Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên là văn bản được lập giữa ba chủ thể tham gia hợp đồng tài trợ – thường là bên tài trợ, bên nhận tài trợ và đơn vị tổ chức/nghiệm thu – nhằm xác nhận toàn bộ quyền và nghĩa vụ của các bên đã được hoàn thành hoặc chấm dứt theo thỏa thuận.

Dựa trên Bộ luật Dân sự 2015, Điều 422, hợp đồng có thể chấm dứt khi hoàn thành hoặc theo thỏa thuận. Biên bản thanh lý chính là sự thể hiện thỏa thuận đó, giúp “chốt sổ” các nghĩa vụ, tránh xảy ra tranh chấp sau khi kết thúc chương trình tài trợ.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên?

Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ của các bên

Trong quan hệ tài trợ ba bên, việc xác nhận nghĩa vụ của từng bên là điều kiện tiên quyết để chương trình được nghiệm thu. Bên tài trợ cần chứng minh đã chuyển đủ tiền, hiện vật; bên nhận tài trợ cần cho thấy việc sử dụng nguồn lực đúng mục đích; bên tổ chức/trung gian cần xác nhận kết quả nghiệm thu. Biên bản thanh lý là văn bản duy nhất ghi nhận đồng thời cả ba nhóm nghĩa vụ này theo Điều 363 Bộ luật Dân sự 2015.

Chấm dứt quyền và nghĩa vụ phát sinh sau thanh lý

Một biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên hợp lệ sẽ chấm dứt hiệu lực của hợp đồng chính kể từ ngày ký. Các bên sẽ không còn quyền yêu cầu thực hiện thêm bất kỳ nghĩa vụ nào, trừ những điều khoản được giữ lại (như bảo mật, cam kết không cạnh tranh). Điều này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý kéo dài không cần thiết.

Thời điểm lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên

Pháp luật không quy định cụ thể thời điểm phải lập, nhưng thông thường biên bản được ký ngay khi chương trình tài trợ kết thúc hoặc hợp đồng hết hạn. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn lập trong vòng 7–15 ngày làm việc để đảm bảo tính kịp thời của chứng từ kế toán và dễ dàng đối chiếu số liệu. Nếu hợp đồng chấm dứt sớm, biên bản cần được soạn ngay sau khi các bên đạt thỏa thuận chấm dứt.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên

Một biên bản thanh lý chuẩn cần đảm bảo các nội dung sau:

Thông tin chi tiết của ba bên tham gia

Mỗi bên cần được ghi rõ: tên tổ chức, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật, số giấy tờ tùy thân. Nếu ký thông qua giấy ủy quyền, cần ghi rõ số và ngày của giấy ủy quyền, kèm bản sao để đảm bảo tính hợp pháp.

Căn cứ pháp lý và hợp đồng tài trợ đã ký

Mục này viện dẫn số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng cùng các phụ lục/biên bản nghiệm thu liên quan. Đồng thời, cần nhắc đến các văn bản pháp luật như Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005, Luật Quảng cáo 2012 (nếu có yếu tố quảng cáo) để làm căn cứ pháp lý.

Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng của từng bên

Phần này nên trình bày dưới dạng bảng với các cột: nội dung công việc, thời hạn, kết quả, tình trạng hoàn thành. Với số liệu tài chính, cần ghi bằng số và bằng chữ để tránh sai sót. Ví dụ: bên A đã chuyển 150 triệu đồng cho bên B theo hai đợt; bên C đã nghiệm thu toàn bộ hạng mục đối ứng theo đúng cam kết.

Cam kết thanh lý và chấm dứt hợp đồng

Các bên cần cam kết chấm dứt hiệu lực hợp đồng, xác nhận không còn khiếu nại nào phát sinh, trừ các điều khoản được giữ lại. Tránh dùng từ “hủy bỏ hợp đồng” vì hậu quả pháp lý hoàn toàn khác (hợp đồng vô hiệu từ thời điểm giao kết).

Hiệu lực và số lượng bản lưu giữ

Thông thường, biên bản được lập thành 06 bản (mỗi bên giữ 02 bản) hoặc 03 bản. Phần hiệu lực cần ghi rõ: “Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký” hoặc từ ngày bên ký sau cùng ký tên.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên

Cách ghi thông tin các bên chính xác

Hãy trình bày thông tin ba bên thành ba khối riêng biệt, không gộp chung. Sử dụng thông tin trùng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nhất. Tránh sai sót như ghi tên viết tắt, thiếu mã số thuế hay ghi người đại diện đã thôi chức – những lỗi này có thể khiến biên bản bị vô hiệu.

Cách trình bày nội dung nghĩa vụ đã hoàn thành

Dùng bảng so sánh hai cột “Nghĩa vụ theo hợp đồng” và “Kết quả thực hiện” giúp việc đối chiếu dễ dàng. Càng chi tiết, biên bản càng có giá trị chứng cứ cao. Nếu có sai lệch, hãy ghi cụ thể và xác nhận việc các bên đồng ý bỏ qua hoặc giải quyết trong biên bản.

Lưu ý khi ghi điều khoản hiệu lực biên bản

Ghi rõ thời điểm có hiệu lực, tránh dùng mệnh đề mập mờ. Nếu các bên muốn duy trì nghĩa vụ bảo mật, cần nêu rõ: “Các điều khoản bảo mật và giải quyết tranh chấp của hợp đồng gốc tiếp tục có hiệu lực sau khi thanh lý.”

Những lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng tài trợ ba bên

Căn cứ theo Bộ luật Dân sự 2015

Bộ luật Dân sự 2015 không có quy định riêng cho hợp đồng tài trợ ba bên, nên cần áp dụng các nguyên tắc chung tại Điều 117 (điều kiện hiệu lực), Điều 422 (chấm dứt hợp đồng), Điều 429 (thời hiệu khởi kiện 3 năm). Ngoài ra, nếu hoạt động tài trợ gắn với quảng cáo, khuyến mại, cần tuân thủ Luật Quảng cáo 2012 và Luật Thương mại 2005.

Quy định về chữ ký và con dấu của các bên

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu không còn là điều kiện bắt buộc. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu, phải đảm bảo chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Biên bản ký điện tử bằng chữ ký số cũng có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.

Xử lý khi một bên chưa hoàn thành nghĩa vụ

Nếu một bên chưa hoàn thành nhưng các bên vẫn muốn thanh lý, cần ghi rõ cam kết hoàn thành phần nghĩa vụ còn lại với thời hạn cụ thể. Nếu không, quyền yêu cầu thực hiện tiếp vẫn tồn tại và có thể phát sinh tranh chấp.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên miễn phí

Để giúp bạn soạn thảo biên bản một cách nhanh chóng, chính xác, đội ngũ Mẫu Biên Bản đã biên soạn bộ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên với đầy đủ nội dung và cách trình bày chuyên nghiệp.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên file Word

Bạn có thể tải ngay mẫu biên bản tại website Mẫu Biên Bản – file Word dễ dàng chỉnh sửa, áp dụng cho nhiều loại hình tài trợ. Ngoài ra, chúng tôi cũng cung cấp các mẫu chuyên biệt cho từng lĩnh vực: - Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện doanh nghiệp - Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ phim điện ảnh - Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ hiện vật

Hướng dẫn tải và sử dụng mẫu hiệu quả

Sau khi tải mẫu, hãy đọc kỹ từng mục, điền chính xác thông tin ba bên và đối chiếu với hợp đồng gốc. Nên kiểm tra lại các số liệu tài chính, ngày tháng và chữ ký trước khi in. Nếu cần điều chỉnh theo tình huống cụ thể, bạn có thể thêm bớt nội dung nhưng không thay đổi cấu trúc chung.

Hãy tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên tại Mẫu Biên Bản để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp bạn! Với văn bản chuẩn, bạn sẽ tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có và đảm bảo quá trình tài trợ khép lại trọn vẹn.