Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa là văn bản ghi nhận việc các bên kết thúc hợp đồng cung cấp dịch vụ liên quan đến hoạt động tạm nhập – tái xuất, đồng thời xác nhận kết quả thực hiện, tình trạng thanh toán, hồ sơ hàng hóa và những nghĩa vụ còn tồn tại (nếu có). 

Sử dụng mẫu biên bản phù hợp giúp doanh nghiệp hệ thống hóa thông tin, hạn chế thiếu sót khi đối chiếu chứng từ và lưu trữ hồ sơ. Bạn có thể tham khảo các mẫu tại Mẫu Biên Bản để lựa chọn bố cục phù hợp với giao dịch thực tế.

Cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa để hoàn thiện hồ sơ? Tham khảo mẫu tại Mẫu Biên Bản, sau đó điều chỉnh thông tin theo hợp đồng đã ký và tình trạng thực hiện thực tế.

Thông tin nhanh về biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa

• Tên văn bản: Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa.
• Mục đích: Ghi nhận việc kết thúc hợp đồng dịch vụ, đối chiếu kết quả thực hiện và xác định các khoản thanh toán, nghĩa vụ liên quan.
• Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp thuê dịch vụ, đơn vị cung cấp dịch vụ và các bên có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.
• Thông tin trọng tâm: Số hợp đồng, phạm vi dịch vụ, thông tin lô hàng, kết quả thực hiện, chi phí, công nợ, hồ sơ bàn giao và trách nhiệm còn lại.
• Lưu ý: Nội dung biên bản cần phù hợp với hợp đồng, chứng từ thực tế và tình trạng xử lý hàng hóa; không mặc nhiên xác nhận mọi nghĩa vụ đã hoàn tất nếu vẫn còn vấn đề chưa được giải quyết.

Vì sao nên tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa?

Nội dung rõ ràng, phù hợp với mục đích sử dụng

Mẫu biên bản có bố cục tham khảo giúp người lập sắp xếp các nội dung quan trọng như thông tin hợp đồng, phạm vi dịch vụ, kết quả thực hiện, chi phí và nghĩa vụ còn tồn đọng. Với hợp đồng liên quan đến tạm nhập – tái xuất, việc trình bày rõ thông tin lô hàng và tình trạng hồ sơ giúp các bên thuận tiện hơn khi rà soát.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Người lập cần xác định chính xác thông tin của các bên, căn cứ hợp đồng và những nội dung đã thực hiện. Khi điền mẫu, nên đối chiếu số hợp đồng, thời gian cung cấp dịch vụ, chứng từ giao nhận, thông tin vận chuyển và các khoản phí liên quan để hạn chế sai lệch.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Khi lựa chọn mẫu, người sử dụng nên kiểm tra tính phù hợp của nội dung với loại dịch vụ, quy trình nội bộ và thỏa thuận giữa các bên. Mẫu tham khảo cần được điều chỉnh theo từng giao dịch, thay vì sử dụng nguyên trạng cho mọi hợp đồng tạm nhập – tái xuất.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị biên bản

Bố cục có sẵn giúp người phụ trách nhanh chóng xác định các phần cần hoàn thiện, từ thông tin hợp đồng đến đối soát thanh toán và bàn giao hồ sơ. Nhờ đó, việc tổng hợp dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, logistics, kế toán và các bên liên quan có thể được tổ chức thuận tiện hơn.

Muốn chuẩn bị hồ sơ thanh lý có hệ thống hơn? Bạn có thể tham khảo mẫu tại Mẫu Biên Bản, sau đó bổ sung các thông tin thực tế của hợp đồng và lô hàng trước khi trình các bên kiểm tra, ký xác nhận.

Khi nào nên sử dụng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa?

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa có thể được sử dụng khi các bên cần ghi nhận việc kết thúc dịch vụ, xác nhận kết quả thực hiện và đối chiếu các nghĩa vụ liên quan. Một số tình huống thường gặp gồm:

• Hợp đồng dịch vụ hết thời hạn: Các bên rà soát phạm vi công việc đã hoàn thành, chi phí dịch vụ và những nội dung cần xử lý trước khi kết thúc hợp đồng.
• Dịch vụ đã hoàn thành theo thỏa thuận: Đơn vị cung cấp dịch vụ và bên thuê cần xác nhận kết quả thực hiện, hồ sơ đã bàn giao và các khoản phải thanh toán.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: Biên bản có thể ghi nhận lý do chấm dứt, khối lượng công việc đã thực hiện và phương án giải quyết các nghĩa vụ còn lại.
• Cần đối soát chi phí và công nợ: Các bên kiểm tra phí dịch vụ, chi phí phát sinh, khoản đã thanh toán và số tiền còn phải trả.
• Cần xác nhận tình trạng xử lý lô hàng: Người phụ trách cần đối chiếu hồ sơ tạm nhập, tái xuất, chứng từ giao nhận hoặc các tài liệu khác thuộc phạm vi dịch vụ.
• Có bàn giao hồ sơ hoặc công việc đang xử lý: Biên bản giúp ghi rõ tài liệu đã bàn giao, nội dung chưa hoàn thành và trách nhiệm tiếp tục xử lý.

Trước khi lập biên bản, các bên nên kiểm tra hợp đồng và phụ lục, xác định phạm vi dịch vụ đã thực hiện, đối chiếu chứng từ liên quan đến lô hàng và làm rõ các khoản thanh toán. Việc kết thúc hợp đồng dịch vụ không đồng nghĩa với việc mọi nghĩa vụ liên quan đến hàng hóa, chứng từ hoặc thủ tục đã tự động hoàn tất.

Đối chiếu tình trạng lô hàng và hồ sơ dịch vụ

Người lập nên tập hợp hợp đồng dịch vụ, phụ lục, chứng từ giao nhận, hồ sơ vận chuyển, bảng đối soát chi phí và tài liệu xác nhận kết quả thực hiện. Tùy phạm vi công việc, cần kiểm tra thêm tình trạng hàng hóa, hồ sơ tạm nhập – tái xuất và các thủ tục có liên quan.

Nếu còn khoản phí chưa thanh toán, chứng từ chưa bàn giao hoặc công việc chưa hoàn thành, nên ghi rõ nội dung, bên chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý. Cách ghi nhận này giúp các bên hiểu thống nhất phạm vi thanh lý và hạn chế tranh chấp phát sinh từ việc xác nhận không chính xác.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa, bạn nhận được những gì?

Khi tham khảo và sử dụng mẫu, người lập có thể dựa vào các nhóm thông tin sau để xác định nội dung cần chuẩn bị:

• Mục đích: Ghi nhận việc kết thúc hợp đồng dịch vụ, kết quả thực hiện và tình trạng giải quyết nghĩa vụ giữa các bên.
• Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp thuê dịch vụ, đơn vị cung cấp dịch vụ và người được giao phụ trách hồ sơ hợp đồng.
• Nội dung chính: Thông tin các bên, căn cứ hợp đồng, thông tin lô hàng, phạm vi dịch vụ, kết quả thực hiện, chi phí, công nợ, hồ sơ bàn giao và cam kết xử lý các nghĩa vụ còn lại.
• Nơi tiếp nhận: Các bên ký kết hợp đồng và bộ phận phụ trách lưu trữ hồ sơ. Việc nộp hoặc xuất trình cho cơ quan, tổ chức khác chỉ thực hiện khi thuộc yêu cầu cụ thể của giao dịch hoặc quy định áp dụng.
• Định dạng: Kiểm tra định dạng thực tế được cung cấp tại trang mẫu trước khi tải và sử dụng.
• Lưu ý: Mẫu cần được điều chỉnh theo hợp đồng, loại hình dịch vụ và chứng từ hiện có; không thay thế các hồ sơ chuyên ngành hoặc thủ tục bắt buộc khác nếu giao dịch có yêu cầu.

Hướng dẫn cách viết biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa

1. Ghi tên biên bản và căn cứ thanh lý

Tên văn bản nên thể hiện đúng mục đích là thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa. Phần căn cứ có thể ghi số, ngày ký hợp đồng và các phụ lục hoặc thỏa thuận điều chỉnh có liên quan.

Nếu thanh lý do hợp đồng hết hạn, hoàn thành công việc hoặc chấm dứt trước thời hạn, nên nêu đúng căn cứ thực tế và đối chiếu với điều khoản chấm dứt trong hợp đồng.

2. Điền thông tin của các bên

Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia hợp đồng, địa chỉ, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế nếu phù hợp, thông tin người đại diện, chức vụ và căn cứ đại diện.

Thông tin cần thống nhất với hợp đồng đã ký và hồ sơ hiện có. Trường hợp có đơn vị được ủy quyền ký, cần kiểm tra phạm vi ủy quyền và tài liệu chứng minh thẩm quyền.

3. Xác định phạm vi dịch vụ và thông tin lô hàng

Nêu rõ dịch vụ đã cung cấp theo hợp đồng, chẳng hạn hỗ trợ hồ sơ, vận chuyển, lưu kho hoặc các công việc khác nếu thực tế thuộc phạm vi thỏa thuận. Không nên đưa vào biên bản những dịch vụ mà bên cung cấp không thực hiện.

Đối với thông tin lô hàng, chỉ ghi những dữ liệu cần thiết và có căn cứ đối chiếu, chẳng hạn tên hàng, số lượng, mã lô hoặc số tham chiếu chứng từ, thời điểm thực hiện và tình trạng xử lý. Nếu hợp đồng có nhiều lô hàng, có thể lập bảng phụ lục để tránh nhầm lẫn.

4. Ghi nhận kết quả thực hiện hợp đồng

Phần này cần nêu các công việc đã hoàn thành, công việc chưa hoàn thành và những nội dung được các bên xác nhận. Có thể đối chiếu với biên bản giao nhận, báo cáo thực hiện dịch vụ, chứng từ vận chuyển hoặc hồ sơ nghiệm thu nếu có.

Cần phân biệt rõ giữa dịch vụ đã hoàn thành và thủ tục hoặc nghĩa vụ liên quan đến lô hàng vẫn đang được xử lý. Không nên ghi nhận toàn bộ công việc đã hoàn tất nếu chứng từ hoặc xác nhận thực tế chưa đầy đủ.

5. Đối soát chi phí, thanh toán và công nợ

Liệt kê phí dịch vụ theo hợp đồng, khoản phát sinh được chấp thuận, số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán. Nếu có chênh lệch, nên ghi rõ nguyên nhân, căn cứ tính và cách giải quyết đã được thống nhất.

Các khoản phí cần được đối chiếu với hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và thỏa thuận phát sinh. Nếu còn công nợ, hãy ghi rõ số tiền, bên có nghĩa vụ thanh toán và thời hạn dự kiến hoặc thời hạn đã thỏa thuận.

6. Ghi nhận việc bàn giao hồ sơ và tài liệu

Liệt kê những tài liệu đã bàn giao, người hoặc đơn vị nhận, thời điểm bàn giao và tình trạng tài liệu. Tùy trường hợp, hồ sơ có thể gồm hợp đồng, phụ lục, chứng từ giao nhận, tài liệu vận chuyển, bảng đối soát hoặc báo cáo dịch vụ.

Nếu có tài liệu chưa bàn giao, cần ghi rõ loại tài liệu, bên chịu trách nhiệm bổ sung và thời hạn thực hiện. Không nên ghi chung chung rằng “đã bàn giao đầy đủ” khi chưa có đối chiếu thực tế.

7. Xác định nghĩa vụ còn lại sau thanh lý

Nếu các bên vẫn còn nghĩa vụ thanh toán, hoàn trả tài sản, cung cấp chứng từ, phối hợp xử lý công việc hoặc giải quyết khiếu nại, cần nêu cụ thể từng nội dung. Với mỗi nghĩa vụ, nên ghi rõ bên chịu trách nhiệm, thời hạn và phương thức thực hiện nếu đã thống nhất.

Trường hợp các bên xác nhận không còn nghĩa vụ nào khác trong phạm vi hợp đồng dịch vụ, nội dung này chỉ nên được ghi sau khi đã kiểm tra đầy đủ hồ sơ và các điều khoản liên quan. Cần tránh dùng cách diễn đạt có thể bị hiểu là loại trừ những nghĩa vụ pháp lý khác vẫn còn hiệu lực.

8. Kiểm tra và ký xác nhận

Trước khi ký, các bên nên rà soát tên pháp nhân, số hợp đồng, thông tin lô hàng, số liệu thanh toán và danh mục tài liệu bàn giao. Nếu có phụ lục đối soát hoặc danh sách chứng từ đi kèm, cần ghi rõ phụ lục nào là bộ phận của biên bản.

Người ký cần có thẩm quyền phù hợp. Sau khi hoàn tất, các bên lưu giữ bản biên bản và tài liệu đính kèm theo quy trình quản lý hồ sơ của mình.

Đã xác định các nội dung cần ghi nhận? Tham khảo mẫu tại Mẫu Biên Bản để xây dựng bố cục, sau đó đối chiếu từng mục với hợp đồng và chứng từ thực tế trước khi ký.

Checklist rà soát trước khi ký biên bản

Tên biên bản và căn cứ thanh lý phù hợp với hợp đồng đã ký.

Thông tin các bên, người đại diện và thẩm quyền ký được kiểm tra.

Phạm vi dịch vụ và thông tin lô hàng được đối chiếu với chứng từ.

Kết quả thực hiện phản ánh đúng công việc đã hoàn thành và phần còn tồn đọng.

Chi phí, khoản phát sinh, số đã thanh toán và công nợ được đối soát.

Danh mục hồ sơ bàn giao có thông tin về bên giao, bên nhận và tình trạng tài liệu.

Các nghĩa vụ còn lại có nội dung, bên chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý cụ thể.

Phụ lục và tài liệu đính kèm được liệt kê rõ ràng.

Biên bản được kiểm tra trước khi ký và lưu trữ theo quy trình nội bộ.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa

Không nhầm lẫn thanh lý dịch vụ với hoàn tất thủ tục hàng hóa

Biên bản thanh lý ghi nhận quan hệ hợp đồng dịch vụ giữa các bên. Tình trạng hoàn tất thủ tục tạm nhập – tái xuất cần được xác định dựa trên hồ sơ và quy định áp dụng cho lô hàng cụ thể. Không nên dùng biên bản này để thay thế chứng từ hoặc xác nhận thuộc thủ tục chuyên ngành nếu không có căn cứ.

Thông tin lô hàng phải thống nhất với chứng từ

Tên hàng, số lượng, mã tham chiếu và thời điểm thực hiện cần được ghi theo tài liệu thực tế. Nếu có khác biệt giữa các chứng từ, cần xác minh trước khi đưa thông tin vào biên bản; không tự suy đoán hoặc sửa số liệu để tạo sự thống nhất.

Công nợ và chi phí phát sinh cần được làm rõ

Những khoản phí phát sinh cần có căn cứ và sự xác nhận theo thỏa thuận giữa các bên. Nếu chưa thống nhất số liệu, biên bản nên ghi nhận nội dung còn chờ đối chiếu thay vì xác nhận đã thanh toán đầy đủ.

Ghi rõ trách nhiệm xử lý phần việc còn tồn đọng

Nếu còn chứng từ cần bổ sung, khoản thanh toán chưa hoàn tất hoặc công việc đang chờ xử lý, hãy ghi cụ thể trách nhiệm và thời hạn. Điều này giúp tránh việc một bên hiểu rằng hợp đồng đã được giải quyết toàn bộ trong khi bên kia vẫn còn nghĩa vụ thực hiện.

Kiểm tra điều khoản bảo mật và lưu trữ hồ sơ

Hợp đồng dịch vụ có thể quy định nghĩa vụ bảo mật, lưu trữ chứng từ hoặc phối hợp sau khi kết thúc. Người lập nên rà soát các điều khoản này để xác định nội dung nào tiếp tục áp dụng sau thanh lý và cách lưu trữ hồ sơ phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

1. Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa là gì?

Đây là văn bản ghi nhận việc kết thúc hợp đồng dịch vụ, kết quả thực hiện, tình trạng thanh toán và các nghĩa vụ liên quan. Nội dung cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng và tình trạng thực tế của giao dịch.

2. Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa?

Có thể lập khi hợp đồng hết hạn, dịch vụ hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Trước khi lập, nên kiểm tra điều khoản chấm dứt và những nghĩa vụ chưa hoàn thành.

3. Ai là người lập biên bản thanh lý hợp đồng?

Người phụ trách hợp đồng, bộ phận hành chính, pháp chế, kế toán hoặc bộ phận quản lý logistics có thể được giao chuẩn bị dự thảo, tùy cơ cấu tổ chức. Các bên ký kết hoặc người đại diện hợp lệ sẽ kiểm tra và ký xác nhận.

4. Biên bản cần có những nội dung nào?

Các nội dung thường gồm thông tin các bên, căn cứ hợp đồng, phạm vi dịch vụ, kết quả thực hiện, chi phí và công nợ, hồ sơ bàn giao, nghĩa vụ còn lại và xác nhận của các bên. Thông tin lô hàng cần được bổ sung khi cần thiết để nhận diện giao dịch.

5. Có thể dùng một mẫu cho nhiều hợp đồng dịch vụ khác nhau không?

Có thể sử dụng một mẫu làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo loại dịch vụ, điều khoản hợp đồng và hồ sơ của từng giao dịch. Không nên giữ nguyên các mục không phù hợp hoặc bỏ qua nghĩa vụ đặc thù của hợp đồng.

6. Nếu lô hàng đã tái xuất nhưng còn công nợ dịch vụ thì có thanh lý hợp đồng được không?

Việc thanh lý phụ thuộc vào điều khoản hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên. Nếu còn công nợ, biên bản cần ghi chính xác số tiền, bên thanh toán và thời hạn thực hiện; không nên xác nhận đã hoàn tất mọi nghĩa vụ khi khoản nợ vẫn chưa được xử lý.

7. Có cần liệt kê chứng từ liên quan đến lô hàng trong biên bản không?

Nên liệt kê những chứng từ cần thiết để xác nhận kết quả dịch vụ hoặc bàn giao hồ sơ. Danh mục cụ thể phụ thuộc vào phạm vi công việc, hợp đồng và hồ sơ thực tế; không nên mặc định mọi giao dịch đều cần cùng một bộ chứng từ.

8. Biên bản thanh lý có thay thế hồ sơ hải quan hoặc chứng từ chuyên ngành không?

Không nên xem biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ là văn bản thay thế các hồ sơ hoặc chứng từ chuyên ngành. Việc hoàn thành thủ tục liên quan đến hàng hóa cần được xác định dựa trên hồ sơ tương ứng và quy định áp dụng cho giao dịch cụ thể.

9. Cần làm gì sau khi các bên ký biên bản?

Các bên nên lưu biên bản cùng hợp đồng, phụ lục, bảng đối soát và tài liệu bàn giao. Nếu vẫn còn nghĩa vụ phải thực hiện, cần theo dõi thời hạn, người phụ trách và bằng chứng hoàn thành để thuận tiện cho việc đối chiếu sau này.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa giúp các bên tổng hợp kết quả thực hiện hợp đồng, đối chiếu chi phí và xác định trách nhiệm còn lại trước khi kết thúc quan hệ dịch vụ. Để sử dụng hiệu quả, người lập cần đối chiếu hợp đồng, chứng từ lô hàng, hồ sơ bàn giao và tình trạng công nợ; đồng thời phân biệt rõ việc thanh lý hợp đồng dịch vụ với việc hoàn tất các thủ tục liên quan đến hàng hóa.

Bạn có thể tham khảo mẫu tại Mẫu Biên Bản, điều chỉnh theo giao dịch thực tế và lưu trữ cùng hồ sơ liên quan. Khi cần rà soát thêm về cấu trúc và cách trình bày văn bản, hãy tham khảo Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Tham khảo thêm một số mẫu biên bản khác:

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ kiểm tra chất lượng nước y tế
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ điện – nước cho vùng nông thôn
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ đóng gói hàng hóa tại siêu thị