liệu nếu có;
• Bàn giao tài liệu;
• Các nội dung khác: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Tình trạng hệ thống phần mềm

Tên phần mềm: ...

Phiên bản: ...

Môi trường vận hành: ...

Các phân hệ: ...

Tình trạng hoạt động tại thời điểm thanh lý: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

Khả năng tiếp tục vận hành: ...

Các yêu cầu cần xử lý sau thanh lý: ...

4. Danh sách lỗi và sự cố đã xử lý

Tổng số yêu cầu đã tiếp nhận: ...

Số yêu cầu đã hoàn thành: ...

Số yêu cầu còn tồn đọng: ...

5. Cập nhật và nâng cấp hệ thống

Các nội dung đã cập nhật:

• Sửa lỗi;
• Cập nhật phiên bản;
• Điều chỉnh chức năng;
• Cập nhật cấu hình;
• Nâng cấp phân hệ;
• Cải thiện hiệu năng;
• Các nội dung khác: ...

Thời điểm thực hiện: ...

Kết quả: ...

Các nội dung chưa thực hiện nếu có: ...

6. Tài liệu và hồ sơ bàn giao

Bên B đã bàn giao:

• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Tài liệu cấu hình;
• Báo cáo bảo trì;
• Nhật ký xử lý;
• Hồ sơ cập nhật;
• Hồ sơ nghiệm thu;
• Các tài liệu khác: ...

7. Nghiệm thu dịch vụ bảo trì

Các bên đã kiểm tra:

• Phạm vi bảo trì;
• Các hạng mục đã thực hiện;
• Lỗi và sự cố đã xử lý;
• Cập nhật và nâng cấp;
• Tình trạng hệ thống;
• Hồ sơ và tài liệu;
• Các nội dung khác.

Kết luận nghiệm thu: ...

Các nội dung cần bổ sung nếu có: ...

Thời hạn bổ sung: ...

8. Kinh phí thực hiện

Phí bảo trì định kỳ: ... đồng.

Phí hỗ trợ kỹ thuật: ... đồng.

Phí xử lý sự cố: ... đồng.

Phí cập nhật/nâng cấp: ... đồng.

Chi phí khác: ... đồng.

Tổng giá trị dịch vụ: ... đồng.

9. Đối chiếu thanh toán

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương án xử lý công nợ: ...

10. Bảo mật thông tin

Các bên thống nhất bảo mật:

• Thông tin hệ thống;
• Dữ liệu doanh nghiệp;
• Tài khoản và thông tin truy cập;
• Cấu hình phần mềm;
• Mã nguồn nếu thuộc phạm vi;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Nhật ký xử lý;
• Các thông tin khác: ...

Thời hạn bảo mật: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

11. Quyền truy cập và hỗ trợ sau thanh lý

Tài khoản kỹ thuật của Bên B: ...

Thời điểm chấm dứt quyền truy cập: ...

Các quyền được thu hồi: ...

Dữ liệu hoặc tài khoản cần bàn giao: ...

Thời gian hỗ trợ còn lại nếu có: ...

Phạm vi hỗ trợ sau thanh lý: ...

12. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Bên A có trách nhiệm:

• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Tiếp nhận tài liệu;
• Quản lý hệ thống;
• Quản lý tài khoản và quyền truy cập;
• Bảo mật thông tin;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất bàn giao;
• Bổ sung tài liệu nếu có;
• Hoàn thành các yêu cầu còn thuộc phạm vi hợp đồng;
• Thu hồi quyền truy cập;
• Bảo mật thông tin;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

13. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu toàn bộ quá trình thực hiện Hợp đồng bảo trì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các hạng mục đã hoàn thành: ...

Các hạng mục còn lại: ...

Tình trạng hệ thống: ...

Tài liệu đã bàn giao: ...

Các khoản công nợ: ...

Các quyền và nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp?

Hợp đồng bảo trì phần mềm quản lý doanh nghiệp thường có nhiều nội dung cần đối chiếu như phạm vi bảo trì, phiên bản hệ thống, yêu cầu hỗ trợ, lỗi và sự cố, cập nhật hoặc nâng cấp, tài liệu kỹ thuật, tình trạng hệ thống và chi phí dịch vụ. Một mẫu biên bản có bố cục phù hợp giúp các bên thuận tiện tổng hợp những nội dung này trước khi xác nhận thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn khung nội dung: Hỗ trợ hệ thống hóa thông tin về hợp đồng và dịch vụ bảo trì.
• Dễ xác định phạm vi: Có thể ghi rõ hệ thống, phiên bản và các hạng mục bảo trì.
• Thuận tiện theo dõi lỗi: Có thể liệt kê yêu cầu hỗ trợ, lỗi, sự cố và kết quả xử lý.
• Dễ xác nhận cập nhật: Có thể ghi nhận các nội dung sửa lỗi, cập nhật và nâng cấp.
• Hỗ trợ nghiệm thu: Có thể tổng hợp tình trạng hệ thống và kết quả thực hiện.
• Dễ quản lý tài liệu: Có thể liệt kê báo cáo, hồ sơ kỹ thuật và tài liệu đã bàn giao.
• Làm rõ quyền truy cập: Có thể xác định tài khoản kỹ thuật và thời điểm thu hồi quyền truy cập.
• Hỗ trợ bảo mật: Có thể xác định trách nhiệm bảo mật dữ liệu và thông tin hệ thống.
• Dễ đối chiếu kinh phí: Có thể tổng hợp phí bảo trì, hỗ trợ, xử lý sự cố và công nợ.
• Dễ điều chỉnh theo từng hệ thống: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo, sau đó cập nhật tên phần mềm, phiên bản, phạm vi bảo trì, lỗi, kết quả xử lý, tài liệu, chi phí và nghĩa vụ sau thanh lý.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp

1. Rà soát hợp đồng

Đối chiếu thời hạn, phạm vi bảo trì, mức phí, sản phẩm bàn giao và trách nhiệm của từng bên.

2. Xác định hệ thống

Ghi rõ tên phần mềm, phiên bản, các phân hệ và môi trường vận hành.

3. Tổng hợp yêu cầu bảo trì

Đối chiếu các yêu cầu hỗ trợ, lỗi và sự cố đã phát sinh trong thời gian thực hiện.

4. Kiểm tra kết quả xử lý

Xác nhận những lỗi, sự cố hoặc yêu cầu đã được hoàn thành và những nội dung còn tồn đọng.

5. Xác nhận cập nhật và nâng cấp

Ghi rõ các thay đổi đã thực hiện đối với phần mềm nếu thuộc phạm vi hợp đồng.

6. Kiểm tra tài liệu bàn giao

Đối chiếu báo cáo bảo trì, tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn và các hồ sơ liên quan.

7. Xác nhận tình trạng hệ thống

Ghi nhận trạng thái hệ thống tại thời điểm thanh lý và những vấn đề còn tồn tại nếu có.

8. Đối chiếu kinh phí

Xác định tổng giá trị dịch vụ, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

9. Xử lý quyền truy cập

Xác định tài khoản kỹ thuật, quyền truy cập và thời điểm thu hồi sau khi hợp đồng kết thúc.

10. Ký xác nhận

Các bên kiểm tra toàn bộ nội dung, thống nhất việc thanh lý và ký biên bản.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi đúng phiên bản phần mềm. Cần xác định phiên bản tại thời điểm kết thúc bảo trì để tránh nhầm lẫn về phạm vi hỗ trợ.

Đối chiếu toàn bộ yêu cầu bảo trì. Các lỗi hoặc yêu cầu chưa xử lý cần được liệt kê thay vì chỉ ghi chung là “đã hoàn thành”.

Phân biệt bảo trì và nâng cấp. Những thay đổi ngoài phạm vi bảo trì cần được ghi nhận riêng nếu có.

Xác nhận tình trạng hệ thống. Nên ghi rõ trạng thái vận hành tại thời điểm thanh lý.

Kiểm tra tài liệu bàn giao. Báo cáo, hồ sơ kỹ thuật và tài liệu hướng dẫn cần được xác nhận cụ thể.

Thu hồi quyền truy cập kỹ thuật. Nếu nhà cung cấp được cấp quyền quản trị hoặc hỗ trợ từ xa, cần xác định thời điểm chấm dứt quyền truy cập.

Bảo mật dữ liệu doanh nghiệp. Thông tin trong hệ thống và dữ liệu mà bên bảo trì tiếp cận cần được bảo vệ theo thỏa thuận.

Đối chiếu công nợ. Các khoản phí bảo trì, hỗ trợ hoặc chi phí phát sinh cần được kiểm tra với hợp đồng và chứng từ thực tế.

Ghi rõ nghĩa vụ còn tiếp tục. Các cam kết về bảo mật, hỗ trợ hoặc xử lý yêu cầu còn tồn đọng cần được thể hiện rõ.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận phạm vi bảo trì, các hạng mục đã thực hiện, tình trạng hệ thống, tài liệu bàn giao, thanh toán và nghĩa vụ của các bên sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Có thể lập khi hết thời hạn bảo trì, hoàn thành dịch vụ hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Có cần ghi phiên bản phần mềm không?

Nên ghi để xác định chính xác hệ thống và phạm vi bảo trì tại thời điểm thanh lý.

Nếu còn lỗi chưa xử lý thì sao?

Nên liệt kê lỗi, tình trạng xử lý, trách nhiệm và thời hạn hoàn thành nếu các bên có thỏa thuận tiếp tục xử lý.

Có cần ghi các nội dung nâng cấp không?

Nếu nâng cấp thuộc phạm vi hợp đồng, nên ghi nhận trong biên bản để xác định kết quả đã thực hiện.

Có cần bàn giao tài liệu kỹ thuật không?

Nếu tài liệu thuộc sản phẩm hoặc nghĩa vụ bàn giao theo hợp đồng, nên xác nhận rõ danh mục và tình trạng bàn giao.

Có cần thu hồi quyền truy cập của đơn vị bảo trì không?

Nên xác định thời điểm chấm dứt quyền truy cập, đặc biệt với tài khoản quản trị hoặc tài khoản hỗ trợ kỹ thuật.

Có cần bảo mật dữ liệu sau khi thanh lý không?

Nên có nội dung bảo mật nếu bên bảo trì đã tiếp cận dữ liệu, tài khoản, cấu hình hoặc thông tin nội bộ của doanh nghiệp.

Có cần đối chiếu phí bảo trì không?

Nên đối chiếu để xác định số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

Có thể dùng mẫu này cho mọi hệ thống quản lý doanh nghiệp không?

Có thể dùng làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo phần mềm, phiên bản, phạm vi bảo trì, yêu cầu hỗ trợ và thỏa thuận cụ thể của từng hợp đồng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp cần phản ánh đầy đủ thông tin hệ thống, phạm vi bảo trì, lỗi và sự cố đã xử lý, cập nhật hoặc nâng cấp, tình trạng hệ thống, tài liệu bàn giao, quyền truy cập, bảo mật, chi phí và nghĩa vụ sau khi hợp đồng kết thúc.

Trước khi ký, các bên nên đặc biệt rà soát phiên bản phần mềm, danh sách yêu cầu bảo trì, lỗi còn tồn đọng, kết quả xử lý, tình trạng hệ thống, tài liệu bàn giao, quyền truy cập kỹ thuật, bảo mật dữ liệu, công nợ và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo hệ thống phần mềm, phạm vi bảo trì, lỗi, kết quả xử lý, tài liệu, chi phí và nghĩa vụ sau thanh lý.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản