Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ số là văn bản ghi nhận tình trạng thực hiện và việc hoàn tất các quyền, nghĩa vụ của các bên sau khi hợp đồng chuyển giao công nghệ số kết thúc. Nội dung thường liên quan đến giải pháp công nghệ, phần mềm, nền tảng số, dữ liệu, tài liệu kỹ thuật, quyền sử dụng, bàn giao hệ thống, nghiệm thu, đào tạo, phí chuyển giao và các nghĩa vụ sau thanh lý.

Đối với công nghệ số, hồ sơ thanh lý nên làm rõ phạm vi tài sản hoặc giải pháp đã chuyển giao, tình trạng bàn giao mã nguồn và tài liệu kỹ thuật nếu có, quyền truy cập hệ thống, dữ liệu, giấy phép sử dụng và các yêu cầu về bảo mật thông tin.

Nếu cần một bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện đối chiếu kết quả chuyển giao, hồ sơ nghiệm thu và các nghĩa vụ tài chính trước khi xác nhận thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ số?

Biên bản thường được lập sau khi các bên đã hoàn thành việc chuyển giao và nghiệm thu theo hợp đồng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Đã hoàn tất việc triển khai và chuyển giao giải pháp công nghệ số;
• Phần mềm hoặc nền tảng đã được bàn giao;
• Tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng đã được cung cấp;
• Mã nguồn được bàn giao nếu thuộc phạm vi hợp đồng;
• Dữ liệu hoặc quyền truy cập hệ thống đã được chuyển giao;
• Hoạt động đào tạo, hướng dẫn đã hoàn thành;
• Hệ thống đã được kiểm thử và nghiệm thu;
• Các khoản phí chuyển giao đã được đối chiếu;
• Hợp đồng hết thời hạn;
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Nếu còn hạng mục chưa bàn giao, lỗi kỹ thuật chưa khắc phục, tài liệu chưa hoàn thiện hoặc công nợ chưa xử lý, cần ghi rõ trong biên bản.

Trong quá trình đưa giải pháp công nghệ vào vận hành, Biên bản thanh lý hợp đồng hỗ trợ triển khai công nghệ là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận phạm vi hỗ trợ, kết quả thực hiện và các hạng mục đã hoàn tất.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ số

Việc lập biên bản cần căn cứ trước hết vào hợp đồng chuyển giao công nghệ, phụ lục hợp đồng, hồ sơ kỹ thuật, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao và các thỏa thuận liên quan.

Về pháp lý, có thể tham khảo:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Chuyển giao công nghệ 2017, hiện được thể hiện trong Văn bản hợp nhất số 159/VBHN-VPQH ngày 09/09/2025;
• Nghị định 76/2018/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Chuyển giao công nghệ;
• Luật số 115/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Chuyển giao công nghệ, có hiệu lực từ ngày 01/04/2026;
• Luật Công nghiệp công nghệ số 2025 đối với các giao dịch thuộc phạm vi công nghiệp công nghệ số; luật có hiệu lực từ ngày 01/01/2026;
• Quy định về sở hữu trí tuệ nếu công nghệ số liên quan đến phần mềm, sáng chế, thiết kế, bí mật kinh doanh hoặc đối tượng quyền sở hữu trí tuệ khác;
• Quy định về bảo vệ dữ liệu, an toàn thông tin và an ninh mạng nếu hợp đồng có chuyển giao hoặc xử lý dữ liệu;
• Các điều khoản cụ thể về nghiệm thu, bàn giao, thanh toán, bảo hành, bảo mật và chấm dứt hợp đồng do các bên thỏa thuận.

Căn cứ pháp lý cụ thể cần được xác định theo loại công nghệ số, nội dung chuyển giao và thời điểm ký kết, thực hiện hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ số

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng chuyển giao công nghệ;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Hồ sơ mô tả giải pháp công nghệ;
• Tài liệu đặc tả kỹ thuật;
• Tài liệu thiết kế hệ thống;
• Mã nguồn nếu thuộc phạm vi bàn giao;
• Danh sách tài khoản và quyền truy cập;
• Dữ liệu được chuyển giao;
• Hồ sơ triển khai và cấu hình;
• Biên bản kiểm thử;
• Biên bản nghiệm thu;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Hồ sơ đào tạo;
• Hồ sơ bảo hành, bảo trì;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng đối chiếu công nợ;
• Hồ sơ sở hữu trí tuệ nếu có;
• Các cam kết bảo mật;
• Danh sách hạng mục còn tồn tại.

Đối với hoạt động chuyển giao quy trình phục vụ sản xuất, Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ sản xuất thực phẩm chức năng giúp đối chiếu cách ghi nhận nội dung chuyển giao, kết quả bàn giao và trách nhiệm của các bên.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ số

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ SỐ

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng chuyển giao công nghệ số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và tài liệu liên quan;

Căn cứ kết quả triển khai, bàn giao và nghiệm thu;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN CHUYỂN GIAO

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN NHẬN CHUYỂN GIAO

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Tên công nghệ/giải pháp số: ...

Mục đích chuyển giao: ...

Địa điểm triển khai: ...

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Nội dung công nghệ số đã chuyển giao

Bên A đã chuyển giao cho Bên B:

• Phần mềm/ứng dụng: ...
• Nền tảng số: ...
• Hệ thống quản trị: ...
• Cơ sở dữ liệu: ...
• Mã nguồn nếu có: ...
• Tài liệu kỹ thuật: ...
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng: ...
• Các thành phần khác: ...

Phạm vi chuyển giao: ...

Mức độ hoàn thành: ...

Các nội dung chưa hoàn thành: ...

Phương án xử lý: ...

3. Tình hình triển khai và nghiệm thu

Thời điểm triển khai: ...

Thời điểm hoàn thành: ...

Phạm vi kiểm thử: ...

Kết quả kiểm thử: ...

Ngày nghiệm thu: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

Các lỗi hoặc vấn đề còn tồn tại: ...

Thời hạn khắc phục: ...

4. Bàn giao hệ thống, mã nguồn và tài liệu

Các hạng mục còn thiếu: ...

Thời hạn bổ sung: ...

5. Bàn giao dữ liệu và quyền truy cập

Loại dữ liệu được bàn giao: ...

Phạm vi dữ liệu: ...

Phương thức bàn giao: ...

Tài khoản quản trị: ...

Quyền truy cập của Bên B: ...

Tình trạng dữ liệu tại thời điểm bàn giao: ...

Các yêu cầu bảo mật dữ liệu: ...

6. Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

Nội dung đào tạo: ...

Thời gian thực hiện: ...

Số lượng người tham gia: ...

Kết quả đào tạo: ...

Các nội dung cần hướng dẫn bổ sung: ...

7. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị đã nghiệm thu: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Các chi phí phát sinh: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

8. Đối chiếu công nợ

Tổng công nợ còn lại: ... đồng.

Phương án xử lý: ...

9. Quyền sở hữu và quyền sử dụng công nghệ số

Quyền sở hữu đối với phần mềm/giải pháp: ...

Quyền sử dụng của Bên B: ...

Phạm vi sử dụng: ...

Thời hạn sử dụng: ...

Số lượng người dùng/thiết bị nếu có: ...

Quyền sửa đổi, sao chép hoặc phát triển tiếp: ...

Quyền đối với mã nguồn: ...

Các giới hạn sử dụng: ...

10. Bảo mật và bảo vệ dữ liệu

Thông tin thuộc phạm vi bảo mật: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

Phạm vi được phép sử dụng hoặc tiết lộ: ...

Thời hạn bảo mật: ...

Phương án xử lý dữ liệu sau khi hợp đồng kết thúc: ...

11. Bảo hành, bảo trì và hỗ trợ sau thanh lý

Thời hạn bảo hành: ...

Phạm vi bảo hành: ...

Thời hạn hỗ trợ kỹ thuật: ...

Nội dung bảo trì: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

12. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng chuyển giao công nghệ số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Thời hạn hoàn tất: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ số?

Hợp đồng chuyển giao công nghệ số thường có nhiều hạng mục kỹ thuật cần đối chiếu như phần mềm, nền tảng, dữ liệu, mã nguồn, tài liệu, tài khoản truy cập và quyền sử dụng. Nếu tự xây dựng biên bản từ đầu, người lập có thể bỏ sót những nội dung quan trọng trong quá trình bàn giao và nghiệm thu.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ số do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có bố cục tham khảo sẵn: Giúp hệ thống hóa nội dung từ thông tin hợp đồng đến xác nhận thanh lý.
• Dễ kiểm tra hạng mục công nghệ: Có thể liệt kê phần mềm, nền tảng, dữ liệu, mã nguồn và tài liệu đã bàn giao.
• Thuận tiện đối chiếu nghiệm thu: Hỗ trợ ghi nhận tình trạng kiểm thử và các lỗi cần khắc phục.
• Làm rõ quyền sử dụng: Có thể xác định phạm vi sử dụng, thời hạn và các giới hạn đối với công nghệ số.
• Hỗ trợ rà soát dữ liệu và quyền truy cập: Giúp ghi nhận tình trạng bàn giao tài khoản, dữ liệu và quyền quản trị.
• Thuận tiện quyết toán: Có thể tổng hợp giá trị hợp đồng, khoản đã thanh toán và công nợ.
• Dễ điều chỉnh theo từng giao dịch: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo cách trình bày, sau đó bổ sung các nội dung phù hợp với loại phần mềm, nền tảng, dữ liệu, mã nguồn, kết quả nghiệm thu và thỏa thuận quyền sử dụng thực tế. Cách này giúp hồ sơ thanh lý được trình bày có hệ thống và thuận tiện kiểm tra hơn.

Trong lĩnh vực giáo dục tiếp cận, Biên bản thanh lý hợp đồng triển khai chương trình Trường học không rào cản là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung chương trình, kết quả triển khai và việc hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ số

1. Kiểm tra hợp đồng và phạm vi chuyển giao

Xác định chính xác công nghệ, phần mềm, nền tảng, dữ liệu và các thành phần thuộc phạm vi chuyển giao.

2. Đối chiếu tình trạng triển khai

Kiểm tra các hạng mục đã cài đặt, cấu hình, kiểm thử và đưa vào vận hành.

3. Rà soát kết quả nghiệm thu

Đối chiếu tiêu chí nghiệm thu với kết quả kiểm thử và tình trạng thực tế của hệ thống.

4. Kiểm tra việc bàn giao

Xác nhận mã nguồn, tài liệu kỹ thuật, dữ liệu, tài khoản và các thành phần khác nếu thuộc phạm vi hợp đồng.

5. Kiểm tra đào tạo và hỗ trợ

Ghi nhận nội dung đào tạo, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật đã hoàn thành.

6. Đối chiếu quyền sử dụng

Làm rõ bên nhận được sử dụng công nghệ trong phạm vi nào và những quyền nào không được chuyển giao.

7. Quyết toán hợp đồng

Kiểm tra giá trị nghiệm thu, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

8. Xác nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ bảo hành, bảo trì, bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật và các nghĩa vụ khác tiếp tục có hiệu lực.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Xác định rõ đối tượng chuyển giao. Không nên chỉ ghi “công nghệ số” mà cần mô tả phần mềm, nền tảng hoặc giải pháp cụ thể.

Phân biệt quyền sở hữu và quyền sử dụng. Việc bàn giao phần mềm hoặc hệ thống không đồng nghĩa với việc mọi quyền sở hữu trí tuệ đều được chuyển giao.

Kiểm tra mã nguồn. Nếu mã nguồn không thuộc phạm vi chuyển giao, không nên ghi nhận như một hạng mục đã bàn giao.

Rà soát dữ liệu và tài khoản. Cần xác định rõ dữ liệu nào được bàn giao, tài khoản nào được chuyển quyền và phạm vi truy cập của mỗi bên.

Bảo vệ thông tin nhạy cảm. Không nên đưa mật khẩu hoặc thông tin xác thực trực tiếp vào biên bản nếu không cần thiết.

Đối chiếu các lỗi còn tồn tại. Nếu hệ thống chưa hoàn toàn ổn định, cần ghi rõ lỗi, trách nhiệm khắc phục và thời hạn thực hiện.

Làm rõ quyền sử dụng sau thanh lý. Đặc biệt với phần mềm cấp phép theo thời hạn, số lượng người dùng hoặc phạm vi triển khai.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ số có bắt buộc phải lập không?

Việc có bắt buộc lập một văn bản mang tên “biên bản thanh lý” hay không phụ thuộc vào hợp đồng và quy định áp dụng đối với giao dịch. Tuy nhiên, việc lập văn bản xác nhận kết quả thực hiện và các nghĩa vụ còn lại giúp các bên có cơ sở đối chiếu khi kết thúc hợp đồng.

Chuyển giao phần mềm có được xem là chuyển giao công nghệ không?

Không phải mọi giao dịch liên quan đến phần mềm đều mặc nhiên được xác định theo cùng một cơ chế. Cần xem xét bản chất đối tượng, nội dung quyền được chuyển giao và phạm vi giao dịch để xác định quy định pháp luật phù hợp.

Có bắt buộc bàn giao mã nguồn khi chuyển giao công nghệ số không?

Không. Mã nguồn chỉ được bàn giao nếu thuộc phạm vi thỏa thuận hoặc hợp đồng. Nếu quyền sử dụng chỉ giới hạn ở phần mềm đã biên dịch hoặc quyền truy cập nền tảng, biên bản cần thể hiện đúng phạm vi đó.

Nếu phần mềm còn lỗi thì có nên thanh lý hợp đồng không?

Cần căn cứ vào tiêu chí nghiệm thu và thỏa thuận của các bên. Nếu các lỗi không ngăn cản việc xác nhận hoàn thành nhưng vẫn thuộc trách nhiệm bảo hành, biên bản nên ghi rõ lỗi và thời hạn khắc phục. Nếu lỗi khiến sản phẩm chưa đạt tiêu chí nghiệm thu, cần xử lý theo hợp đồng trước khi xác nhận hoàn tất.

Dữ liệu có cần ghi vào biên bản thanh lý không?

Nên ghi nếu dữ liệu là một phần của nội dung chuyển giao. Có thể mô tả loại dữ liệu, phạm vi, thời điểm và phương thức bàn giao mà không cần đưa toàn bộ dữ liệu hoặc thông tin nhạy cảm vào biên bản.

Quyền quản trị hệ thống có cần bàn giao không?

Nếu quyền quản trị thuộc phạm vi chuyển giao, nên xác nhận rõ tình trạng bàn giao và phạm vi quyền. Thông tin xác thực cụ thể nên được chuyển bằng phương thức bảo mật phù hợp thay vì ghi trực tiếp trong biên bản.

Sau khi thanh lý, bên nhận có được sửa đổi phần mềm không?

Điều này phụ thuộc vào quyền mà hợp đồng cấp cho bên nhận. Nếu hợp đồng chỉ cấp quyền sử dụng thì không nên mặc nhiên hiểu rằng bên nhận được sửa đổi, sao chép hoặc phát triển lại phần mềm.

Nếu hợp đồng có dịch vụ bảo trì thì thanh lý có chấm dứt bảo trì không?

Không nhất thiết. Nếu thời hạn bảo trì hoặc hỗ trợ kỹ thuật kéo dài sau ngày thanh lý, biên bản nên ghi rõ phạm vi và thời hạn nghĩa vụ còn tiếp tục.

Công nợ chưa thanh toán hết có thể xác nhận thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất, nhưng biên bản cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán và thời hạn xử lý. Không nên ghi rằng các nghĩa vụ tài chính đã hoàn tất nếu thực tế vẫn còn công nợ.

Có cần ghi quyền sở hữu trí tuệ đối với phần mềm trong biên bản không?

Nên ghi ở mức cần thiết để xác định quyền của các bên, đặc biệt khi hợp đồng có nội dung về chuyển nhượng, cấp phép hoặc giới hạn sử dụng phần mềm. Nếu quyền sở hữu trí tuệ được quy định trong hợp đồng riêng, biên bản có thể dẫn chiếu đến tài liệu đó.

Nghĩa vụ bảo mật có tiếp tục sau khi thanh lý hợp đồng không?

Có thể. Nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận bảo mật quy định nghĩa vụ tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc, các bên vẫn phải thực hiện trong phạm vi và thời hạn đã thỏa thuận.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ số cần xác nhận rõ tình trạng chuyển giao, nghiệm thu, bàn giao hệ thống, dữ liệu, tài liệu và các quyền liên quan. Đối với phần mềm và nền tảng số, cần đặc biệt chú ý đến mã nguồn, quyền sử dụng, quyền quản trị, dữ liệu, bảo mật, bảo hành và các nghĩa vụ tiếp tục sau thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo loại công nghệ số, phạm vi chuyển giao, hồ sơ nghiệm thu, dữ liệu, quyền sử dụng và các thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản