Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án là văn bản quan trọng ghi nhận việc kết thúc quan hệ hợp đồng giữa bên tài trợ và bên nhận tài trợ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp tổng quan về khái niệm, vai trò pháp lý, nội dung cần có và hướng dẫn soạn thảo, kèm các mẫu biên bản chuẩn để bạn tải về sử dụng ngay.

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án là văn bản pháp lý ghi nhận sự thống nhất giữa các bên về việc chấm dứt hợp đồng tài trợ sau khi nghĩa vụ đã hoàn thành hoặc hợp đồng bị chấm dứt theo thỏa thuận. Thực chất, đây là thủ tục “xác nhận kết thúc” chứ không phải “giao kết” quyền nghĩa vụ mới. Mặc dù Bộ luật Dân sự 2015 không định nghĩa trực tiếp, nhưng Điều 422 quy định căn cứ chấm dứt hợp đồng, trong đó phổ biến nhất là “hợp đồng đã được hoàn thành”. Biên bản này giúp các bên chốt lại toàn bộ kết quả thực hiện và xác lập cơ sở pháp lý rõ ràng sau khi dự án kết thúc.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án?

Hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng tài trợ

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi bên tài trợ đã giải ngân đầy đủ, bên nhận tài trợ đã sử dụng đúng mục đích và hoàn thành dự án, các bên lập biên bản để xác nhận nghĩa vụ đã thực hiện xong.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận

Nếu hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng vì lý do khách quan hoặc thay đổi chiến lược, biên bản thanh lý sẽ ghi nhận sự thỏa thuận này, tránh tranh chấp về sau.

Hợp đồng tài trợ bị hủy bỏ hoặc vô hiệu

Trong trường hợp hợp đồng bị tuyên vô hiệu hoặc bị hủy bỏ, biên bản thanh lý giúp xác định trách nhiệm hoàn trả và xử lý hậu quả pháp lý.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ

Xác nhận hoàn tất nghĩa vụ tài trợ giữa các bên

Biên bản là bằng chứng pháp lý xác nhận các bên đã thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ. Nhờ đó, tránh việc một bên đòi hỏi thêm sau khi hợp đồng đã kết thúc.

Căn cứ giải quyết tranh chấp phát sinh sau thanh lý

Nếu có tranh chấp về chất lượng công trình, việc sử dụng vốn tài trợ hoặc các nghĩa vụ phát sinh, biên bản này là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng tài trợ dự án

Căn cứ pháp lý chính bao gồm Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422 về chấm dứt hợp đồng), Luật Đấu thầu (nếu tài trợ từ ngân sách nhà nước), Luật Thương mại và các văn bản hướng dẫn liên quan. Ngoài ra, cần tuân thủ điều khoản cụ thể trong hợp đồng tài trợ đã ký kết.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án

Thông tin các bên tham gia hợp đồng tài trợ

Phần này nêu đầy đủ tên tổ chức/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện của bên tài trợ và bên nhận tài trợ (hoặc bên thụ hưởng nếu có).

Căn cứ lập biên bản thanh lý

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, và các phụ lục (nếu có) để xác định cơ sở pháp lý của việc thanh lý.

Kết quả thực hiện nghĩa vụ tài trợ và giải ngân

Thống kê số tiền đã giải ngân, giá trị hiện vật (nếu tài trợ phi tiền tệ), tiến độ thực hiện dự án so với cam kết ban đầu.

Xác nhận chấm dứt hợp đồng tài trợ dự án

Các bên xác nhận hợp đồng chấm dứt kể từ ngày ký biên bản, không còn hiệu lực ràng buộc.

Cam kết không phát sinh quyền, nghĩa vụ sau thanh lý

Nội dung này đảm bảo không bên nào được yêu cầu thêm bất kỳ khoản chi trả hoặc nghĩa vụ nào sau khi biên bản được ký kết.

Số lượng bản và hiệu lực của biên bản

Ghi rõ số bản được lập, mỗi bên giữ một bản, và thời điểm biên bản có hiệu lực (thường là ngày ký).

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án

Lưu ý về thẩm quyền ký kết của đại diện các bên

Người ký phải đúng thẩm quyền theo giấy ủy quyền hoặc giấy đăng ký kinh doanh. Nếu không, biên bản có thể bị vô hiệu.

Lưu ý về nghĩa vụ tài chính, thuế và quyết toán tài trợ

Đối với các khoản tài trợ, cần hoàn tất quyết toán thuế theo quy định. Biên bản nêu rõ trách nhiệm nộp thuế (nếu có) của từng bên.

Trường hợp tài trợ bằng hiện vật hoặc phi tiền tệ

Phải mô tả chi tiết hiện vật, giá trị quy đổi và phương thức bàn giao. Điều này giúp xác định rõ nghĩa vụ đã hoàn thành.

Lưu ý đối với tài trợ có yếu tố nước ngoài (tài trợ vốn quốc tế)

Nếu có nguồn vốn nước ngoài, cần tuân thủ quy định về quản lý ngoại hối, giải ngân và phải có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu cần.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án chuẩn (kèm bản tải xuống)

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án giữa 2 bên

Đây là mẫu cơ bản dành cho hai bên: bên tài trợ và bên nhận tài trợ, phù hợp với các dự án nhỏ, ít bên tham gia.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên (bên tài trợ, bên nhận tài trợ, bên thụ hưởng)

Khi có thêm bên thụ hưởng cuối cùng, bạn cần sử dụng mẫu riêng. Tham khảo mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên tại đây.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ vốn quốc tế

Mẫu này hỗ trợ cho các dự án có nguồn vốn từ tổ chức quốc tế, yêu cầu thêm điều khoản về ngoại hối và pháp luật áp dụng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ song ngữ Anh – Việt

Đối với đối tác nước ngoài, mẫu song ngữ giúp đảm bảo tính pháp lý và sự hiểu biết giữa các bên. Ngoài ra, nếu dự án thuộc lĩnh vực nghệ thuật hoặc sự kiện, bạn có thể xem thêm mẫu thanh lý tài trợ phim điện ảnh hoặc mẫu thanh lý tài trợ sự kiện doanh nghiệp để áp dụng linh hoạt.

Các câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực không?

Không bắt buộc, trừ khi hợp đồng tài trợ có yêu cầu hoặc các bên tự thỏa thuận. Tuy nhiên, công chứng sẽ tăng giá trị chứng cứ.

Một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Bên còn lại có thể gửi thông báo yêu cầu lập biên bản; nếu không hợp tác, có thể khởi kiện yêu cầu tòa án công nhận chấm dứt hợp đồng.

Phân biệt thanh lý hợp đồng và đơn phương chấm dứt hợp đồng

Thanh lý là thỏa thuận song phương, còn đơn phương chấm dứt là hành động một bên và có thể bị coi là vi phạm nếu không đúng lý do.

Đã giải ngân tài trợ nhưng dự án chưa hoàn thành xử lý ra sao?

Các bên cần đối chiếu số vốn đã giải ngân, xác định phần việc còn lại và thỏa thuận hướng xử lý (thu hồi, chuyển giao hoặc tiếp tục). Biên bản vẫn lập để ghi nhận hiện trạng.

Biên bản thanh lý có thể thay thế phụ lục hợp đồng không?

Không, phụ lục bổ sung quyền nghĩa vụ trong khi hợp đồng còn hiệu lực; biên bản thanh lý xác nhận kết thúc hợp đồng, hai loại có mục đích khác nhau.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án miễn phí

Việc soạn thảo biên bản thanh lý đúng chuẩn giúp bạn bảo vệ quyền lợi và hạn chế rủi ro pháp lý. Hãy truy cập maubienban.vn để tải ngay các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án mới nhất, định dạng Word dễ dàng chỉnh sửa. Đừng quên chia sẻ bài viết nếu thấy hữu ích và liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ thêm!