Biên bản thanh lý hợp đồng bảo mật thông tin trong nghiên cứu khoa học là văn bản ghi nhận việc các bên đã hoàn thành, chấm dứt hoặc xử lý các quyền và nghĩa vụ liên quan đến việc bảo vệ thông tin trong quá trình nghiên cứu. Nội dung biên bản thường xác nhận tình trạng bàn giao, lưu trữ, hoàn trả hoặc tiêu hủy tài liệu, dữ liệu, mẫu vật, kết quả nghiên cứu và các thông tin thuộc phạm vi bảo mật.

Việc lập biên bản giúp các bên có căn cứ xác định phạm vi công việc đã hoàn thành và tình trạng thực hiện nghĩa vụ bảo mật. Nếu cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu giúp hệ thống hóa nội dung và thuận tiện điều chỉnh theo từng trường hợp thực tế.

Căn cứ pháp lý về bảo mật thông tin trong nghiên cứu khoa học

Việc lập và thanh lý hợp đồng bảo mật thông tin trong nghiên cứu khoa học trước hết được xem xét trên cơ sở thỏa thuận của các bên và các quy định pháp luật có liên quan. Một số căn cứ quan trọng gồm:

• Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13: là cơ sở pháp lý chung đối với quan hệ hợp đồng dân sự, quyền và nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm do vi phạm nghĩa vụ và việc chấm dứt thực hiện hợp đồng. Bộ luật được ban hành ngày 24/11/2015 và có hiệu lực từ 01/01/2017.
• Luật Khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo số 93/2025/QH15: là khung pháp lý hiện hành về hoạt động khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, có hiệu lực từ 01/10/2025.
• Văn bản hợp nhất số 07/VBHN-BKHCN ngày 24/06/2026: quy định khung về trình tự, thủ tục đối với chương trình, nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, trong đó có các nội dung về ký hợp đồng, tổ chức thực hiện, chấm dứt thực hiện và thanh lý hợp đồng giao nhiệm vụ. Văn bản này đặc biệt đáng lưu ý đối với hợp đồng liên quan đến nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo thuộc phạm vi quản lý tương ứng.
• Luật Sở hữu trí tuệ, hiện được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 155/VBHN-VPQH ngày 09/09/2025, được áp dụng khi thông tin nghiên cứu liên quan đến sáng chế, giải pháp kỹ thuật, bí mật kinh doanh, quyền tác giả hoặc các đối tượng quyền sở hữu trí tuệ khác.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15: cần được xem xét nếu hồ sơ, dữ liệu nghiên cứu có chứa dữ liệu cá nhân. Luật được ban hành ngày 26/06/2025 và có hiệu lực từ 01/01/2026.
• Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 117/2025/QH15: áp dụng khi thông tin nghiên cứu thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật; luật có hiệu lực từ 01/03/2026.

Tùy lĩnh vực nghiên cứu, các bên cần đối chiếu thêm quy định chuyên ngành về dữ liệu, an toàn thông tin, sở hữu trí tuệ, nghiên cứu trên con người, y tế, quốc phòng, an ninh hoặc các lĩnh vực có yêu cầu bảo mật đặc thù.

Nếu dự án nghiên cứu có sử dụng máy móc hoặc phương tiện chuyên dụng, Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học có thể được tham khảo để đối chiếu cách ghi nhận việc bàn giao và hoàn tất giao dịch.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo mật thông tin trong nghiên cứu khoa học?

Biên bản có thể được lập khi hợp đồng bảo mật đã hoàn thành mục đích hoặc các bên thống nhất chấm dứt quan hệ hợp đồng. Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Hợp đồng nghiên cứu hoặc thỏa thuận bảo mật đã hết thời hạn.
• Nhiệm vụ nghiên cứu đã hoàn thành và các bên không còn nghĩa vụ bàn giao thông tin mới.
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Một bên đã hoàn thành nghĩa vụ cung cấp, tiếp nhận và quản lý thông tin theo hợp đồng.
• Tài liệu, dữ liệu, mẫu vật hoặc thiết bị có chứa thông tin mật đã được hoàn trả, lưu trữ hoặc xử lý theo thỏa thuận.
• Dự án nghiên cứu bị dừng, thay đổi phạm vi hoặc chuyển sang giai đoạn khác.
• Các bên cần xác nhận tình trạng nghĩa vụ bảo mật trước khi kết thúc hợp tác.

Đặc biệt, nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật vẫn tiếp tục sau ngày thanh lý, biên bản cần ghi nhận rõ thời hạn và phạm vi nghĩa vụ còn hiệu lực.

Trường hợp nghiên cứu liên quan đến quy trình sản xuất có phát sinh chất thải dệt nhuộm, bạn có thể xem thêm Biên bản thanh lý hợp đồng xử lý chất thải từ ngành dệt nhuộm để tham khảo một mẫu biên bản phù hợp với hoạt động xử lý chuyên biệt.

Những thông tin cần chuẩn bị

Trước khi lập biên bản, các bên nên rà soát:

• Tên và số hợp đồng bảo mật.
• Ngày ký và thời hạn hợp đồng.
• Thông tin pháp lý của các bên.
• Tên nhiệm vụ, đề tài hoặc dự án nghiên cứu.
• Phạm vi thông tin được xác định là bảo mật.
• Danh mục tài liệu, dữ liệu, mẫu vật hoặc kết quả nghiên cứu đã được trao đổi.
• Tình trạng hoàn trả, lưu trữ hoặc tiêu hủy thông tin.
• Các khoản chi phí, bồi hoàn hoặc nghĩa vụ tài chính nếu có.
• Tình trạng vi phạm, khiếu nại hoặc tranh chấp.
• Thời hạn tiếp tục bảo mật sau khi thanh lý, nếu có.
• Người có thẩm quyền ký biên bản.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo mật thông tin trong nghiên cứu khoa học tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG BẢO MẬT THÔNG TIN
TRONG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Số: 12/2026/BBTL-BMTT

Hôm nay, ngày 18 tháng 08 năm 2026, tại Thành phố Đà Nẵng, chúng tôi gồm:

BÊN A: VIỆN NGHIÊN CỨU CÔNG NGHỆ SINH HỌC HẢI VÂN

• Địa chỉ: 86 Nguyễn Văn Linh, phường Hải Châu, thành phố Đà Nẵng
• Đại diện: Ông Trần Minh Khôi
• Chức vụ: Viện trưởng
• Điện thoại: 0977 523 155

BÊN B: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP DỮ LIỆU AN PHÚ

• Địa chỉ: 214 Lê Văn Việt, phường Tăng Nhơn Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
• Đại diện: Bà Nguyễn Thảo Vy
• Chức vụ: Giám đốc
• Điện thoại: 028 3765 2189

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý Hợp đồng bảo mật thông tin số 04/2026/HĐ-BMTT ký ngày 15/03/2026 với các nội dung sau:

Điều 1. Nội dung hợp đồng đã thực hiện

Hai bên đã thực hiện các nghĩa vụ bảo mật thông tin liên quan đến nhiệm vụ nghiên cứu “Xây dựng mô hình phân tích dữ liệu sinh học phục vụ nghiên cứu dược liệu”.

Trong thời gian thực hiện hợp đồng, Bên A đã cung cấp cho Bên B một số tài liệu và dữ liệu phục vụ nghiên cứu, bao gồm:

Bên B xác nhận đã thực hiện các biện pháp xử lý thông tin theo thỏa thuận và không còn lưu giữ bản sao ngoài phạm vi được phép.

Điều 2. Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ

Hai bên xác nhận các nghĩa vụ cung cấp, tiếp nhận, quản lý và xử lý thông tin theo phạm vi của Hợp đồng số 04/2026/HĐ-BMTT đã được thực hiện.

Tính đến ngày ký biên bản:

• Không phát hiện trường hợp tiết lộ thông tin trái với thỏa thuận.
• Không phát sinh yêu cầu bồi thường liên quan đến việc vi phạm nghĩa vụ bảo mật.
• Các tài liệu phải hoàn trả đã được xử lý.
• Các bản sao không còn cần thiết đã được xóa hoặc tiêu hủy theo thỏa thuận.

Điều 3. Nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực

Việc thanh lý Hợp đồng số 04/2026/HĐ-BMTT không làm mất hiệu lực của các nghĩa vụ bảo mật được thỏa thuận tiếp tục áp dụng sau khi hợp đồng chấm dứt.

Theo thỏa thuận giữa hai bên, các thông tin chưa được công khai hợp pháp và thuộc phạm vi bảo mật vẫn phải được bảo vệ trong thời hạn 36 tháng kể từ ngày ký biên bản này, trừ trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận giữa hai bên có quy định khác.

Trong thời hạn này, các bên không được tự ý công bố, cung cấp, sao chép hoặc sử dụng thông tin bảo mật ngoài mục đích đã được cho phép.

Điều 4. Quyền sở hữu đối với kết quả và tài liệu nghiên cứu

Việc thanh lý hợp đồng không làm thay đổi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đối với kết quả nghiên cứu, tài liệu, dữ liệu, sáng chế, giải pháp kỹ thuật hoặc các đối tượng sở hữu trí tuệ khác đã được xác lập theo hợp đồng và thỏa thuận có liên quan.

Việc sử dụng hoặc công bố các kết quả nghiên cứu sau thời điểm thanh lý phải tuân thủ quyền của chủ thể có liên quan và các hạn chế về bảo mật đã được thỏa thuận.

Điều 5. Thanh toán và các nghĩa vụ khác

Hai bên xác nhận toàn bộ chi phí liên quan đến việc thực hiện Hợp đồng bảo mật thông tin đã được quyết toán.

Giá trị hợp đồng: 148.000.000 đồng.

Số tiền đã thanh toán: 148.000.000 đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: 0 đồng.

Hai bên không còn yêu cầu thanh toán hoặc bồi hoàn nào khác liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ tài chính của Hợp đồng, ngoại trừ các nghĩa vụ phát sinh từ hành vi vi phạm được phát hiện theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận còn hiệu lực.

Điều 6. Cam kết của các bên

Hai bên cam kết:

1. Thông tin kê khai trong biên bản là đúng với tình trạng thực tế đã được đối chiếu.
2. Tiếp tục bảo vệ thông tin thuộc phạm vi bảo mật còn hiệu lực.
3. Không sử dụng thông tin đã tiếp nhận ngoài phạm vi quyền được phép.
4. Phối hợp xử lý nếu phát hiện thông tin bị truy cập, tiết lộ hoặc sử dụng trái phép.
5. Chịu trách nhiệm theo hợp đồng và pháp luật nếu vi phạm nghĩa vụ còn hiệu lực sau thanh lý.

Điều 7. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 04 bản, có giá trị pháp lý như nhau; Bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 02 bản.

Các bên đã đọc, hiểu rõ nội dung và cùng ký xác nhận.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Trần Minh Khôi

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Nguyễn Thảo Vy

Đối với các dự án cần bảo đảm khả năng thoát nước trong tình huống bất thường, Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống thoát nước khẩn cấp là tài liệu liên quan có thể xem thêm khi cần tham khảo cách ghi nhận kết quả thực hiện.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo mật thông tin?

Sử dụng mẫu tham khảo giúp người lập dễ kiểm tra các nội dung quan trọng thay vì chỉ ghi nhận việc “hợp đồng đã thanh lý”. Đối với hợp đồng bảo mật trong nghiên cứu khoa học, đây là vấn đề đáng chú ý vì nhiều nghĩa vụ có thể vẫn tiếp tục sau thời điểm hợp đồng kết thúc.

Mẫu biên bản có thể hỗ trợ:

• Xác định chính xác hợp đồng được thanh lý.
• Ghi nhận phạm vi nghiên cứu và thông tin liên quan.
• Thống kê tài liệu, dữ liệu, mẫu vật hoặc bản sao đã được xử lý.
• Xác nhận tình trạng hoàn trả, lưu trữ hoặc tiêu hủy thông tin.
• Ghi nhận nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực.
• Làm rõ quyền đối với kết quả nghiên cứu và tài sản trí tuệ.
• Xác nhận tình trạng thanh toán và nghĩa vụ còn tồn tại.
• Hạn chế tranh chấp về việc một bên còn giữ hoặc sử dụng thông tin sau khi hợp đồng kết thúc.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo loại thông tin nghiên cứu, phạm vi bảo mật, thời hạn bảo mật và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Cách lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo mật thông tin trong nghiên cứu khoa học

Bước 1: Xác định chính xác hợp đồng được thanh lý

Ghi số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng và thông tin các bên. Nếu có phụ lục sửa đổi, cần đối chiếu để xác định phiên bản thỏa thuận đang có hiệu lực.

Bước 2: Xác định nhiệm vụ hoặc dự án nghiên cứu

Nêu rõ tên đề tài, nhiệm vụ, dự án hoặc hoạt động nghiên cứu mà hợp đồng bảo mật liên quan đến. Nội dung này giúp xác định phạm vi thông tin được đề cập.

Bước 3: Rà soát danh mục thông tin bảo mật

Các bên nên đối chiếu tài liệu giấy, dữ liệu điện tử, báo cáo, kết quả thử nghiệm, dữ liệu đo lường, mẫu vật, quy trình kỹ thuật hoặc thông tin khác thuộc phạm vi bảo mật.

Bước 4: Ghi nhận tình trạng hoàn trả thông tin

Nếu hợp đồng yêu cầu hoàn trả, cần xác nhận tài liệu nào đã được trả lại, thời điểm trả và hình thức bàn giao. Đối với dữ liệu điện tử, có thể ghi nhận việc xóa hoặc thu hồi quyền truy cập nếu phù hợp.

Bước 5: Ghi nhận việc tiêu hủy hoặc xóa bản sao

Nếu các bên thống nhất tiêu hủy tài liệu hoặc xóa dữ liệu, biên bản nên ghi rõ phạm vi xử lý. Không nên ghi chung chung nếu có danh mục thông tin quan trọng.

Bước 6: Xác định nghĩa vụ bảo mật còn hiệu lực

Đây là nội dung đặc biệt quan trọng. Biên bản cần xác định nghĩa vụ bảo mật có chấm dứt hoàn toàn hay vẫn tiếp tục trong một khoảng thời gian nhất định.

Bước 7: Xác định quyền đối với kết quả nghiên cứu

Nếu hợp đồng liên quan đến kết quả nghiên cứu, sáng chế, bí mật kinh doanh hoặc tài liệu có giá trị sở hữu trí tuệ, cần ghi nhận rõ việc thanh lý không làm thay đổi các quyền đã được xác lập nếu các bên không có thỏa thuận khác.

Bước 8: Xác nhận nghĩa vụ tài chính

Ghi rõ giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại và tình trạng quyết toán. Nếu không có nghĩa vụ tài chính, có thể ghi rõ hai bên không còn khoản phải thanh toán.

Bước 9: Ghi nhận vi phạm hoặc tranh chấp nếu có

Nếu từng xảy ra sự cố bảo mật, biên bản cần phản ánh cách thức xử lý và nghĩa vụ còn tồn tại. Không nên xác nhận “không có tranh chấp” nếu trên thực tế vẫn còn vấn đề chưa được giải quyết.

Bước 10: Ký và lưu trữ biên bản

Biên bản phải được ký bởi người có thẩm quyền của các bên. Số lượng bản được lập cần phù hợp với nhu cầu lưu trữ và quy định nội bộ.

Một số lưu ý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo mật thông tin

• Không nên hiểu việc thanh lý hợp đồng là đồng nghĩa với việc mọi nghĩa vụ bảo mật đều chấm dứt.
• Cần kiểm tra thời hạn bảo mật được quy định trong hợp đồng trước khi lập biên bản.
• Phân biệt thông tin mật theo thỏa thuận với bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh, dữ liệu cá nhân hoặc các loại thông tin được pháp luật bảo vệ theo cơ chế riêng.
• Không đưa toàn bộ nội dung bí mật vào biên bản nếu việc ghi chép lại làm tăng nguy cơ phát tán thông tin.
• Với dữ liệu điện tử, nên xác định rõ tài khoản, hệ thống, thiết bị hoặc kho dữ liệu đã được thu hồi quyền truy cập khi cần thiết.
• Nếu nghiên cứu có dữ liệu cá nhân, cần xem xét các yêu cầu pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Nếu kết quả nghiên cứu có khả năng được bảo hộ sở hữu trí tuệ, cần cân nhắc việc công bố thông tin trước khi hoàn tất các thủ tục cần thiết.
• Nếu thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước, việc xử lý phải tuân thủ quy định pháp luật chuyên ngành tương ứng.
• Không nên sử dụng mẫu có sẵn mà bỏ qua điều khoản riêng về thời hạn, phạm vi và phương thức bảo mật của hợp đồng.
• Biên bản nên được lưu cùng hợp đồng, phụ lục và hồ sơ bàn giao/xử lý thông tin để thuận tiện đối chiếu khi cần.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo mật thông tin là gì?

Đây là văn bản ghi nhận tình trạng thực hiện và kết thúc hoặc chấm dứt hợp đồng bảo mật giữa các bên. Biên bản có thể xác nhận việc hoàn trả, lưu trữ, tiêu hủy hoặc xử lý thông tin cũng như các nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc.

Thanh lý hợp đồng có làm chấm dứt nghĩa vụ bảo mật không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt thì các bên vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đó trong thời hạn và phạm vi đã thỏa thuận.

Có cần ghi danh sách toàn bộ tài liệu mật vào biên bản không?

Không phải trường hợp nào cũng cần ghi toàn bộ nội dung. Có thể lập danh mục hoặc mã hóa tài liệu để xác định đối tượng xử lý mà không làm phát sinh thêm nguy cơ tiết lộ thông tin.

Có cần lập biên bản khi hợp đồng bảo mật hết thời hạn?

Nên lập nếu các bên cần một tài liệu chính thức xác nhận tình trạng thực hiện nghĩa vụ, đặc biệt khi hợp đồng gắn với nhiệm vụ nghiên cứu có nhiều tài liệu, dữ liệu hoặc kết quả cần quản lý.

Nếu còn tranh chấp về thông tin bảo mật thì có được thanh lý hợp đồng không?

Việc thanh lý cần căn cứ vào nội dung hợp đồng và tình trạng thực tế. Nếu vẫn còn nghĩa vụ hoặc tranh chấp chưa được giải quyết, biên bản nên ghi rõ nội dung này thay vì xác nhận các bên đã hoàn toàn hết quyền và nghĩa vụ.

Có cần ghi việc xóa dữ liệu điện tử vào biên bản không?

Nên ghi nếu hợp đồng có yêu cầu hoàn trả hoặc xóa dữ liệu. Nội dung có thể xác định loại dữ liệu, phạm vi xử lý và thời điểm hoàn tất mà không cần đưa thông tin nhạy cảm trực tiếp vào biên bản.

Biên bản có cần ghi quyền sở hữu kết quả nghiên cứu không?

Nên ghi khi hợp đồng bảo mật liên quan đến kết quả nghiên cứu, sáng chế, bí mật kinh doanh hoặc tài sản trí tuệ. Nội dung này giúp tránh cách hiểu rằng việc thanh lý hợp đồng bảo mật đồng thời làm thay đổi quyền đối với kết quả nghiên cứu.

Có thể dùng mẫu biên bản chung cho mọi đề tài nghiên cứu không?

Có thể dùng mẫu chung làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo loại dữ liệu, lĩnh vực nghiên cứu, phạm vi bảo mật, quyền sở hữu kết quả và thời hạn bảo mật cụ thể của từng hợp đồng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo mật thông tin trong nghiên cứu khoa học không chỉ xác nhận việc kết thúc hợp đồng mà còn giúp các bên làm rõ tình trạng xử lý tài liệu, dữ liệu và các nghĩa vụ bảo mật còn tồn tại. Khi lập biên bản, cần đặc biệt chú ý đến thời hạn bảo mật sau thanh lý, quyền đối với kết quả nghiên cứu, dữ liệu cá nhân, bí mật kinh doanh và các thông tin thuộc phạm vi bảo vệ đặc biệt của pháp luật.

Mẫu có sẵn chỉ nên được sử dụng làm cơ sở tham khảo. Nội dung cuối cùng cần được điều chỉnh theo hợp đồng đã ký, đặc điểm của nhiệm vụ nghiên cứu và quy định pháp luật áp dụng cho từng trường hợp.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản