Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên được lập khi chương trình chụp ảnh đã hoàn thành, các dịch vụ theo thỏa thuận đã được thực hiện hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận lịch trình, số lượng người tham gia, dịch vụ đã cung cấp, thiết bị hoặc phương tiện hỗ trợ, chi phí tour, các khoản phát sinh, tình trạng thanh toán và nghĩa vụ còn lại của các bên.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để công ty lữ hành, đơn vị tổ chức tour, nhóm nhiếp ảnh hoặc khách hàng thuận tiện sử dụng khi kết thúc chương trình. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu kết quả thực hiện chương trình tham quan, trải nghiệm và chụp ảnh tại các địa điểm tự nhiên theo hợp đồng.

Tùy chương trình, dịch vụ có thể bao gồm vận chuyển, lưu trú, ăn uống, hướng dẫn viên, hỗ trợ di chuyển đến điểm chụp, lịch trình tham quan và các dịch vụ hỗ trợ nhiếp ảnh đã thỏa thuận.

Nếu tour có yêu cầu về thời gian chụp ảnh, địa điểm, phương tiện hoặc điều kiện thời tiết, nên ghi nhận những thay đổi thực tế trong quá trình thực hiện để làm căn cứ xác định giá trị thanh lý.

Nếu tour có hoạt động trải nghiệm văn hóa, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống là mẫu liên quan có thể tham khảo để đối chiếu cách ghi nhận việc bàn giao, sử dụng và hoàn trả trang phục.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên trước hết căn cứ vào hợp đồng tổ chức tour, chương trình du lịch, phụ lục hợp đồng và các thỏa thuận phát sinh trong quá trình thực hiện.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Nếu hợp đồng được ký giữa các doanh nghiệp nhằm mục đích thương mại, có thể đối chiếu Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Đối với hoạt động kinh doanh lữ hành và tổ chức chương trình du lịch, có thể xem xét Luật Du lịch số 09/2017/QH14 và các quy định hướng dẫn có liên quan.

Nếu tour được tổ chức tại khu vực rừng, vườn quốc gia, khu bảo tồn hoặc địa điểm có quy định riêng về hoạt động tham quan, chụp ảnh, cần tuân thủ các quy định áp dụng tại địa điểm đó.

Trường hợp chương trình có phối hợp truyền thông với báo chí, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với cơ quan báo chí quảng bá du lịch giúp tham khảo cách xác nhận kết quả hợp tác, nội dung đã thực hiện và các nghĩa vụ liên quan.

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Tên chương trình;
• Thời gian và địa điểm tổ chức;
• Số lượng người tham gia;
• Lịch trình thực tế;
• Các điểm chụp ảnh;
• Dịch vụ vận chuyển;
• Dịch vụ lưu trú;
• Dịch vụ ăn uống;
• Dịch vụ hướng dẫn;
• Thiết bị hoặc dịch vụ hỗ trợ nếu có;
• Nội dung đã thực hiện;
• Nội dung thay đổi;
• Ảnh hưởng của thời tiết hoặc điều kiện thực tế nếu có;
• Chi phí tour;
• Chi phí phát sinh;
• Khoản giảm trừ hoặc hoàn trả;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Các nghĩa vụ còn lại;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy trường hợp, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng tổ chức tour;
• Phụ lục hợp đồng;
• Chương trình/lịch trình tour;
• Danh sách người tham gia;
• Hồ sơ đặt phương tiện;
• Hồ sơ lưu trú;
• Bảng kê dịch vụ ăn uống;
• Vé hoặc giấy xác nhận tham quan nếu có;
• Biên bản bàn giao thiết bị nếu có;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Bảng kê chi phí phát sinh;
• Tài liệu xác nhận thay đổi lịch trình;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC TOUR CHỤP ẢNH THIÊN NHIÊN

Số: 78/BBTL-TA

Căn cứ Hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên số 45/HĐDL ký giữa Công ty Cổ phần Du lịch Việt Thành và Công ty TNHH Du lịch Thiên Nhiên Xanh;

Căn cứ chương trình tour và các thỏa thuận điều chỉnh trong quá trình thực hiện;

Căn cứ kết quả thực hiện chương trình và thỏa thuận của các bên về việc thanh lý hợp đồng;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ĐƠN VỊ THUÊ TỔ CHỨC TOUR

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Du lịch Việt Thành.

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Ông Nguyễn Văn Nam.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ TỔ CHỨC TOUR

Tên đơn vị: Công ty TNHH Du lịch Thiên Nhiên Xanh.

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Bà Trần Thu Hà.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình

Số hợp đồng: 45/HĐDL.

Ngày ký: ...

Tên tour: ...

Địa điểm chụp ảnh: ...

Thời gian thực hiện: ...

Số lượng người theo hợp đồng: ... người.

Số lượng người tham gia thực tế: ... người.

2. Tình hình thực hiện chương trình

Các nội dung đã hoàn thành:

...

Các nội dung thay đổi hoặc chưa thực hiện:

...

Lý do:

...

3. Tình hình thực hiện hoạt động chụp ảnh

Các địa điểm đã thực hiện chụp ảnh:

...

Thời gian thực tế tại từng địa điểm:

...

Các dịch vụ hỗ trợ chụp ảnh đã cung cấp:

...

Thiết bị/phương tiện được cung cấp nếu có:

...

Tình trạng bàn giao và hoàn trả thiết bị:

...

4. Thay đổi do điều kiện thực tế

Thời tiết trong quá trình thực hiện:

...

Các thay đổi về lịch trình:

...

Địa điểm thay thế nếu có:

...

Dịch vụ bị thay đổi hoặc không thực hiện:

...

Phương án xử lý và giá trị điều chỉnh:

...

5. Giá trị hợp đồng và chi phí

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Khoản hoàn trả nếu có: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

6. Tình trạng thanh toán

Số tiền Bên A đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Số tiền Bên B phải hoàn trả nếu có: ... đồng.

Thời hạn thanh toán/hoàn trả: ...

Phương thức thanh toán: ...

7. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức tour:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

8. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm:

...

Bên B có trách nhiệm:

...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

9. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu chương trình, lịch trình thực tế, số lượng người tham gia, dịch vụ đã cung cấp, các thay đổi, chi phí và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên số 45/HĐDL kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn Nam

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trần Thu Hà

Nếu đơn vị tổ chức tour thuê bên ngoài thực hiện khảo sát nhu cầu du khách, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận kết quả khảo sát và hoàn tất thỏa thuận.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên

Đối chiếu số lượng người tham gia

Kiểm tra số lượng theo hợp đồng với số lượng thực tế. Nếu giá tour tính theo đầu người, thông tin này cần được xác định chính xác.

Kiểm tra lịch trình và địa điểm chụp

Đối chiếu các địa điểm dự kiến với những nơi thực tế đã thực hiện. Nếu phải thay đổi do thời tiết hoặc điều kiện tại điểm đến, nên ghi rõ.

Xác nhận các dịch vụ đã cung cấp

Đối chiếu riêng vận chuyển, lưu trú, ăn uống, hướng dẫn và các dịch vụ hỗ trợ chụp ảnh nếu có.

Ghi nhận thay đổi do thời tiết

Đối với tour chụp ảnh thiên nhiên, thời tiết có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lịch trình. Nếu phải thay đổi địa điểm hoặc thời gian, nên ghi nhận để làm căn cứ quyết toán.

Chốt chi phí và công nợ

Sau khi xác định các dịch vụ thực tế và khoản điều chỉnh, cần chốt tổng giá trị thanh lý, số tiền đã thanh toán và khoản còn lại.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, nên xác định rõ những dịch vụ thuộc phạm vi hợp đồng và những dịch vụ phát sinh ngoài hợp đồng. Đối với tour có lịch trình phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên, các trường hợp thay đổi do thời tiết hoặc điều kiện tại điểm đến nên được ghi nhận cụ thể.

Luật sư Đỗ Bá Thích cho rằng nếu chương trình có sử dụng thiết bị do đơn vị tổ chức cung cấp, cần lập bảng bàn giao và xác nhận tình trạng thiết bị khi hoàn trả. Nếu có mất mát hoặc hư hỏng, cần căn cứ hợp đồng để xác định trách nhiệm.

Nếu tour được tổ chức tại khu vực có quy định riêng về tham quan, chụp ảnh hoặc bảo vệ cảnh quan, cần bảo đảm việc thực hiện và thanh lý phù hợp với các yêu cầu áp dụng tại địa điểm đó.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên?

Nên lập sau khi chương trình kết thúc, các dịch vụ đã được đối chiếu và các bên cần xác nhận giá trị tour, công nợ hoặc các vấn đề phát sinh.

Có cần ghi số lượng người tham gia thực tế không?

Nên ghi, đặc biệt khi giá tour được tính theo số lượng người tham gia.

Nếu thời tiết làm thay đổi lịch trình thì xử lý thế nào?

Nên ghi rõ địa điểm hoặc thời gian đã thay đổi, dịch vụ bị ảnh hưởng và khoản điều chỉnh nếu có.

Có cần ghi các địa điểm chụp ảnh đã thực hiện không?

Nên ghi nếu địa điểm là một phần quan trọng của chương trình hoặc việc thay đổi địa điểm ảnh hưởng đến dịch vụ.

Nếu phải thay đổi địa điểm chụp thì có được giảm giá không?

Không mặc nhiên. Việc giảm hoặc điều chỉnh giá phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Có cần ghi thiết bị hỗ trợ chụp ảnh không?

Nên ghi nếu thiết bị thuộc phạm vi dịch vụ hoặc được bàn giao cho khách sử dụng trong tour.

Nếu thiết bị bị hư hỏng thì xử lý thế nào?

Cần kiểm tra tình trạng trước và sau khi sử dụng, sau đó căn cứ hợp đồng để xác định trách nhiệm sửa chữa hoặc bồi thường.

Có cần ghi chi phí phát sinh không?

Nên ghi rõ mọi khoản phát sinh đã được các bên thống nhất để xác định chính xác giá trị thanh lý.

Có cần thanh toán hết trước khi ký biên bản không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Nếu còn công nợ, cần ghi rõ số tiền và thời hạn thanh toán.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về lịch trình thực tế, dịch vụ đã cung cấp, chi phí phát sinh, thiết bị hoặc công nợ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour chụp ảnh thiên nhiên giúp các bên xác nhận quá trình thực hiện chương trình và chốt các nội dung về lịch trình, địa điểm chụp ảnh, số lượng người tham gia, dịch vụ, chi phí phát sinh và công nợ.

Khi lập biên bản, cần đặc biệt chú ý đến những thay đổi do thời tiết hoặc điều kiện thực tế tại điểm đến. Nếu có thiết bị được cung cấp trong tour, nên xác nhận riêng tình trạng bàn giao và hoàn trả.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản