Trong quá trình chuyển đổi số hoạt động quan trắc và quản lý môi trường, doanh nghiệp, khu công nghiệp hoặc đơn vị quản lý hạ tầng có thể đầu tư hệ thống giám sát môi trường thông minh gồm cảm biến, thiết bị truyền dữ liệu, phần mềm quản lý và nền tảng cảnh báo. Khi dự án hoàn thành hoặc hợp đồng đầu tư kết thúc, Biên bản thanh lý hợp đồng đầu tư hệ thống giám sát môi trường thông minh giúp các bên xác nhận kết quả thực hiện, tài sản và thiết bị đã bàn giao, giá trị quyết toán cũng như trách nhiệm còn lại. Để thuận tiện khi chuẩn bị hồ sơ, người dùng có thể lựa chọn mẫu phù hợp tại Mẫu Biên Bản và điều chỉnh nội dung theo dự án thực tế.

Căn cứ pháp lý về Biên bản thanh lý hợp đồng đầu tư hệ thống giám sát môi trường thông minh

Quan hệ đầu tư, mua sắm, xây dựng và lắp đặt hệ thống trước hết được xem xét theo Bộ luật Dân sự 2015 và các quy định chuyên ngành tương ứng với hình thức hợp đồng mà các bên đã ký.

Nếu hệ thống được đầu tư để phục vụ hoạt động quan trắc, giám sát môi trường, Luật Bảo vệ môi trường số 72/2020/QH14 là căn cứ quan trọng. Các bên cần xem xét Nghị định 08/2022/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 05/2025/NĐ-CP và Nghị định 48/2026/NĐ-CP, cùng các quy định liên quan đến quan trắc môi trường, dữ liệu quan trắc, truyền nhận và quản lý thông tin môi trường theo tính chất của hệ thống.

Trường hợp hệ thống thuộc công trình xây dựng hoặc có hạng mục xây dựng, lắp đặt trong dự án đầu tư xây dựng, cần đối chiếu Luật Xây dựng 2014, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 62/2020/QH14, và các quy định về quản lý hoạt động xây dựng, hợp đồng xây dựng nếu thuộc phạm vi điều chỉnh.

Nếu dự án có hoạt động đầu tư kinh doanh thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật đầu tư, các bên có thể phải xem xét Luật Đầu tư 2020 và hồ sơ pháp lý của dự án. Việc thanh lý hợp đồng không đồng nghĩa với việc chấm dứt dự án đầu tư hoặc các quyền đối với tài sản nếu những vấn đề này được điều chỉnh bởi hồ sơ pháp lý riêng.

Đối với phần mềm quản lý, dữ liệu, thiết kế hệ thống hoặc giải pháp kỹ thuật có yếu tố sở hữu trí tuệ, cần xem xét Luật Sở hữu trí tuệ 2005, được sửa đổi, bổ sung, trong đó có Luật số 07/2022/QH15.

Biên bản thanh lý chỉ ghi nhận tình trạng thực hiện và kết thúc nghĩa vụ hợp đồng theo thỏa thuận. Văn bản này không thay thế hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ tài sản, hồ sơ môi trường hoặc các thủ tục pháp lý khác mà dự án phải thực hiện.

Với các đơn vị phát sinh lượng chất thải lớn trong quá trình hoạt động, Biên bản thanh lý hợp đồng thu gom rác thải công nghiệp có thể được tham khảo thêm để đối chiếu cách ghi nhận khối lượng, phạm vi thu gom và kết quả hoàn thành dịch vụ.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng đầu tư hệ thống giám sát môi trường thông minh?

Biên bản thường được lập khi hệ thống đã hoàn thành việc đầu tư, lắp đặt, kiểm tra và bàn giao hoặc khi các bên thống nhất kết thúc hợp đồng.

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Hệ thống giám sát môi trường đã được lắp đặt và vận hành thử.
• Các thiết bị cảm biến, bộ truyền dữ liệu và phần mềm đã được bàn giao.
• Hệ thống đã hoàn thành các tiêu chí nghiệm thu theo hợp đồng.
• Hợp đồng hết thời hạn và các bên không tiếp tục gia hạn.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Một số hạng mục đầu tư bị điều chỉnh hoặc không tiếp tục thực hiện.
• Cần xác nhận giá trị thiết bị và chi phí đầu tư thực tế.
• Cần bàn giao tài sản, tài khoản quản trị, dữ liệu hoặc quyền sử dụng phần mềm.

Nếu hệ thống còn lỗi kỹ thuật, chưa hoàn tất bàn giao hoặc còn khoản thanh toán chưa được xử lý, biên bản cần ghi rõ những nội dung này thay vì xác nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành.

Nếu nội dung hợp đồng có liên quan đến quản lý tài nguyên rừng và bảo tồn hệ sinh thái, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác bảo vệ rừng và phát triển sinh thái là một mẫu liên quan giúp tham khảo cách thể hiện nội dung phối hợp và kết quả thực hiện.

Những thông tin cần chuẩn bị khi lập biên bản

Trước khi lập biên bản, các bên nên chuẩn bị:

Thông tin hợp đồng: số hợp đồng, ngày ký, thời hạn, phụ lục và các văn bản sửa đổi.

Thông tin các bên: tên tổ chức, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện và chức vụ.

Thông tin hệ thống: tên dự án, địa điểm lắp đặt, phạm vi giám sát và cấu hình tổng thể.

Thiết bị: loại cảm biến, thiết bị truyền dữ liệu, bộ điều khiển, camera hoặc thiết bị phụ trợ nếu thuộc phạm vi đầu tư.

Phần mềm: tên nền tảng, tài khoản quản trị, chức năng giám sát, cảnh báo và lưu trữ dữ liệu.

Kết quả nghiệm thu: tình trạng hoạt động, kết quả kiểm tra và những hạng mục đã được nghiệm thu.

Tài sản và hồ sơ bàn giao: thiết bị, phụ kiện, tài liệu kỹ thuật, tài khoản quản trị, mã nguồn hoặc dữ liệu nếu hợp đồng quy định phải bàn giao.

Giá trị thanh lý: tổng giá trị hợp đồng, giá trị thực tế, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

Nghĩa vụ sau thanh lý: bảo hành thiết bị, bảo trì hệ thống, hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật dữ liệu và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.

Sau các sự kiện thiên tai gây ảnh hưởng đến môi trường và cơ sở hạ tầng, bạn có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ tái thiết môi trường sau thiên tai để tham khảo cách xác nhận phạm vi công việc, kết quả khắc phục và hoàn tất hợp đồng.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng đầu tư hệ thống giám sát môi trường thông minh tham khảo

Dưới đây là mẫu minh họa với thông tin giả định:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG ĐẦU TƯ
Về việc đầu tư hệ thống giám sát môi trường thông minh

Số: 07/2026/BBTL-GSMT

Hôm nay, ngày 03 tháng 9 năm 2026, tại tỉnh Bình Dương, chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY CỔ PHẦN HẠ TẦNG KHU CÔNG NGHIỆP TÂN PHÚC
Địa chỉ: 218 Đại lộ Bình Dương, phường Phú Thọ, tỉnh Bình Dương
Mã số thuế: 3702984615
Đại diện: Ông Trần Minh Quân
Chức vụ: Tổng Giám đốc

BÊN B: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG SỐ NAM VIỆT
Địa chỉ: 86 Nguyễn Văn Tiết, phường Lái Thiêu, tỉnh Bình Dương
Mã số thuế: 3703157284
Đại diện: Bà Nguyễn Hoàng Anh
Chức vụ: Giám đốc

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý Hợp đồng số 15/2025/HĐĐT-TP ký ngày 22/08/2025 với các nội dung sau:

Điều 1. Nội dung đầu tư và kết quả thực hiện

Bên B đã thực hiện đầu tư, cung cấp và lắp đặt Hệ thống giám sát môi trường thông minh Tân Phúc Smart Environmental Monitoring theo phạm vi công việc đã thỏa thuận.

Các hạng mục đã thực hiện:

Bên A xác nhận hệ thống đã được kiểm tra và tiếp nhận theo phạm vi hợp đồng.

Điều 2. Giá trị thanh lý và quyết toán

Giá trị hợp đồng ban đầu: 4.860.000.000 đồng.

Giá trị thực tế được hai bên xác nhận để thanh lý: 4.735.000.000 đồng.

Số tiền Bên A đã thanh toán: 4.400.000.000 đồng.

Số tiền còn phải thanh toán cho Bên B: 335.000.000 đồng.

Bên A có trách nhiệm hoàn tất khoản thanh toán còn lại trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày ký biên bản, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.

Điều 3. Bàn giao hệ thống và tài sản

Bên B đã bàn giao cho Bên A các thiết bị, phụ kiện, tài liệu kỹ thuật và các hạng mục thuộc phạm vi đầu tư.

Bên B đồng thời bàn giao tài khoản quản trị hệ thống, thông tin cấu hình và tài liệu hướng dẫn vận hành theo phạm vi được quy định tại hợp đồng.

Danh mục thiết bị và hồ sơ bàn giao được hai bên đối chiếu theo phụ lục kèm theo biên bản.

Điều 4. Nghiệm thu và tình trạng vận hành

Hệ thống đã được kiểm tra khả năng kết nối, truyền dữ liệu, hiển thị thông tin và cảnh báo theo các tiêu chí kỹ thuật được hai bên thống nhất.

Việc thanh lý hợp đồng không thay thế các hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ kỹ thuật hoặc thủ tục pháp lý riêng liên quan đến hoạt động quan trắc và quản lý môi trường.

Điều 5. Dữ liệu và quyền sử dụng phần mềm

Bên A được tiếp nhận và quản lý dữ liệu được tạo ra trong phạm vi hệ thống theo thỏa thuận tại hợp đồng.

Quyền sử dụng phần mềm, nền tảng quản trị, dữ liệu và các tài liệu kỹ thuật được thực hiện theo Hợp đồng số 15/2025/HĐĐT-TP.

Việc chuyển giao, sao chép hoặc khai thác các thành phần phần mềm ngoài phạm vi đã thỏa thuận phải được thực hiện theo hợp đồng và quy định pháp luật có liên quan.

Điều 6. Bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật

Bên B tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo hành thiết bị trong thời hạn 24 tháng kể từ ngày nghiệm thu.

Trong thời gian bảo hành, Bên B có trách nhiệm xử lý các lỗi kỹ thuật thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.

Bên A có trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin và tạo điều kiện để Bên B thực hiện việc kiểm tra, bảo hành khi cần thiết.

Điều 7. Xác nhận thanh lý

Sau khi Bên A hoàn tất khoản thanh toán còn lại và các bên thực hiện đầy đủ những nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực, hai bên xác nhận Hợp đồng số 15/2025/HĐĐT-TP được thanh lý theo nội dung biên bản này.

Việc thanh lý không làm thay đổi các quyền và nghĩa vụ đã được thỏa thuận tiếp tục có hiệu lực về bảo hành, bảo mật, dữ liệu, sở hữu trí tuệ hoặc các nội dung khác.

Điều 8. Hiệu lực biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A
Tổng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Trần Minh Quân

ĐẠI DIỆN BÊN B
Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Nguyễn Hoàng Anh

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng đầu tư hệ thống giám sát môi trường thông minh tại Mẫu Biên Bản?

Hợp đồng đầu tư hệ thống giám sát môi trường thường không chỉ liên quan đến việc cung cấp thiết bị mà còn bao gồm lắp đặt, kết nối, phần mềm, dữ liệu, nghiệm thu và bảo hành. Vì vậy, biên bản thanh lý cần đủ chi tiết để xác nhận chính xác hệ thống đã được đầu tư và bàn giao đến đâu.

Tại Mẫu Biên Bản, người dùng có thể xem trước mẫu trước khi quyết định tải về. Nội dung được xây dựng theo bố cục rõ ràng, giúp người lập dễ hình dung cách trình bày thông tin về hợp đồng, thiết bị, kết quả nghiệm thu, thanh toán và nghĩa vụ sau thanh lý.

Mẫu đã được chuẩn bị sẵn nội dung để tham khảo và có thể chỉnh sửa sau khi tải xuống. Người dùng có thể thay đổi tên doanh nghiệp, địa điểm lắp đặt, số lượng cảm biến, loại thiết bị, giá trị hợp đồng, tình trạng thanh toán và các điều khoản về phần mềm hoặc dữ liệu theo dự án thực tế.

Việc có sẵn một khung biên bản cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi rà soát hồ sơ. Các nội dung quan trọng như tài sản bàn giao, tài khoản quản trị, hồ sơ kỹ thuật, công nợ, bảo hành và quyền sử dụng hệ thống có thể được kiểm tra trước khi ký, hạn chế tình trạng bỏ sót nghĩa vụ sau khi dự án kết thúc.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng đầu tư hệ thống giám sát môi trường thông minh

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng đầu tư
Xác định phạm vi cung cấp, lắp đặt, vận hành thử và điều kiện thanh lý.

Bước 2: Xác định thông tin các bên
Đối chiếu tên pháp lý, địa chỉ, mã số thuế và người đại diện.

Bước 3: Lập danh mục hệ thống
Liệt kê từng loại thiết bị, số lượng, model và vị trí lắp đặt nếu cần.

Bước 4: Kiểm tra kết quả nghiệm thu
Đối chiếu tình trạng hoạt động của thiết bị, khả năng truyền dữ liệu và các chức năng đã cam kết.

Bước 5: Xác nhận việc bàn giao
Ghi rõ thiết bị, phụ kiện, tài liệu kỹ thuật, tài khoản quản trị và dữ liệu đã bàn giao.

Bước 6: Xác định giá trị thanh lý
Tính toán giá trị thực tế dựa trên khối lượng được nghiệm thu.

Bước 7: Xác nhận công nợ
Ghi rõ số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán.

Bước 8: Rà soát quyền đối với phần mềm và dữ liệu
Kiểm tra quyền sử dụng nền tảng, dữ liệu và tài liệu kỹ thuật theo hợp đồng.

Bước 9: Ghi nhận bảo hành và nghĩa vụ tiếp tục
Xác định thời hạn bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật và các nghĩa vụ còn hiệu lực.

Bước 10: Ký và lưu hồ sơ
Các bên ký biên bản và lưu cùng hợp đồng, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu, bàn giao và chứng từ thanh toán.

Một số lưu ý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng

• Không nên chỉ ghi “hệ thống đã hoàn thành” mà cần liệt kê thiết bị và hạng mục thực tế.
• Đối chiếu số lượng, model và cấu hình thiết bị với hợp đồng trước khi ký.
• Kiểm tra tình trạng hoạt động của hệ thống và hồ sơ nghiệm thu.
• Nếu còn lỗi kỹ thuật hoặc hạng mục chưa bàn giao, cần ghi rõ trong biên bản.
• Làm rõ việc bàn giao tài khoản quản trị, dữ liệu và tài liệu kỹ thuật.
• Xác định quyền sử dụng phần mềm và dữ liệu theo đúng hợp đồng.
• Không nên mặc nhiên ghi rằng việc thanh lý làm chấm dứt trách nhiệm bảo hành.
• Nếu hệ thống phục vụ yêu cầu quan trắc hoặc giám sát môi trường theo quy định chuyên ngành, cần phân biệt biên bản thanh lý với các hồ sơ và nghĩa vụ pháp lý riêng.
• Đối chiếu giá trị quyết toán với chứng từ thanh toán và hồ sơ nghiệm thu.
• Không nên ghi nhận việc chuyển giao trách nhiệm pháp luật về môi trường chỉ bằng một điều khoản thanh lý nếu pháp luật không cho phép.
• Nếu dự án có sử dụng vốn nhà nước hoặc thuộc hình thức đầu tư đặc thù, cần rà soát thêm các quy định riêng trước khi xác nhận thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

1. Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng đầu tư hệ thống giám sát môi trường không?

Không phải mọi hợp đồng đều bắt buộc phải có văn bản mang tên “biên bản thanh lý”. Tuy nhiên, đây là căn cứ hữu ích để xác nhận tình trạng thực hiện, bàn giao tài sản và quyết toán giữa các bên.

2. Biên bản thanh lý có thay thế biên bản nghiệm thu hệ thống không?

Không. Nghiệm thu xác nhận kết quả và chất lượng thực hiện theo tiêu chí được thống nhất, trong khi thanh lý tập trung vào việc xác nhận quan hệ và nghĩa vụ hợp đồng khi kết thúc.

3. Hệ thống chưa hoàn thành toàn bộ có được thanh lý không?

Có thể nếu các bên có thỏa thuận chấm dứt hoặc thanh lý phù hợp. Biên bản cần ghi rõ hạng mục đã hoàn thành, phần còn lại và phương án xử lý.

4. Có cần liệt kê từng thiết bị trong biên bản không?

Nên liệt kê, đặc biệt với hệ thống có nhiều cảm biến, thiết bị truyền dữ liệu và bộ điều khiển. Danh mục cụ thể giúp xác định rõ tài sản đã bàn giao.

5. Dữ liệu quan trắc có cần ghi trong biên bản không?

Nếu dữ liệu thuộc phạm vi bàn giao theo hợp đồng thì nên ghi rõ hình thức và phạm vi bàn giao. Tuy nhiên, việc quản lý và sử dụng dữ liệu còn phải tuân thủ các quy định chuyên ngành áp dụng.

6. Quyền sử dụng phần mềm có chấm dứt khi hợp đồng được thanh lý không?

Không nhất thiết. Quyền sử dụng phần mềm cần căn cứ vào điều khoản hợp đồng, giấy phép hoặc thỏa thuận chuyển giao. Một số quyền có thể tiếp tục có hiệu lực sau khi thanh lý.

7. Còn thời hạn bảo hành thì có được ký biên bản thanh lý không?

Có. Hai bên có thể thanh lý các nghĩa vụ chính nhưng vẫn duy trì trách nhiệm bảo hành theo thỏa thuận. Nội dung này nên được ghi rõ để tránh tranh chấp.

8. Khi nào nên nhờ tư vấn pháp luật trước khi ký?

Nên cân nhắc khi hệ thống có giá trị đầu tư lớn, liên quan đến dữ liệu môi trường, sở hữu trí tuệ, công trình xây dựng, nghĩa vụ quan trắc hoặc còn nhiều vấn đề chưa được thống nhất. Khi đó, dịch vụ tư vấn pháp luật chuyên sâu có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ trước khi ký.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng đầu tư hệ thống giám sát môi trường thông minh giúp các bên xác nhận kết quả đầu tư, thiết bị và phần mềm đã bàn giao, giá trị quyết toán cũng như trách nhiệm còn tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc. Khi lập biên bản, cần đối chiếu với hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu và danh mục tài sản, đồng thời chú ý đến quyền sử dụng phần mềm, dữ liệu, bảo hành và các nghĩa vụ môi trường liên quan. Một mẫu có cấu trúc rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản