Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật được lập khi chương trình đã hoàn thành hoặc hợp đồng tài trợ được các bên thống nhất kết thúc, nhằm xác nhận tình trạng thực hiện tài trợ, các quyền lợi đã cung cấp cho nhà tài trợ, khoản tiền hoặc hiện vật đã bàn giao và những nghĩa vụ còn lại. 

Với các chương trình nghệ thuật, việc thanh lý cần đối chiếu không chỉ giá trị tài trợ mà còn quyền lợi truyền thông, vị trí logo, nhận diện thương hiệu, vé mời, hoạt động quảng bá, hiện vật tài trợ và các nội dung đã cam kết. Nếu cần một mẫu được chuẩn bị sẵn để chỉnh sửa theo hợp đồng thực tế, bạn có thể tham khảo Mẫu Biên Bản.

Tải ngay Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật với file Word và file PDF, nội dung đã được chuẩn bị theo đặc thù tài trợ sự kiện, giúp dễ đối chiếu giá trị tài trợ, quyền lợi truyền thông, bàn giao và các nghĩa vụ sau chương trình.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật tại Mẫu Biên Bản?

Một mẫu thanh lý hợp đồng thông thường có thể chỉ tập trung vào việc xác nhận đã thanh toán đủ tiền và kết thúc hợp đồng. Tuy nhiên, tài trợ chương trình nghệ thuật thường tạo ra nhiều nghĩa vụ song song: nhà tài trợ cung cấp tiền hoặc hiện vật, còn đơn vị tổ chức thực hiện các quyền lợi quảng bá, truyền thông và nhận diện thương hiệu theo thỏa thuận.

Vì vậy, nếu chỉ dùng một mẫu thanh lý chung rồi tự bổ sung, người lập rất dễ bỏ sót phần đối chiếu quyền lợi tài trợ đã thực hiện.

Mẫu tập trung vào đúng mối quan hệ tài trợ

Nội dung được xây dựng theo chuỗi:

hợp đồng tài trợ → khoản tài trợ → chương trình thực tế → quyền lợi nhà tài trợ → nghiệm thu/đối soát → thanh toán → nghĩa vụ còn lại.

Cách tiếp cận này phù hợp hơn với tình huống sau khi chương trình kết thúc, khi hai bên cần xác nhận không chỉ “đã tài trợ bao nhiêu” mà còn “đã thực hiện những quyền lợi gì”.

Nội dung được đội ngũ chuyên môn chuẩn bị và rà soát pháp lý

Mẫu được đội ngũ biên tập nội dung chuyên nghiệp xây dựng và có rà soát pháp lý, hướng tới những tình huống thực tế phát sinh trong hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật.

Điều này giúp người dùng không phải lấy một mẫu thanh lý hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng dịch vụ rồi tự suy đoán cách đưa các nội dung về tài trợ, truyền thông và quyền lợi thương hiệu vào văn bản.

Giúp đối chiếu cả giá trị tài trợ và quyền lợi đã thực hiện

Trong một hợp đồng tài trợ, việc thanh toán đủ tiền chưa chắc đã phản ánh toàn bộ nghĩa vụ.

Ví dụ, nhà tài trợ có thể được hưởng:

• Logo trên backdrop.
• Logo trên ấn phẩm.
• Đề cập trong truyền thông.
• Vé mời.
• Khu vực trưng bày.
• Quyền phát biểu hoặc xuất hiện tại chương trình.
• Nội dung truyền thông trên các kênh đã thỏa thuận.

Mẫu giúp người dùng có cơ sở rà lại cả hai chiều nghĩa vụ, thay vì chỉ kiểm tra khoản tiền tài trợ.

Tiết kiệm thời gian tổng hợp hồ sơ sau chương trình

Sau khi sự kiện kết thúc, đơn vị tổ chức thường phải tổng hợp hợp đồng, chứng từ, danh sách quyền lợi, hình ảnh chương trình và các tài liệu truyền thông.

Một mẫu được chuẩn bị sẵn giúp giảm công việc xây dựng văn bản và dành thời gian cho việc đối chiếu dữ liệu thực tế.

Dễ chỉnh sửa theo từng gói tài trợ

Không phải hợp đồng nào cũng có cùng một cơ chế tài trợ.

Có thể là:

• Tài trợ bằng tiền.
• Tài trợ bằng hiện vật.
• Tài trợ kết hợp tiền và hiện vật.
• Tài trợ theo nhiều đợt.
• Tài trợ đổi lấy các gói quyền lợi truyền thông.

Mẫu có thể chỉnh sửa để phản ánh đúng giá trị, hình thức tài trợ và quyền lợi mà hai bên đã thỏa thuận.

Có lựa chọn tư vấn khi phát sinh vấn đề phức tạp

Nếu chương trình có nhiều nhà tài trợ, quyền lợi truyền thông chưa thực hiện đầy đủ, khoản tài trợ chưa quyết toán hoặc có tranh luận về việc đã cung cấp đủ quyền lợi hay chưa, người dùng có thể đăng ký thêm gói tư vấn khi cần.

Mẫu vì vậy không chỉ phục vụ việc điền thông tin mà còn giúp người dùng xác định những vấn đề cần đối chiếu trước khi xác nhận thanh lý.

Khi nào cần lập Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật?

Biên bản thường được lập sau khi chương trình kết thúc và các bên đã có đủ thông tin để đối chiếu việc thực hiện hợp đồng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Chương trình nghệ thuật đã tổ chức xong.
• Nhà tài trợ đã hoàn thành việc chuyển tiền hoặc bàn giao hiện vật.
• Đơn vị tổ chức đã thực hiện các quyền lợi tài trợ.
• Hai bên cần xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng.
• Cần quyết toán khoản tài trợ.
• Cần xác nhận quyền lợi truyền thông đã hoàn thành.
• Hợp đồng kết thúc theo thời hạn.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước khi chương trình diễn ra.
• Chương trình bị thay đổi, hoãn hoặc hủy và cần xử lý khoản tài trợ.

Đối với trường hợp chương trình bị hủy hoặc không tổ chức đúng phương án ban đầu, biên bản cần mô tả riêng tình trạng thực tế và phương án xử lý khoản tài trợ, thay vì sử dụng mẫu thanh lý của chương trình đã hoàn thành.

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật gồm những gì?

Thông tin bên tài trợ và bên nhận tài trợ

Cần ghi chính xác:

• Tên tổ chức/cá nhân tài trợ.
• Tên đơn vị tổ chức chương trình.
• Địa chỉ.
• Mã số doanh nghiệp nếu có.
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Tư cách ký kết.

Nếu có nhiều nhà tài trợ, nên xác định rõ phạm vi của từng bên.

Thông tin hợp đồng tài trợ

Ghi:

• Tên hợp đồng.
• Số hợp đồng.
• Ngày ký.
• Thời hạn.
• Phụ lục hoặc thỏa thuận bổ sung nếu có.

Đây là cơ sở để xác định văn bản nào được thanh lý.

Thông tin chương trình nghệ thuật

Nên thể hiện:

• Tên chương trình.
• Loại hình chương trình.
• Thời gian tổ chức.
• Địa điểm.
• Đơn vị tổ chức.
• Phạm vi tài trợ.

Ví dụ có thể là liveshow, đêm nhạc, chương trình biểu diễn nghệ thuật, lễ hội văn hóa, chương trình giao lưu hoặc sự kiện nghệ thuật có huy động tài trợ.

Giá trị và hình thức tài trợ

Cần xác định:

• Tổng giá trị tài trợ.
• Tài trợ bằng tiền.
• Tài trợ bằng hiện vật.
• Tài trợ dịch vụ nếu có.
• Thời điểm bàn giao.
• Số tiền hoặc giá trị đã thực hiện.
• Phần còn lại nếu có.

Nếu tài trợ nhiều đợt, nên đối chiếu từng đợt thay vì chỉ ghi tổng số tiền.

Quyền lợi của nhà tài trợ

Đây là phần quan trọng của biên bản.

Có thể bao gồm:

• Đặt logo.
• Tên thương hiệu xuất hiện trong chương trình.
• Logo trên backdrop.
• Logo trên vé hoặc thư mời.
• Nội dung quảng bá trên mạng xã hội.
• Nội dung truyền thông trước và sau chương trình.
• Booth/khu vực trưng bày.
• Vé mời.
• Quyền phát biểu.
• Quyền sử dụng hình ảnh chương trình trong phạm vi thỏa thuận.

Không phải hợp đồng nào cũng có toàn bộ các quyền lợi trên, vì vậy chỉ ghi những nội dung thực tế đã cam kết.

Kết quả thực hiện quyền lợi

Hai bên nên xác nhận:

• Quyền lợi đã thực hiện đầy đủ.
• Quyền lợi thực hiện một phần.
• Quyền lợi chưa thực hiện.
• Lý do chưa thực hiện nếu có.
• Phương án thay thế hoặc bù quyền lợi nếu hai bên đã thống nhất.

Quyết toán tài chính

Có thể gồm:

• Tổng giá trị hợp đồng.
• Đã nhận.
• Đã thanh toán.
• Còn phải thanh toán.
• Khoản hoàn trả.
• Chi phí hoặc nghĩa vụ phát sinh.
• Thời hạn xử lý phần còn lại.

Hướng dẫn lập Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật

Bước 1: Đối chiếu hợp đồng và phụ lục

Trước tiên, cần kiểm tra toàn bộ:

• Giá trị tài trợ.
• Phương thức tài trợ.
• Tiến độ bàn giao.
• Gói quyền lợi.
• Nghĩa vụ truyền thông.
• Điều kiện thanh toán.
• Điều khoản xử lý khi chương trình thay đổi hoặc hủy.

Nếu quyền lợi được quy định trong phụ lục riêng, cần đối chiếu cả phụ lục đó.

Bước 2: Kiểm tra khoản tài trợ thực tế

Xác định nhà tài trợ đã:

• Chuyển bao nhiêu tiền.
• Bàn giao hiện vật gì.
• Bàn giao vào thời điểm nào.
• Còn khoản nào chưa thực hiện.

Nếu tài trợ bằng hiện vật, nên có thông tin đủ để nhận diện và đối chiếu.

Bước 3: Đối chiếu từng quyền lợi

Không nên chỉ ghi “đã thực hiện đầy đủ quyền lợi”.

Nên kiểm tra từng nhóm:

Nhận diện thương hiệu → truyền thông → hiện diện tại sự kiện → vé mời → hoạt động quảng bá → quyền lợi khác.

Nếu có quyền lợi chưa thực hiện, cần ghi rõ phương án xử lý.

Bước 4: Đối chiếu tài liệu chứng minh

Tùy hợp đồng, có thể kiểm tra:

• Hình ảnh backdrop.
• Ấn phẩm.
• Vé/thư mời.
• Bài đăng truyền thông.
• Video chương trình.
• Hình ảnh khu vực thương hiệu.
• Biên bản bàn giao hiện vật.

Không nhất thiết phải đưa toàn bộ tài liệu vào biên bản, nhưng nên xác định rõ tài liệu nào được dùng làm căn cứ đối soát nếu cần.

Bước 5: Chốt tài chính

Sau khi xác định giá trị tài trợ và quyền lợi đã thực hiện, hai bên đối chiếu phần tài chính còn lại.

Nếu không còn khoản nào, ghi rõ tình trạng thanh toán. Nếu còn khoản phải xử lý, cần ghi số tiền và thời hạn.

Bước 6: Xác nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Nếu các điều khoản về bảo mật, sử dụng thương hiệu, hình ảnh hoặc quyết toán vẫn tiếp tục có hiệu lực, cần ghi nhận rõ thay vì tuyên bố chung rằng mọi quyền và nghĩa vụ đều chấm dứt.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật

1. Không chỉ kiểm tra tiền tài trợ

Đây là điểm dễ bị bỏ sót nhất.

Một hợp đồng tài trợ là quan hệ trao đổi giữa giá trị tài trợ và quyền lợi mà nhà tài trợ nhận được. Vì vậy, biên bản cần kiểm tra cả hai phía.

2. Đối chiếu đúng gói quyền lợi

Nếu nhà tài trợ được hưởng gói quyền lợi cụ thể, nên kiểm tra từng mục thay vì xác nhận chung.

Ví dụ, nếu hợp đồng quy định logo xuất hiện trên backdrop và 5 bài đăng truyền thông, cần có cơ sở để xác nhận đã thực hiện đúng số lượng và phạm vi đã cam kết.

3. Phân biệt tài trợ bằng tiền và hiện vật

Tài trợ hiện vật có thể là:

• Thiết bị.
• Sản phẩm.
• Quà tặng.
• Dịch vụ.
• Phương tiện phục vụ chương trình.

Cần xác định rõ hiện vật đã được bàn giao, sử dụng, hoàn trả hoặc xử lý theo thỏa thuận như thế nào.

4. Chương trình thay đổi so với kế hoạch ban đầu

Nếu chương trình thay đổi thời gian, địa điểm, quy mô hoặc hình thức tổ chức, quyền lợi nhà tài trợ có thể cũng thay đổi.

Biên bản nên phản ánh phương án thực tế đã được các bên thống nhất, thay vì ghi theo hợp đồng ban đầu một cách máy móc.

5. Chương trình bị hủy cần xử lý riêng

Nếu chương trình không diễn ra, cần xác định:

• Nhà tài trợ đã chuyển tiền chưa.
• Đã bàn giao hiện vật chưa.
• Có quyền lợi nào đã thực hiện trước thời điểm hủy không.
• Khoản tài trợ được hoàn trả hay xử lý theo thỏa thuận.
• Chi phí phát sinh thuộc về bên nào.

Không nên dùng câu “hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ” trong trường hợp thực tế chưa có chương trình và chưa xử lý xong khoản tài trợ.

6. Cẩn trọng với quyền sử dụng thương hiệu

Nếu hợp đồng cho phép sử dụng logo, tên thương hiệu hoặc tài sản nhận diện của nhà tài trợ, cần xác định phạm vi và thời hạn sử dụng.

Việc chương trình kết thúc không nhất thiết đồng nghĩa mọi nội dung đã đăng tải hoặc mọi quyền sử dụng thương hiệu được xử lý giống nhau. Cần căn cứ vào thỏa thuận cụ thể.

7. Không gộp quyền tài trợ với quyền đối với tác phẩm nghệ thuật

Hợp đồng tài trợ chương trình và quyền tác giả đối với tác phẩm, âm nhạc, kịch bản, bản ghi âm hoặc bản ghi hình là những vấn đề có thể khác nhau.

Luật Sở hữu trí tuệ hiện hành được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 155/VBHN-VPQH ngày 09/09/2025 và quy định riêng về quyền tác giả, quyền liên quan. Vì vậy, biên bản thanh lý tài trợ không nên mặc nhiên xác nhận việc chuyển giao hoặc chấm dứt mọi quyền sở hữu trí tuệ đối với chương trình.

Checklist trước khi ký biên bản

Trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật, nên kiểm tra:

• Đúng thông tin bên tài trợ.
• Đúng thông tin đơn vị tổ chức.
• Đúng số và ngày hợp đồng.
• Đúng tên chương trình.
• Đã xác định tổng giá trị tài trợ.
• Đã đối chiếu tiền hoặc hiện vật đã bàn giao.
• Đã đối chiếu từng quyền lợi tài trợ.
• Đã kiểm tra việc sử dụng logo/thương hiệu.
• Đã kiểm tra các quyền lợi truyền thông.
• Đã xử lý quyền lợi chưa thực hiện nếu có.
• Đã đối chiếu các khoản tài chính còn lại.
• Đã xác định nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.
• Đã kiểm tra phương án xử lý thương hiệu và tài liệu sau chương trình.
• Đúng người có thẩm quyền ký.

Nếu bạn muốn hoàn tất hồ sơ sau chương trình mà không phải tự dựng lại từ đầu, có thể tải file Word và file PDF của mẫu đã chuẩn bị sẵn. Mẫu giúp đối chiếu cả khoản tài trợ, quyền lợi truyền thông, hiện diện thương hiệu, quyết toán và nghĩa vụ còn lại để dễ chỉnh sửa theo hợp đồng thực tế.

Sau khi tải mẫu cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu cần được cập nhật theo đúng hợp đồng tài trợ và chương trình thực tế.

Thông tin các bên

Kiểm tra tên pháp lý, địa chỉ, người đại diện và chức vụ.

Thông tin chương trình

Thay tên chương trình, thời gian, địa điểm và loại hình sự kiện.

Giá trị tài trợ

Cập nhật chính xác:

• Tổng giá trị.
• Các đợt tài trợ.
• Tiền mặt.
• Hiện vật.
• Dịch vụ nếu có.

Quyền lợi nhà tài trợ

Xóa các quyền lợi không áp dụng và bổ sung những quyền lợi thực tế.

Nếu có số lượng cụ thể, chẳng hạn số bài đăng, số vé mời, số vị trí logo, cần cập nhật đúng số liệu.

Tình trạng thực hiện

Không giữ nguyên câu “đã hoàn thành đầy đủ” nếu vẫn còn quyền lợi hoặc nghĩa vụ chưa xử lý.

Quyết toán

Cập nhật số tiền đã nhận, còn lại, hoàn trả hoặc khấu trừ nếu có.

Nghĩa vụ sau thanh lý

Kiểm tra các điều khoản liên quan đến:

• Bảo mật.
• Thương hiệu.
• Hình ảnh.
• Tài liệu truyền thông.
• Quyền sử dụng nội dung.
• Quyết toán.

Nếu các nghĩa vụ này vẫn còn hiệu lực, cần giữ lại hoặc điều chỉnh cho đúng.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật

Mẫu phù hợp để tham khảo cho các trường hợp tài trợ:

• Liveshow.
• Đêm nhạc.
• Chương trình biểu diễn nghệ thuật.
• Lễ hội văn hóa – nghệ thuật.
• Chương trình giao lưu.
• Sự kiện nghệ thuật có nhà tài trợ.
• Chương trình có tài trợ tiền, hiện vật hoặc dịch vụ.

Các nhóm nội dung chính gồm:

• Thông tin nhà tài trợ và đơn vị tổ chức.
• Thông tin hợp đồng.
• Thông tin chương trình.
• Giá trị và hình thức tài trợ.
• Quyền lợi nhà tài trợ.
• Tình trạng thực hiện quyền lợi.
• Đối soát truyền thông.
• Đối soát tài chính.
• Nghĩa vụ còn lại.
• Xác nhận thanh lý.
• Chữ ký các bên.

Mẫu có file Word và file PDF, thuận tiện để chỉnh sửa theo từng chương trình và lưu hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật?

Thông thường nên lập sau khi chương trình kết thúc và hai bên đã có đủ thông tin để đối chiếu khoản tài trợ, quyền lợi nhà tài trợ và nghĩa vụ tài chính. Nếu hợp đồng kết thúc trước chương trình, nội dung thanh lý cần phản ánh tình trạng thực tế.

Có bắt buộc phải ghi quyền lợi truyền thông vào biên bản không?

Nếu quyền lợi truyền thông là một phần của hợp đồng tài trợ thì nên ghi nhận tình trạng thực hiện. Đây là căn cứ để hai bên xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành, thực hiện một phần hay còn tồn đọng.

Tài trợ bằng hiện vật có cần đưa vào biên bản không?

Nếu hiện vật thuộc phạm vi hợp đồng tài trợ, nên ghi rõ loại hiện vật, số lượng, giá trị theo thỏa thuận và tình trạng bàn giao/xử lý.

Nếu nhà tài trợ chưa chuyển đủ tiền thì có được thanh lý không?

Có thể lập biên bản nếu các bên thống nhất kết thúc hợp đồng, nhưng cần ghi rõ số tiền còn thiếu, bên có nghĩa vụ thanh toán và thời hạn thực hiện. Không nên ghi rằng hai bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ nếu khoản này chưa được xử lý.

Nếu một số quyền lợi tài trợ chưa thực hiện thì ghi thế nào?

Nên ghi cụ thể quyền lợi nào chưa thực hiện, lý do và phương án xử lý. Nếu hai bên thống nhất thay thế bằng quyền lợi khác hoặc điều chỉnh giá trị, nội dung này cũng nên được thể hiện rõ.

Chương trình bị hủy thì có thể sử dụng mẫu này không?

Có thể tham khảo cấu trúc, nhưng nội dung cần sửa đáng kể. Trọng tâm lúc này là xử lý khoản tài trợ đã nhận, hiện vật đã bàn giao, quyền lợi đã thực hiện và phương án hoàn trả hoặc bù trừ, thay vì xác nhận chương trình đã hoàn thành.

Thanh lý hợp đồng tài trợ có chấm dứt quyền sử dụng logo của nhà tài trợ không?

Không nên kết luận chung. Cần xem điều khoản về phạm vi và thời hạn sử dụng thương hiệu trong hợp đồng. Nếu có nghĩa vụ gỡ bỏ hoặc ngừng sử dụng sau một thời điểm nhất định, biên bản nên ghi nhận để tránh hiểu khác nhau.

Có thể dùng mẫu này cho hợp đồng tài trợ một chương trình ca nhạc không?

Có. Có thể điều chỉnh mẫu cho liveshow, đêm nhạc hoặc chương trình biểu diễn, đặc biệt ở phần quyền lợi logo, truyền thông, vé mời, khu vực thương hiệu và các hoạt động quảng bá.

Có thể dùng mẫu này cho tài trợ lễ hội văn hóa không?

Có thể tham khảo. Tuy nhiên, nếu lễ hội có nhiều hoạt động, nhiều đơn vị tổ chức hoặc nhiều nhà tài trợ, cần điều chỉnh phần phạm vi tài trợ và quyền lợi của từng bên cho phù hợp.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ chương trình nghệ thuật không nên chỉ xác nhận khoản tiền đã thanh toán. Nội dung quan trọng còn nằm ở quyền lợi nhà tài trợ, việc sử dụng thương hiệu, hoạt động truyền thông, hiện vật và các nghĩa vụ còn lại sau chương trình. Đối chiếu đầy đủ những nội dung này giúp biên bản phản ánh đúng tình trạng thực hiện hợp đồng trước khi hai bên xác nhận kết thúc.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Có thể bạn quan tâm:

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê đạo diễn cho dự án nghệ thuật
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê quay phim, chụp ảnh nghệ thuật
Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đầu tư sản xuất phim