Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện các nội dung bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và chuyển giao công nghệ giữa các bên sau khi hợp đồng hoàn thành hoặc chấm dứt. Nội dung thường tập trung vào phạm vi bảo trì, tình trạng thiết bị hoặc hệ thống, nội dung chuyển giao, hồ sơ kỹ thuật, đào tạo, nghiệm thu, chi phí, thanh toán, quyền sử dụng công nghệ và trách nhiệm sau thanh lý.

Mẫu Biên Bản cung cấp bố cục tham khảo giúp các bên thuận tiện đối chiếu khối lượng công việc đã thực hiện, hồ sơ đã bàn giao và các nghĩa vụ cần hoàn tất trước khi thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ?

Biên bản thường được lập khi bên cung cấp đã hoàn thành các công việc bảo trì, chuyển giao công nghệ và các bên đã nghiệm thu theo thỏa thuận.

Một số trường hợp thường gặp:

• Kết thúc thời hạn bảo trì;
• Hoàn thành toàn bộ nội dung chuyển giao công nghệ;
• Hoàn thành bảo trì, sửa chữa hoặc nâng cấp hệ thống;
• Đã bàn giao tài liệu kỹ thuật;
• Đã hoàn thành đào tạo, hướng dẫn vận hành;
• Các bên đã nghiệm thu kết quả;
• Đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Hợp đồng hết thời hạn;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Nếu còn hạng mục bảo trì, tài liệu chuyển giao, đào tạo hoặc nghĩa vụ thanh toán chưa hoàn tất, cần ghi rõ trong biên bản và xác định phương án xử lý.

Nếu hợp đồng có nội dung đào tạo và hướng dẫn vận hành công nghệ, Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo chuyển giao công nghệ là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận chương trình đào tạo, kết quả thực hiện và hoàn tất nghĩa vụ.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ

Việc lập biên bản cần căn cứ trước hết vào hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ, phụ lục hợp đồng, hồ sơ kỹ thuật, biên bản nghiệm thu và các thỏa thuận liên quan. Tùy nội dung hợp đồng, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Chuyển giao công nghệ 2017 và các văn bản hướng dẫn thi hành đối với nội dung chuyển giao công nghệ;
• Luật Sở hữu trí tuệ và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu công nghệ được chuyển giao gắn với sáng chế, giải pháp hữu ích, phần mềm, bí mật kinh doanh hoặc đối tượng sở hữu trí tuệ khác;
• Các quy định về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và quy định chuyên ngành liên quan đến thiết bị, hệ thống hoặc công nghệ được bảo trì;
• Các điều khoản về bảo trì, chuyển giao, nghiệm thu, thanh toán và chấm dứt hợp đồng do các bên đã thỏa thuận.

Căn cứ áp dụng thực tế cần được xác định theo loại công nghệ, đối tượng bảo trì, hình thức chuyển giao và nội dung cụ thể của hợp đồng.

Khi giải pháp công nghệ được đưa vào hoạt động kinh doanh, Biên bản thanh lý hợp đồng thương mại hóa công nghệ giúp đối chiếu cách ghi nhận kết quả khai thác, phạm vi công việc và hồ sơ bàn giao khi kết thúc hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ;
• Phụ lục hợp đồng;
• Danh mục thiết bị hoặc hệ thống;
• Hồ sơ kỹ thuật;
• Nội dung và lịch bảo trì;
• Nhật ký bảo trì;
• Biên bản sửa chữa nếu có;
• Tài liệu hướng dẫn vận hành;
• Tài liệu chuyển giao công nghệ;
• Danh sách đào tạo, hướng dẫn;
• Biên bản nghiệm thu;
• Kết quả kiểm tra kỹ thuật;
• Danh mục tài sản, thiết bị đã bàn giao;
• Chứng từ thanh toán;
• Tình trạng công nợ;
• Các thỏa thuận về bảo hành, bảo mật;
• Nội dung hỗ trợ kỹ thuật còn tiếp tục sau thanh lý nếu có.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG BẢO TRÌ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả thực hiện và nghiệm thu hợp đồng;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ĐƠN VỊ THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Đối tượng bảo trì: ...

Công nghệ chuyển giao: ...

Thời gian thực hiện: ...

Địa điểm thực hiện: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi bảo trì đã thực hiện

Bên B đã thực hiện các công việc:

• Kiểm tra tình trạng thiết bị/hệ thống;
• Bảo dưỡng định kỳ;
• Vệ sinh, hiệu chỉnh;
• Sửa chữa hoặc thay thế linh kiện nếu có;
• Kiểm tra vận hành;
• Khắc phục sự cố;
• Cập nhật hoặc nâng cấp nếu thuộc phạm vi hợp đồng;
• Các công việc khác: ...

Thời gian thực hiện: ...

Khối lượng đã hoàn thành: ...

Tình trạng sau bảo trì: ...

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

3. Nội dung chuyển giao công nghệ

Bên B đã thực hiện:

• Chuyển giao tài liệu kỹ thuật;
• Hướng dẫn quy trình vận hành;
• Hướng dẫn bảo trì;
• Chuyển giao quy trình hoặc giải pháp kỹ thuật;
• Đào tạo nhân sự;
• Hỗ trợ kỹ thuật;
• Các nội dung khác: ...

Mức độ hoàn thành: ...

4. Hồ sơ và tài liệu bàn giao

Danh mục tài liệu đã bàn giao:

Tài liệu còn thiếu nếu có: ...

Phương án bổ sung: ...

5. Đào tạo và hướng dẫn vận hành

Nội dung đào tạo: ...

Đối tượng được đào tạo: ...

Thời gian đào tạo: ...

Số buổi: ...

Kết quả: ...

Các nội dung cần hướng dẫn bổ sung: ...

6. Kết quả kiểm tra và nghiệm thu

Thời điểm kiểm tra: ...

Tiêu chí nghiệm thu: ...

Kết quả kiểm tra thiết bị/hệ thống: ...

Kết quả đánh giá việc chuyển giao: ...

Kết luận nghiệm thu: ...

Các yêu cầu khắc phục nếu có: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

7. Tình trạng thiết bị, hệ thống sau bảo trì

Tên thiết bị/hệ thống: ...

Mã hiệu: ...

Số lượng: ...

Tình trạng trước bảo trì: ...

Nội dung đã thực hiện: ...

Tình trạng sau bảo trì: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

8. Tình hình thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị công việc đã nghiệm thu: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Tình trạng công nợ: ...

9. Quyền sử dụng và sở hữu đối với công nghệ

Công nghệ được chuyển giao thuộc quyền của: ...

Phạm vi quyền sử dụng của Bên A: ...

Thời hạn sử dụng: ...

Các giới hạn sử dụng nếu có: ...

Quyền sở hữu trí tuệ liên quan: ...

Các thỏa thuận khác: ...

10. Bảo hành, bảo mật và hỗ trợ sau thanh lý

Thời hạn bảo hành nếu có: ...

Phạm vi hỗ trợ kỹ thuật: ...

Nội dung bảo mật: ...

Thời hạn bảo mật: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

11. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Phương án xử lý: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ?

Hợp đồng kết hợp giữa bảo trì và chuyển giao công nghệ thường có nhiều nhóm nghĩa vụ khác nhau, từ kiểm tra kỹ thuật, sửa chữa thiết bị đến bàn giao tài liệu, đào tạo và hỗ trợ vận hành. Vì vậy, việc đối chiếu hồ sơ trước khi thanh lý có thể mất nhiều thời gian nếu không có bố cục phù hợp.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn bố cục tham khảo: Giúp xác định nhanh các nhóm thông tin cần đưa vào biên bản.
• Thuận tiện đối chiếu công việc bảo trì: Có thể rà soát từng hạng mục đã thực hiện và tình trạng thiết bị sau bảo trì.
• Hỗ trợ kiểm tra nội dung chuyển giao: Giúp tổng hợp tài liệu kỹ thuật, quy trình và hoạt động đào tạo.
• Dễ xác nhận kết quả nghiệm thu: Có thể ghi nhận tiêu chí kiểm tra và các nội dung cần hoàn thiện.
• Thuận tiện đối chiếu thanh toán: Giúp xác định giá trị hợp đồng, khoản đã thanh toán và công nợ.
• Hỗ trợ ghi nhận quyền đối với công nghệ: Có thể làm rõ phạm vi sử dụng và các thỏa thuận về sở hữu trí tuệ.
• Dễ điều chỉnh theo hợp đồng thực tế: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và sửa đổi theo loại công nghệ, thiết bị và phạm vi dịch vụ.

Đối với các dự án cần kiểm chứng giải pháp trước khi ứng dụng rộng rãi, Biên bản thanh lý hợp đồng thử nghiệm và chuyển giao công nghệ là tài liệu phù hợp để tham khảo cách xác nhận kết quả thử nghiệm, nội dung chuyển giao và trách nhiệm của các bên.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ

1. Kiểm tra hợp đồng và phụ lục

Đối chiếu phạm vi bảo trì, nội dung chuyển giao, thời hạn, giá trị và trách nhiệm của từng bên.

2. Tổng hợp công việc bảo trì

Xác định thiết bị, hệ thống, hạng mục đã kiểm tra, sửa chữa, thay thế hoặc hiệu chỉnh.

3. Đối chiếu nội dung chuyển giao

Kiểm tra tài liệu kỹ thuật, quy trình, dữ liệu và các nội dung đào tạo đã được bàn giao.

4. Xác nhận kết quả nghiệm thu

Đối chiếu tình trạng thiết bị sau bảo trì và mức độ đáp ứng yêu cầu chuyển giao.

5. Kiểm tra hồ sơ bàn giao

Lập danh mục tài liệu, thiết bị hoặc tài sản đã bàn giao và những nội dung còn thiếu nếu có.

6. Đối chiếu nghĩa vụ tài chính

Xác nhận giá trị đã nghiệm thu, khoản đã thanh toán và công nợ còn lại.

7. Ghi nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Làm rõ thời hạn bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật hoặc các nghĩa vụ khác vẫn còn hiệu lực.

8. Ký và lưu biên bản

Các bên kiểm tra lần cuối, ký xác nhận và lưu biên bản cùng hợp đồng, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu và tài liệu bàn giao.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi rõ đối tượng bảo trì. Nên xác định tên thiết bị, mã hiệu, số lượng hoặc hệ thống được bảo trì để tránh nhầm lẫn.

Phân biệt bảo trì và chuyển giao công nghệ. Hai nhóm công việc nên được thể hiện riêng để thuận tiện kiểm tra mức độ hoàn thành.

Đối chiếu tài liệu kỹ thuật. Các tài liệu đã bàn giao nên có danh mục cụ thể và tình trạng tiếp nhận.

Kiểm tra kết quả nghiệm thu. Không nên chỉ ghi chung là đã nghiệm thu mà cần xác định kết quả và các yêu cầu khắc phục nếu có.

Làm rõ quyền sử dụng công nghệ. Nếu hợp đồng có nội dung cấp quyền sử dụng hoặc khai thác công nghệ, cần kiểm tra thời hạn và phạm vi quyền sau thanh lý.

Ghi nhận công nợ chính xác. Các khoản thanh toán còn lại cần có số tiền và thời hạn xử lý cụ thể.

Không bỏ qua nghĩa vụ sau thanh lý. Bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật và bảo mật có thể tiếp tục theo thỏa thuận.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ?

Biên bản thường được lập sau khi các bên đã hoàn thành công việc bảo trì, chuyển giao công nghệ và nghiệm thu kết quả. Trường hợp hợp đồng chấm dứt trước thời hạn, biên bản cần phản ánh đúng phần việc đã hoàn thành và nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi riêng phần bảo trì và phần chuyển giao công nghệ không?

Nên ghi riêng. Bảo trì thường liên quan đến tình trạng vận hành, sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị, trong khi chuyển giao công nghệ có thể liên quan đến tài liệu, quy trình, đào tạo và quyền sử dụng công nghệ. Tách hai nhóm nội dung giúp việc nghiệm thu rõ ràng hơn.

Có cần lập danh sách thiết bị đã bảo trì không?

Nên lập nếu hợp đồng áp dụng cho nhiều thiết bị hoặc hệ thống. Danh sách có thể gồm tên thiết bị, mã hiệu, số lượng, nội dung bảo trì và tình trạng sau khi hoàn thành.

Hồ sơ chuyển giao công nghệ có cần được ghi nhận trong biên bản không?

Nên ghi nhận nếu việc bàn giao tài liệu là nghĩa vụ của bên cung cấp. Có thể lập danh mục gồm tài liệu kỹ thuật, quy trình vận hành, hướng dẫn bảo trì, dữ liệu và các tài liệu khác.

Nếu sau khi bảo trì vẫn còn lỗi kỹ thuật thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Cần căn cứ vào tiêu chí nghiệm thu và thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu lỗi thuộc trách nhiệm của bên cung cấp và chưa đáp ứng điều kiện nghiệm thu, nên ghi rõ tình trạng và phương án khắc phục thay vì xác nhận hoàn thành toàn bộ.

Có cần ghi quyền sử dụng công nghệ sau khi thanh lý không?

Nếu hợp đồng có chuyển giao quyền sử dụng công nghệ thì nên ghi rõ phạm vi, thời hạn và các giới hạn liên quan. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa việc kết thúc dịch vụ bảo trì với việc chấm dứt quyền khai thác công nghệ.

Nghĩa vụ bảo hành có tiếp tục sau khi thanh lý không?

Có thể tiếp tục nếu hợp đồng quy định thời hạn bảo hành sau nghiệm thu hoặc thanh lý. Biên bản nên ghi rõ thời hạn, phạm vi và trách nhiệm của bên bảo hành.

Có cần ghi nội dung đào tạo nhân sự trong biên bản không?

Nếu đào tạo là một phần của hợp đồng chuyển giao công nghệ thì nên ghi số buổi, nội dung, đối tượng được đào tạo và kết quả thực hiện. Đây là cơ sở để xác nhận nghĩa vụ chuyển giao đã được hoàn thành.

Nếu còn công nợ thì biên bản có cần xác nhận thanh lý không?

Nếu các bên thống nhất thanh lý nhưng vẫn còn khoản phải thanh toán, biên bản cần ghi rõ số tiền, bên có nghĩa vụ, thời hạn thanh toán và phương án xử lý. Không nên thể hiện rằng mọi nghĩa vụ tài chính đã hoàn tất nếu thực tế vẫn còn công nợ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì và chuyển giao công nghệ cần phản ánh đầy đủ tình hình bảo trì, kết quả chuyển giao, hồ sơ kỹ thuật, nghiệm thu, thanh toán và các quyền, nghĩa vụ tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc. Việc tách bạch các nội dung này giúp các bên thuận tiện kiểm tra và hạn chế bỏ sót nghĩa vụ khi hoàn tất hồ sơ.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo loại công nghệ, thiết bị, phạm vi bảo trì và nội dung chuyển giao thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản