Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện hợp đồng, tình hình bàn giao công việc, đối soát chi phí và các nghĩa vụ còn lại giữa đơn vị thuê quản lý và đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý trung tâm thương mại. 

Khi hợp đồng hết hạn hoặc chấm dứt theo thỏa thuận, việc lập biên bản giúp các bên xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, làm rõ trách nhiệm và hoàn thiện hồ sơ liên quan. Bạn có thể tham khảo Mẫu Biên Bản để chuẩn bị văn bản có bố cục rõ ràng, thuận tiện cho việc điền thông tin và lưu trữ.

Thông tin nhanh về biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại được sử dụng để ghi nhận việc kết thúc hợp đồng quản lý, xác nhận kết quả thực hiện công việc, tình hình thanh toán và các nghĩa vụ cần tiếp tục xử lý sau khi hợp đồng chấm dứt.

• Tên văn bản: Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại.
• Mục đích: Xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, bàn giao công việc, đối soát tài chính và ghi nhận nghĩa vụ còn lại.
• Đối tượng sử dụng: Chủ sở hữu trung tâm thương mại, doanh nghiệp quản lý hoặc vận hành bất động sản thương mại và đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý.
• Thời điểm lập: Khi hợp đồng hết hạn, chấm dứt theo điều khoản đã thỏa thuận hoặc các bên thống nhất kết thúc hợp đồng.
• Nội dung chính: Thông tin hợp đồng, phạm vi quản lý, kết quả thực hiện, hồ sơ bàn giao, chi phí dịch vụ, công nợ và trách nhiệm sau thanh lý.
• Lưu ý: Nội dung cần phù hợp với hợp đồng đã ký, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu, tài liệu bàn giao và tình hình thực tế.

Vì sao nên tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại?

Nội dung rõ ràng, phù hợp với mục đích sử dụng

Dịch vụ quản lý trung tâm thương mại có thể bao gồm nhiều hoạt động như quản lý vận hành tòa nhà, phối hợp bảo trì hệ thống kỹ thuật, quản lý khu vực công cộng, hỗ trợ khách thuê, theo dõi dịch vụ vệ sinh và an ninh, quản lý nhà cung cấp hoặc tổng hợp báo cáo vận hành. Phạm vi thực tế phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng.

Một mẫu biên bản có bố cục rõ ràng giúp các bên xác định những nội dung cần đối chiếu khi kết thúc hợp đồng, từ kết quả công việc, hồ sơ quản lý đến tình hình thanh toán và trách nhiệm bàn giao. Nhờ đó, quá trình thanh lý được thực hiện có hệ thống và hạn chế bỏ sót những vấn đề cần xử lý.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Khi lập biên bản, người phụ trách cần kiểm tra thông tin hợp đồng, thời gian cung cấp dịch vụ, phạm vi công việc đã thực hiện và các tài liệu bàn giao. Nếu hợp đồng có nhiều phụ lục, chỉ tiêu dịch vụ hoặc điều chỉnh phí quản lý, việc tổng hợp thông tin cần được thực hiện cẩn thận.

Mẫu biên bản giúp người lập xác định những trường thông tin cần điền, đặc biệt là kết quả thực hiện, hồ sơ đã bàn giao, chi phí đã thanh toán và nghĩa vụ chưa hoàn thành. Người dùng có thể điều chỉnh các mục theo phạm vi dịch vụ và tình hình thực tế thay vì soạn văn bản hoàn toàn từ đầu.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Một mẫu tham khảo có cấu trúc hợp lý giúp người dùng trình bày thông tin thống nhất và thuận tiện hơn khi lưu hồ sơ. Tuy nhiên, nội dung thanh lý cần được đối chiếu với điều khoản hợp đồng, phụ lục và các tài liệu liên quan đến quá trình quản lý trung tâm thương mại.

Mẫu biên bản không thay thế việc kiểm tra hợp đồng cụ thể. Những nội dung về trách nhiệm vận hành, bàn giao hồ sơ, công nợ, khiếu nại, hư hỏng hoặc nghĩa vụ tiếp tục thực hiện cần được ghi nhận theo thỏa thuận thực tế, không nên mặc định rằng mọi nghĩa vụ đều chấm dứt khi biên bản được ký.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị biên bản

Thay vì tự thiết kế bố cục, người phụ trách có thể sử dụng mẫu để tổng hợp thông tin và hoàn thiện văn bản theo hợp đồng đang thực hiện. Điều này hỗ trợ phối hợp giữa bộ phận quản lý vận hành, kế toán, pháp chế và đơn vị cung cấp dịch vụ.

Mẫu cũng giúp các bên tập trung rà soát những vấn đề quan trọng như phạm vi công việc đã hoàn thành, hồ sơ cần bàn giao, giá trị dịch vụ, khoản công nợ và trách nhiệm còn lại sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên sử dụng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại?

Các bên có thể sử dụng biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại khi cần ghi nhận việc kết thúc hợp đồng, xác nhận kết quả thực hiện và làm rõ các nghĩa vụ liên quan. Một số tình huống thường gặp gồm:

• Hợp đồng quản lý trung tâm thương mại hết hạn: Các bên cần xác nhận phạm vi công việc đã thực hiện, kết quả nghiệm thu, tình hình thanh toán và những nghĩa vụ còn lại.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: Cần ghi nhận căn cứ chấm dứt, thời điểm kết thúc dịch vụ, chi phí cần đối soát và trách nhiệm của mỗi bên.
• Trung tâm thương mại thay đổi đơn vị quản lý hoặc vận hành: Cần xác định tình trạng thực hiện hợp đồng cũ và phối hợp bàn giao hồ sơ, tài sản, dữ liệu hoặc công việc đang xử lý theo thỏa thuận.
• Phát sinh nhu cầu đối soát phí quản lý và công nợ: Các bên cần xác nhận giá trị dịch vụ, khoản đã thanh toán, chi phí phát sinh và số tiền còn phải thanh toán hoặc hoàn trả.
• Cần xác nhận kết quả dịch vụ trước khi kết thúc hợp đồng: Các bên muốn tổng hợp tình trạng thực hiện, những hạng mục đã hoàn thành và các vấn đề chưa được giải quyết.
• Cần xác định trách nhiệm sau khi kết thúc dịch vụ: Có thể cần ghi nhận nghĩa vụ bàn giao hồ sơ, hoàn trả tài sản, xử lý khiếu nại hoặc hoàn thành các công việc còn tồn đọng.

Trước khi lập biên bản, các bên nên kiểm tra thời hạn và điều kiện chấm dứt trong hợp đồng, đối chiếu hồ sơ nghiệm thu, báo cáo quản lý, tài liệu bàn giao và chứng từ thanh toán. Không nên xác nhận đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ nếu vẫn còn công nợ, tài sản chưa bàn giao hoặc công việc chưa được xử lý.

Xác định hồ sơ cần hoàn thiện trước khi thanh lý

Sau khi xác định lý do kết thúc hợp đồng, người phụ trách nên tập hợp hợp đồng đã ký, phụ lục điều chỉnh, báo cáo thực hiện dịch vụ, hồ sơ nghiệm thu và bảng đối soát công nợ. Nếu có bàn giao cho đơn vị quản lý mới, cần lập danh mục hồ sơ, tài sản và công việc đang xử lý để các bên kiểm tra, xác nhận.

Mẫu biên bản giúp người lập có bố cục tham khảo để tổng hợp các nội dung cần thiết. Khi sử dụng, cần điều chỉnh theo phạm vi dịch vụ và thỏa thuận thực tế; những nghĩa vụ chưa hoàn thành nên được ghi rõ nội dung, bên chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý. Người lập cũng nên lưu bản biên bản đã ký cùng các tài liệu liên quan để thuận tiện cho việc quản lý và đối chiếu sau này.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại, bạn nhận được những gì?

Mẫu tham khảo giúp người dùng chuẩn bị nội dung thanh lý theo bố cục dễ theo dõi và điều chỉnh theo thông tin thực tế.

• Mục đích: Ghi nhận tình trạng thực hiện và kết thúc hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại.
• Đối tượng sử dụng: Chủ đầu tư, chủ sở hữu, doanh nghiệp vận hành trung tâm thương mại và đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý.
• Nội dung chính: Thông tin các bên, căn cứ hợp đồng, phạm vi dịch vụ, kết quả thực hiện, bàn giao hồ sơ, đối soát tài chính và nghĩa vụ còn lại.
• Nơi tiếp nhận: Các bên ký kết hợp đồng và bộ phận phụ trách quản lý hợp đồng, vận hành, kế toán hoặc lưu trữ hồ sơ.
• Định dạng: Kiểm tra định dạng tệp thực tế tại trang cung cấp mẫu trước khi sử dụng.
• Lưu ý: Cần điều chỉnh nội dung theo hợp đồng, phạm vi dịch vụ và các nghĩa vụ chưa được xử lý.

Hướng dẫn cách viết biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại

Trước khi lập biên bản, nên chuẩn bị hợp đồng đã ký, phụ lục điều chỉnh, báo cáo thực hiện dịch vụ, biên bản nghiệm thu, hồ sơ bàn giao và bảng đối soát công nợ. Sau đó, điền nội dung theo trình tự dưới đây.

1. Ghi quốc hiệu, tiêu ngữ và tên biên bản

Phần đầu văn bản trình bày quốc hiệu, tiêu ngữ theo thể thức phù hợp và tên văn bản:

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ QUẢN LÝ TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI

Tên biên bản cần phản ánh đúng quan hệ hợp đồng được thanh lý, tránh nhầm với biên bản bàn giao quản lý, biên bản nghiệm thu dịch vụ hoặc biên bản chấm dứt hợp đồng nếu các văn bản này có mục đích riêng.

2. Ghi thời gian và địa điểm lập biên bản

Ghi rõ ngày, tháng, năm và địa điểm lập biên bản. Thời điểm lập nên phù hợp với quá trình đối soát và thống nhất thanh lý của các bên.

Ví dụ: “Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …, chúng tôi gồm các bên dưới đây tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại.”

3. Ghi thông tin của các bên tham gia

Bên thuê dịch vụ ghi tên chủ sở hữu, chủ đầu tư hoặc doanh nghiệp đứng tên ký hợp đồng. Thông tin thường gồm:

• Tên doanh nghiệp hoặc đơn vị.
• Địa chỉ trụ sở.
• Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế, nếu có.
• Họ tên và chức vụ người đại diện.
• Thông tin về thẩm quyền đại diện hoặc giấy ủy quyền, nếu áp dụng.

Bên cung cấp dịch vụ quản lý ghi tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện và thông tin liên hệ cần thiết.

Cần đối chiếu thông tin với hợp đồng gốc và các tài liệu có liên quan. Người ký biên bản phải có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp lệ.

4. Nêu căn cứ thanh lý hợp đồng

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng và các phụ lục điều chỉnh có liên quan. Nếu hợp đồng đã được sửa đổi về thời hạn, phạm vi quản lý hoặc phí dịch vụ, cần dẫn chiếu đúng tài liệu tương ứng.

Có thể trình bày theo hướng: “Căn cứ Hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại số … ký ngày … giữa … và …; căn cứ các phụ lục hợp đồng và hồ sơ thực hiện dịch vụ có liên quan; căn cứ tình hình thực hiện hợp đồng và sự thống nhất của các bên.”

Chỉ ghi những căn cứ thực tế tồn tại và liên quan trực tiếp đến việc thanh lý.

5. Xác nhận phạm vi và thời gian cung cấp dịch vụ quản lý

Phần này cần ghi rõ thời gian thực hiện hợp đồng và phạm vi dịch vụ đã được thỏa thuận. Tùy hợp đồng, các hạng mục có thể bao gồm:

• Quản lý hoạt động vận hành chung của trung tâm thương mại.
• Theo dõi, phối hợp bảo trì hệ thống kỹ thuật và hạ tầng.
• Điều phối các dịch vụ vệ sinh, an ninh và chăm sóc khu vực công cộng.
• Hỗ trợ công tác quản lý khách thuê và phối hợp xử lý yêu cầu vận hành.
• Theo dõi nhà cung cấp, chi phí vận hành và báo cáo quản lý.
• Thực hiện các công việc khác được quy định trong hợp đồng.

Chỉ ghi nhận những hạng mục thuộc phạm vi hợp đồng thực tế. Không nên liệt kê tất cả hoạt động quản lý thông thường nếu đơn vị cung cấp dịch vụ không chịu trách nhiệm thực hiện những công việc đó.

6. Ghi nhận kết quả thực hiện hợp đồng

Các bên cần xác nhận tình trạng thực hiện dịch vụ trong thời gian hợp đồng có hiệu lực. Nội dung nên dựa trên báo cáo định kỳ, biên bản nghiệm thu, chỉ tiêu dịch vụ và tài liệu kiểm tra có liên quan.

Có thể ghi nhận:

• Các hạng mục công việc đã hoàn thành.
• Kết quả thực hiện theo phạm vi và tiêu chuẩn đã thỏa thuận.
• Báo cáo vận hành, báo cáo chi phí hoặc tài liệu đã cung cấp.
• Các vấn đề tồn đọng, khiếu nại hoặc hạng mục chưa hoàn thành.
• Biện pháp xử lý, thời hạn và trách nhiệm của từng bên nếu còn vấn đề.

Nếu có sự cố vận hành, hư hỏng tài sản, khoản chi chưa được xác nhận hoặc tranh chấp về chất lượng dịch vụ, cần nêu rõ nội dung và căn cứ liên quan. Không nên xác nhận toàn bộ dịch vụ đã hoàn thành nếu còn vấn đề chưa được giải quyết.

7. Xác định hồ sơ, tài sản và công việc cần bàn giao

Việc bàn giao có thể là nội dung quan trọng khi thay đổi đơn vị quản lý trung tâm thương mại. Các bên nên lập danh mục hồ sơ và tài sản thực tế thuộc trách nhiệm bàn giao theo hợp đồng.

Những hạng mục cần kiểm tra có thể gồm:

• Hồ sơ vận hành và báo cáo quản lý.
• Tài liệu bảo trì, bảo dưỡng và thông tin hệ thống kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý.
• Danh mục nhà cung cấp, hợp đồng dịch vụ liên quan hoặc thông tin liên hệ cần bàn giao theo thỏa thuận.
• Hồ sơ liên quan đến khách thuê trong phạm vi được phép bàn giao.
• Chìa khóa, thẻ ra vào, thiết bị hoặc tài sản được giao quản lý.
• Công việc đang xử lý, yêu cầu chưa hoàn thành và lịch trình cần tiếp tục theo dõi.

Với từng hạng mục, nên ghi rõ tình trạng, số lượng hoặc danh mục tài liệu, bên bàn giao, bên tiếp nhận và thời điểm hoàn thành. Thông tin mật hoặc dữ liệu cá nhân cần được xử lý theo thỏa thuận và quy định áp dụng.

8. Đối soát giá trị hợp đồng và tình hình thanh toán

Phần tài chính cần phản ánh đúng giá trị dịch vụ, các khoản đã thanh toán và nghĩa vụ còn lại. Người lập nên đối chiếu hợp đồng, phụ lục điều chỉnh phí, hóa đơn, chứng từ và bảng đối soát của các bên.

Các nội dung nên có gồm:

• Giá trị hợp đồng và giá trị điều chỉnh, nếu có.
• Giá trị dịch vụ đã nghiệm thu hoặc được xác nhận.
• Số tiền đã thanh toán.
• Khoản còn phải thanh toán hoặc hoàn trả, nếu có.
• Các khoản khấu trừ, phạt vi phạm hoặc bồi thường nếu có căn cứ.
• Thời hạn và phương thức thanh toán phần còn lại.

Nên ghi số tiền rõ ràng, kiểm tra phép tính và bảo đảm thống nhất với hồ sơ kế toán. Nếu có khoản chi phí chưa được hai bên thống nhất, cần ghi rõ tình trạng và phương án xử lý thay vì coi khoản đó đã được quyết toán.

Không xác nhận đã thanh toán đầy đủ khi vẫn còn công nợ. Nếu các bên thỏa thuận thanh toán sau ngày ký biên bản, hãy nêu cụ thể số tiền, thời hạn và trách nhiệm của bên phải thanh toán.

9. Ghi nhận nghĩa vụ còn tồn đọng sau khi thanh lý

Biên bản cần xác định rõ những công việc hoặc nghĩa vụ vẫn phải thực hiện sau thời điểm kết thúc hợp đồng, nếu có.

Các nội dung có thể bao gồm:

• Hoàn thành việc bàn giao hồ sơ và tài sản.
• Thanh toán công nợ còn lại.
• Xử lý khiếu nại hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý.
• Hoàn thiện báo cáo, chứng từ hoặc hồ sơ nghiệm thu.
• Tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo mật hoặc nghĩa vụ khác theo hợp đồng.

Mỗi nghĩa vụ nên có nội dung cụ thể, bên chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành. Chỉ xác nhận không còn nghĩa vụ khi các bên đã kiểm tra đầy đủ tình hình thực tế và hồ sơ liên quan.

10. Ghi nhận hiệu lực thanh lý và thỏa thuận của các bên

Nêu thời điểm biên bản có hiệu lực theo thỏa thuận, số bản được lập và cách lưu giữ. Nếu hợp đồng có điều kiện riêng về chấm dứt hoặc thanh lý, cần kiểm tra để bảo đảm nội dung biên bản không mâu thuẫn với các điều khoản đó.

Không nên mặc định rằng mọi quyền và nghĩa vụ đều chấm dứt hoàn toàn ngay khi ký biên bản nếu vẫn còn công nợ, trách nhiệm bàn giao hoặc nghĩa vụ tiếp tục tồn tại theo hợp đồng.

11. Ký tên và đóng dấu theo quy định áp dụng

Cuối biên bản cần có phần ký xác nhận của đại diện các bên. Ghi rõ họ tên, chức vụ và chữ ký; việc đóng dấu thực hiện theo quy định, thẩm quyền và quy trình của từng đơn vị.

Trước khi ký, các bên nên đọc lại toàn bộ nội dung, kiểm tra số liệu, danh mục bàn giao và các nghĩa vụ còn tồn đọng. Mỗi bên cần lưu giữ bản biên bản đã ký cùng tài liệu liên quan.

Checklist trước khi ký biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại

Trước khi ký, người phụ trách nên kiểm tra lần lượt các nội dung sau:

Thông tin các bên chính xác và thống nhất với hợp đồng đã ký.

Số hợp đồng, ngày ký và phụ lục điều chỉnh được ghi đầy đủ.

Thời hạn và phạm vi dịch vụ quản lý được xác định rõ.

Kết quả thực hiện hợp đồng được đối chiếu với báo cáo và hồ sơ nghiệm thu.

Các vấn đề tồn đọng, khiếu nại hoặc hạng mục chưa hoàn thành được ghi nhận.

Danh mục hồ sơ, tài sản và công việc bàn giao được xác định cụ thể.

Tình hình thanh toán, công nợ và chi phí phát sinh đã được đối soát.

Các khoản khấu trừ, bồi thường hoặc phạt vi phạm có căn cứ phù hợp.

Trách nhiệm và thời hạn xử lý nghĩa vụ còn lại được ghi rõ.

Người ký có đủ thẩm quyền đại diện cho bên tham gia.

Các bên đã thống nhất nội dung và xác định việc lưu trữ hồ sơ.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại

Đối chiếu hợp đồng và phạm vi quản lý thực tế

Dịch vụ quản lý trung tâm thương mại có thể bao gồm nhiều hạng mục khác nhau tùy theo mô hình vận hành và thỏa thuận giữa các bên. Vì vậy, cần đối chiếu hợp đồng gốc, phụ lục, chỉ tiêu dịch vụ và hồ sơ thực hiện trước khi xác nhận kết quả thanh lý.

Không nên đưa vào biên bản những nhiệm vụ mà đơn vị quản lý không có trách nhiệm thực hiện theo hợp đồng.

Không bỏ qua việc bàn giao hồ sơ và tài sản

Khi thay đổi đơn vị quản lý hoặc kết thúc dịch vụ, hồ sơ vận hành, tài liệu kỹ thuật, thiết bị và công việc đang xử lý có thể cần được bàn giao. Danh mục bàn giao cần phản ánh đúng tài liệu, tài sản thực tế và phạm vi trách nhiệm của các bên.

Nếu một hạng mục chưa thể bàn giao ngay, cần ghi rõ lý do, bên chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.

Làm rõ công nợ và các khoản chi phí

Ngoài phí quản lý định kỳ, hợp đồng có thể quy định các khoản phí bổ sung hoặc chi phí phát sinh. Các khoản này cần được kiểm tra căn cứ, đối soát số tiền và xác định trách nhiệm thanh toán.

Nếu còn khoản chưa thống nhất, nên ghi nhận riêng để tiếp tục xử lý. Không nên sử dụng câu chữ xác nhận đã quyết toán toàn bộ khi số liệu vẫn chưa được các bên xác nhận.

Phân biệt thanh lý hợp đồng với bàn giao quản lý

Thanh lý hợp đồng tập trung ghi nhận tình trạng kết thúc quan hệ hợp đồng, kết quả thực hiện và các nghĩa vụ liên quan. Bàn giao quản lý tập trung vào việc chuyển giao hồ sơ, tài sản, thông tin và công việc từ bên này sang bên khác.

Hai hoạt động có thể được thực hiện đồng thời hoặc bằng các văn bản riêng, tùy nội dung hợp đồng và quy trình của các bên. Nếu biên bản thanh lý có ghi nhận bàn giao, nên có danh mục cụ thể hoặc tài liệu bàn giao kèm theo.

Xác định rõ nghĩa vụ tiếp tục tồn tại

Một số nghĩa vụ có thể vẫn cần được thực hiện sau ngày kết thúc hợp đồng, chẳng hạn thanh toán công nợ, bàn giao hồ sơ hoặc bảo mật thông tin. Biên bản cần ghi nhận rõ các nghĩa vụ đó nếu có, thay vì mặc định tất cả trách nhiệm đã chấm dứt.

Lưu trữ hồ sơ đầy đủ

Biên bản thanh lý nên thống nhất với hợp đồng, phụ lục, báo cáo thực hiện, hồ sơ bàn giao, biên bản nghiệm thu và chứng từ tài chính. Việc lưu giữ đầy đủ giúp các bên thuận tiện khi kiểm tra nội bộ, quyết toán hoặc xử lý vấn đề phát sinh.

Câu hỏi thường gặp

1. Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, kết quả dịch vụ, việc bàn giao, đối soát tài chính và các nghĩa vụ còn lại khi hợp đồng quản lý kết thúc.

2. Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng quản lý trung tâm thương mại?

Biên bản thường được lập khi hợp đồng hết hạn, chấm dứt theo điều khoản đã thỏa thuận hoặc các bên thống nhất kết thúc hợp đồng. Cần kiểm tra điều kiện và thời điểm thanh lý theo hợp đồng cụ thể.

3. Ai là người ký biên bản thanh lý?

Thông thường, đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền hợp lệ của bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ sẽ ký. Người ký cần có thẩm quyền phù hợp với quy định áp dụng và quy trình nội bộ.

4. Biên bản thanh lý có cần ghi danh mục bàn giao không?

Nếu hợp đồng có hồ sơ, tài sản, dữ liệu hoặc công việc cần bàn giao, nên ghi nhận cụ thể hoặc lập phụ lục bàn giao kèm theo. Nội dung cần xác định rõ danh mục, tình trạng, bên giao, bên nhận và thời hạn hoàn thành.

5. Nếu còn công nợ thì có thể lập biên bản thanh lý không?

Việc lập biên bản phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận của các bên. Nếu còn công nợ, cần ghi rõ số tiền, trách nhiệm thanh toán và thời hạn thực hiện. Không nên xác nhận đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính khi khoản tiền vẫn chưa được thanh toán.

6. Có cần đính kèm báo cáo thực hiện dịch vụ không?

Nên đối chiếu báo cáo vận hành, hồ sơ nghiệm thu hoặc tài liệu xác nhận kết quả thực hiện khi có. Những hồ sơ này giúp làm rõ phạm vi công việc đã hoàn thành và cơ sở xác định giá trị dịch vụ.

7. Có thể dùng một mẫu chung cho mọi hợp đồng quản lý trung tâm thương mại không?

Có thể dùng mẫu chung làm cơ sở soạn thảo, nhưng cần điều chỉnh theo phạm vi quản lý, thời hạn, phí dịch vụ, hồ sơ bàn giao và nghĩa vụ thực tế. Những nội dung không thuộc hợp đồng cần được loại bỏ hoặc sửa lại cho phù hợp.

8. Nếu còn công việc quản lý chưa hoàn thành thì cần ghi thế nào?

Nên nêu rõ công việc chưa hoàn thành, tình trạng hiện tại, bên chịu trách nhiệm, thời hạn xử lý và cách xác nhận kết quả. Nếu có chi phí hoặc tranh chấp liên quan, cần ghi nhận theo hợp đồng và thỏa thuận thực tế.

9. Sau khi ký biên bản thanh lý, các bên có còn nghĩa vụ không?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng, biên bản thanh lý và tình trạng thực hiện nghĩa vụ. Công nợ, trách nhiệm bàn giao hoặc nghĩa vụ bảo mật có thể vẫn tiếp tục nếu thỏa thuận và quy định áp dụng yêu cầu.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại

Kết thúc hợp đồng quản lý trung tâm thương mại không chỉ là xác nhận thời điểm ngừng cung cấp dịch vụ mà còn liên quan đến kết quả thực hiện, bàn giao hồ sơ, đối soát chi phí và xử lý các nghĩa vụ còn lại. Một biên bản được chuẩn bị đầy đủ giúp các bên thống nhất nội dung thanh lý và hoàn thiện hồ sơ quản lý hợp đồng.

Bạn có thể tham khảo mẫu tại Mẫu Biên Bản, sau đó điều chỉnh thông tin theo hợp đồng và tài liệu thực tế. Trước khi ký, hãy kiểm tra kỹ danh mục bàn giao, số liệu công nợ và trách nhiệm còn tồn đọng để biên bản phản ánh đúng thỏa thuận giữa các bên.

Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Xem thêm một số mẫu biên bản khác:

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ kiểm tra chất lượng nước y tế
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ điện – nước cho vùng nông thôn