Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức triển lãm du lịch trực tuyến là văn bản được lập giữa bên thuê và đơn vị cung cấp dịch vụ để xác nhận việc hoàn thành hoặc chấm dứt thỏa thuận tổ chức triển lãm trên nền tảng trực tuyến. Văn bản giúp các bên đối chiếu thời gian triển khai, nền tảng tổ chức, nội dung gian hàng, số lượng đơn vị tham gia, các hạng mục kỹ thuật, chi phí và trách nhiệm còn lại.

Do triển lãm trực tuyến thường liên quan đến nhiều hạng mục như thiết kế không gian trưng bày số, đăng tải nội dung, hỗ trợ đơn vị tham gia và vận hành nền tảng, việc sử dụng mẫu biên bản có sẵn giúp quá trình thanh lý dễ kiểm tra hơn. Bạn có thể tải mẫu biên bản để có sẵn bố cục và điều chỉnh theo chương trình triển lãm, dịch vụ thực tế và thỏa thuận giữa các bên.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức triển lãm du lịch trực tuyến?

Biên bản thường được lập sau khi thời gian triển lãm kết thúc, đơn vị cung cấp đã hoàn thành các hạng mục theo hợp đồng và bên thuê đã kiểm tra kết quả thực hiện. Văn bản cũng có thể được lập khi hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Triển lãm trực tuyến đã kết thúc;
• Nền tảng triển lãm đã được vận hành theo thời gian thỏa thuận;
• Các gian hàng trực tuyến đã được thiết lập;
• Nội dung hình ảnh, video, tài liệu đã được đăng tải;
• Các đơn vị tham gia đã được hỗ trợ theo hợp đồng;
• Hoạt động kỹ thuật và hỗ trợ trực tuyến đã hoàn thành;
• Có hạng mục phát sinh hoặc thay đổi so với thỏa thuận;
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Nếu vẫn còn dữ liệu, nội dung, chi phí hoặc nghĩa vụ kỹ thuật chưa được xử lý, nên ghi cụ thể trong biên bản.

Nếu chương trình du lịch có nội dung hỗ trợ trẻ em hoặc hoạt động vì cộng đồng, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với tổ chức hỗ trợ trẻ em qua du lịch là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung phối hợp, kết quả thực hiện và hoàn tất nghĩa vụ.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức triển lãm du lịch trực tuyến

Một số căn cứ pháp lý có thể tham khảo:

• Bộ luật Dân sự 2015: các quy định về hợp đồng dịch vụ, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt hợp đồng.
• Luật Thương mại 2005: có thể áp dụng khi việc cung cấp dịch vụ được thực hiện giữa các thương nhân.
• Luật Du lịch 2017: có thể liên quan nếu triển lãm trực tuyến phục vụ hoạt động quảng bá, xúc tiến du lịch.
• Luật Giao dịch điện tử 2023: có thể được xem xét đối với việc giao kết, thực hiện và lưu trữ giao dịch điện tử.
• Luật Công nghệ thông tin 2006 và các quy định liên quan nếu hợp đồng có nội dung về vận hành nền tảng, dữ liệu hoặc dịch vụ công nghệ.

Căn cứ cụ thể phụ thuộc vào chủ thể ký kết và phạm vi dịch vụ. Các bên nên đối chiếu hợp đồng gốc và quy định hiện hành trước khi ký.

Đối với các chương trình kết hợp trải nghiệm sông nước, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm chèo thuyền trên sông giúp đối chiếu cách ghi nhận lịch trình, dịch vụ đã thực hiện và trách nhiệm của các bên sau khi kết thúc tour.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức triển lãm du lịch trực tuyến

Nên chuẩn bị:

• Số và ngày ký hợp đồng;
• Thông tin bên thuê và bên cung cấp;
• Tên triển lãm;
• Thời gian tổ chức;
• Nền tảng triển lãm;
• Số lượng gian hàng;
• Số lượng đơn vị tham gia;
• Nội dung, hình ảnh, video đã đăng tải;
• Hạng mục thiết kế và kỹ thuật;
• Dịch vụ vận hành, hỗ trợ;
• Báo cáo kết quả nếu có;
• Giá trị hợp đồng;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Dữ liệu, tài khoản hoặc tài liệu cần bàn giao;
• Trách nhiệm còn lại của các bên.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức triển lãm du lịch trực tuyến

Dưới đây là mẫu biên bản tham khảo. Bạn có thể tải mẫu biên bản để sử dụng làm khung và điều chỉnh theo triển lãm, nền tảng và dịch vụ thực tế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ DỊCH VỤ TỔ CHỨC TRIỂN LÃM DU LỊCH TRỰC TUYẾN

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin triển lãm

Tên triển lãm: ...

Thời gian tổ chức: ...

Nền tảng triển khai: ...

Số lượng gian hàng: ...

Số lượng đơn vị tham gia: ...

Đối tượng tham gia: ...

2. Kết quả thực hiện dịch vụ

Kết quả thực hiện: ...

Nội dung thay đổi/phát sinh: ...

3. Nội dung và dữ liệu bàn giao

Hình ảnh: ...

Video: ...

Tài liệu giới thiệu: ...

Dữ liệu gian hàng: ...

Báo cáo kết quả: ...

Tài khoản hoặc quyền quản trị nếu có: ...

Dữ liệu còn phải bàn giao: ...

Thời hạn bàn giao: ...

4. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Đã thanh toán: ... đồng.

Còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

5. Trách nhiệm của các bên

Bên A: ...

Bên B: ...

Trách nhiệm liên quan đến dữ liệu và tài liệu: ...

Trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật sau triển lãm nếu có: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thanh lý: ...

6. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu các hạng mục tổ chức triển lãm, nội dung đã cung cấp, dữ liệu bàn giao, chi phí và các nghĩa vụ liên quan.

Hợp đồng số ... được thanh lý kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức triển lãm du lịch trực tuyến?

Khác với triển lãm trực tiếp, triển lãm trực tuyến có thêm nhiều hạng mục liên quan đến nền tảng, gian hàng số, nội dung điện tử, dữ liệu và hỗ trợ kỹ thuật. Nếu chỉ xác nhận chung rằng chương trình đã hoàn thành, các bên có thể khó đối chiếu những sản phẩm đã bàn giao.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn nhanh chóng rà soát:

• Thông tin triển lãm;
• Nền tảng tổ chức;
• Số lượng gian hàng;
• Nội dung đã đăng tải;
• Hạng mục kỹ thuật;
• Dữ liệu và tài liệu bàn giao;
• Kết quả thực hiện;
• Chi phí và công nợ;
• Trách nhiệm sau khi thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để sử dụng làm khung tham khảo, sau đó thay đổi tên triển lãm, nền tảng, số lượng gian hàng, nội dung dịch vụ và chi phí theo thực tế. Nhờ đó, việc hoàn thiện hồ sơ thanh lý sẽ nhanh chóng và hạn chế bỏ sót các hạng mục quan trọng.

Nếu tour phục vụ gia đình có trẻ nhỏ, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê xe đẩy cho trẻ em trên tour là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận việc cung cấp, bàn giao và hoàn tất dịch vụ.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức triển lãm du lịch trực tuyến

Đối chiếu hạng mục tổ chức

Kiểm tra các công việc đã thực hiện như thiết kế triển lãm, xây dựng gian hàng, đăng tải nội dung và vận hành nền tảng.

Xác nhận kết quả triển lãm

Ghi nhận thời gian tổ chức, số lượng đơn vị tham gia và các hạng mục đã hoàn thành.

Kiểm tra dữ liệu bàn giao

Đối chiếu hình ảnh, video, tài liệu, dữ liệu gian hàng và các tài khoản hoặc quyền quản trị cần bàn giao.

Quyết toán chi phí

Tổng hợp giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, số tiền đã thanh toán và khoản còn lại.

Xác nhận trách nhiệm còn lại

Ghi rõ nghĩa vụ liên quan đến dữ liệu, hỗ trợ kỹ thuật hoặc các nội dung khác vẫn cần thực hiện sau khi thanh lý.

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức triển lãm du lịch trực tuyến

Nên ghi rõ tên và thời gian triển lãm để xác định chính xác chương trình được thanh lý.

Nếu có nhiều gian hàng, nên ghi số lượng và có thể lập danh sách kèm theo.

Các nội dung điện tử như hình ảnh, video, tài liệu nên được xác nhận rõ tình trạng bàn giao.

Nếu bên cung cấp tiếp tục lưu trữ dữ liệu sau khi triển lãm kết thúc, nên ghi nhận nội dung này theo thỏa thuận.

Các tài khoản quản trị hoặc quyền truy cập nền tảng cần được xác định rõ nếu thuộc phạm vi bàn giao.

Nếu phát sinh chi phí ngoài hợp đồng, nên ghi cụ thể và có sự xác nhận của các bên.

Không nên xác nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành nếu vẫn còn dữ liệu, tài liệu hoặc khoản thanh toán chưa được xử lý.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức triển lãm du lịch trực tuyến?

Sau khi triển lãm kết thúc, các hạng mục dịch vụ đã được thực hiện và hai bên đã đối chiếu kết quả, dữ liệu và chi phí.

Có cần ghi nền tảng tổ chức không?

Nên ghi để xác định hệ thống được sử dụng trong quá trình triển khai.

Có cần liệt kê số lượng gian hàng không?

Nên ghi nếu đây là một trong những hạng mục được quy định trong hợp đồng.

Có cần ghi dữ liệu bàn giao không?

Có, đặc biệt với hình ảnh, video, tài liệu và dữ liệu gian hàng thuộc phạm vi bàn giao.

Nếu còn hỗ trợ kỹ thuật sau triển lãm thì sao?

Nên ghi rõ nội dung hỗ trợ và thời hạn thực hiện trong biên bản.

Có cần ghi chi phí phát sinh không?

Có nếu phát sinh khoản ngoài giá trị hợp đồng ban đầu.

Có thể sử dụng nguyên mẫu có sẵn không?

Nên điều chỉnh mẫu theo nền tảng, hạng mục dịch vụ và kết quả thực tế trước khi ký.

Khi nào chưa nên xác nhận thanh lý hoàn tất?

Khi còn dữ liệu, tài liệu, chi phí hoặc nghĩa vụ kỹ thuật chưa được xử lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức triển lãm du lịch trực tuyến giúp các bên xác nhận kết quả triển khai, các hạng mục dịch vụ, dữ liệu bàn giao, chi phí và trách nhiệm còn lại sau khi chương trình kết thúc.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, tải mẫu biên bản có sẵn sẽ giúp bạn có ngay bố cục tham khảo và dễ rà soát những nội dung quan trọng. Sau khi tải, chỉ cần điều chỉnh tên triển lãm, nền tảng, số lượng gian hàng, dữ liệu bàn giao và chi phí theo thực tế trước khi ký.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản