Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện nghệ thuật được lập khi bên thuê và bên cho thuê hoàn tất việc sử dụng địa điểm theo hợp đồng, đồng thời cần xác nhận tình trạng mặt bằng, tài sản, chi phí thuê, tiền đặt cọc và các nghĩa vụ liên quan. 

Đối với các chương trình biểu diễn, triển lãm, liveshow hoặc sự kiện nghệ thuật, việc thanh lý rõ ràng giúp hai bên có căn cứ xác nhận đã hoàn thành việc bàn giao và xử lý các khoản còn tồn đọng. Nếu cần một mẫu có sẵn nội dung theo đúng tình huống này, bạn có thể tham khảo Mẫu Biên Bản.

Bạn có thể tải ngay mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện nghệ thuật với file Word và file PDF, nội dung đã được chuẩn bị theo đúng nghiệp vụ thuê – sử dụng – bàn giao địa điểm, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo và dễ chỉnh sửa theo chương trình thực tế.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện nghệ thuật tại Mẫu Biên Bản?

Khi tìm một mẫu biên bản trên mạng, người dùng thường có thể tìm thấy nhiều biểu mẫu miễn phí. Tuy nhiên, vấn đề không nằm ở việc có một file Word để điền thông tin, mà ở việc mẫu đó có phản ánh đúng quy trình thuê địa điểm tổ chức sự kiện và các nội dung cần xác nhận khi kết thúc hay không.

Mẫu được chuẩn bị bởi đội ngũ biên tập nội dung chuyên nghiệp và có rà soát pháp lý, tập trung vào những thông tin thường phát sinh trong quá trình thuê địa điểm phục vụ sự kiện nghệ thuật. Thay vì bắt đầu từ một mẫu thanh lý hợp đồng chung rồi tự bổ sung hàng loạt nội dung, người dùng có sẵn một khung phù hợp hơn với tình huống thực tế.

Nội dung tập trung vào đúng nghiệp vụ thuê địa điểm sự kiện

Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện không chỉ liên quan đến tiền thuê. Sau khi chương trình kết thúc, hai bên còn phải xác nhận thời gian sử dụng, tình trạng mặt bằng, tài sản và thiết bị đi kèm, việc tháo dỡ sân khấu – trang thiết bị, vệ sinh, hư hỏng nếu có và các khoản chi phí phát sinh.

Một mẫu chuyên biệt giúp những nội dung này được đặt đúng vị trí thay vì bị bỏ sót hoặc ghi quá sơ sài.

Giảm thời gian tự xây dựng biểu mẫu

Nếu tự soạn, người dùng phải rà lại hợp đồng thuê, xác định những nghĩa vụ đã hoàn thành, đối chiếu tiền đặt cọc, kiểm tra hiện trạng địa điểm rồi mới xây dựng cấu trúc biên bản. Với sự kiện nghệ thuật có nhiều hạng mục thi công, lắp đặt và sử dụng thiết bị, quá trình này có thể mất nhiều thời gian.

Mẫu có sẵn giúp người dùng bắt đầu từ một cấu trúc đã được chuẩn bị, sau đó tập trung vào việc điền các thông tin thực tế của sự kiện.

Không chỉ nhận một tệp văn bản

Giá trị của mẫu không nằm riêng ở định dạng Word hay PDF. Người dùng còn nhận được phần nội dung, trình tự thông tin và các nhóm vấn đề cần kiểm tra khi thanh lý hợp đồng thuê địa điểm.

Điều này đặc biệt hữu ích khi hai bên cần ký biên bản ngay sau khi kết thúc chương trình và không muốn phát sinh tranh luận do thiếu thông tin về hiện trạng hoặc chi phí.

Có thể chỉnh sửa theo quy mô từng sự kiện

Một sự kiện biểu diễn ca nhạc có thể cần kiểm tra sân khấu, âm thanh, ánh sáng; một triển lãm nghệ thuật có thể cần kiểm tra hệ thống trưng bày, tường, sàn và khu vực lắp đặt; trong khi hội nghị kết hợp biểu diễn lại có những hạng mục khác.

Mẫu được thiết kế để người dùng có thể chỉnh sửa, thêm bớt nội dung theo hợp đồng và thực tế sử dụng địa điểm, thay vì phải giữ nguyên một biểu mẫu cứng.

Có lựa chọn tư vấn khi tình huống phức tạp

Với trường hợp hợp đồng có nhiều bên tham gia, phát sinh hư hỏng, tranh chấp tiền đặt cọc, chi phí khắc phục hoặc các nghĩa vụ chưa hoàn thành, người dùng có thể đăng ký thêm gói tư vấn khi có nhu cầu.

Như vậy, mẫu là điểm bắt đầu để hoàn thiện hồ sơ; còn những trường hợp có tình tiết riêng có thể được xem xét sâu hơn thay vì cố áp dụng máy móc một biểu mẫu chung.

Khi nào cần lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện nghệ thuật?

Biên bản thường được lập sau khi sự kiện đã kết thúc và bên thuê hoàn tất việc trả lại địa điểm theo thỏa thuận.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Chương trình nghệ thuật đã kết thúc và bên thuê trả lại địa điểm.
• Hợp đồng thuê được thực hiện xong trước thời hạn dự kiến.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Địa điểm đã được bàn giao lại sau khi tháo dỡ sân khấu, thiết bị và vật dụng phục vụ sự kiện.
• Hai bên cần xác nhận việc hoàn tất nghĩa vụ để làm căn cứ thanh toán phần còn lại hoặc xử lý tiền đặt cọc.
• Có phát sinh chi phí cần đối chiếu như điện, nước, vệ sinh, bảo vệ, thời gian sử dụng vượt thỏa thuận hoặc chi phí sửa chữa.

Thời điểm ký biên bản nên đủ gần với thời điểm bàn giao để tình trạng thực tế của địa điểm, tài sản và thiết bị vẫn có thể được kiểm tra, đối chiếu rõ ràng.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện nghệ thuật gồm những gì?

Một biên bản hoàn chỉnh thường cần thể hiện được quá trình từ hợp đồng ban đầu → sử dụng địa điểm → bàn giao → đối chiếu nghĩa vụ → xác nhận thanh lý.

Thông tin của các bên

Ghi đầy đủ:

• Tên tổ chức/cá nhân cho thuê.
• Tên tổ chức/cá nhân thuê.
• Địa chỉ.
• Thông tin người đại diện.
• Chức vụ hoặc tư cách ký.
• Thông tin liên hệ nếu cần.

Thông tin phải thống nhất với hợp đồng thuê địa điểm để tránh khó khăn khi đối chiếu hồ sơ.

Thông tin hợp đồng được thanh lý

Cần xác định rõ:

• Tên hợp đồng.
• Số hợp đồng nếu có.
• Ngày ký.
• Địa điểm ký.
• Nội dung thuê địa điểm.
• Thời gian thuê theo hợp đồng.

Đây là căn cứ xác định chính xác hợp đồng nào đang được hai bên thanh lý.

Thông tin về sự kiện

Đối với hợp đồng phục vụ nghệ thuật, nên ghi rõ:

• Tên chương trình/sự kiện.
• Loại hình sự kiện.
• Thời gian tổ chức.
• Thời gian lắp đặt và tháo dỡ nếu có.
• Khu vực sử dụng.
• Các hạng mục được phép sử dụng theo hợp đồng.

Xác nhận tình trạng địa điểm khi bàn giao lại

Đây là phần quan trọng của biên bản.

Có thể xác nhận:

• Mặt bằng.
• Sân khấu.
• Hệ thống điện.
• Khu vực hậu trường.
• Khu vực khán giả.
• Phòng thay đồ/phòng kỹ thuật.
• Thiết bị được bàn giao kèm theo.
• Bàn, ghế, vật dụng và tài sản khác.
• Tình trạng vệ sinh.
• Hư hỏng hoặc mất mát nếu có.

Nếu có vấn đề, nên mô tả cụ thể hạng mục, mức độ và phương án xử lý, thay vì chỉ ghi chung chung là “có hư hỏng”.

Đối chiếu tiền thuê, đặt cọc và chi phí phát sinh

Phần tài chính nên thể hiện:

• Giá thuê theo hợp đồng.
• Số tiền đã thanh toán.
• Số tiền còn phải thanh toán.
• Tiền đặt cọc.
• Khoản được hoàn lại hoặc khấu trừ từ tiền đặt cọc.
• Chi phí phát sinh.
• Chi phí sửa chữa hoặc khắc phục nếu có.
• Thời điểm và phương thức thanh toán.

Việc ghi rõ từng khoản giúp hạn chế tranh luận sau khi hai bên đã ký thanh lý.

Xác nhận nghĩa vụ còn lại

Không nên mặc định rằng ký thanh lý có nghĩa mọi vấn đề đều tự động chấm dứt. Nếu còn khoản thanh toán, sửa chữa, hoàn trả tài sản hoặc nghĩa vụ khác, cần ghi rõ bên nào thực hiện, thực hiện việc gì và thời hạn hoàn thành.

Hướng dẫn cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm

Bước 1: Đối chiếu hợp đồng thuê ban đầu

Kiểm tra lại:

• Thời hạn thuê.
• Giá thuê.
• Tiền đặt cọc.
• Phạm vi địa điểm.
• Tài sản, thiết bị đi kèm.
• Điều kiện bàn giao.
• Trách nhiệm khi gây hư hỏng.
• Các khoản chi phí ngoài tiền thuê.

Không nên lập biên bản chỉ dựa trên trí nhớ hoặc thỏa thuận miệng sau sự kiện.

Bước 2: Kiểm tra thực tế địa điểm

Hai bên nên cùng kiểm tra mặt bằng sau khi chương trình kết thúc.

Đối chiếu với tình trạng ban đầu, đặc biệt là các khu vực chịu tác động từ việc lắp đặt sân khấu, treo thiết bị, dựng booth, trang trí hoặc vận chuyển đạo cụ.

Bước 3: Đối chiếu tài sản và thiết bị

Nếu địa điểm có cho thuê kèm thiết bị, cần kiểm tra số lượng và tình trạng từng nhóm tài sản.

Trường hợp có thiếu hụt hoặc hư hỏng, nên ghi rõ tài sản nào, tình trạng ra sao và phương án xử lý.

Bước 4: Chốt các khoản tài chính

Tính toán số tiền còn phải thanh toán hoặc được hoàn lại.

Nếu tiền đặt cọc được sử dụng để bù trừ một khoản chi phí, cần ghi rõ số tiền, lý do và căn cứ xác định khoản khấu trừ.

Bước 5: Ghi nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Nếu không còn nghĩa vụ, có thể xác nhận hai bên đã hoàn thành các trách nhiệm theo thỏa thuận.

Nếu vẫn còn nghĩa vụ, phải ghi cụ thể thay vì dùng câu khẳng định chung rằng “hai bên không còn bất kỳ quyền và nghĩa vụ nào”.

Bước 6: Ký và lưu hồ sơ

Biên bản nên được ký bởi người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ của các bên. Mỗi bên giữ một bản theo thỏa thuận để phục vụ việc đối chiếu sau này.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng thuê địa điểm

1. Phân biệt thời gian tổ chức và thời gian sử dụng địa điểm

Một chương trình có thể diễn ra từ 19h đến 22h nhưng bên thuê đã nhận mặt bằng từ buổi sáng để dựng sân khấu và chỉ bàn giao lại vào đêm muộn.

Vì vậy, nếu hợp đồng có tính phí theo thời gian sử dụng, cần đối chiếu thời gian nhận mặt bằng – thời gian tổ chức – thời gian tháo dỡ – thời gian hoàn trả.

2. Không bỏ qua tình trạng mặt bằng

Đây thường là nội dung dễ phát sinh tranh chấp nhất sau sự kiện.

Cần kiểm tra các khu vực như sàn, tường, cửa, hệ thống điện, thiết bị âm thanh – ánh sáng được cung cấp, khu vực sân khấu và các hạng mục khác theo hợp đồng.

3. Làm rõ chi phí phát sinh

Các khoản ngoài giá thuê có thể xuất hiện do:

• Sử dụng điện, nước.
• Vệ sinh.
• Bảo vệ.
• Thời gian sử dụng vượt giờ.
• Thi công, tháo dỡ.
• Hư hỏng tài sản.
• Xử lý chất thải hoặc vật dụng sau chương trình.

Không nên để các khoản này chỉ tồn tại dưới dạng thỏa thuận miệng.

4. Tiền đặt cọc cần được đối chiếu riêng

Nếu bên cho thuê hoàn lại toàn bộ tiền cọc, ghi rõ số tiền và thời điểm hoàn trả.

Nếu khấu trừ, cần ghi rõ khoản tiền bị khấu trừ và lý do để biên bản phản ánh đúng giao dịch thực tế.

5. Không gộp các quyền đối với nội dung nghệ thuật vào việc thuê địa điểm

Việc thanh lý hợp đồng thuê địa điểm không đồng nghĩa với việc xử lý các quyền đối với tác phẩm, bản ghi âm, bản ghi hình, hình ảnh hoặc nội dung biểu diễn của chương trình. Các vấn đề này cần căn cứ vào hợp đồng và thỏa thuận riêng có liên quan.

Pháp luật sở hữu trí tuệ hiện hành điều chỉnh riêng quyền tác giả và quyền liên quan, vì vậy không nên dùng biên bản thanh lý thuê địa điểm để mặc nhiên xác nhận hoặc chấm dứt những quyền không thuộc phạm vi hợp đồng thuê.

6. Nếu hợp đồng có tính chất thương mại, cần đối chiếu điều khoản đã thỏa thuận

Đối với hoạt động thương mại, nội dung thanh lý nên bám sát hợp đồng và các thỏa thuận thực tế giữa các bên. Luật Thương mại hiện hành được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 113/VBHN-VPQH ngày 27/08/2025.

Checklist trước khi ký biên bản

Trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện nghệ thuật, nên kiểm tra:

• Đúng tên và thông tin của hai bên.
• Đúng số, ngày ký hợp đồng thuê.
• Đúng địa điểm và khu vực đã thuê.
• Đã xác nhận thời gian sử dụng thực tế.
• Đã kiểm tra mặt bằng sau khi tháo dỡ.
• Đã kiểm tra tài sản, thiết bị được bàn giao.
• Đã ghi nhận hư hỏng hoặc mất mát nếu có.
• Đã đối chiếu tiền thuê.
• Đã đối chiếu tiền đặt cọc.
• Đã xác định chi phí phát sinh.
• Đã xác định khoản tiền còn phải thanh toán hoặc hoàn lại.
• Đã ghi rõ nghĩa vụ còn lại nếu chưa hoàn tất.
• Đã thống nhất thời điểm hoàn thành các nghĩa vụ sau thanh lý.
• Đúng người có thẩm quyền ký.

Sau khi tải mẫu cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu có sẵn chỉ là khung để hoàn thiện hồ sơ. Khi sử dụng, cần thay các thông tin mẫu bằng dữ liệu thực tế.

Đặc biệt cần chỉnh:

1. Thông tin chủ thể:
Tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp hoặc thông tin cá nhân và người đại diện.

2. Thông tin hợp đồng:
Số hợp đồng, ngày ký, thời hạn thuê và nội dung thuê.

3. Thông tin sự kiện:
Tên chương trình, loại hình sự kiện, thời gian tổ chức và thời gian sử dụng địa điểm.

4. Tình trạng bàn giao:
Ghi thực tế mặt bằng, tài sản và thiết bị.

5. Tài chính:
Cập nhật số tiền đã thanh toán, tiền cọc, khoản hoàn trả, khấu trừ và chi phí phát sinh.

6. Nghĩa vụ còn lại:
Xóa hoặc sửa nội dung không phù hợp với tình trạng thực tế trước khi ký.

Không nên giữ nguyên những câu khẳng định rằng hai bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ nếu trên thực tế vẫn còn khoản tiền hoặc công việc chưa được xử lý.

Nếu cần hoàn tất hồ sơ nhanh sau khi kết thúc chương trình, bạn có thể sử dụng mẫu đã chuẩn bị sẵn với file Word và file PDF. Nội dung có thể chỉnh sửa theo địa điểm, sự kiện, tiền đặt cọc, hiện trạng bàn giao và các khoản phát sinh, tránh phải tự xây dựng biên bản từ đầu.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện nghệ thuật

Mẫu phù hợp với các trường hợp thuê địa điểm phục vụ chương trình biểu diễn, liveshow, đêm nhạc, triển lãm, sự kiện văn hóa – nghệ thuật, chương trình giao lưu hoặc các hoạt động nghệ thuật có sử dụng mặt bằng trong thời gian nhất định.

Nội dung mẫu tập trung vào những phần quan trọng khi kết thúc hợp đồng:

• Thông tin các bên.
• Thông tin hợp đồng thuê.
• Thông tin sự kiện.
• Xác nhận thời gian sử dụng.
• Bàn giao và kiểm tra hiện trạng địa điểm.
• Kiểm kê tài sản, thiết bị.
• Đối chiếu tiền thuê và tiền đặt cọc.
• Chi phí phát sinh.
• Nghĩa vụ còn lại.
• Xác nhận thanh lý và chữ ký.

Mẫu có file Word và file PDF, thuận tiện cho việc chỉnh sửa thông tin, in ấn và lưu hồ sơ theo nhu cầu.

Thay vì tự ghép một mẫu thanh lý chung với các nội dung về bàn giao địa điểm, tiền cọc và chi phí sự kiện, bạn có thể tải file Word và file PDF đã có sẵn cấu trúc phù hợp, sau đó chỉnh sửa thông tin thực tế để hoàn thiện hồ sơ nhanh hơn.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm có bắt buộc phải lập không?

Việc có cần lập một biên bản riêng hay không phụ thuộc vào hợp đồng, thỏa thuận giữa các bên và cách thức các bên muốn ghi nhận việc hoàn tất nghĩa vụ. Tuy nhiên, khi hợp đồng có tiền đặt cọc, tài sản bàn giao, chi phí phát sinh hoặc yêu cầu kiểm tra hiện trạng, việc lập văn bản xác nhận giúp có căn cứ đối chiếu rõ ràng hơn.

Khi nào nên ký biên bản thanh lý?

Nên ký sau khi sự kiện đã kết thúc, địa điểm được kiểm tra và bàn giao lại, đồng thời hai bên đã có đủ thông tin để đối chiếu các khoản tài chính.

Nếu địa điểm bị hư hỏng sau sự kiện thì ghi thế nào?

Nên ghi cụ thể hạng mục bị hư hỏng, tình trạng, nguyên nhân nếu đã xác định, chi phí hoặc phương án khắc phục và bên chịu trách nhiệm. Không nên chỉ ghi “bên thuê chịu trách nhiệm” mà không xác định nội dung cần xử lý.

Có cần ghi tiền đặt cọc vào biên bản không?

Nên ghi nếu hợp đồng có đặt cọc. Biên bản có thể xác nhận số tiền đặt cọc, số tiền được hoàn trả hoặc số tiền bị khấu trừ và lý do khấu trừ.

Có thể thanh lý khi hai bên còn một khoản tiền chưa thanh toán không?

Có thể ghi nhận việc hoàn tất hoặc chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận, nhưng không nên ghi rằng mọi nghĩa vụ đã hoàn thành nếu vẫn còn khoản tiền phải thanh toán. Phần nghĩa vụ còn lại cần được xác định rõ về số tiền, bên thực hiện và thời hạn.

Hợp đồng thuê địa điểm cho liveshow có cần ghi thông tin về sân khấu và thiết bị không?

Nếu sân khấu, âm thanh, ánh sáng hoặc thiết bị khác nằm trong phạm vi thuê hoặc được bàn giao kèm theo, nên ghi nhận tình trạng của các hạng mục này khi thanh lý. Đây là căn cứ quan trọng để xác định việc hoàn trả tài sản và xử lý hư hỏng nếu có.

Thanh lý hợp đồng thuê địa điểm có làm chấm dứt mọi quyền liên quan đến chương trình nghệ thuật không?

Không nên mặc định như vậy. Việc thanh lý hợp đồng thuê địa điểm chủ yếu xác nhận việc hoàn tất quan hệ thuê theo phạm vi hợp đồng. Quyền tác giả, quyền liên quan, quyền sử dụng hình ảnh hoặc các quyền khai thác nội dung chương trình có thể thuộc các thỏa thuận khác và cần được xem xét theo từng trường hợp. Luật Sở hữu trí tuệ hiện hành có quy định riêng về quyền tác giả và quyền liên quan.

Có thể sử dụng mẫu này cho hợp đồng thuê hội trường thông thường không?

Có thể tham khảo cấu trúc, nhưng nên chỉnh sửa nội dung cho phù hợp. Nếu chỉ thuê hội trường cho một cuộc họp, hội nghị hoặc hoạt động không có các hạng mục sân khấu, biểu diễn, thiết bị nghệ thuật thì không cần giữ những trường thông tin không liên quan.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện nghệ thuật giúp hai bên xác nhận rõ việc sử dụng, bàn giao địa điểm và hoàn tất các khoản tài chính sau chương trình. Một mẫu được chuẩn bị đúng trọng tâm sẽ giúp quá trình đối chiếu nhanh hơn, hạn chế bỏ sót các nội dung như hiện trạng mặt bằng, tài sản, tiền đặt cọc và chi phí phát sinh.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Một số mẫu biên bản liên quan:

Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm môn Khoa học tự nhiên cấp THCS
Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác sản xuất chương trình truyền hình thực tế
Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật