Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm là văn bản ghi nhận việc hoàn tất hoặc chấm dứt các quyền, nghĩa vụ của bên cấp phép và bên được cấp phép sau khi hợp đồng sử dụng phần mềm kết thúc. Nội dung thường liên quan đến tên phần mềm, phiên bản, phạm vi giấy phép, thời hạn sử dụng, số lượng tài khoản hoặc thiết bị, dữ liệu, tài liệu kỹ thuật, phí bản quyền, công nợ, bảo mật và nghĩa vụ sau thanh lý.

Đối với hợp đồng cấp phép phần mềm, biên bản cần xác định rõ thời điểm chấm dứt quyền sử dụng và trách nhiệm của các bên đối với dữ liệu, tài khoản, bản sao phần mềm hoặc tài liệu đã được cung cấp.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện rà soát phạm vi cấp phép, tình trạng sử dụng, bàn giao dữ liệu và tình hình thanh toán trước khi xác nhận thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm?

Biên bản thường được lập khi thời hạn cấp phép kết thúc hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hợp đồng cấp phép phần mềm hết thời hạn;
• Bên sử dụng không tiếp tục gia hạn giấy phép;
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng;
• Phần mềm đã được thay thế bằng hệ thống khác;
• Bên cấp phép hoàn thành việc cung cấp quyền sử dụng;
• Đã hoàn tất phí bản quyền;
• Đã đối chiếu công nợ;
• Đã hoàn thành việc bàn giao hoặc xử lý dữ liệu;
• Đã hoàn tất nghĩa vụ hỗ trợ kỹ thuật theo hợp đồng.

Nếu còn khoản phí chưa thanh toán, dữ liệu cần bàn giao hoặc nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực, các nội dung này cần được ghi nhận cụ thể.

Đối với các hợp đồng khai thác thương hiệu trong lĩnh vực khoa học và công nghệ, Biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng nhãn hiệu khoa học và công nghệ là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận quyền sử dụng, phạm vi thỏa thuận và hoàn tất nghĩa vụ.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm

Khi lập biên bản, trước hết cần căn cứ vào hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm, phụ lục hợp đồng, thỏa thuận về bản quyền, biên bản bàn giao và các tài liệu liên quan.

Tùy nội dung giao dịch, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Sở hữu trí tuệ và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thi hành liên quan đến quyền tác giả đối với chương trình máy tính;
• Các quy định về quyền tác giả, quyền tài sản và chuyển quyền sử dụng quyền tác giả đối với phần mềm;
• Các quy định về an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu và bảo mật nếu hợp đồng có liên quan;
• Quy định về thuế, kế toán và thanh toán đối với phí cấp phép, phí duy trì hoặc phí dịch vụ;
• Các điều khoản về thời hạn giấy phép, phạm vi sử dụng, gia hạn, chấm dứt, bảo mật và xử lý dữ liệu do các bên thỏa thuận.

Căn cứ cụ thể cần được xác định theo loại phần mềm, hình thức cấp phép và phạm vi quyền sử dụng thực tế.

Nếu dự án có nội dung xây dựng các giải pháp AI, Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo giúp đối chiếu cách ghi nhận sản phẩm hoàn thành, kết quả bàn giao và trách nhiệm của các bên khi kết thúc hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Tên phần mềm;
• Phiên bản phần mềm;
• Nhà phát triển/chủ sở hữu;
• Số lượng giấy phép;
• Số lượng người dùng hoặc thiết bị;
• Thời hạn cấp phép;
• Phạm vi sử dụng;
• Phạm vi lãnh thổ nếu có;
• Tài khoản và thông tin truy cập;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Hồ sơ bàn giao;
• Tình trạng dữ liệu;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng đối chiếu công nợ;
• Nội dung hỗ trợ kỹ thuật còn lại;
• Thỏa thuận về bảo mật và xử lý dữ liệu.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CẤP PHÉP SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và tài liệu liên quan;

Căn cứ kết quả thực hiện hợp đồng;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN CẤP PHÉP

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN ĐƯỢC CẤP PHÉP

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn: ...

Tên phần mềm: ...

Phiên bản: ...

Hình thức cấp phép: ...

Số lượng giấy phép: ...

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi cấp phép đã thực hiện

Bên A đã cấp cho Bên B quyền sử dụng phần mềm với các nội dung:

• Số lượng người dùng: ...
• Số lượng thiết bị: ...
• Phạm vi chức năng: ...
• Mục đích sử dụng: ...
• Phạm vi địa điểm: ...
• Thời hạn sử dụng: ...
• Các giới hạn khác: ...

Tình trạng thực hiện: ...

3. Kết quả cung cấp và sử dụng phần mềm

Thời điểm cung cấp: ...

Thời điểm kích hoạt: ...

Kết quả triển khai: ...

Tình trạng hoạt động: ...

Các nội dung hỗ trợ đã hoàn thành: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

Phương án xử lý: ...

4. Bàn giao tài khoản, giấy phép và tài liệu

Các nội dung còn phải bàn giao: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

5. Dữ liệu và thông tin của Bên B

Dữ liệu được lưu trữ tại: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Phương thức bàn giao dữ liệu: ...

Thời hạn bàn giao: ...

Trách nhiệm sao lưu: ...

Phương án xử lý dữ liệu sau khi chấm dứt quyền sử dụng: ...

6. Chấm dứt quyền sử dụng phần mềm

Thời điểm chấm dứt quyền sử dụng: ...

Các tài khoản bị vô hiệu hóa: ...

Các thiết bị không còn được phép sử dụng: ...

Bên B có trách nhiệm ngừng sử dụng phần mềm kể từ: ...

Các bản sao phần mềm phải xử lý/xóa: ...

Các trường hợp được tiếp tục sử dụng nếu có: ...

7. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị đã thực hiện: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán phần còn lại: ...

8. Đối chiếu công nợ

Tổng công nợ còn lại: ... đồng.

Phương án xử lý: ...

9. Quyền sở hữu trí tuệ và bảo mật

Quyền sở hữu phần mềm: ...

Quyền sử dụng của Bên B: ...

Phạm vi quyền đã được cấp: ...

Các thông tin thuộc phạm vi bảo mật: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

Thời hạn bảo mật sau thanh lý: ...

10. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Các bên thống nhất những nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau ngày thanh lý gồm:

• Bảo mật thông tin;
• Xử lý và bàn giao dữ liệu;
• Thanh toán các khoản còn lại;
• Hỗ trợ kỹ thuật nếu có thỏa thuận;
• Các nghĩa vụ khác: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

11. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm?

Hợp đồng cấp phép phần mềm thường có nhiều điều kiện riêng về số lượng người dùng, thiết bị, thời hạn, chức năng, dữ liệu và phạm vi sử dụng. Khi thanh lý, nếu chỉ xác nhận việc kết thúc hợp đồng mà không rà soát các nội dung này, hồ sơ có thể thiếu thông tin cần thiết để đối chiếu.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Bố cục sẵn có: Hỗ trợ hệ thống hóa thông tin hợp đồng và phần mềm được cấp phép.
• Dễ xác định phạm vi giấy phép: Có thể ghi nhận số lượng tài khoản, thiết bị, chức năng và thời hạn sử dụng.
• Thuận tiện xử lý dữ liệu: Hỗ trợ ghi nhận tình trạng dữ liệu, phương thức bàn giao và phương án xử lý sau khi chấm dứt.
• Dễ kiểm tra tài khoản và giấy phép: Giúp xác định các tài khoản, thiết bị và quyền truy cập cần vô hiệu hóa.
• Hỗ trợ đối chiếu tài chính: Có thể tổng hợp phí cấp phép, phí hỗ trợ và các khoản công nợ.
• Làm rõ nghĩa vụ sau thanh lý: Có thể ghi nhận bảo mật, xử lý dữ liệu và các trách nhiệm tiếp tục thực hiện.
• Dễ tùy chỉnh theo từng phần mềm: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo, sau đó điều chỉnh theo tên phần mềm, phiên bản, hình thức cấp phép, số lượng người dùng, dữ liệu và thỏa thuận cụ thể. Cách này giúp hồ sơ thanh lý được trình bày rõ ràng và thuận tiện kiểm tra hơn.

Với các thỏa thuận phát triển sản phẩm trên nền tảng di động, Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển ứng dụng di động là tài liệu phù hợp để tham khảo cách xác nhận phạm vi công việc, kết quả bàn giao và các nghĩa vụ đã hoàn tất.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm

1. Kiểm tra thông tin về phần mềm

Đối chiếu tên phần mềm, phiên bản, nhà cung cấp hoặc chủ sở hữu và hình thức cấp phép.

2. Xác định phạm vi giấy phép

Kiểm tra số lượng người dùng, thiết bị, chức năng, thời hạn và các giới hạn sử dụng.

3. Rà soát tình trạng cung cấp

Xác nhận phần mềm đã được cung cấp, kích hoạt, triển khai và hỗ trợ theo đúng thỏa thuận hay chưa.

4. Kiểm tra tài khoản và dữ liệu

Đối chiếu tài khoản người dùng, dữ liệu lưu trữ và phương án bàn giao hoặc xử lý dữ liệu khi hợp đồng kết thúc.

5. Đối chiếu thanh toán

Kiểm tra tổng giá trị hợp đồng, các khoản đã thanh toán và công nợ còn lại.

6. Xác định thời điểm chấm dứt quyền sử dụng

Ghi rõ thời điểm Bên B không còn quyền sử dụng phần mềm và cách xử lý tài khoản, bản sao hoặc quyền truy cập.

7. Xác nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Làm rõ bảo mật, dữ liệu, hỗ trợ kỹ thuật và những nghĩa vụ khác vẫn còn hiệu lực.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi đúng tên và phiên bản phần mềm. Với phần mềm có nhiều phiên bản hoặc module, cần xác định chính xác sản phẩm thuộc hợp đồng.

Phân biệt quyền sử dụng với quyền sở hữu phần mềm. Việc cấp phép không mặc nhiên làm phát sinh quyền sở hữu phần mềm cho bên sử dụng.

Xác định rõ số lượng giấy phép. Nên ghi số lượng tài khoản, người dùng hoặc thiết bị được phép sử dụng nếu hợp đồng có giới hạn.

Kiểm tra dữ liệu trước khi chấm dứt. Hai bên nên thống nhất phương án sao lưu, bàn giao hoặc xử lý dữ liệu.

Ghi rõ thời điểm ngừng sử dụng. Đây là cơ sở để xác định thời điểm chấm dứt quyền truy cập và trách nhiệm của người sử dụng.

Không bỏ qua nghĩa vụ bảo mật. Việc thanh lý hợp đồng không nhất thiết làm chấm dứt các cam kết bảo mật.

Đối chiếu công nợ trước khi ký. Nếu còn phí cấp phép, phí hỗ trợ hoặc khoản tiền khác, cần ghi rõ số tiền và thời hạn thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm có bắt buộc phải lập không?

Việc lập biên bản phụ thuộc vào nội dung hợp đồng và thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên, văn bản này giúp xác nhận thời điểm kết thúc quyền sử dụng, tình trạng bàn giao, dữ liệu và nghĩa vụ tài chính.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép phần mềm?

Nên lập khi giấy phép hết hạn, các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng hoặc các nghĩa vụ chính đã được hoàn thành. Nếu vẫn còn nghĩa vụ chưa xử lý, cần ghi rõ trong biên bản.

Khi thanh lý hợp đồng, bên sử dụng có phải ngừng sử dụng phần mềm ngay không?

Điều này phụ thuộc vào thời điểm chấm dứt được quy định trong hợp đồng. Nếu quyền sử dụng hết hiệu lực vào ngày thanh lý, bên sử dụng cần tuân thủ điều kiện chấm dứt và không tiếp tục sử dụng ngoài phạm vi được phép.

Có cần ghi số lượng tài khoản và thiết bị sử dụng phần mềm không?

Nên ghi nếu giấy phép được giới hạn theo số lượng người dùng, tài khoản hoặc thiết bị. Thông tin này giúp hai bên xác nhận chính xác phạm vi giấy phép đã được thực hiện.

Dữ liệu của doanh nghiệp được xử lý thế nào khi hợp đồng phần mềm chấm dứt?

Cách xử lý phụ thuộc vào hợp đồng và loại dịch vụ. Các bên có thể thỏa thuận về việc xuất dữ liệu, bàn giao, sao lưu, lưu giữ hoặc xóa dữ liệu trong thời hạn nhất định.

Bên cấp phép có được giữ dữ liệu của bên sử dụng sau khi thanh lý không?

Không thể mặc nhiên kết luận. Việc lưu giữ dữ liệu phải căn cứ vào hợp đồng, chính sách dịch vụ và các quy định pháp luật có liên quan. Biên bản nên ghi rõ phương án xử lý dữ liệu để hạn chế tranh chấp.

Có cần xóa phần mềm sau khi thanh lý không?

Nếu hợp đồng quy định quyền sử dụng chấm dứt và yêu cầu xóa hoặc ngừng sử dụng bản sao phần mềm, bên được cấp phép cần thực hiện theo thỏa thuận. Biên bản có thể ghi nhận việc hoàn tất nghĩa vụ này.

Thanh lý hợp đồng có làm chấm dứt quyền sở hữu trí tuệ đối với phần mềm không?

Không. Thanh lý hợp đồng cấp phép chỉ xử lý quan hệ quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng. Quyền sở hữu trí tuệ đối với phần mềm thuộc về chủ thể có quyền theo pháp luật và thỏa thuận liên quan.

Nếu còn phí bản quyền chưa thanh toán thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu các bên thống nhất, nhưng cần ghi rõ khoản tiền còn lại và thời hạn thanh toán. Không nên xác nhận rằng các nghĩa vụ tài chính đã hoàn tất nếu thực tế vẫn còn công nợ.

Nghĩa vụ bảo mật có tiếp tục sau khi hợp đồng được thanh lý không?

Có thể. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục sau khi chấm dứt, bên có nghĩa vụ vẫn phải tuân thủ trong thời hạn và phạm vi đã thỏa thuận.

Hợp đồng cấp phép phần mềm hết hạn nhưng doanh nghiệp vẫn cần dữ liệu cũ thì phải làm gì?

Các bên nên thống nhất trước về quyền truy xuất, thời hạn lưu giữ và phương thức xuất dữ liệu. Nếu cần tiếp tục truy cập phần mềm chỉ để khai thác dữ liệu, nội dung này nên được thỏa thuận riêng hoặc quy định rõ trong hợp đồng.

Có thể dùng mẫu biên bản chung cho mọi phần mềm không?

Có thể sử dụng mẫu làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo mô hình cấp phép. Phần mềm cài đặt nội bộ, phần mềm SaaS, phần mềm theo số lượng người dùng hoặc theo thiết bị có thể có yêu cầu thanh lý khác nhau.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng phần mềm cần thể hiện rõ tình trạng thực hiện hợp đồng, phạm vi giấy phép, thời điểm chấm dứt quyền sử dụng, dữ liệu, tài khoản, thanh toán và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực. Các bên nên rà soát kỹ tên phần mềm, phiên bản, số lượng giấy phép, dữ liệu, quyền sở hữu trí tuệ, công nợ và bảo mật trước khi ký.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo loại phần mềm, hình thức cấp phép, phạm vi sử dụng, tình trạng dữ liệu và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản