Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện doanh nghiệp là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện là văn bản pháp lý do các bên tham gia hợp đồng (nhà tài trợ, đơn vị tổ chức, bên trung gian) cùng ký, ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng sau khi hoàn thành hoặc theo thỏa thuận. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi được hoàn thành, hủy bỏ hoặc chấm dứt theo thỏa thuận; biên bản thanh lý là minh chứng bằng văn bản cho sự chấm dứt đó.

Bản chất pháp lý và vai trò của biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý là giao dịch dân sự song phương (Điều 117, Điều 400-429 Bộ luật Dân sự 2015), không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ mới nhưng có giá trị giải trừ trách nhiệm pháp lý. Vai trò quan trọng nhất là bảo vệ quyền lợi của nhà tài trợ – xác nhận quyền truyền thông, quảng bá thương hiệu đã thực hiện; đồng thời giúp đơn vị tổ chức chứng minh đã nhận đủ giá trị tài trợ và hoàn thành nghĩa vụ. Biên bản cũng là căn cứ để hạch toán kế toán, quyết toán thuế và xác định thời điểm chấm dứt trách nhiệm bảo hành (nếu tài trợ bằng thiết bị).

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ với biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu xác nhận khối lượng, chất lượng của từng hạng mục công việc; biên bản thanh lý bao quát toàn bộ hợp đồng, gồm quyết toán tài chính và giải trừ trách nhiệm. Nghiệm thu là tiền đề để thanh lý. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp dùng mẫu kết hợp "nghiệm thu và thanh lý" để giảm thủ tục, nhưng cần ghi rõ hai phần riêng biệt. Nếu chỉ có biên bản nghiệm thu mà không có biên bản thanh lý, doanh nghiệp vẫn có thể bị khiếu kiện về thanh toán hoặc nghĩa vụ phát sinh khác.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện?

Trường hợp hợp đồng tài trợ đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ

Sau khi sự kiện kết thúc và mọi hạng mục tài trợ (tiền mặt, hiện vật, dịch vụ) đã thực hiện đầy đủ, các bên nên lập biên bản để chốt công nợ, tránh tình trạng "nợ chứng từ" kéo dài. Dù hợp đồng đương nhiên chấm dứt khi hoàn thành, biên bản giúp xác định thời điểm chính xác để tính thời hiệu khởi kiện (3 năm theo Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015).

Trường hợp chấm dứt hợp đồng tài trợ trước thời hạn

Khi một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng (Điều 428), bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại. Nếu sự kiện bị hủy do bất khả kháng (dịch bệnh, thiên tai), biên bản thanh lý xác định phần giá trị đã thực hiện và thỏa thuận hoàn trả. Ngay cả khi chưa phát sinh khoản tiền nào, vẫn nên lập biên bản để xóa bỏ hiệu lực hợp đồng cũ.

Trường hợp thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên

Hợp đồng 3 bên (nhà tài trợ – đơn vị tổ chức – đơn vị trung gian) thường xuất hiện khi có agency kết nối. Biên bản thanh lý 3 bên cần ghi nhận vai trò, hoa hồng trung gian và từng cặp quan hệ thanh toán để tránh tranh chấp như nhà tài trợ đã chuyển tiền cho trung gian nhưng trung gian không chuyển cho đơn vị tổ chức (vi phạm Điều 459).

Nội dung cơ bản của biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện doanh nghiệp

Thông tin nhận diện và căn cứ pháp lý

Bắt buộc ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật kèm giấy ủy quyền (nếu có) theo Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015. Cần tham chiếu số hợp đồng, ngày ký, các phụ lục, biên bản nghiệm thu và hóa đơn liên quan. Viện dẫn các quy định pháp luật điều chỉnh (Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Quảng cáo nếu có yếu tố quảng cáo) giúp tăng giá trị pháp lý.

Tình hình thực hiện nghĩa vụ và quyết toán tài chính

Lập bảng đối chiếu chi tiết: hạng mục theo hợp đồng, kết quả thực hiện, tỷ lệ hoàn thành, chứng từ kèm theo. Ghi rõ tổng giá trị tài trợ, số đã thanh toán, số còn lại và phương thức thanh toán cuối cùng. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu có thay đổi giá trị, bắt buộc xuất hóa đơn điều chỉnh để tránh bị xử phạt và truy thu thuế.

Cam kết chấm dứt quyền và nghĩa vụ

Điều khoản cam kết thường nêu: "Kể từ khi biên bản này có hiệu lực, hợp đồng số... không còn hiệu lực; các bên không có quyền khiếu nại hoặc yêu cầu thực hiện thêm nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng trừ các điều khoản bảo mật, cạnh tranh được duy trì." Nếu có đặt cọc hoặc tạm ứng, phải ghi rõ việc hoàn trả để tránh bị coi là chiếm hữu không có căn cứ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện doanh nghiệp chuẩn pháp lý

Mẫu 2 bên, 3 bên và mẫu kết hợp nghiệm thu

Tùy cấu trúc hợp đồng, bạn có thể dùng mẫu 2 bên (nhà tài trợ – đơn vị tổ chức) hoặc mẫu 3 bên (thêm agency). Mẫu 3 bên cần có phần xác nhận hoa hồng và từng cặp thanh toán. Nếu hợp đồng gồm dịch vụ trọn gói, nên dùng mẫu kết hợp nghiệm thu và thanh lý, chia rõ Phần A – Nghiệm thu và Phần B – Thanh lý.

Tải file Word mẫu biên bản thanh lý miễn phí

Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp file Word mẫu miễn phí, dễ dàng chỉnh sửa thông tin. Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý cho tình huống nghiệp vụ khác như biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm, biên bản thanh lý hợp đồng làm animation quảng cáo và biên bản thanh lý hợp đồng mua bán sầu riêng. Hãy kiểm tra nội dung còn hiệu lực pháp luật và cập nhật số liệu cho khớp.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện doanh nghiệp

Lưu ý về số liệu, chữ ký, con dấu

Ghi số liệu bằng cả số và chữ (ví dụ: "10.000.000 đồng (Mười triệu đồng chẵn)") để tránh sửa chữa. Quy đổi hiện vật ra giá trị kèm bảng kê chi tiết. Biên bản lập thành 2 hoặc 3 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ một bản. Nếu biên bản nhiều trang, nên ký tắt từng trang hoặc đóng dấu giáp lai để chống thay thế nội dung.

Thời điểm hiệu lực và sai lầm cần tránh

Biên bản có hiệu lực từ thời điểm ký, trừ khi các bên thỏa thuận khác. Sai lầm thường gặp: dùng mẫu chung chung cho mọi loại hợp đồng; ký khi chưa đối chiếu công nợ; bỏ qua hóa đơn điều chỉnh khi giảm giá trị; dùng từ mập mờ như "cơ bản hoàn thành" thay vì "hoàn thành toàn bộ". Những điều này tạo kẽ hở cho tranh chấp.

Những lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện doanh nghiệp

Công chứng, thuế và xử lý vi phạm

Biên bản thanh lý không bắt buộc công chứng, chứng thực theo Luật Công chứng 2014. Tuy nhiên, nếu hợp đồng có yếu tố nước ngoài hoặc giá trị lớn, nên công chứng để tăng giá trị chứng cứ. Về thuế, chi phí tài trợ sự kiện được trừ khi tính thuế TNDN nếu có hóa đơn hợp pháp và không vượt quá 10% tổng chi phí được trừ (Thông tư 96/2015/TT-BTC). Nếu một bên chưa hoàn thành nghĩa vụ, biên bản phải ghi rõ phần còn thiếu để làm căn cứ đòi bồi thường.

Giải quyết tranh chấp sau thanh lý

Biên bản thanh lý thường ghi nhận các tranh chấp phát sinh sau khi ký sẽ được giải quyết tại tòa án có thẩm quyền hoặc trọng tài thương mại. Hợp đồng đã thanh lý thường không thể khởi kiện lại, trừ khi biên bản vô hiệu do giả mạo, vi phạm điều cấm hoặc có bảo lưu riêng.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện

Có thể thanh lý khi sự kiện bị hủy giữa chừng không?

Có. Các bên lập biên bản ghi nhận phần đã thực hiện, chi phí phát sinh và thỏa thuận hoàn trả hoặc bồi thường theo nguyên tắc tại Điều 351, 352 Bộ luật Dân sự 2015.

Ai có thẩm quyền ký biên bản thanh lý?

Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ (có giấy ủy quyền đính kèm). Nếu người ký vượt quá phạm vi ủy quyền, biên bản có thể bị vô hiệu.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Hãy sử dụng mẫu chuẩn, ghi chi tiết tình hình thực hiện nghĩa vụ và tuân thủ các lưu ý pháp lý để tránh rủi ro tranh chấp. Tải ngay mẫu biên bản thanh lý tại Mẫu Biên Bản để soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, nhanh chóng.