Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện hợp đồng giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống AI. Biên bản xác nhận phạm vi bảo trì, các hạng mục đã thực hiện, tình trạng hệ thống sau bảo trì, hồ sơ bàn giao, nghiệm thu, chi phí và các nghĩa vụ còn lại khi hợp đồng kết thúc.

Nội dung biên bản nên tập trung vào hệ thống AI, phiên bản, phạm vi bảo trì, tình trạng vận hành, các lỗi hoặc sự cố đã xử lý, cập nhật hệ thống, dữ liệu và bảo mật, hồ sơ kỹ thuật, nghiệm thu, thanh toán và nghĩa vụ sau thanh lý.

Nếu cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu giúp các bên hệ thống hóa nội dung hợp đồng, kết quả thực hiện, nghiệm thu, bàn giao và thanh toán.

Căn cứ pháp lý Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp

Khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp, các bên cần căn cứ vào quy định pháp luật liên quan trực tiếp đến hợp đồng, hoạt động AI, công nghệ thông tin và dữ liệu được xử lý trong quá trình bảo trì. Các căn cứ chính gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015 (Luật số 91/2015/QH13): là căn cứ chung về giao kết, thực hiện, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Luật Thương mại 2005 (Luật số 36/2005/QH11): được xem xét khi hợp đồng bảo trì được thực hiện trong hoạt động thương mại giữa các thương nhân.
• Luật Trí tuệ nhân tạo 2025 (Luật số 134/2025/QH15): là căn cứ pháp lý liên quan trực tiếp đến việc phát triển, cung cấp, triển khai và sử dụng hệ thống AI. Luật có hiệu lực từ ngày 01/03/2026.
• Luật Công nghệ thông tin 2006 (Luật số 67/2006/QH11): được xem xét đối với hoạt động ứng dụng và cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin liên quan đến hệ thống.
• Luật An toàn thông tin mạng 2015 (Luật số 86/2015/QH13): cần lưu ý khi hoạt động bảo trì có liên quan đến an toàn hệ thống thông tin, dữ liệu hoặc các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (Luật số 91/2025/QH15): áp dụng khi hệ thống AI xử lý dữ liệu cá nhân trong quá trình vận hành hoặc bảo trì.
• Hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp, phụ lục, biên bản nghiệm thu, báo cáo bảo trì và hồ sơ kỹ thuật: là căn cứ trực tiếp để xác định phạm vi công việc, kết quả bảo trì, chi phí và nghĩa vụ còn lại.

Không nên đưa thêm các căn cứ pháp lý chuyên ngành nếu hệ thống AI và phạm vi bảo trì thực tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của các quy định đó.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp?

Biên bản có thể được lập khi:

• Phạm vi bảo trì đã hoàn thành;
• Các lỗi hoặc sự cố thuộc phạm vi hợp đồng đã được xử lý;
• Các hạng mục cập nhật, nâng cấp hoặc tối ưu đã hoàn tất;
• Hệ thống đã được kiểm tra sau bảo trì;
• Báo cáo bảo trì đã được hoàn thiện;
• Hồ sơ kỹ thuật đã được bàn giao;
• Dịch vụ đã được nghiệm thu;
• Chi phí đã được thanh toán hoặc đã xác định công nợ;
• Hợp đồng hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt.

Nếu còn hạng mục bảo trì hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành, cần ghi rõ trong biên bản.

Nếu cần thêm mẫu liên quan đến các dịch vụ hỗ trợ hoạt động nghiên cứu, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ phân tích dữ liệu nghiên cứu khoa học là tài liệu có thể tham khảo. Mẫu giúp đối chiếu cách xác nhận kết quả phân tích, dữ liệu bàn giao và các phần việc đã hoàn tất.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp

Các bên nên chuẩn bị:

• Thông tin pháp lý của các bên;
• Số và ngày ký hợp đồng;
• Thời hạn thực hiện;
• Tên hệ thống AI;
• Phiên bản hệ thống;
• Đơn vị phát triển hoặc cung cấp;
• Mục đích sử dụng;
• Phạm vi triển khai;
• Phạm vi bảo trì;
• Danh sách lỗi, sự cố;
• Các hạng mục đã xử lý;
• Nội dung cập nhật hoặc thay đổi;
• Kết quả kiểm tra sau bảo trì;
• Báo cáo bảo trì;
• Hồ sơ kỹ thuật;
• Tình trạng dữ liệu;
• Biên bản nghiệm thu;
• Giá trị hợp đồng;
• Tình trạng thanh toán;
• Các nghĩa vụ còn lại sau thanh lý.

Đối với các dự án hợp tác ứng dụng công nghệ số vào hoạt động kinh doanh, có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai công nghệ blockchain trong thương mại. Nội dung cung cấp thêm góc nhìn về việc xác nhận kết quả triển khai, quyền và nghĩa vụ của các bên khi kết thúc hợp đồng.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG BẢO TRÌ HỆ THỐNG TRÍ TUỆ NHÂN TẠO TRONG DOANH NGHIỆP

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả bảo trì và nghiệm thu dịch vụ;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A – DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG HỆ THỐNG

Tên doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B – ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ BẢO TRÌ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: từ ngày ... đến ngày ...

Đối tượng hợp đồng: ...

Phạm vi bảo trì: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Thông tin về hệ thống trí tuệ nhân tạo

Tên hệ thống: ...

Phiên bản: ...

Đơn vị phát triển/cung cấp: ...

Mục đích sử dụng: ...

Bộ phận sử dụng: ...

Môi trường triển khai: ...

Các chức năng chính: ...

3. Phạm vi bảo trì đã thực hiện

Bên B đã thực hiện:

• Kiểm tra tình trạng hệ thống;
• Kiểm tra phần mềm và các thành phần liên quan;
• Khắc phục lỗi;
• Xử lý sự cố;
• Cập nhật phần mềm hoặc mô hình AI theo phạm vi hợp đồng;
• Tối ưu hiệu năng;
• Kiểm tra khả năng vận hành;
• Kiểm tra các chức năng sau bảo trì;
• Sao lưu hoặc khôi phục dữ liệu theo thỏa thuận;
• Lập báo cáo bảo trì;
• Các nội dung khác: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Lý do: ...

Phương án xử lý: ...

4. Danh sách lỗi, sự cố và hạng mục đã xử lý

Các vấn đề còn tồn tại: ...

Phương án xử lý: ...

Thời hạn dự kiến: ...

5. Cập nhật và thay đổi hệ thống

Phiên bản trước bảo trì: ...

Phiên bản sau bảo trì: ...

Nội dung cập nhật: ...

Các thành phần được thay đổi: ...

Mô hình AI được cập nhật nếu có: ...

Ảnh hưởng đến chức năng hệ thống: ...

Kết quả kiểm tra sau cập nhật: ...

6. Kết quả kiểm tra sau bảo trì

Kết luận: ...

Các tiêu chí chưa đạt nếu có: ...

Kiến nghị: ...

7. Báo cáo và hồ sơ bàn giao

Bên B đã hoàn thành và bàn giao:

• Báo cáo bảo trì;
• Danh sách lỗi và phương án xử lý;
• Tài liệu cập nhật hệ thống;
• Hồ sơ kỹ thuật;
• Hướng dẫn vận hành;
• Thông tin phiên bản;
• Tài liệu khác: ...

Ngày bàn giao: ...

Phương thức bàn giao: ...

Bên tiếp nhận: ...

8. Dữ liệu và bảo mật thông tin

Trong quá trình bảo trì, các bên xác nhận phạm vi dữ liệu được tiếp cận hoặc xử lý gồm: ...

Mục đích xử lý: ...

Biện pháp bảo vệ dữ liệu: ...

Tình trạng dữ liệu sau khi hoàn thành bảo trì: ...

Phương án hoàn trả, xóa hoặc tiếp tục lưu giữ dữ liệu: ...

Các bên tiếp tục bảo mật:

• Dữ liệu doanh nghiệp;
• Dữ liệu cá nhân nếu có;
• Thông tin hệ thống;
• Mô hình và thông số AI;
• Mã nguồn hoặc tài liệu kỹ thuật;
• Kết quả bảo trì;
• Thông tin kinh doanh;
• Các thông tin khác thuộc phạm vi bảo mật.

9. Kết quả nghiệm thu

Thời gian nghiệm thu: ...

Nội dung nghiệm thu: ...

Tiêu chí nghiệm thu: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

Biên bản nghiệm thu số: ...

Các nội dung cần tiếp tục xử lý nếu có: ...

10. Giá trị và chi phí bảo trì

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ đã thực hiện: ... đồng.

Chi phí phát sinh được chấp thuận: ... đồng.

Tổng giá trị thanh toán: ... đồng.

11. Đối chiếu thanh toán

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương án xử lý công nợ: ...

12. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Bên A có trách nhiệm:

• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Tiếp nhận hệ thống và hồ sơ;
• Quản lý, vận hành hệ thống;
• Bảo đảm việc sử dụng hệ thống theo phạm vi được phép;
• Quản lý dữ liệu;
• Thực hiện các nội dung khắc phục còn lại nếu có;
• Bảo mật thông tin;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất việc bàn giao;
• Bàn giao báo cáo và hồ sơ kỹ thuật;
• Hoàn thành các nghĩa vụ còn tồn tại theo hợp đồng;
• Bảo mật thông tin;
• Xử lý dữ liệu theo thỏa thuận;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

13. Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực

Việc thanh lý hợp đồng không làm chấm dứt các điều khoản được các bên thỏa thuận tiếp tục áp dụng, bao gồm:

• Bảo mật thông tin;
• Bảo vệ dữ liệu;
• Quyền đối với phần mềm, mô hình và tài liệu;
• Quản lý và lưu giữ hồ sơ;
• Nghĩa vụ thanh toán;
• Trách nhiệm đối với các vấn đề còn tồn tại;
• Các nghĩa vụ khác: ...

14. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu toàn bộ quá trình thực hiện Hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp số ....

Hệ thống AI: ...

Phiên bản: ...

Phạm vi bảo trì: ...

Các hạng mục đã hoàn thành: ...

Các lỗi, sự cố đã xử lý: ...

Phiên bản sau bảo trì: ...

Kết quả kiểm tra: ...

Hồ sơ đã bàn giao: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Tình trạng nghiệm thu: ...

Tình trạng thanh toán: ...

Công nợ còn lại: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện: ...

Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp?

Mẫu Biên Bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp giúp các bên có khung tham khảo để:

• Xác định hệ thống AI: Ghi rõ tên, phiên bản, mục đích sử dụng và môi trường triển khai.
• Đối chiếu phạm vi bảo trì: Xác nhận các hạng mục đã thực hiện.
• Ghi nhận lỗi và sự cố: Làm rõ vấn đề đã xử lý và kết quả.
• Ghi nhận cập nhật: Xác định phiên bản và các thay đổi sau bảo trì.
• Đánh giá tình trạng hệ thống: Phản ánh kết quả kiểm tra sau bảo trì.
• Bàn giao hồ sơ: Xác nhận báo cáo và tài liệu kỹ thuật.
• Quản lý dữ liệu: Ghi nhận tình trạng dữ liệu và trách nhiệm của các bên.
• Bảo mật thông tin: Xác định phạm vi thông tin cần tiếp tục bảo mật.
• Xác nhận nghiệm thu: Đối chiếu kết quả với yêu cầu hợp đồng.
• Đối chiếu thanh toán: Xác định chi phí và công nợ.
• Xác định nghĩa vụ sau thanh lý: Ghi nhận các trách nhiệm tiếp tục thực hiện.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo hệ thống AI, phạm vi bảo trì và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Nếu doanh nghiệp quan tâm đến các dự án nghiên cứu và ứng dụng AI trong lĩnh vực sản xuất, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác nghiên cứu và ứng dụng AI trong sản xuất công nghiệp là mẫu đáng tham khảo. Tài liệu hỗ trợ đối chiếu cách ghi nhận kết quả nghiên cứu, bàn giao và hoàn tất thỏa thuận.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp

1. Rà soát hợp đồng

Đối chiếu hệ thống AI, phạm vi bảo trì, thời hạn, tiêu chí nghiệm thu và trách nhiệm của từng bên.

2. Xác định hệ thống

Ghi chính xác tên hệ thống, phiên bản, mục đích sử dụng và môi trường triển khai.

3. Tổng hợp hạng mục bảo trì

Liệt kê các lỗi, sự cố, cập nhật và công việc đã thực hiện theo hợp đồng.

4. Ghi nhận kết quả sau bảo trì

Đối chiếu tình trạng hệ thống với các tiêu chí kỹ thuật và nghiệm thu.

5. Đối chiếu hồ sơ

Xác nhận báo cáo bảo trì, tài liệu kỹ thuật và các tài liệu liên quan đã được bàn giao.

6. Kiểm tra tình trạng dữ liệu

Xác định dữ liệu đã được tiếp cận, xử lý, hoàn trả, xóa hoặc tiếp tục lưu giữ theo thỏa thuận.

7. Nghiệm thu dịch vụ

Đối chiếu kết quả thực hiện với tiêu chí nghiệm thu trong hợp đồng.

8. Đối chiếu chi phí

Kiểm tra giá trị dịch vụ, số tiền đã thanh toán và công nợ.

9. Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Làm rõ các nghĩa vụ về bảo mật, dữ liệu, hồ sơ, quyền đối với hệ thống và thanh toán.

10. Ký xác nhận

Các bên kiểm tra toàn bộ nội dung và ký biên bản theo thẩm quyền.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi đúng phiên bản hệ thống. Cần xác định phiên bản trước và sau bảo trì nếu hệ thống có cập nhật.

Ghi rõ phạm vi công việc. Chỉ xác nhận những hạng mục thực tế thuộc hợp đồng đã được thực hiện.

Phân biệt bảo trì với nâng cấp. Nếu có thay đổi lớn về chức năng hoặc mô hình AI, cần ghi rõ đây là nội dung bảo trì, cập nhật hay nâng cấp theo thỏa thuận.

Ghi nhận lỗi còn tồn tại. Không nên xác nhận hệ thống đã hoàn thành toàn bộ nếu vẫn còn lỗi hoặc hạng mục chưa xử lý.

Không đưa dữ liệu doanh nghiệp không cần thiết vào biên bản. Chỉ ghi nhận thông tin cần thiết về phạm vi và tình trạng xử lý dữ liệu.

Bảo mật thông tin hệ thống AI. Mô hình, mã nguồn, dữ liệu, thông số kỹ thuật và tài liệu nội bộ có thể thuộc phạm vi bảo mật.

Đối chiếu hồ sơ bàn giao. Ghi rõ các báo cáo, tài liệu kỹ thuật và thông tin phiên bản đã được bàn giao.

Đối chiếu công nợ. Xác định chính xác giá trị dịch vụ, số tiền đã thanh toán và khoản còn phải trả.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận phạm vi bảo trì, các hạng mục đã xử lý, tình trạng hệ thống, hồ sơ bàn giao, nghiệm thu, thanh toán và nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi phiên bản hệ thống AI không?

Nên ghi. Đây là thông tin quan trọng để xác định chính xác hệ thống được bảo trì và phiên bản sau khi cập nhật.

Có cần liệt kê từng lỗi đã xử lý không?

Nên liệt kê các lỗi hoặc sự cố thuộc phạm vi hợp đồng, đặc biệt khi đây là cơ sở nghiệm thu dịch vụ.

Nếu hệ thống vẫn còn lỗi thì có được thanh lý hợp đồng không?

Có thể, tùy thỏa thuận. Biên bản cần ghi rõ lỗi còn tồn tại, nguyên nhân và trách nhiệm xử lý tiếp theo.

Có cần ghi dữ liệu mà đơn vị bảo trì đã tiếp cận không?

Nên ghi nhận phạm vi và tình trạng xử lý dữ liệu khi việc bảo trì có tiếp cận hoặc xử lý dữ liệu. Không cần đưa dữ liệu cụ thể hoặc thông tin không cần thiết vào biên bản.

Có cần ghi nội dung cập nhật mô hình AI không?

Nếu mô hình AI được cập nhật trong phạm vi hợp đồng, nên ghi rõ phiên bản, nội dung thay đổi và kết quả kiểm tra sau cập nhật.

Biên bản thanh lý có chấm dứt nghĩa vụ bảo mật không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi thanh lý, cần ghi nhận rõ trong biên bản.

Có thể dùng mẫu này cho hợp đồng bảo trì phần mềm thông thường không?

Có thể dùng làm khung tham khảo, nhưng cần loại bỏ các nội dung riêng về AI và điều chỉnh phạm vi kỹ thuật, dữ liệu, tiêu chí nghiệm thu cho phù hợp với phần mềm thực tế.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống trí tuệ nhân tạo trong doanh nghiệp cần tập trung vào hệ thống và phiên bản AI, phạm vi bảo trì, lỗi và sự cố đã xử lý, cập nhật hệ thống, kết quả kiểm tra, dữ liệu, bảo mật, hồ sơ bàn giao, nghiệm thu, chi phí và nghĩa vụ sau thanh lý.

Trước khi ký, các bên nên rà soát hợp đồng, phiên bản hệ thống, danh sách lỗi, báo cáo bảo trì, nội dung cập nhật, kết quả kiểm tra, hồ sơ bàn giao, tình trạng dữ liệu, biên bản nghiệm thu và công nợ để bảo đảm biên bản phản ánh đúng quá trình thực hiện.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản