Trong hoạt động cung cấp xăng dầu, khi hợp đồng đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu giúp xác nhận tình trạng thực hiện, đối chiếu hàng hóa, giá trị thanh toán và các nghĩa vụ còn lại. Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản có cấu trúc rõ ràng, dễ chỉnh sửa theo thông tin thực tế của từng hợp đồng.

Tải ngay mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu để có sẵn khung nội dung cần thiết và nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ. Bộ mẫu gồm file Word và file PDF, thuận tiện chỉnh sửa, in và lưu trữ.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu tại Mẫu Biên Bản?

Hợp đồng cung cấp xăng dầu thường liên quan đến số lượng hàng hóa, chủng loại, đơn giá, thời gian cung cấp, giao nhận, hóa đơn và thanh toán. Vì vậy, biên bản thanh lý cần phản ánh đúng tình trạng thực hiện thay vì chỉ xác nhận đơn giản rằng hợp đồng đã kết thúc.

Sử dụng mẫu có sẵn giúp người lập nhanh chóng xác định những nhóm thông tin cần kiểm tra và hạn chế bỏ sót nội dung quan trọng.

1. Mẫu biên bản được xây dựng và rà soát với sự tham gia của luật sư, chuyên gia

Các mẫu biên bản được xây dựng theo hướng chú trọng tính logic, tính thực tiễn và khả năng ứng dụng, giúp người dùng có khung văn bản rõ ràng để hoàn thiện hồ sơ.

Với hợp đồng có giá trị lớn, nhiều đợt cung cấp hoặc phát sinh nghĩa vụ đặc biệt, người dùng nên kiểm tra nội dung theo hồ sơ thực tế và có thể tham khảo thêm ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia phù hợp.

2. Mẫu biên bản chuyên biệt, bám sát nhu cầu thực tế

Với Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu, mẫu được định hướng theo đặc thù của hoạt động cung cấp nhiên liệu, giúp người dùng có sẵn các nhóm nội dung để cập nhật chủng loại xăng dầu, khối lượng cung cấp, số lượng thực tế đã giao, đơn giá, giá trị hợp đồng, tình trạng thanh toán, công nợ và nghĩa vụ còn lại.

3. Nội dung được chuẩn hóa, rõ ràng và dễ chỉnh sửa

Mẫu được sắp xếp theo trình tự từ thông tin các bên, căn cứ hợp đồng, tình hình cung cấp đến thanh toán và xác nhận thanh lý.

Các trường thông tin có thể dễ dàng thay thế bằng dữ liệu thực tế mà không cần xây dựng lại toàn bộ văn bản.

4. Kho mẫu đa dạng, dễ tìm đúng biểu mẫu cần dùng

Mẫu Biên Bản cung cấp nhiều loại biểu mẫu phục vụ các nhu cầu như ký kết, bàn giao, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, xác nhận và làm việc.

Việc phân loại theo từng tình huống giúp người dùng dễ tìm đúng biểu mẫu thay vì phải chỉnh sửa một mẫu chung quá nhiều.

5. Mẫu biên bản được thường xuyên cập nhật, hỗ trợ tư vấn khi cần

Các mẫu được định hướng theo nhu cầu sử dụng thực tế và có thể được cập nhật để phù hợp với các tình huống thường gặp.

Nếu hợp đồng cung cấp xăng dầu có tranh chấp, công nợ, điều khoản phạt, bồi thường hoặc nghĩa vụ chưa hoàn tất, người dùng nên kiểm tra kỹ hồ sơ và cân nhắc tư vấn chuyên môn trước khi ký.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu?

Biên bản thường được lập khi các bên đã hoàn thành hoặc thống nhất kết thúc quan hệ hợp đồng.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

• Hợp đồng cung cấp xăng dầu đã hết thời hạn.
• Bên cung cấp đã hoàn thành việc giao xăng dầu theo thỏa thuận.
• Bên mua đã nhận đủ hoặc đã xác nhận số lượng thực tế.
• Các bên đã đối chiếu khối lượng, chủng loại và giá trị hàng hóa.
• Bên mua đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán.
• Hợp đồng được chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận.
• Các bên cần xác nhận tình trạng công nợ và nghĩa vụ còn lại.
• Doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ để lưu trữ, quyết toán hoặc phục vụ công tác quản lý nội bộ.

Đối với hợp đồng cung cấp kéo dài nhiều tháng hoặc có nhiều lần giao hàng, việc thanh lý nên dựa trên số liệu tổng hợp từ các lần giao nhận thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu gồm những nội dung gì?

Tùy vào hợp đồng cụ thể, biên bản có thể bao gồm các nội dung chính sau:

1. Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên biên bản

Phần đầu văn bản có thể trình bày:

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP XĂNG DẦU

Tên văn bản cần phản ánh đúng loại hợp đồng được thanh lý.

2. Thời gian và địa điểm lập biên bản

Ghi rõ:

• Ngày, tháng, năm lập biên bản.
• Địa điểm lập.
• Thông tin liên quan đến thời điểm các bên xác nhận thanh lý.

3. Thông tin bên cung cấp và bên nhận cung cấp

Biên bản cần xác định rõ các chủ thể tham gia, bao gồm:

• Tên doanh nghiệp/đơn vị.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.
• Thông tin liên hệ.
• Người đại diện.
• Chức vụ người ký.
• Thông tin ủy quyền nếu người ký không phải đại diện theo pháp luật.

Thông tin nên được đối chiếu với hợp đồng cung cấp xăng dầu ban đầu.

4. Căn cứ hợp đồng

Ghi rõ:

• Số hợp đồng.
• Ngày ký.
• Tên hợp đồng.
• Các phụ lục hợp đồng.
• Văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có.

Việc ghi chính xác căn cứ giúp xác định đúng hợp đồng được thanh lý.

5. Nội dung cung cấp xăng dầu đã thực hiện

Đây là phần quan trọng cần đối chiếu.

Có thể ghi nhận:

• Chủng loại xăng dầu.
• Đơn vị tính.
• Số lượng theo hợp đồng.
• Số lượng đã cung cấp thực tế.
• Số lượng còn thiếu hoặc chênh lệch nếu có.
• Thời gian giao hàng.
• Địa điểm giao hàng.
• Các yêu cầu liên quan đến giao nhận.

Nếu có nhiều lần giao hàng, có thể lập bảng tổng hợp để dễ đối chiếu.

6. Giá trị hợp đồng và giá trị thực tế

Cần xác định:

• Giá trị hợp đồng.
• Giá trị xăng dầu đã cung cấp.
• Đơn giá áp dụng.
• Các khoản điều chỉnh nếu có.
• Tổng số tiền phải thanh toán.

Số liệu trong biên bản nên thống nhất với các chứng từ và thỏa thuận liên quan.

7. Tình trạng thanh toán và công nợ

Phần này cần ghi rõ:

• Số tiền đã thanh toán.
• Ngày hoặc các đợt thanh toán.
• Số tiền còn phải thanh toán, nếu có.
• Thời hạn thanh toán phần còn lại.
• Phương án xử lý công nợ.

Không nên xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán nếu vẫn còn khoản tiền chưa được xử lý.

8. Hóa đơn và chứng từ

Có thể ghi nhận tình trạng hoàn thiện:

• Hóa đơn.
• Phiếu giao nhận.
• Biên bản giao hàng.
• Bảng kê.
• Chứng từ thanh toán.
• Các chứng từ khác theo hợp đồng.

9. Các nghĩa vụ còn lại

Nếu một bên vẫn còn nghĩa vụ phải thực hiện, cần ghi cụ thể:

• Nội dung nghĩa vụ.
• Bên chịu trách nhiệm.
• Thời hạn thực hiện.
• Phương thức xử lý.

Điều này giúp tránh việc biên bản tạo ra cách hiểu rằng mọi nghĩa vụ đã được hoàn tất trong khi thực tế chưa phải như vậy.

10. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Các bên thống nhất về việc:

• Thanh lý hợp đồng.
• Thời điểm hợp đồng kết thúc.
• Tình trạng hoàn thành nghĩa vụ.
• Những điều khoản còn tiếp tục có hiệu lực, nếu có.

11. Cam kết và chữ ký

Các bên xác nhận nội dung biên bản phù hợp với tình hình thực tế và ký tên bởi người có thẩm quyền.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng và phụ lục

Trước tiên cần rà soát số hợp đồng, ngày ký, thời hạn, phạm vi cung cấp, phương thức giao nhận và điều kiện thanh toán.

Nếu có phụ lục thay đổi giá, sản lượng hoặc thời gian cung cấp, cần kiểm tra đầy đủ.

Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu đã cung cấp

Đối chiếu toàn bộ các lần giao hàng:

• Chủng loại.
• Số lượng.
• Ngày giao.
• Địa điểm nhận.
• Chứng từ giao nhận.

Đặc biệt với hợp đồng cung cấp dài hạn, không nên chỉ dựa vào số liệu của một lần giao hàng cuối cùng.

Bước 3: Đối chiếu giá trị và thanh toán

Tổng hợp giá trị hàng hóa thực tế, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

Nếu có chênh lệch giữa giá trị hợp đồng và giá trị thực tế, cần xác định nguyên nhân và cách xử lý trước khi ký.

Bước 4: Kiểm tra chứng từ

Kiểm tra các tài liệu liên quan như hóa đơn, phiếu giao nhận, bảng kê và chứng từ thanh toán.

Các số liệu quan trọng trong biên bản nên có cơ sở đối chiếu từ hồ sơ này.

Bước 5: Xác định tình trạng nghĩa vụ

Cần xác định rõ hợp đồng đã:

• Hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ;
• Còn công nợ;
• Còn hàng hóa hoặc nghĩa vụ giao nhận;
• Hoặc còn một nghĩa vụ khác phải thực hiện sau khi ký biên bản.

Bước 6: Kiểm tra người ký và hoàn thiện biên bản

Sau khi rà soát nội dung, kiểm tra thẩm quyền của người ký, số lượng bản cần lập và các tài liệu kèm theo.

Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu để có sẵn bố cục và các trường thông tin cần thiết. Bộ mẫu gồm file Word và file PDF, giúp bạn thuận tiện chỉnh sửa theo hợp đồng thực tế.

Checklist trước khi ký biên bản

Trước khi ký, nên kiểm tra:

•  Số hợp đồng, ngày ký chính xác.
• Tên và thông tin pháp lý của các bên chính xác.
• Người ký có đúng thẩm quyền.
• Chủng loại xăng dầu được ghi đúng.
• Số lượng đã cung cấp được đối chiếu.
• Đơn giá và giá trị thực tế chính xác.
• Tình trạng thanh toán được ghi đúng.
• Công nợ còn lại, nếu có, được thể hiện rõ.
• Hóa đơn và chứng từ giao nhận đã được kiểm tra.
• Các nghĩa vụ chưa hoàn tất được ghi nhận.
• Thời điểm thanh lý được xác định rõ.
• Điều khoản tiếp tục có hiệu lực sau thanh lý được kiểm tra.
• Chữ ký của các bên đầy đủ.

Tải mẫu về rồi cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu tải xuống nên được xem là khung soạn thảo, không nên sử dụng nguyên trạng.

Các nội dung cần thay thế gồm:

Thông tin bên cung cấp: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện và chức vụ.

Thông tin bên nhận: tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế và người đại diện.

Thông tin hợp đồng: số hợp đồng, ngày ký, thời hạn và các phụ lục.

Thông tin cung cấp: chủng loại, số lượng, đơn giá, thời gian và địa điểm giao nhận.

Thông tin tài chính: giá trị hàng hóa, số tiền đã thanh toán và công nợ.

Thông tin thanh lý: thời điểm kết thúc, nghĩa vụ còn lại và thỏa thuận của các bên.

Cần đặc biệt kiểm tra và thay thế toàn bộ số liệu mẫu, ngày tháng và thông tin chủ thể trước khi ký.

File Word và PDF có gì khác nhau?

File Word phù hợp khi cần:

• Chỉnh sửa thông tin.
• Bổ sung hoặc xóa nội dung.
• Điều chỉnh bảng số liệu.
• Thay đổi điều khoản.
• In và hoàn thiện hồ sơ.

File PDF phù hợp khi cần:

• Xem trước mẫu.
• Kiểm tra bố cục.
• In tài liệu.
• Lưu bản có định dạng ổn định.

Việc cung cấp cả hai định dạng giúp người dùng linh hoạt hơn trong quá trình hoàn thiện biên bản.

Một số lưu ý khi thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu

1. Đối chiếu số lượng thực tế

Không nên chỉ căn cứ vào số lượng ghi trong hợp đồng. Cần kiểm tra số lượng xăng dầu đã cung cấp thực tế và đối chiếu với chứng từ.

2. Kiểm tra công nợ

Nếu còn khoản tiền chưa thanh toán, cần ghi rõ số tiền, bên có nghĩa vụ và thời hạn xử lý.

3. Phân biệt giá trị hợp đồng và giá trị thực tế

Hợp đồng có thể quy định sản lượng hoặc giá trị dự kiến, trong khi số lượng thực tế có thể khác. Biên bản nên phản ánh kết quả thực tế đã được các bên đối chiếu.

4. Không bỏ qua nghĩa vụ sau thanh lý

Một số nghĩa vụ có thể tiếp tục tồn tại sau thời điểm hợp đồng được xác nhận thanh lý. Cần kiểm tra các điều khoản liên quan trước khi ký.

5. Lưu đầy đủ hồ sơ

Nên lưu biên bản cùng hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, chứng từ giao nhận, bảng kê và chứng từ thanh toán để thuận tiện kiểm tra khi cần.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, bao gồm việc cung cấp hàng hóa, giao nhận, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại giữa các bên.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Thông thường, biên bản được lập khi hợp đồng đã hết thời hạn, các nghĩa vụ cơ bản đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Có thể thanh lý khi vẫn còn công nợ không?

Có thể tùy theo thỏa thuận và tình trạng thực tế, nhưng biên bản cần ghi rõ khoản công nợ và phương án xử lý thay vì xác nhận đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ.

Hợp đồng cung cấp xăng dầu có nhiều lần giao hàng thì ghi thế nào?

Nên tổng hợp toàn bộ các lần giao nhận hoặc lập bảng kê kèm theo để xác định chính xác tổng số lượng và giá trị đã thực hiện.

Có thể chỉnh sửa mẫu trước khi sử dụng không?

Có. Mẫu được sử dụng làm khung và cần chỉnh sửa theo hợp đồng, chủng loại xăng dầu, số lượng, giá trị và tình trạng thanh toán thực tế.

Ai là người ký biên bản?

Thông thường là người đại diện có thẩm quyền của các bên hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Xem trước và tải Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu

Nếu bạn đang hoàn thiện hồ sơ sau khi kết thúc hợp đồng cung cấp xăng dầu, việc sử dụng một mẫu có sẵn sẽ giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo và dễ kiểm tra các nhóm thông tin cần thiết.

Trước khi ký, nên tập trung đối chiếu số lượng đã cung cấp, giá trị thực tế, tình trạng thanh toán, công nợ và các nghĩa vụ còn lại.

Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu với đầy đủ khung nội dung cần thiết. Bạn nhận được file Word và file PDF để thuận tiện chỉnh sửa, in và hoàn thiện hồ sơ theo nhu cầu.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu là văn bản giúp các bên ghi nhận tình trạng thực hiện và kết thúc quan hệ hợp đồng một cách rõ ràng. Khi hoàn thiện, cần kiểm tra kỹ số lượng cung cấp, giá trị hàng hóa, thanh toán, công nợ và nghĩa vụ còn lại để nội dung biên bản phản ánh đúng hồ sơ thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Xem thêm:

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán điện kinh doanh
Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán cát san lấp
Biên bản thanh lý hợp đồng liên doanh khai thác khoáng sản