Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống được lập khi thời gian thuê đã kết thúc, trang phục đã được sử dụng và hoàn trả hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận số lượng, chủng loại trang phục đã thuê, tình trạng khi hoàn trả, thời gian sử dụng, tiền thuê, tiền đặt cọc, các khoản phát sinh và trách nhiệm còn lại của các bên.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để cá nhân, đơn vị tổ chức sự kiện, đoàn du lịch hoặc doanh nghiệp thuận tiện sử dụng khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu và hoàn tất những nội dung liên quan đến việc thuê, sử dụng và hoàn trả trang phục theo hợp đồng.

Nội dung biên bản thường xác định rõ loại trang phục, số lượng, phụ kiện đi kèm, thời gian thuê, tình trạng khi nhận và khi trả, tiền thuê, tiền đặt cọc cũng như trách nhiệm đối với trang phục bị mất, thiếu hoặc hư hỏng nếu có.

Nếu hợp đồng thuê phục vụ một chương trình cụ thể như sự kiện, biểu diễn, chụp ảnh hoặc tour du lịch, nên ghi rõ chương trình và thời gian sử dụng để thuận tiện đối chiếu.

Nếu chương trình có hoạt động truyền thông với báo chí, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với cơ quan báo chí quảng bá du lịch là mẫu liên quan có thể tham khảo để xác nhận nội dung hợp tác đã hoàn tất và các nghĩa vụ giữa các bên.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống trước hết căn cứ vào hợp đồng thuê trang phục, phụ lục hợp đồng, phiếu giao nhận và thỏa thuận của các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Nếu hợp đồng được ký giữa các thương nhân nhằm mục đích kinh doanh, có thể đối chiếu Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Các quy định cụ thể cần được xem xét theo chủ thể ký kết, loại giao dịch và nội dung thỏa thuận thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian thuê;
• Mục đích sử dụng;
• Loại trang phục;
• Số lượng trang phục;
• Kích cỡ nếu có;
• Phụ kiện đi kèm;
• Tình trạng trang phục khi giao;
• Tình trạng khi hoàn trả;
• Số lượng đã hoàn trả;
• Trang phục bị thiếu hoặc hư hỏng;
• Tiền thuê;
• Tiền đặt cọc;
• Chi phí phát sinh;
• Khoản khấu trừ nếu có;
• Số tiền đã thanh toán;
• Số tiền còn phải thanh toán hoặc hoàn trả;
• Trách nhiệm xử lý tài sản;
• Các nghĩa vụ còn lại;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài thu thập ý kiến du khách, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng giúp tham khảo cách ghi nhận kết quả khảo sát, bàn giao dữ liệu và hoàn tất thỏa thuận.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy trường hợp, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng thuê trang phục;
• Phụ lục hợp đồng;
• Phiếu giao nhận trang phục;
• Danh sách trang phục và phụ kiện;
• Biên bản kiểm kê;
• Hình ảnh tình trạng trang phục nếu có;
• Chứng từ thanh toán;
• Chứng từ đặt cọc;
• Bảng kê chi phí sửa chữa hoặc vệ sinh nếu có;
• Tài liệu xác nhận thay đổi thời gian thuê;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu thuê số lượng lớn, nên lập bảng kê chi tiết từng loại trang phục và phụ kiện để hạn chế sai lệch khi hoàn trả.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ THUÊ TRANG PHỤC TRUYỀN THỐNG

Số: 81/BBTL-TPTT

Căn cứ Hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống số 48/HĐTT ký giữa Công ty Cổ phần Sự kiện Việt Thành và Công ty TNHH Trang phục Truyền thống Việt;

Căn cứ phiếu giao nhận trang phục và các thỏa thuận giữa hai bên;

Căn cứ tình hình thực hiện hợp đồng và việc hoàn trả trang phục;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ TRANG PHỤC

Tên đơn vị/cá nhân: ...

Mã số doanh nghiệp/CCCD: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống với các nội dung sau:

1. Thông tin hợp đồng

Số hợp đồng: 48/HĐTT.

Ngày ký: ...

Thời gian thuê: từ ngày ... đến ngày ...

Mục đích sử dụng: ...

Địa điểm sử dụng: ...

Chương trình/sự kiện: ...

2. Tình hình giao nhận và sử dụng trang phục

Thời điểm giao trang phục: ...

Thời điểm hoàn trả: ...

Tình trạng trang phục khi nhận:

...

Tình trạng trang phục khi hoàn trả:

...

3. Kiểm kê tình trạng trang phục

Tổng số trang phục hoàn trả đầy đủ: ... bộ.

Số trang phục bị thiếu: ... bộ.

Số trang phục bị hư hỏng: ... bộ.

Số phụ kiện bị thiếu/hư hỏng: ...

Nguyên nhân nếu có:

...

4. Giá trị hợp đồng và tiền thuê

Giá thuê theo hợp đồng: ... đồng.

Thời gian thuê thực tế: ...

Tổng tiền thuê: ... đồng.

Chi phí vệ sinh/giặt là nếu có: ... đồng.

Chi phí sửa chữa nếu có: ... đồng.

Giá trị trang phục/phụ kiện bị mất hoặc hư hỏng phải bồi hoàn nếu có: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh toán: ... đồng.

5. Tình trạng tiền đặt cọc và thanh toán

Tiền đặt cọc: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền được hoàn trả: ... đồng.

Số tiền được khấu trừ từ tiền đặt cọc: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn hoàn trả/thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

6. Xử lý trang phục bị mất hoặc hư hỏng

Các bên thống nhất:

...

Mức chi phí sửa chữa: ... đồng.

Mức bồi hoàn đối với trang phục/phụ kiện không thể sử dụng lại: ... đồng.

Bên chịu chi phí: ...

Thời hạn hoàn thành:

...

7. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình thuê và sử dụng trang phục:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

8. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm:

...

Bên B có trách nhiệm:

...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

9. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu số lượng, chủng loại, tình trạng trang phục và phụ kiện, thời gian thuê, tiền thuê, tiền đặt cọc và các chi phí phát sinh.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống số 48/HĐTT kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Sau khi hoàn thành các nghĩa vụ được ghi nhận tại biên bản này, các bên xác nhận không còn yêu cầu nào khác liên quan đến hợp đồng, trừ những nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống

Kiểm kê số lượng trang phục

Đối chiếu số lượng trong hợp đồng, phiếu giao nhận và số lượng thực tế hoàn trả. Với hợp đồng có nhiều loại trang phục, nên lập bảng kê riêng.

Kiểm tra tình trạng trang phục

Cần phân biệt hao mòn thông thường với mất mát hoặc hư hỏng vượt quá tình trạng sử dụng bình thường. Nếu có tranh chấp về tình trạng, nên đối chiếu phiếu giao nhận hoặc hình ảnh khi bàn giao.

Đối chiếu phụ kiện

Trang phục truyền thống thường đi kèm nhiều phụ kiện như khăn, mũ, thắt lưng hoặc các vật dụng khác. Nên kiểm kê riêng để tránh bỏ sót.

Xác định chi phí phát sinh

Nếu phát sinh phí vệ sinh, sửa chữa, mất trang phục hoặc kéo dài thời gian thuê, cần ghi rõ căn cứ và giá trị từng khoản.

Xử lý tiền đặt cọc

Sau khi hoàn tất kiểm kê, xác định khoản đặt cọc được hoàn trả toàn bộ hay khấu trừ một phần theo thỏa thuận.

Nếu cần tham khảo mẫu dành cho loại hình du lịch gắn với hoạt động sản xuất nông nghiệp, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp là tài liệu liên quan để đối chiếu cách xác nhận chương trình đã thực hiện và hoàn tất dịch vụ.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, nội dung cần được chú trọng là tình trạng tài sản tại thời điểm hoàn trả. Nếu trang phục được giao với số lượng lớn, nên có bảng kiểm kê chi tiết để xác định rõ từng loại, số lượng và tình trạng.

Luật sư Đỗ Bá Thích cho rằng trường hợp có tiền đặt cọc, biên bản nên ghi rõ số tiền được hoàn trả và số tiền bị khấu trừ, đồng thời nêu lý do khấu trừ. Điều này giúp hạn chế tranh chấp sau khi hợp đồng kết thúc.

Nếu trang phục bị mất hoặc hư hỏng, cần căn cứ vào thỏa thuận trong hợp đồng để xác định trách nhiệm và mức chi phí xử lý, thay vì mặc nhiên áp dụng một mức bồi hoàn không có căn cứ.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê trang phục truyền thống?

Nên lập khi thời gian thuê kết thúc, trang phục đã được hoàn trả và các bên cần chốt số lượng, tình trạng tài sản, tiền thuê hoặc khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn.

Có cần kiểm kê trang phục khi hoàn trả không?

Nên kiểm kê để xác định số lượng, chủng loại và tình trạng thực tế của trang phục so với thời điểm giao nhận.

Nếu trang phục bị hư hỏng thì xử lý thế nào?

Cần xác định mức độ hư hỏng và căn cứ hợp đồng để thống nhất việc sửa chữa, khấu trừ tiền đặt cọc hoặc bồi hoàn nếu có.

Trang phục bị mất có cần ghi vào biên bản không?

Nên ghi rõ số lượng, loại trang phục bị mất và phương án xử lý để làm căn cứ hoàn tất nghĩa vụ.

Có cần kiểm kê phụ kiện đi kèm không?

Nên kiểm kê riêng các phụ kiện để xác định đầy đủ số lượng được giao và hoàn trả.

Tiền đặt cọc có được hoàn trả khi thanh lý không?

Thông thường việc hoàn trả hoặc khấu trừ tiền đặt cọc được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng và tình trạng tài sản khi hoàn trả.

Nếu thuê thêm thời gian thì ghi thế nào?

Cần ghi thời gian thuê thực tế, khoản phí phát sinh và giá trị được các bên thống nhất khi thanh lý.

Có cần ghi chi phí vệ sinh hoặc sửa chữa không?

Nên ghi nếu đây là khoản chi phí được tính cho bên thuê hoặc đã được các bên thống nhất khi hoàn trả trang phục.

Có cần thanh toán hết tiền thuê trước khi ký không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Nếu còn khoản phải thanh toán hoặc hoàn trả, cần ghi rõ số tiền và thời hạn thực hiện.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về số lượng, tình trạng trang phục, tiền đặt cọc, chi phí phát sinh hoặc trách nhiệm đối với tài sản còn thiếu, mất hoặc hư hỏng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê trang phục truyền thống giúp các bên hoàn tất việc đối chiếu số lượng, chủng loại, tình trạng trang phục, phụ kiện, thời gian thuê, tiền thuê, tiền đặt cọc và các chi phí phát sinh.

Khi lập biên bản, nên đặc biệt chú ý đến bảng kiểm kê tại thời điểm hoàn trả. Nếu có mất mát hoặc hư hỏng, cần ghi rõ hiện trạng và phương án xử lý theo hợp đồng.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản