Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học là văn bản ghi nhận việc hoàn thành, nghiệm thu và chấm dứt các quyền, nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng cung cấp phần mềm phục vụ công tác quản lý và vận hành nhà trường.

Nội dung biên bản nên xác định rõ tên phần mềm, phạm vi cung cấp, các phân hệ quản lý, tài khoản người dùng, dữ liệu học sinh, giáo viên và cán bộ, quá trình cài đặt hoặc bàn giao, đào tạo, kiểm thử, nghiệm thu, tình trạng thanh toán, quyền sử dụng phần mềm, bảo mật dữ liệu và các nghĩa vụ còn lại sau khi hợp đồng kết thúc.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện hệ thống hóa phạm vi cung cấp, kết quả bàn giao, nghiệm thu, thanh toán và trách nhiệm sau khi hợp đồng kết thúc.

Căn cứ pháp lý Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học có thể căn cứ vào các quy định pháp luật liên quan trực tiếp đến hợp đồng, hoạt động thương mại, công nghệ thông tin, giáo dục và bảo vệ dữ liệu. Các căn cứ chính gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015 (Luật số 91/2015/QH13): là căn cứ chung về giao kết, thực hiện, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng; quyền, nghĩa vụ của các bên và trách nhiệm do vi phạm nghĩa vụ.
• Luật Thương mại 2005 (Luật số 36/2005/QH11): áp dụng đối với quan hệ cung cấp phần mềm trong trường hợp thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật thương mại.
• Luật Công nghệ thông tin 2006 (Luật số 67/2006/QH11): liên quan đến hoạt động ứng dụng, phát triển và cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin.
• Luật Giáo dục 2019 (Luật số 43/2019/QH14): là căn cứ pháp lý liên quan đến hoạt động giáo dục và quản lý cơ sở giáo dục trong trường hợp phần mềm được cung cấp để phục vụ công tác quản lý trường học.
• Luật Sở hữu trí tuệ và các văn bản sửa đổi, bổ sung: áp dụng đối với quyền tác giả đối với phần mềm, mã nguồn, giao diện, tài liệu hướng dẫn và các đối tượng sở hữu trí tuệ khác thuộc phạm vi hợp đồng.
• Luật An toàn thông tin mạng 2015 (Luật số 86/2015/QH13): được xem xét khi phần mềm có liên quan đến việc bảo đảm an toàn thông tin và hệ thống thông tin.
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân: cần được áp dụng khi phần mềm xử lý dữ liệu cá nhân của học sinh, phụ huynh, giáo viên, cán bộ hoặc các cá nhân khác.
• Hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học, các phụ lục và biên bản nghiệm thu, bàn giao: là căn cứ trực tiếp để xác định phạm vi cung cấp, kết quả thực hiện, quyền sử dụng, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại của các bên.

Nếu cần tham khảo thêm mẫu biên bản về việc sử dụng phần mềm chuyên dụng, có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng thuê phần mềm phân tích dữ liệu khoa học. Mẫu giúp đối chiếu cách xác nhận thời hạn sử dụng, tình trạng bàn giao và hoàn tất các nghĩa vụ liên quan.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học?

Biên bản có thể được lập khi:

• Phần mềm đã được cung cấp theo đúng phạm vi hợp đồng;
• Các phân hệ đã được cài đặt hoặc kích hoạt;
• Tài khoản người dùng đã được thiết lập;
• Dữ liệu đã được nhập hoặc chuyển đổi theo thỏa thuận;
• Phần mềm đã được kiểm thử;
• Nhà trường đã tiếp nhận và nghiệm thu phần mềm;
• Tài liệu hướng dẫn đã được bàn giao;
• Người sử dụng đã được đào tạo nếu thuộc phạm vi hợp đồng;
• Các bên đã hoàn tất hoặc đối chiếu nghĩa vụ thanh toán;
• Hợp đồng hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt trước thời hạn.

Nếu còn nghĩa vụ về bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật dữ liệu hoặc thanh toán, cần ghi rõ trong biên bản.

Đối với các hệ thống phục vụ hoạt động nghiên cứu, Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm hỗ trợ nghiên cứu khoa học là tài liệu đáng tham khảo. Nội dung giúp hình dung cách ghi nhận kết quả bảo trì, tình trạng hệ thống và việc kết thúc dịch vụ.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học

Trước khi lập biên bản, nên chuẩn bị:

• Thông tin pháp lý của các bên;
• Số và ngày ký hợp đồng;
• Thời hạn hợp đồng;
• Tên và phiên bản phần mềm;
• Phạm vi cung cấp;
• Danh sách phân hệ;
• Số lượng tài khoản;
• Danh sách đối tượng sử dụng;
• Dữ liệu đã cung cấp hoặc chuyển đổi;
• Tình trạng cài đặt;
• Tình trạng cấu hình;
• Nội dung đào tạo;
• Kết quả kiểm thử;
• Danh sách lỗi và tình trạng xử lý;
• Biên bản nghiệm thu;
• Hồ sơ bàn giao;
• Tài liệu hướng dẫn;
• Tình trạng thanh toán;
• Công nợ;
• Quyền sử dụng phần mềm;
• Nghĩa vụ bảo mật;
• Các nghĩa vụ còn tiếp tục sau thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả cung cấp, bàn giao và nghiệm thu phần mềm;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN SỬ DỤNG

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số đơn vị: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN CUNG CẤP

Tên doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: từ ngày ... đến ngày ...

Tên phần mềm: ...

Phiên bản: ...

Phạm vi cung cấp: ...

Số lượng người dùng: ...

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi phần mềm đã cung cấp

Các bên xác nhận Bên Cung cấp đã cung cấp:

• Quản lý hồ sơ học sinh;
• Quản lý giáo viên và cán bộ;
• Quản lý lớp học;
• Quản lý môn học;
• Quản lý thời khóa biểu;
• Quản lý điểm và kết quả học tập;
• Quản lý hạnh kiểm/rèn luyện;
• Quản lý học phí;
• Quản lý thông tin phụ huynh;
• Quản lý thông báo;
• Báo cáo và thống kê;
• Các phân hệ khác: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Phương án xử lý: ...

3. Cài đặt và cấu hình phần mềm

Môi trường cài đặt: ...

Máy chủ/hạ tầng: ...

Cấu hình hệ thống: ...

Cấu hình đơn vị: ...

Cấu hình năm học: ...

Cấu hình lớp học: ...

Cấu hình người dùng: ...

Cấu hình phân quyền: ...

Tình trạng cài đặt và cấu hình: ...

4. Dữ liệu

Các loại dữ liệu đã cung cấp/chuyển đổi:

• Hồ sơ học sinh;
• Hồ sơ giáo viên;
• Hồ sơ lớp học;
• Dữ liệu kết quả học tập;
• Dữ liệu học phí;
• Thông tin phụ huynh;
• Các dữ liệu khác: ...

Thời kỳ dữ liệu: ...

Phương thức chuyển đổi: ...

Kết quả đối chiếu: ...

Dữ liệu chưa hoàn tất nếu có: ...

Phương án xử lý: ...

5. Tài khoản và phân quyền

Các bên xác nhận đã thiết lập:

• Tài khoản quản trị;
• Tài khoản giáo viên;
• Tài khoản cán bộ quản lý;
• Tài khoản học sinh;
• Tài khoản phụ huynh;
• Các nhóm quyền khác.

Số lượng tài khoản: ...

Phạm vi quyền truy cập: ...

Tình trạng bàn giao: ...

6. Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

Thời gian đào tạo: ...

Đối tượng đào tạo: ...

Số lượng người tham gia: ...

Nội dung đào tạo: ...

Tài liệu hướng dẫn đã bàn giao: ...

Kết quả đào tạo: ...

7. Kiểm thử và nghiệm thu

Thời gian kiểm thử: ...

Phạm vi kiểm thử: ...

Các chức năng được kiểm tra: ...

Kết quả kiểm thử: ...

Các lỗi phát hiện: ...

Tình trạng khắc phục: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

Ngày nghiệm thu: ...

Các nội dung còn tồn tại: ...

8. Tài liệu và hồ sơ bàn giao

Các bên xác nhận đã bàn giao:

• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Tài liệu quản trị;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Thông tin cấu hình;
• Thông tin tài khoản;
• Hồ sơ kiểm thử;
• Hồ sơ đào tạo;
• Biên bản nghiệm thu;
• Các tài liệu khác: ...

Phương thức bàn giao: ...

Ngày bàn giao: ...

Tình trạng bàn giao: ...

9. Quyền sử dụng và sở hữu trí tuệ

Các bên xác nhận quyền đối với:

• Phần mềm;
• Mã nguồn nếu thuộc phạm vi bàn giao;
• Cơ sở dữ liệu;
• Giao diện;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Các thành phần khác.

Chủ thể quyền: ...

Phạm vi quyền sử dụng của Bên Sử dụng: ...

Thời hạn sử dụng: ...

Các hạn chế sử dụng nếu có: ...

10. Kinh phí thực hiện

Chi phí bản quyền/phần mềm: ... đồng.

Chi phí cài đặt: ... đồng.

Chi phí cấu hình: ... đồng.

Chi phí chuyển đổi dữ liệu: ... đồng.

Chi phí đào tạo: ... đồng.

Chi phí hỗ trợ: ... đồng.

Chi phí khác: ... đồng.

Tổng giá trị thực hiện: ... đồng.

11. Đối chiếu thanh toán

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương án xử lý công nợ: ...

12. Bảo mật dữ liệu

Các bên xác nhận có trách nhiệm bảo mật:

• Dữ liệu học sinh;
• Thông tin phụ huynh;
• Thông tin giáo viên;
• Thông tin cán bộ;
• Kết quả học tập;
• Thông tin tài chính;
• Tài khoản và thông tin truy cập;
• Các thông tin khác.

Thời hạn bảo mật: ...

Trách nhiệm của Bên Cung cấp: ...

Trách nhiệm của Bên Sử dụng: ...

13. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Bên Cung cấp có trách nhiệm:

• Hoàn tất nội dung bàn giao còn lại;
• Khắc phục lỗi thuộc phạm vi trách nhiệm;
• Thực hiện nghĩa vụ bảo hành nếu có;
• Hỗ trợ kỹ thuật theo thỏa thuận còn hiệu lực;
• Thực hiện nghĩa vụ bảo mật;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên Sử dụng có trách nhiệm:

• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Tiếp nhận và quản lý phần mềm;
• Quản lý tài khoản;
• Quản lý dữ liệu;
• Thực hiện nghĩa vụ bảo mật;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

14. Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực

Việc thanh lý hợp đồng không làm chấm dứt các điều khoản được các bên thỏa thuận tiếp tục áp dụng, bao gồm:

• Bảo mật thông tin;
• Bảo vệ dữ liệu;
• Quyền sở hữu trí tuệ;
• Quyền sử dụng phần mềm;
• Nghĩa vụ thanh toán;
• Bảo hành;
• Hỗ trợ kỹ thuật;
• Các nghĩa vụ khác: ...

15. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu toàn bộ quá trình thực hiện Hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học số ....

Phạm vi phần mềm đã cung cấp: ...

Tình trạng cài đặt và cấu hình: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Tài khoản và phân quyền: ...

Kết quả đào tạo: ...

Kết quả kiểm thử: ...

Tài liệu đã bàn giao: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

Quyền sử dụng phần mềm: ...

Tình trạng thanh toán: ...

Công nợ còn lại: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực: ...

Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN SỬ DỤNG
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN CUNG CẤP
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học?

Mẫu Biên Bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học giúp các bên có khung tham khảo để:

• Xác nhận phạm vi cung cấp: Ghi nhận các phân hệ và chức năng đã bàn giao.
• Đối chiếu dữ liệu: Xác nhận dữ liệu học sinh, giáo viên và các dữ liệu liên quan đã được cung cấp hoặc chuyển đổi.
• Quản lý tài khoản: Ghi nhận tài khoản và quyền truy cập.
• Xác nhận đào tạo: Ghi nhận nội dung và kết quả hướng dẫn sử dụng.
• Đối chiếu kiểm thử: Ghi nhận kết quả kiểm tra phần mềm.
• Xác nhận nghiệm thu: Làm rõ tình trạng tiếp nhận phần mềm.
• Đối chiếu tài liệu: Xác nhận hồ sơ và tài liệu đã bàn giao.
• Làm rõ quyền sử dụng: Xác định phạm vi và thời hạn sử dụng phần mềm.
• Đối chiếu tài chính: Xác định khoản đã thanh toán và công nợ.
• Xác định trách nhiệm sau thanh lý: Làm rõ nghĩa vụ bảo mật, bảo hành và hỗ trợ.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo loại hình trường học, phạm vi phần mềm, số lượng người dùng, dữ liệu và nội dung hợp đồng thực tế.

Nếu doanh nghiệp quan tâm đến các dự án nghiên cứu và phát triển công nghệ, có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác nghiên cứu phát triển công nghệ pin lithium-ion. Mẫu cung cấp thêm góc nhìn về việc xác nhận kết quả nghiên cứu, hoàn thành hạng mục và thanh lý thỏa thuận.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học

1. Rà soát hợp đồng

Đối chiếu thời hạn, phạm vi cung cấp, chức năng và nghĩa vụ của các bên.

2. Kiểm tra các phân hệ

Xác nhận từng phân hệ đã được cung cấp, cài đặt hoặc kích hoạt theo hợp đồng.

3. Kiểm tra dữ liệu

Đối chiếu dữ liệu đã nhập hoặc chuyển đổi và tình trạng dữ liệu sau khi bàn giao.

4. Kiểm tra tài khoản

Xác nhận tài khoản, nhóm quyền và phạm vi truy cập của từng nhóm người dùng.

5. Kiểm tra đào tạo

Xác nhận đối tượng, nội dung và kết quả đào tạo nếu thuộc phạm vi hợp đồng.

6. Kiểm thử phần mềm

Kiểm tra chức năng, dữ liệu, phân quyền và các nội dung thuộc phạm vi nghiệm thu.

7. Đối chiếu hồ sơ bàn giao

Kiểm tra tài liệu hướng dẫn, tài liệu kỹ thuật, thông tin cấu hình và hồ sơ liên quan.

8. Đối chiếu quyền sử dụng

Xác định phạm vi, thời hạn và các điều kiện sử dụng phần mềm sau khi thanh lý.

9. Đối chiếu tài chính

Kiểm tra các khoản đã thanh toán, công nợ và thời hạn hoàn tất nghĩa vụ.

10. Ký xác nhận

Các bên kiểm tra toàn bộ nội dung, thống nhất việc thanh lý và ký biên bản theo thẩm quyền.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi rõ phạm vi phần mềm. Nên liệt kê các phân hệ và chức năng thực tế thay vì chỉ ghi chung là “phần mềm quản lý trường học”.

Đối chiếu dữ liệu. Cần xác nhận dữ liệu đã cung cấp hoặc chuyển đổi, đặc biệt là dữ liệu học sinh và kết quả học tập.

Kiểm tra tài khoản. Cần xác định rõ quyền truy cập của quản trị viên, giáo viên, cán bộ, học sinh và phụ huynh nếu có.

Xác nhận nghiệm thu. Không nên chỉ ghi “đã nghiệm thu” mà nên xác định phạm vi và kết quả nghiệm thu.

Làm rõ quyền sử dụng phần mềm. Cần đối chiếu thời hạn và phạm vi quyền sử dụng theo hợp đồng.

Bảo mật dữ liệu. Nên ghi nhận nghĩa vụ bảo mật và trách nhiệm liên quan đến dữ liệu được xử lý trên phần mềm.

Đối chiếu công nợ. Ghi chính xác số tiền đã thanh toán và nghĩa vụ tài chính còn lại.

Xác định nghĩa vụ sau thanh lý. Các nghĩa vụ về bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật và xử lý lỗi cần được thể hiện rõ.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận kết quả cung cấp, bàn giao, kiểm thử và nghiệm thu phần mềm, đồng thời làm rõ thanh toán và nghĩa vụ của các bên sau khi hợp đồng kết thúc.

Có cần ghi từng phân hệ của phần mềm không?

Nên ghi nếu phần mềm có nhiều phân hệ để xác định chính xác phạm vi đã cung cấp và nghiệm thu.

Có cần ghi dữ liệu học sinh trong biên bản không?

Nên ghi nếu hợp đồng có nội dung nhập, chuyển đổi hoặc bàn giao dữ liệu học sinh.

Có cần ghi tài khoản và phân quyền không?

Nên ghi để xác nhận việc bàn giao quyền truy cập và trách nhiệm quản lý tài khoản.

Có cần ghi thông tin giáo viên và phụ huynh không?

Nên ghi nếu các dữ liệu này được quản lý hoặc xử lý trên phần mềm và thuộc phạm vi hợp đồng.

Có cần xác định quyền sử dụng phần mềm không?

Có. Đây là nội dung quan trọng, đặc biệt khi phần mềm được cung cấp theo hình thức cấp quyền sử dụng trong một thời hạn nhất định.

Nếu còn lỗi phần mềm thì có thanh lý được không?

Có thể, nếu các bên thống nhất thanh lý và ghi nhận rõ lỗi còn tồn tại, trách nhiệm xử lý, thời hạn khắc phục hoặc nghĩa vụ liên quan.

Có cần ghi nghĩa vụ bảo mật sau khi thanh lý không?

Nên ghi rõ nếu phần mềm có xử lý dữ liệu học sinh, phụ huynh, giáo viên, cán bộ hoặc các dữ liệu khác của nhà trường.

Có thể dùng mẫu này cho trung tâm giáo dục không?

Có thể dùng làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh các nội dung về đối tượng sử dụng, phân hệ, dữ liệu và nghiệp vụ theo mô hình hoạt động thực tế.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý trường học cần tập trung vào phạm vi cung cấp, các phân hệ, cài đặt và cấu hình, dữ liệu, tài khoản và phân quyền, đào tạo, kiểm thử, nghiệm thu, tài liệu bàn giao, quyền sử dụng phần mềm, bảo mật, thanh toán và nghĩa vụ sau thanh lý.

Trước khi ký, các bên nên rà soát hợp đồng, danh sách chức năng, dữ liệu đã cung cấp, tài khoản, kết quả kiểm thử, hồ sơ nghiệm thu, tài liệu bàn giao, quyền sử dụng phần mềm và công nợ để bảo đảm biên bản phản ánh đúng tình trạng thực tế.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản