Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán là văn bản xác nhận kết quả thực hiện và quyết toán hợp đồng giữa chủ đầu tư và đơn vị thực hiện dự án xây dựng, lắp đặt hệ thống theo dõi, phân tích và cảnh báo nguy cơ hạn hán. Biên bản thường ghi nhận phạm vi hệ thống đã hoàn thành, thiết bị bàn giao, kết quả vận hành thử, giá trị hợp đồng, khoản đã thanh toán và các nghĩa vụ còn lại.

Nếu cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu giúp hệ thống hóa nội dung, thuận tiện cho việc đối chiếu khối lượng xây dựng, thiết bị bàn giao và nghĩa vụ thanh toán giữa các bên.

Căn cứ pháp lý về Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán

Việc xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán có thể liên quan đến công tác phòng, chống thiên tai, theo dõi nguồn nước và tổ chức cảnh báo rủi ro. Khi lập biên bản thanh lý, có thể tham khảo các quy định pháp luật sau:

• Luật Phòng, chống thiên tai số 33/2013/QH13, được sửa đổi, bổ sung qua các luật có liên quan, là cơ sở pháp lý về phòng ngừa, ứng phó và khắc phục hậu quả thiên tai, trong đó có yêu cầu về theo dõi, dự báo, cảnh báo và chuẩn bị phương án ứng phó.
• Luật số 60/2020/QH14 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Phòng, chống thiên tai và Luật Đê điều, góp phần hoàn thiện cơ chế quản lý, phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai.
• Luật số 146/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và tiếp tục sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến lĩnh vực phòng, chống thiên tai, tài nguyên và môi trường.
• Nghị định số 66/2021/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Phòng, chống thiên tai và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Phòng, chống thiên tai và Luật Đê điều; trong đó có các nội dung về hoạt động phòng, chống thiên tai và xây dựng kế hoạch phòng, chống thiên tai.
• Văn bản hợp nhất số 33/VBHN-BNNMT năm 2026 hợp nhất các quy định hướng dẫn về xây dựng kế hoạch phòng, chống thiên tai, có thể tham khảo khi hệ thống cảnh báo hạn hán phục vụ công tác đánh giá nguy cơ, cảnh báo và tổ chức ứng phó tại địa phương.
• Luật Tài nguyên nước số 28/2023/QH15 quy định về quản lý, bảo vệ, điều hòa, phân phối và sử dụng tài nguyên nước; là căn cứ liên quan khi hệ thống cảnh báo hạn hán có chức năng theo dõi diễn biến nguồn nước hoặc hỗ trợ quản lý nguy cơ thiếu nước.
• Nghị định số 53/2024/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tài nguyên nước, có thể được đối chiếu đối với các nội dung quản lý, khai thác và sử dụng tài nguyên nước có liên quan đến hệ thống.
• Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là cơ sở chung đối với giao kết, thực hiện, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng giữa các bên.

Đối với hệ thống có hạng mục xây dựng, lắp đặt công trình hoặc thiết bị cố định, các bên cần đồng thời đối chiếu quy định về quản lý hoạt động xây dựng và hồ sơ kỹ thuật thực tế của dự án.

Nếu cần mở rộng nội dung quản lý môi trường sang hoạt động thu gom tại cơ sở giáo dục, Biên bản thanh lý hợp đồng thu gom rác thải từ khu vực trường học có thể được tham khảo để đối chiếu cách xác nhận phạm vi dịch vụ và kết quả thực hiện.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán?

Biên bản có thể được lập khi:

• Hệ thống cảnh báo hạn hán đã hoàn thành theo phạm vi hợp đồng.
• Các hạng mục xây dựng, lắp đặt và cấu hình thiết bị đã được nghiệm thu.
• Hệ thống đã hoàn thành quá trình vận hành thử theo thỏa thuận.
• Hợp đồng hết thời hạn và các bên thống nhất thanh lý.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Cần xác nhận giá trị quyết toán và tình trạng công nợ.
• Các thiết bị, phần mềm, tài liệu kỹ thuật và hồ sơ vận hành đã được bàn giao.

Đối với các cơ sở có hoạt động chế biến hoặc sản xuất thực phẩm, Biên bản thanh lý hợp đồng xử lý chất thải từ ngành sản xuất thực phẩm là mẫu liên quan giúp tham khảo cách ghi nhận tình trạng chất thải, nội dung xử lý và kết quả hoàn thành hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị khi lập biên bản

Trước khi lập biên bản, các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán và các phụ lục.
• Hồ sơ thiết kế, yêu cầu kỹ thuật và phạm vi công việc.
• Biên bản nghiệm thu các hạng mục.
• Danh mục thiết bị đã lắp đặt.
• Hồ sơ cấu hình phần mềm và hệ thống cảnh báo.
• Kết quả vận hành thử.
• Tài liệu hướng dẫn vận hành và bảo trì.
• Hồ sơ đào tạo, chuyển giao kỹ thuật nếu có.
• Giá trị hợp đồng và giá trị phát sinh.
• Chứng từ thanh toán và số tiền còn phải thanh toán.
• Các nghĩa vụ bảo hành, bảo trì hoặc hỗ trợ kỹ thuật sau thanh lý.

Trong trường hợp đơn vị cần chuẩn bị hồ sơ cho công tác phòng ngừa và xử lý rủi ro liên quan đến hóa chất, bạn có thể xem thêm Biên bản thanh lý hợp đồng lập kế hoạch ứng phó sự cố hóa chất để tham khảo cách thể hiện phạm vi công việc và kết quả bàn giao.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
XÂY DỰNG HỆ THỐNG CẢNH BÁO HẠN HÁN

Số: 16/2026/BBTL-HĐXD

Hôm nay, ngày 29 tháng 08 năm 2026, tại huyện Krông Nô, tỉnh Đắk Nông, chúng tôi gồm:

BÊN A: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KRÔNG NÔ
Địa chỉ: Đường Nguyễn Tất Thành, huyện Krông Nô, tỉnh Đắk Nông
Đại diện: Ông Lê Hoàng Nam
Chức vụ: Chủ tịch

BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ KHÍ TƯỢNG MINH VIỆT
Địa chỉ: Số 128 đường Lê Duẩn, phường Tân Lợi, tỉnh Đắk Lắk
Đại diện: Bà Phạm Ngọc Anh
Chức vụ: Tổng Giám đốc

Hai bên thống nhất lập biên bản thanh lý Hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán số 11/2026/HĐXD-CBHH ký ngày 12/03/2026, với các nội dung sau:

Điều 1. Phạm vi và thời gian thực hiện

Bên B đã thực hiện xây dựng, lắp đặt và chuyển giao hệ thống cảnh báo hạn hán trên địa bàn huyện Krông Nô theo phạm vi công việc được quy định trong hợp đồng.

Thời gian thực hiện: từ ngày 18/03/2026 đến ngày 20/08/2026.

Hệ thống được thiết kế nhằm thu thập dữ liệu phục vụ theo dõi tình trạng thiếu nước và nguy cơ hạn hán tại các khu vực sản xuất nông nghiệp trọng điểm.

Điều 2. Khối lượng đã hoàn thành và bàn giao

Hai bên xác nhận Bên B đã hoàn thành các hạng mục sau:

Hệ thống đã được kiểm tra và vận hành thử. Bên B đã bàn giao cho Bên A tài liệu hướng dẫn vận hành, sơ đồ kết nối, tài khoản quản trị hệ thống và hồ sơ thiết bị theo thỏa thuận.

Điều 3. Kết quả thực hiện

Hệ thống đã thu thập dữ liệu từ các trạm được lắp đặt và truyền dữ liệu về trung tâm quản lý.

Các chức năng chính đã được kiểm tra gồm:

• Thu thập dữ liệu lượng mưa;
• Theo dõi độ ẩm đất;
• Theo dõi mực nước tại các vị trí được lắp đặt thiết bị;
• Tổng hợp và hiển thị dữ liệu;
• Phân tích xu hướng thiếu nước;
• Thiết lập ngưỡng cảnh báo;
• Gửi cảnh báo đến tài khoản quản trị được cấu hình.

Hai bên xác nhận các hạng mục thuộc phạm vi hợp đồng đã được hoàn thành và bàn giao theo hồ sơ nghiệm thu.

Điều 4. Giá trị thanh lý và thanh toán

Giá trị hợp đồng ban đầu: 1.486.000.000 đồng.

Giá trị phát sinh được hai bên thống nhất: 32.400.000 đồng.

Tổng giá trị thanh lý: 1.518.400.000 đồng
(Bằng chữ: Một tỷ năm trăm mười tám triệu bốn trăm nghìn đồng).

Bên A đã thanh toán: 1.366.560.000 đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: 151.840.000 đồng.

Bên A có trách nhiệm hoàn tất khoản thanh toán còn lại theo thời hạn được hai bên thống nhất tại biên bản này.

Điều 5. Bảo hành và trách nhiệm sau thanh lý

Bên B tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo hành hệ thống trong thời hạn 24 tháng kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành theo hợp đồng.

Trong thời gian bảo hành, Bên B có trách nhiệm xử lý các lỗi kỹ thuật thuộc phạm vi bảo hành theo điều kiện đã thỏa thuận.

Bên A có trách nhiệm quản lý, vận hành hệ thống đúng hướng dẫn và thông báo cho Bên B khi phát sinh sự cố thuộc phạm vi hỗ trợ kỹ thuật.

Điều 6. Hiệu lực của biên bản

Hai bên xác nhận đã hoàn thành việc thanh lý Hợp đồng số 11/2026/HĐXD-CBHH, ngoại trừ các nghĩa vụ về thanh toán, bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật và các nghĩa vụ khác được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thanh lý.

Biên bản được lập thành 04 bản, có giá trị như nhau; Bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 02 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Lê Hoàng Nam

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Phạm Ngọc Anh

Lưu ý: Tên tổ chức, cá nhân, số liệu, địa chỉ, số hợp đồng và thông tin kỹ thuật trong mẫu trên là giả định nhằm mục đích tham khảo.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán?

Hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán thường bao gồm nhiều nhóm công việc như khảo sát, lắp đặt thiết bị, kết nối dữ liệu, xây dựng phần mềm, vận hành thử và chuyển giao kỹ thuật. Vì vậy, biên bản thanh lý cần phản ánh được cả khối lượng vật chất và các sản phẩm kỹ thuật đã hoàn thành.

Sử dụng mẫu tham khảo giúp các bên dễ dàng kiểm tra danh mục thiết bị, hồ sơ bàn giao, kết quả nghiệm thu, giá trị quyết toán và nghĩa vụ bảo hành trước khi xác nhận thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo quy mô hệ thống, phạm vi xây dựng, số lượng trạm cảnh báo, yêu cầu kỹ thuật và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán

Bước 1: Ghi thông tin chung

Ghi quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, số hiệu, ngày và địa điểm lập biên bản.

Bước 2: Ghi căn cứ hợp đồng

Nêu số hợp đồng, ngày ký và các phụ lục, văn bản điều chỉnh có liên quan.

Bước 3: Xác định thông tin các bên

Ghi đầy đủ tên tổ chức, địa chỉ, người đại diện và chức vụ của người ký biên bản.

Bước 4: Xác nhận phạm vi xây dựng

Mô tả ngắn gọn các hạng mục mà đơn vị thực hiện phải hoàn thành, chẳng hạn như trạm đo, thiết bị truyền dữ liệu, máy chủ, phần mềm và trung tâm cảnh báo.

Bước 5: Đối chiếu khối lượng nghiệm thu

Kiểm tra số lượng thiết bị, vị trí lắp đặt, tình trạng hoạt động và hồ sơ nghiệm thu của từng hạng mục.

Bước 6: Ghi nhận kết quả vận hành

Nêu những chức năng đã được kiểm tra như thu thập dữ liệu, truyền dữ liệu, phân tích nguy cơ và phát cảnh báo.

Bước 7: Quyết toán giá trị hợp đồng

Ghi giá trị ban đầu, phần phát sinh, tổng giá trị thanh lý, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

Bước 8: Xác định hồ sơ bàn giao

Liệt kê các tài liệu đã bàn giao như hồ sơ kỹ thuật, sơ đồ hệ thống, tài khoản quản trị, tài liệu hướng dẫn và hồ sơ thiết bị.

Bước 9: Ghi trách nhiệm sau thanh lý

Xác định rõ thời hạn bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì, thanh toán và những nghĩa vụ khác còn hiệu lực.

Bước 10: Ký xác nhận

Đại diện có thẩm quyền của các bên ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo quy định, thỏa thuận áp dụng.

Một số lưu ý khi lập biên bản

• Ghi đúng số hợp đồng, ngày ký và thời gian thực hiện dự án.
• Đối chiếu số lượng thiết bị với biên bản nghiệm thu và hồ sơ bàn giao.
• Nêu rõ phạm vi hệ thống đã xây dựng, tránh chỉ ghi chung chung là “đã hoàn thành”.
• Phân biệt thiết bị phần cứng, phần mềm và các dịch vụ kỹ thuật đã cung cấp.
• Ghi nhận tình trạng vận hành thử trước khi xác nhận hoàn thành.
• Nếu hệ thống có thiết lập ngưỡng cảnh báo, nên xác định rõ phạm vi và tài liệu cấu hình đã bàn giao.
• Giá trị thanh lý phải thống nhất với hồ sơ nghiệm thu và chứng từ thanh toán.
• Ghi cụ thể khoản công nợ còn lại và thời hạn thanh toán.
• Xác định rõ thời hạn, phạm vi bảo hành và trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật.
• Không nên khẳng định hệ thống dự báo hoặc cảnh báo chính xác tuyệt đối; hiệu quả cảnh báo còn phụ thuộc dữ liệu quan trắc, ngưỡng kỹ thuật và điều kiện vận hành.
• Nếu hệ thống có kết nối với cơ sở dữ liệu hoặc nền tảng quản lý của cơ quan nhà nước, cần ghi nhận rõ phạm vi chuyển giao và quyền quản trị.
• Lưu biên bản cùng hợp đồng, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thiết bị và tài liệu vận hành.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán là gì?

Đây là văn bản xác nhận tình trạng hoàn thành, bàn giao và quyết toán hợp đồng xây dựng hệ thống phục vụ theo dõi, phân tích và cảnh báo nguy cơ hạn hán.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Biên bản thường được lập sau khi các hạng mục đã hoàn thành, được nghiệm thu, bàn giao và các bên thống nhất xác nhận giá trị quyết toán hoặc chấm dứt hợp đồng.

Có cần liệt kê từng thiết bị trong biên bản không?

Nên liệt kê nếu thiết bị là một phần của phạm vi hợp đồng. Việc này giúp đối chiếu giữa hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu và tài sản đã bàn giao.

Có cần ghi kết quả vận hành thử hệ thống không?

Có. Đối với hệ thống cảnh báo, việc xác nhận các chức năng thu thập dữ liệu, truyền dữ liệu, phân tích và phát cảnh báo giúp làm rõ hệ thống đã được kiểm tra đến mức nào.

Có thể thanh lý khi còn công nợ không?

Có thể nếu các bên thống nhất. Biên bản cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán và thời hạn hoàn tất nghĩa vụ.

Sau khi thanh lý, hệ thống còn được bảo hành không?

Có thể. Nếu hợp đồng quy định thời hạn bảo hành sau nghiệm thu, biên bản thanh lý nên ghi nhận thời hạn và phạm vi bảo hành để tránh nhầm lẫn.

Hệ thống cảnh báo hạn hán có thay thế phương án phòng, chống hạn hán không?

Không. Hệ thống cảnh báo là công cụ hỗ trợ theo dõi, phân tích và cung cấp thông tin cảnh báo; việc tổ chức ứng phó vẫn cần thực hiện theo phương án, kế hoạch và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Có thể dùng mẫu này cho hệ thống cảnh báo hạn hán quy mô cấp tỉnh không?

Có thể sử dụng làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh đáng kể về chủ thể ký, phạm vi hệ thống, số lượng trạm, cơ chế kết nối dữ liệu, hồ sơ nghiệm thu và yêu cầu quản lý vận hành theo quy mô thực tế.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo hạn hán giúp các bên xác nhận đầy đủ khối lượng đã hoàn thành, thiết bị và phần mềm đã bàn giao, kết quả vận hành, giá trị quyết toán và trách nhiệm sau khi kết thúc hợp đồng. Một biên bản được lập chặt chẽ cũng tạo cơ sở thuận lợi cho việc quản lý tài sản, vận hành hệ thống và xử lý các nghĩa vụ còn lại.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo quy mô hệ thống cảnh báo, số lượng trạm quan trắc, phạm vi dữ liệu, yêu cầu kỹ thuật và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản