Trong hoạt động mua bán xăng dầu, sau khi các bên đã hoàn thành việc giao nhận, đối chiếu sản lượng, thanh toán và thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng giúp ghi nhận rõ tình trạng hoàn tất giao dịch và làm căn cứ xác nhận các quyền, nghĩa vụ còn lại. 

Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex được trình bày theo hướng rõ ràng, dễ chỉnh sửa và phù hợp với nhu cầu thực tế.

Tải ngay mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex để có sẵn khung nội dung cần thiết, thuận tiện hoàn thiện hồ sơ. File tải gồm Word và PDF, có thể chỉnh sửa và sử dụng theo nhu cầu.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex?

Một biên bản thanh lý không chỉ xác nhận hợp đồng đã kết thúc mà còn cần thể hiện được khối lượng xăng dầu đã giao nhận, giá trị mua bán, tình trạng thanh toán và các nghĩa vụ liên quan.

Việc sử dụng mẫu có cấu trúc sẵn giúp người lập hạn chế bỏ sót những thông tin quan trọng và rút ngắn thời gian soạn thảo.

1. Mẫu biên bản được xây dựng và rà soát với sự tham gia của luật sư, chuyên gia

Các mẫu biên bản được xây dựng theo hướng chú trọng tính logic, tính thực tiễn và khả năng ứng dụng trong các tình huống giao dịch phổ biến.

Đối với hợp đồng mua bán xăng dầu có giá trị lớn, thời gian thực hiện dài hoặc phát sinh nghĩa vụ chưa hoàn tất, người dùng nên kiểm tra kỹ nội dung thực tế và có thể tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia phù hợp trước khi ký kết.

2. Mẫu biên bản chuyên biệt, bám sát nhu cầu thực tế

Với Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex, mẫu được định hướng theo đặc thù của giao dịch mua bán nhiên liệu, giúp người dùng có sẵn khung để cập nhật chủng loại xăng dầu, số lượng, đơn giá, giá trị hợp đồng, tình trạng giao nhận, công nợ, hóa đơn và các nghĩa vụ còn lại giữa các bên.

3. Nội dung được chuẩn hóa, rõ ràng và dễ chỉnh sửa

Mẫu được bố trí theo trình tự hợp lý, từ thông tin các bên, căn cứ hợp đồng, tình hình thực hiện đến xác nhận thanh lý.

Các trường thông tin được thiết kế để người dùng dễ thay thế bằng dữ liệu thực tế mà không phải xây dựng lại toàn bộ biên bản.

4. Kho mẫu đa dạng, dễ tìm đúng biểu mẫu cần dùng

Mẫu Biên Bản cung cấp nhiều nhóm biểu mẫu phục vụ các nhu cầu khác nhau như mua bán, bàn giao, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, làm việc và xác nhận sự việc.

Người dùng có thể tìm mẫu theo đúng loại giao dịch thay vì sử dụng một biểu mẫu chung rồi phải chỉnh sửa quá nhiều.

5. Mẫu biên bản được thường xuyên cập nhật, hỗ trợ tư vấn khi cần

Nội dung biểu mẫu được định hướng theo nhu cầu sử dụng thực tế và có thể được cập nhật khi phát sinh những yêu cầu mới.

Trong trường hợp giao dịch có tranh chấp, công nợ, nghĩa vụ chưa hoàn tất hoặc điều khoản đặc biệt, người dùng nên kiểm tra lại hồ sơ và cân nhắc tư vấn chuyên môn trước khi xác nhận thanh lý.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex?

Biên bản thường được lập khi các bên đã thực hiện xong hoặc về cơ bản hoàn tất các nghĩa vụ được thỏa thuận trong hợp đồng mua bán.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Hợp đồng mua bán xăng dầu đã hết thời hạn và các bên không tiếp tục gia hạn.
• Bên bán đã hoàn thành việc cung cấp xăng dầu theo số lượng và chủng loại đã thỏa thuận.
• Bên mua đã hoàn tất hoặc xác nhận tình trạng thanh toán tiền hàng.
• Các bên đã đối chiếu sản lượng, đơn giá và giá trị giao dịch thực tế.
• Các nghĩa vụ về giao nhận, chứng từ, hóa đơn, công nợ đã được xử lý.
• Hợp đồng được chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận của các bên.
• Các bên muốn ghi nhận chính thức tình trạng thực hiện hợp đồng và những nghĩa vụ còn tồn tại, nếu có.

Đối với giao dịch xăng dầu, việc thanh lý nên được lập trên cơ sở số liệu giao nhận và thanh toán thực tế, thay vì chỉ ghi nhận rằng hợp đồng đã hoàn thành.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex gồm những nội dung gì?

Tùy theo hợp đồng cụ thể, biên bản có thể bao gồm các nội dung chính sau:

1. Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên biên bản

Phần đầu văn bản thể hiện thông tin hành chính cần thiết và tên:

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN XĂNG DẦU PETROLIMEX

Tên biên bản nên phản ánh đúng loại giao dịch và mối quan hệ hợp đồng được thanh lý.

2. Thông tin về thời gian và địa điểm lập biên bản

Ghi rõ:

• Ngày, tháng, năm lập biên bản.
• Địa điểm lập biên bản.
• Trường hợp lập biên bản tại trụ sở doanh nghiệp, kho, cửa hàng hoặc địa điểm giao dịch thì ghi đúng địa điểm thực tế.

3. Thông tin các bên tham gia

Cần xác định đầy đủ chủ thể tham gia ký kết, chẳng hạn:

• Tên doanh nghiệp/đơn vị.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.
• Số điện thoại hoặc thông tin liên hệ.
• Người đại diện.
• Chức vụ của người ký.
• Thông tin theo giấy ủy quyền nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật.

Thông tin này cần thống nhất với hợp đồng mua bán xăng dầu đã ký trước đó.

4. Căn cứ hợp đồng mua bán xăng dầu

Ghi rõ:

• Số hợp đồng.
• Ngày ký hợp đồng.
• Tên hợp đồng.
• Các phụ lục, thỏa thuận sửa đổi hoặc bổ sung nếu có.

Đây là cơ sở để xác định chính xác hợp đồng nào đang được thanh lý.

5. Tình hình thực hiện hợp đồng

Đây là một trong những phần quan trọng nhất của biên bản.

Có thể ghi nhận:

• Chủng loại xăng dầu đã mua bán.
• Số lượng theo hợp đồng.
• Số lượng thực tế đã giao nhận.
• Thời gian giao hàng.
• Địa điểm giao nhận.
• Đơn giá.
• Thành tiền.
• Tình trạng thực hiện các nghĩa vụ của bên bán.
• Tình trạng thực hiện các nghĩa vụ của bên mua.

Nếu có nhiều chủng loại hoặc nhiều lần giao nhận, nên đối chiếu với phiếu giao hàng, hóa đơn, bảng kê hoặc chứng từ liên quan.

6. Tình trạng thanh toán

Biên bản nên xác định rõ:

• Tổng giá trị hàng hóa thực tế.
• Số tiền bên mua đã thanh toán.
• Số tiền còn phải thanh toán.
• Thời điểm thanh toán.
• Tình trạng công nợ.
• Các khoản điều chỉnh, chiết khấu hoặc phát sinh nếu có.

Không nên ghi “hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán” nếu trên thực tế vẫn còn công nợ chưa được xử lý.

7. Tình trạng hóa đơn và chứng từ

Đối với giao dịch mua bán xăng dầu, cần kiểm tra việc hoàn thiện các chứng từ liên quan.

Biên bản có thể ghi nhận tình trạng:

• Hóa đơn.
• Phiếu giao nhận.
• Bảng kê hàng hóa.
• Chứng từ thanh toán.
• Các tài liệu khác theo hợp đồng.

8. Xác nhận về nghĩa vụ còn lại

Nếu các bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ, có thể ghi nhận việc không còn nghĩa vụ phải thực hiện theo hợp đồng, tùy theo thực tế.

Nếu vẫn còn khoản phải trả, nghĩa vụ đối chiếu hoặc nghĩa vụ khác, cần ghi rõ nội dung, số tiền, thời hạn và bên có trách nhiệm thực hiện.

9. Thỏa thuận thanh lý

Phần này xác nhận:

• Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng.
• Hợp đồng chấm dứt kể từ thời điểm nào.
• Những điều khoản nào tiếp tục có hiệu lực sau khi thanh lý, nếu có.
• Cách xử lý các vấn đề phát sinh sau thanh lý.

10. Cam kết của các bên

Các bên xác nhận thông tin trong biên bản là phù hợp với hồ sơ và tình hình thực tế, đồng thời chịu trách nhiệm về nội dung mình xác nhận.

11. Chữ ký của các bên

Cuối biên bản cần có phần ký xác nhận của đại diện có thẩm quyền của các bên.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng con dấu hoặc hình thức xác nhận khác theo quy định và quy chế nội bộ thì thực hiện phù hợp với hồ sơ thực tế.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng gốc

Trước khi lập biên bản, cần xác định chính xác:

số hợp đồng, ngày ký, thời hạn, các bên, đối tượng mua bán và những điều khoản về thanh toán, giao nhận, chấm dứt hợp đồng.

Nếu có phụ lục hợp đồng, cần kiểm tra đồng thời các tài liệu này.

Bước 2: Đối chiếu số lượng xăng dầu

Kiểm tra số lượng thực tế đã giao nhận so với số lượng theo hợp đồng.

Nếu có nhiều đợt giao hàng, nên sử dụng bảng đối chiếu hoặc bảng kê để tổng hợp.

Các thông tin quan trọng gồm:

• Chủng loại.
• Số lượng.
• Đơn vị tính.
• Đơn giá.
• Thành tiền.
• Ngày giao nhận.

Bước 3: Đối chiếu giá trị và công nợ

Xác định chính xác tổng giá trị giao dịch, số tiền đã thanh toán và khoản còn lại.

Đây là nội dung cần đặc biệt chú ý vì sai lệch về số liệu có thể dẫn đến việc biên bản không phản ánh đúng tình trạng thực hiện hợp đồng.

Bước 4: Kiểm tra chứng từ

Đối chiếu các tài liệu liên quan như hóa đơn, phiếu giao nhận, chứng từ thanh toán và bảng kê.

Nếu phát hiện chênh lệch, nên xử lý hoặc ghi nhận rõ trước khi xác nhận thanh lý.

Bước 5: Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Không phải mọi hợp đồng đều kết thúc hoàn toàn tại thời điểm ký biên bản.

Nếu vẫn còn nghĩa vụ như thanh toán công nợ, hoàn trả tài sản, xử lý khiếu nại hoặc đối chiếu chứng từ, cần ghi cụ thể trong biên bản.

Bước 6: Kiểm tra thẩm quyền ký

Người ký cần có đúng thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp hoặc có ủy quyền hợp lệ.

Sau khi kiểm tra toàn bộ nội dung, các bên ký xác nhận và lưu biên bản cùng hồ sơ hợp đồng.

Bạn có thể tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex đã có sẵn các mục cần điền, giúp rút ngắn thời gian soạn thảo. Mẫu gồm file Word và file PDF để thuận tiện chỉnh sửa, in và lưu hồ sơ.

Checklist trước khi ký biên bản thanh lý

Trước khi ký, nên kiểm tra lần lượt:

•  Số hợp đồng và ngày ký chính xác.
• Tên và thông tin pháp lý của các bên chính xác.
• Người ký đúng thẩm quyền.
• Chủng loại xăng dầu được ghi đúng.
• Số lượng thực tế đã được đối chiếu.
• Đơn giá và giá trị hàng hóa chính xác.
• Tình trạng thanh toán được ghi đúng.
• Công nợ còn lại, nếu có, được thể hiện rõ.
• Hóa đơn và chứng từ liên quan đã được kiểm tra.
• Các nghĩa vụ chưa hoàn thành được liệt kê.
• Thời điểm chấm dứt hoặc thanh lý hợp đồng rõ ràng.
• Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực sau thanh lý được xác định.
• Chữ ký và thông tin của các bên đầy đủ.

Tải mẫu về rồi cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu có thể được sử dụng làm khung soạn thảo, nhưng người dùng vẫn cần thay thế toàn bộ thông tin thực tế trước khi ký.

Các trường cần kiểm tra và chỉnh sửa gồm:

Thông tin doanh nghiệp: tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện và chức vụ.

Thông tin hợp đồng: số hợp đồng, ngày ký, thời hạn và phụ lục liên quan.

Thông tin giao dịch: chủng loại xăng dầu, số lượng, đơn giá, giá trị và thời gian giao nhận.

Thông tin thanh toán: số tiền đã thanh toán, công nợ và phương thức xử lý phần còn lại.

Thông tin thanh lý: thời điểm thanh lý, nghĩa vụ còn lại và thỏa thuận của các bên.

Không nên giữ nguyên các số liệu mẫu, ngày tháng, tên doanh nghiệp hoặc thông tin người đại diện trong tài liệu tải xuống.

Mẫu được cung cấp dưới dạng file nào?

Biên bản được thiết kế để người dùng có thể thuận tiện sử dụng trong quá trình hoàn thiện hồ sơ.

File Word phù hợp khi cần:

• Chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp.
• Thay đổi số liệu.
• Bổ sung điều khoản.
• Điều chỉnh bố cục.
• In và lưu hồ sơ.

File PDF phù hợp khi cần:

• Xem trước nội dung.
• Đối chiếu bố cục.
• In tài liệu.
• Lưu bản có định dạng ổn định.

Người dùng có thể lựa chọn định dạng phù hợp với quy trình xử lý hồ sơ của mình.

Một số lưu ý khi thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu

1. Không đồng nhất thanh lý với việc xóa mọi nghĩa vụ

Việc thanh lý hợp đồng không có nghĩa mọi quyền và nghĩa vụ phát sinh trước đó mặc nhiên không còn.

Nếu hợp đồng quy định một số điều khoản vẫn tiếp tục có hiệu lực, cần kiểm tra và ghi nhận phù hợp.

2. Phải đối chiếu số liệu thực tế

Đối với mua bán xăng dầu, số lượng giao nhận và giá trị thanh toán là những thông tin cần được kiểm tra kỹ.

Chỉ nên xác nhận hoàn tất khi số liệu trong biên bản phù hợp với chứng từ thực tế.

3. Ghi rõ công nợ nếu chưa thanh toán hết

Nếu còn tiền hàng hoặc nghĩa vụ thanh toán khác, không nên sử dụng cách diễn đạt khiến người đọc hiểu rằng hai bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ.

Cần ghi rõ khoản tiền còn lại và phương án xử lý.

4. Kiểm tra tư cách người ký

Đặc biệt với hợp đồng giữa các doanh nghiệp, cần xác định người ký biên bản có thẩm quyền đại diện hoặc ủy quyền hợp lệ.

5. Lưu cùng hồ sơ hợp đồng

Biên bản thanh lý nên được lưu cùng hợp đồng gốc, phụ lục, hóa đơn, chứng từ giao nhận, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để thuận tiện đối chiếu sau này.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận tình trạng thực hiện và kết thúc hợp đồng, trong đó có thể xác định tình trạng giao nhận hàng hóa, thanh toán, công nợ và các nghĩa vụ còn lại giữa các bên.

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng không?

Việc có cần lập hay không phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý hồ sơ của các bên. Nếu hợp đồng hoặc quy trình nội bộ yêu cầu có biên bản thanh lý, các bên nên thực hiện đúng thỏa thuận.

Có thể dùng mẫu này cho mọi hợp đồng mua bán xăng dầu không?

Không nên sử dụng nguyên trạng cho mọi trường hợp. Mẫu chỉ đóng vai trò khung tham khảo, người dùng cần điều chỉnh theo chủng loại hàng hóa, phương thức giao nhận, thanh toán, thời hạn và các điều khoản cụ thể của hợp đồng.

Nếu còn công nợ thì có được lập biên bản thanh lý không?

Có thể, nếu các bên có thỏa thuận phù hợp. Tuy nhiên, biên bản cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán, thời hạn và trách nhiệm thực hiện thay vì xác nhận không còn nghĩa vụ khi thực tế vẫn còn công nợ.

Người ký biên bản thanh lý phải là ai?

Nên là người đại diện có thẩm quyền của các bên hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Có thể chỉnh sửa mẫu trước khi sử dụng không?

Có. Người dùng có thể chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp, số hợp đồng, số liệu giao nhận, giá trị hàng hóa, công nợ và các điều khoản liên quan để phù hợp với giao dịch thực tế.

Xem trước và tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex

Thay vì phải tự xây dựng văn bản từ đầu, bạn có thể sử dụng mẫu có sẵn làm khung và tập trung kiểm tra những thông tin quan trọng của giao dịch.

Đặc biệt, cần đối chiếu kỹ số lượng xăng dầu, giá trị mua bán, tình trạng thanh toán và nghĩa vụ còn lại trước khi ký.

Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex để bắt đầu chỉnh sửa ngay. Bộ mẫu có file Word và file PDF, thuận tiện sử dụng cho nhiều nhu cầu hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xăng dầu Petrolimex giúp các bên xác nhận rõ tình trạng thực hiện hợp đồng và xử lý những vấn đề còn lại trước khi kết thúc quan hệ giao dịch. Khi sử dụng mẫu, cần đặc biệt chú ý số liệu giao nhận, giá trị thanh toán, công nợ, chứng từ và thẩm quyền ký để nội dung phản ánh đúng thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Một số biểu mẫu liên quan:

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu
Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán điện kinh doanh
Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán cát san lấp