Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ là văn bản ghi nhận tình trạng thực hiện, nghiệm thu và kết thúc các quyền, nghĩa vụ của các bên sau khi hoàn thành hoạt động bảo trì, sửa chữa, cập nhật hoặc nâng cấp hệ thống công nghệ theo hợp đồng. Nội dung thường cần làm rõ phạm vi bảo trì, hạng mục nâng cấp, kết quả thực hiện, tình trạng hệ thống, hồ sơ kỹ thuật, nghiệm thu, chi phí, thanh toán, bảo hành và trách nhiệm hỗ trợ sau khi thanh lý.

Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung và bố cục tham khảo, giúp bạn thuận tiện đối chiếu từng hạng mục công việc, kết quả kỹ thuật và các nghĩa vụ cần hoàn tất trước khi thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ?

Biên bản thường được lập khi bên cung cấp đã hoàn thành các hạng mục bảo trì, nâng cấp theo hợp đồng và bên sử dụng đã kiểm tra, nghiệm thu kết quả.

Một số trường hợp thường gặp:

• Đã hoàn thành bảo trì hệ thống công nghệ;
• Đã sửa chữa các lỗi hoặc sự cố theo phạm vi hợp đồng;
• Đã nâng cấp phần cứng hoặc phần mềm;
• Đã cập nhật phiên bản hệ thống;
• Đã cấu hình hoặc tối ưu hệ thống;
• Đã hoàn thành kiểm thử sau nâng cấp;
• Đã bàn giao tài liệu kỹ thuật;
• Bên sử dụng đã nghiệm thu kết quả;
• Hợp đồng đã hết thời hạn;
• Các bên đã đối chiếu chi phí và công nợ;
• Hai bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn.

Nếu vẫn còn hạng mục chưa hoàn thành, cần ghi rõ phạm vi công việc còn lại và phương án xử lý thay vì xác nhận hoàn thành toàn bộ hợp đồng.

Đối với các dự án ứng dụng công nghệ mới, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác phát triển trí tuệ nhân tạo là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận kết quả phối hợp, sản phẩm bàn giao và trách nhiệm của các bên.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ

Việc lập biên bản trước hết cần căn cứ vào hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ, phụ lục hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu, biên bản bàn giao và các tài liệu kỹ thuật liên quan. Tùy đối tượng công nghệ và tính chất giao dịch, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt hợp đồng;
• Luật Thương mại 2005 nếu hoạt động bảo trì, nâng cấp được thực hiện trong quan hệ thương mại;
• Luật Chuyển giao công nghệ 2017 nếu hợp đồng có nội dung liên quan đến chuyển giao công nghệ;
• Luật Sở hữu trí tuệ 2005, được sửa đổi, bổ sung, nếu quá trình nâng cấp có liên quan đến phần mềm, sáng chế, thiết kế hoặc đối tượng sở hữu trí tuệ khác;
• Các quy định chuyên ngành áp dụng đối với hệ thống hoặc thiết bị công nghệ cụ thể;
• Hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu và các tài liệu sửa đổi, bổ sung do các bên ký kết.

Trường hợp hợp đồng sử dụng nguồn kinh phí nhà nước hoặc liên quan đến mua sắm, quản lý tài sản công, cần đối chiếu thêm các quy định tương ứng về quản lý, nghiệm thu và thanh quyết toán.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng bảo trì và nâng cấp;
• Phụ lục hợp đồng;
• Danh mục hệ thống, thiết bị hoặc phần mềm;
• Phạm vi bảo trì;
• Danh mục hạng mục nâng cấp;
• Thông số kỹ thuật trước và sau nâng cấp;
• Nhật ký bảo trì;
• Biên bản sửa chữa nếu có;
• Báo cáo kết quả thực hiện;
• Kết quả kiểm thử;
• Biên bản nghiệm thu;
• Hồ sơ bàn giao;
• Tài liệu hướng dẫn vận hành;
• Tài liệu cấu hình;
• Thông tin bản quyền phần mềm nếu có;
• Phiếu hoặc điều kiện bảo hành;
• Giá trị hợp đồng;
• Chứng từ thanh toán;
• Tình trạng công nợ;
• Các nghĩa vụ hỗ trợ sau thanh lý.

Nếu doanh nghiệp triển khai nhiệm vụ nghiên cứu hoặc ứng dụng công nghệ, Biên bản thanh lý hợp đồng triển khai dự án khoa học công nghệ giúp đối chiếu cách ghi nhận tiến độ, kết quả thực hiện, nghiệm thu và hoàn tất hợp đồng.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG BẢO TRÌ VÀ NÂNG CẤP CÔNG NGHỆ

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng nếu có;

Căn cứ kết quả thực hiện, kiểm thử và nghiệm thu các hạng mục;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN SỬ DỤNG HỆ THỐNG/CÔNG NGHỆ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Đối tượng bảo trì/nâng cấp: ...

Địa điểm triển khai: ...

Thời gian thực hiện: ...

Giá trị hợp đồng: ...

Phạm vi dịch vụ: ...

2. Tình hình thực hiện hợp đồng

Tỷ lệ hoàn thành: ...

Các hạng mục đã hoàn thành: ...

Các hạng mục chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

3. Kết quả bảo trì

Bên B đã thực hiện các nội dung:

• Kiểm tra hệ thống;
• Bảo dưỡng thiết bị;
• Xử lý lỗi;
• Thay thế linh kiện nếu có;
• Kiểm tra khả năng vận hành;
• Tối ưu hiệu suất;
• Sao lưu hoặc phục hồi dữ liệu theo thỏa thuận;
• Các nội dung khác: ...

Tình trạng hệ thống sau bảo trì: ...

Các lỗi còn tồn tại nếu có: ...

Phương án xử lý: ...

4. Kết quả nâng cấp công nghệ

Các hạng mục đã nâng cấp:

• Phần cứng;
• Phần mềm;
• Phiên bản hệ thống;
• Cấu hình;
• Tính năng;
• Khả năng tích hợp;
• Hiệu năng;
• Bảo mật;
• Các hạng mục khác: ...

Thông số trước nâng cấp: ...

Thông số sau nâng cấp: ...

Kết quả kiểm thử: ...

Các nội dung chưa đạt yêu cầu nếu có: ...

5. Bàn giao hệ thống và hồ sơ kỹ thuật

Bên B đã bàn giao:

• Hệ thống sau nâng cấp;
• Thiết bị;
• Phần mềm;
• Tài khoản quản trị theo thỏa thuận;
• Tài liệu cấu hình;
• Tài liệu hướng dẫn vận hành;
• Hồ sơ kỹ thuật;
• Biên bản kiểm thử;
• Hồ sơ bảo hành;
• Các tài liệu khác: ...

Thời điểm bàn giao: ...

Tình trạng hệ thống khi bàn giao: ...

6. Tình hình nghiệm thu

Ngày nghiệm thu: ...

Nội dung nghiệm thu: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

Các tiêu chí đã kiểm tra: ...

Kết luận nghiệm thu: ...

Các nội dung cần khắc phục hoặc hoàn thiện: ...

Thời hạn thực hiện: ...

7. Tình hình thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị đã nghiệm thu: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán phần còn lại: ...

Các khoản phát sinh được hai bên thống nhất: ... đồng.

Hai bên xác nhận tình trạng công nợ đến thời điểm thanh lý: ...

8. Bảo hành và hỗ trợ sau thanh lý

Thời hạn bảo hành: ...

Phạm vi bảo hành: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Khắc phục lỗi thuộc phạm vi bảo hành;
• Hỗ trợ kỹ thuật theo thỏa thuận;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên A có trách nhiệm:

• Vận hành hệ thống theo hướng dẫn;
• Bảo quản thiết bị;
• Thông báo khi phát sinh sự cố;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác theo hợp đồng.

9. Quyền đối với phần mềm, dữ liệu và tài liệu kỹ thuật

Quyền sử dụng phần mềm: ...

Phạm vi giấy phép: ...

Quyền quản lý dữ liệu: ...

Quyền sử dụng tài liệu kỹ thuật: ...

Các nội dung phải bảo mật: ...

Thời hạn bảo mật: ...

Các nghĩa vụ liên quan sau thanh lý: ...

10. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu việc thực hiện Hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Trong trường hợp sử dụng dịch vụ kiểm tra chuyên môn, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ phân tích và thí nghiệm là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận phạm vi dịch vụ, kết quả bàn giao và nghĩa vụ hoàn tất giữa các bên.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ?

Hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ thường có nhiều hạng mục kỹ thuật cần đối chiếu, từ tình trạng hệ thống trước khi thực hiện đến kết quả sau bảo trì, nâng cấp và kiểm thử. Nếu chỉ xác nhận chung rằng dịch vụ đã hoàn thành, hồ sơ có thể thiếu thông tin quan trọng về hệ thống, tài liệu và trách nhiệm sau bàn giao.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn thuận tiện kiểm tra:

• Thông tin hợp đồng;
• Đối tượng công nghệ;
• Phạm vi bảo trì;
• Hạng mục sửa chữa;
• Hạng mục nâng cấp;
• Thông số kỹ thuật;
• Kết quả kiểm thử;
• Tình trạng hệ thống;
• Hồ sơ bàn giao;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Phần mềm và giấy phép;
• Giá trị hợp đồng;
• Tình trạng thanh toán;
• Công nợ;
• Bảo hành;
• Hỗ trợ kỹ thuật;
• Trách nhiệm sau thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo loại hệ thống, thiết bị, phần mềm, hạng mục nâng cấp và điều khoản cụ thể trong hợp đồng.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ

1. Xác định đối tượng bảo trì và nâng cấp

Ghi rõ hệ thống, thiết bị, phần mềm hoặc công nghệ thuộc phạm vi hợp đồng.

2. Đối chiếu hạng mục bảo trì

Kiểm tra từng công việc bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế hoặc khắc phục lỗi đã được thực hiện.

3. Xác nhận kết quả nâng cấp

Đối chiếu các thông số, tính năng và cấu hình trước và sau khi nâng cấp.

4. Kiểm thử hệ thống

Ghi nhận kết quả kiểm thử và xác định những lỗi hoặc hạng mục còn phải khắc phục.

5. Kiểm tra hồ sơ bàn giao

Xác nhận việc bàn giao hệ thống, thiết bị, phần mềm, tài liệu cấu hình và hướng dẫn vận hành.

6. Đối chiếu thanh toán

Xác định giá trị đã nghiệm thu, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

7. Ghi nhận bảo hành và hỗ trợ

Nêu rõ thời hạn bảo hành, phạm vi hỗ trợ và trách nhiệm của mỗi bên sau thanh lý.

8. Ký xác nhận

Sau khi hoàn tất đối chiếu, đại diện có thẩm quyền của các bên ký biên bản và lưu cùng hồ sơ hợp đồng.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi rõ phạm vi công việc. Bảo trì và nâng cấp là hai nhóm công việc khác nhau nên cần tách riêng để dễ đối chiếu.

So sánh thông số trước và sau nâng cấp. Nếu hợp đồng có yêu cầu về hiệu suất, dung lượng, tính năng hoặc cấu hình, nên ghi nhận kết quả cụ thể.

Kiểm tra kết quả vận hành. Việc bàn giao hệ thống nên gắn với kết quả kiểm thử hoặc nghiệm thu theo tiêu chí đã thỏa thuận.

Xác định rõ phần mềm và giấy phép. Nếu có nâng cấp phần mềm, cần kiểm tra phạm vi giấy phép và quyền sử dụng sau khi hợp đồng kết thúc.

Không bỏ qua dữ liệu và tài liệu kỹ thuật. Cần xác định rõ việc bàn giao, quản lý và bảo mật dữ liệu, tài liệu cấu hình.

Ghi riêng nghĩa vụ bảo hành. Việc thanh lý hợp đồng không nhất thiết chấm dứt nghĩa vụ bảo hành nếu thời hạn bảo hành vẫn còn.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ được lập khi nào?

Biên bản thường được lập sau khi các hạng mục bảo trì, nâng cấp đã hoàn thành, hệ thống được kiểm tra hoặc nghiệm thu và các bên đã đối chiếu nghĩa vụ tài chính. Nếu hợp đồng kết thúc trước thời hạn, biên bản cần ghi rõ phần công việc đã thực hiện.

Có cần ghi thông số kỹ thuật trước và sau khi nâng cấp không?

Nên ghi nếu hợp đồng có yêu cầu về thông số hoặc hiệu suất sau nâng cấp. Việc này giúp xác định rõ kết quả thực hiện và là cơ sở để đối chiếu khi nghiệm thu.

Nếu hệ thống vẫn còn lỗi sau khi nâng cấp thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Điều này phụ thuộc vào tính chất lỗi và thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu lỗi thuộc phạm vi phải khắc phục trước nghiệm thu, không nên xác nhận hoàn thành đầy đủ. Nếu lỗi thuộc phạm vi bảo hành hoặc hỗ trợ sau thanh lý, biên bản cần ghi rõ trách nhiệm và thời hạn xử lý.

Việc nâng cấp phần mềm có cần ghi thông tin giấy phép không?

Nên ghi nếu giấy phép phần mềm là một phần của hợp đồng. Biên bản có thể xác nhận phiên bản, thời hạn, phạm vi sử dụng và tài liệu liên quan theo thỏa thuận.

Dữ liệu của bên sử dụng có cần ghi nhận khi thanh lý không?

Nếu dữ liệu được sao lưu, di chuyển, bàn giao hoặc xử lý trong quá trình bảo trì, nâng cấp thì nên xác nhận tình trạng dữ liệu và trách nhiệm quản lý. Các bên cũng nên đối chiếu điều khoản bảo mật trong hợp đồng.

Thanh lý hợp đồng có chấm dứt ngay nghĩa vụ bảo hành không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng hoặc chính sách bảo hành quy định thời hạn bảo hành sau bàn giao, nghĩa vụ này tiếp tục được thực hiện trong phạm vi và thời gian đã thỏa thuận.

Nếu còn một phần chi phí chưa thanh toán thì có thể lập biên bản thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất. Tuy nhiên, biên bản phải ghi rõ số tiền còn lại, thời hạn thanh toán và trách nhiệm của bên có nghĩa vụ.

Có cần bàn giao tài liệu cấu hình và hướng dẫn vận hành không?

Nếu đây là nội dung thuộc phạm vi hợp đồng thì nên xác nhận trong biên bản. Việc bàn giao giúp bên sử dụng có cơ sở quản trị, vận hành và tiếp tục bảo trì hệ thống sau khi hợp đồng kết thúc.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và nâng cấp công nghệ cần phản ánh đầy đủ phạm vi công việc, kết quả bảo trì, hạng mục nâng cấp, tình trạng hệ thống, kết quả kiểm thử, hồ sơ bàn giao, thanh toán và nghĩa vụ bảo hành. Việc ghi nhận cụ thể các nội dung kỹ thuật giúp các bên có cơ sở xác định chính xác tình trạng hoàn thành hợp đồng và trách nhiệm sau thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo hệ thống, thiết bị, phần mềm và các hạng mục bảo trì, nâng cấp thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản