Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM) là văn bản ghi nhận việc hoàn tất, chấm dứt hoặc thanh lý các quyền và nghĩa vụ giữa bên cung cấp và bên sử dụng hệ thống CRM. Biên bản giúp các bên xác nhận tình trạng bàn giao phần mềm, tài khoản, dữ liệu khách hàng, lịch sử giao dịch, tài liệu hướng dẫn, đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật, chi phí và các nghĩa vụ còn lại sau khi hợp đồng kết thúc.

Đối với loại hợp đồng này, nội dung nên tập trung vào phần mềm CRM được cung cấp, phiên bản và module, dữ liệu khách hàng, tài khoản người dùng, lịch sử giao dịch và chăm sóc khách hàng, tài liệu kỹ thuật, kết quả triển khai và nghiệm thu, đào tạo, phí phần mềm, bảo trì, quyền sử dụng và trách nhiệm bảo mật dữ liệu khách hàng.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện hệ thống hóa phạm vi phần mềm CRM, tài khoản và dữ liệu khách hàng đã bàn giao, kết quả triển khai, tình trạng thanh toán và trách nhiệm sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM)?

Biên bản thường được lập khi hợp đồng cung cấp phần mềm CRM hết thời hạn, hệ thống đã được triển khai và nghiệm thu hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Bên cung cấp đã hoàn tất triển khai hệ thống CRM;
• Các module và chức năng đã được bàn giao, nghiệm thu;
• Dữ liệu khách hàng đã được chuyển đổi sang hệ thống;
• Nhân sự sử dụng CRM đã được đào tạo;
• Hợp đồng cung cấp phần mềm hết thời hạn;
• Doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hệ thống CRM khác;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng;
• Đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Đã bàn giao dữ liệu và tài liệu cần thiết;
• Cần xác nhận việc xử lý tài khoản và dữ liệu khách hàng.

Nếu vẫn còn dữ liệu, tài khoản, chi phí, lỗi hệ thống hoặc nghĩa vụ hỗ trợ chưa hoàn thành, các nội dung này nên được ghi rõ trong biên bản.

Căn cứ khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM)

Khi lập biên bản, cần đối chiếu hợp đồng cung cấp phần mềm CRM, phụ lục hợp đồng, hồ sơ triển khai, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán.

Tùy nội dung hợp đồng, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Sở hữu trí tuệ đối với quyền tác giả và quyền sử dụng phần mềm;
• Các quy định liên quan đến bảo vệ dữ liệu và thông tin cá nhân nếu CRM lưu trữ dữ liệu khách hàng;
• Các quy định về bảo mật và an toàn thông tin nếu có;
• Các điều khoản cụ thể trong hợp đồng và phụ lục.

Căn cứ áp dụng cần được rà soát theo mô hình cung cấp phần mềm, loại dữ liệu được xử lý, phạm vi quyền sử dụng và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Nếu doanh nghiệp cần tham khảo thêm hồ sơ thanh lý cho các dịch vụ triển khai chương trình chuyên môn, có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng triển khai chương trình hòa nhập trẻ tự kỷ. Mẫu này cung cấp thêm hướng tham khảo về cách xác nhận kết quả và hoàn tất hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM)

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng cung cấp phần mềm CRM;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Tên phần mềm;
• Phiên bản hệ thống;
• Các module CRM;
• Phạm vi triển khai;
• Số lượng người dùng;
• Tài khoản quản trị;
• Tài khoản nhân viên kinh doanh;
• Dữ liệu khách hàng;
• Lịch sử giao dịch;
• Lịch sử chăm sóc khách hàng;
• Dữ liệu cơ hội bán hàng;
• Dữ liệu liên hệ;
• Hồ sơ chuyển đổi dữ liệu;
• Tài liệu hướng dẫn;
• Hồ sơ đào tạo;
• Biên bản bàn giao;
• Biên bản nghiệm thu;
• Phí phần mềm;
• Phí triển khai;
• Phí tùy chỉnh;
• Phí bảo trì và hỗ trợ;
• Chứng từ thanh toán;
• Các nghĩa vụ chưa hoàn thành nếu có.

Bên cạnh phần mềm CRM, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm thương mại điện tử là tài liệu liên quan phù hợp để tham khảo khi kết thúc hợp đồng cung cấp nền tảng số. Nội dung giúp đối chiếu các thông tin về bàn giao, nghiệm thu và nghĩa vụ đã thực hiện.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG (CRM)

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả triển khai, bàn giao và nghiệm thu phần mềm;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN CUNG CẤP PHẦN MỀM

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Tên phần mềm: ...

Phiên bản: ...

Phạm vi triển khai: ...

Số lượng người dùng: ...

Địa điểm triển khai: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi phần mềm CRM đã cung cấp

Bên A đã cung cấp và triển khai cho Bên B các module/chức năng:

• Quản lý thông tin khách hàng;
• Quản lý thông tin liên hệ;
• Quản lý cơ hội bán hàng;
• Quản lý khách hàng tiềm năng;
• Quản lý lịch sử giao dịch;
• Quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng;
• Quản lý quy trình bán hàng;
• Quản lý công việc và lịch làm việc;
• Quản lý chiến dịch;
• Báo cáo và phân tích;
• Các chức năng khác: ...

Phạm vi triển khai thực tế: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Các chức năng chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Tình trạng triển khai và nghiệm thu

Thời gian triển khai: ...

Nội dung cài đặt/cấu hình: ...

Nội dung tùy chỉnh: ...

Nội dung chuyển đổi dữ liệu: ...

Các hạng mục đã hoàn thành: ...

Thời gian nghiệm thu: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

Các lỗi hoặc vấn đề còn tồn tại: ...

Phương án khắc phục: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

4. Dữ liệu khách hàng

Các loại dữ liệu đã được chuyển giao:

• Thông tin khách hàng;
• Thông tin người liên hệ;
• Thông tin doanh nghiệp;
• Lịch sử giao dịch;
• Lịch sử chăm sóc khách hàng;
• Dữ liệu cơ hội bán hàng;
• Dữ liệu khách hàng tiềm năng;
• Dữ liệu báo giá/hợp đồng nếu có;
• Dữ liệu chiến dịch;
• Dữ liệu khác: ...

Thời điểm chốt dữ liệu: ...

Phương thức bàn giao/sao lưu: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Dữ liệu Bên B tiếp tục quản lý: ...

Dữ liệu Bên A phải hoàn trả, xóa hoặc xử lý theo thỏa thuận: ...

Thời hạn thực hiện: ...

5. Tài khoản và quyền truy cập

Số lượng tài khoản đã cấp: ...

Tài khoản quản trị: ...

Tài khoản nhân viên kinh doanh: ...

Tài khoản bộ phận chăm sóc khách hàng: ...

Tài khoản quản lý: ...

Phạm vi quyền truy cập: ...

Tình trạng tài khoản tại thời điểm thanh lý: ...

Phương án xử lý:

• Tiếp tục duy trì;
• Bàn giao;
• Khóa;
• Thu hồi;
• Xóa;
• Phương án khác: ...

6. Tài liệu và hồ sơ bàn giao

Các tài liệu phải bàn giao bổ sung nếu có: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

7. Đào tạo và hỗ trợ triển khai

Thời gian đào tạo: ...

Số lượng nhân sự tham gia: ...

Đối tượng đào tạo: ...

Nội dung đào tạo: ...

Kết quả đào tạo: ...

Thời gian hỗ trợ kỹ thuật: ...

Các nội dung hỗ trợ đã hoàn thành: ...

Các nội dung hỗ trợ còn lại: ...

8. Quyền sử dụng phần mềm CRM

Bên B được cấp quyền sử dụng phần mềm theo phạm vi:

• Số lượng người dùng: ...
• Module sử dụng: ...
• Phạm vi địa điểm: ...
• Thời hạn sử dụng: ...
• Các chức năng được phép sử dụng: ...

Tình trạng quyền sử dụng tại thời điểm thanh lý: ...

Quyền tiếp tục sử dụng sau thanh lý: ...

Các giới hạn sử dụng: ...

Quyền sở hữu phần mềm thuộc về: ...

9. Phí cung cấp và triển khai phần mềm

Phí bản quyền/phí sử dụng: ... đồng.

Phí triển khai: ... đồng.

Phí tùy chỉnh: ... đồng.

Phí chuyển đổi dữ liệu: ... đồng.

Phí đào tạo: ... đồng.

Phí bảo trì/hỗ trợ: ... đồng.

Các khoản phí khác: ... đồng.

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

10. Đối chiếu thanh toán

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương án xử lý công nợ: ...

11. Bảo trì và hỗ trợ sau thanh lý

Thời hạn bảo trì còn lại: ...

Phạm vi hỗ trợ: ...

Các lỗi được tiếp tục xử lý: ...

Thời hạn hỗ trợ: ...

Chi phí hỗ trợ sau thanh lý nếu có: ...

Đầu mối tiếp nhận yêu cầu: ...

12. Bảo mật dữ liệu khách hàng

Các bên thống nhất bảo mật:

• Thông tin khách hàng;
• Thông tin người liên hệ;
• Lịch sử giao dịch;
• Lịch sử chăm sóc khách hàng;
• Dữ liệu cơ hội bán hàng;
• Thông tin hợp đồng và giao dịch;
• Tài khoản người dùng;
• Cấu hình hệ thống;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Các thông tin khác thuộc phạm vi bảo mật.

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Thời hạn bảo mật: ...

13. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Bên A có trách nhiệm:

• Hoàn tất bàn giao phần mềm và tài liệu;
• Hoàn tất chuyển giao dữ liệu;
• Thực hiện hỗ trợ còn lại nếu có;
• Xử lý dữ liệu theo thỏa thuận;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Tiếp nhận và quản lý dữ liệu khách hàng;
• Quản lý tài khoản người dùng;
• Sử dụng phần mềm đúng phạm vi quyền;
• Tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo mật;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

14. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu toàn bộ quá trình thực hiện Hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM) số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các khoản công nợ: ...

Các quyền và nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Đối với các giải pháp phần mềm ứng dụng công nghệ nhận diện, bạn có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm nhận diện khuôn mặt để có thêm mẫu hồ sơ liên quan. Tài liệu hỗ trợ tham khảo cách ghi nhận việc cung cấp và hoàn tất thỏa thuận.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM)?

Hợp đồng cung cấp phần mềm CRM thường có nhiều nội dung cần đối chiếu như module quản lý khách hàng, dữ liệu liên hệ, lịch sử giao dịch, cơ hội bán hàng, tài khoản, tài liệu, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo, nghiệm thu, quyền sử dụng và chi phí. Một mẫu biên bản có bố cục phù hợp giúp các bên thuận tiện tổng hợp những nội dung này trước khi xác nhận thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM) do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn khung nội dung: Hỗ trợ hệ thống hóa thông tin về hợp đồng và hệ thống CRM.
• Dễ xác định module: Có thể ghi rõ các chức năng quản lý khách hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng và báo cáo.
• Thuận tiện kiểm tra dữ liệu: Có thể ghi nhận dữ liệu khách hàng, lịch sử giao dịch và thông tin liên hệ đã chuyển đổi, bàn giao và sao lưu.
• Hỗ trợ quản lý tài khoản: Có thể xác định quyền truy cập của quản trị viên, nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng và quản lý.
• Dễ tổng hợp hồ sơ: Có thể lập danh mục tài liệu hướng dẫn, cấu hình và chuyển đổi dữ liệu.
• Thuận tiện ghi nhận đào tạo: Có thể xác định nội dung đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật đã thực hiện.
• Làm rõ quyền sử dụng: Có thể ghi nhận thời hạn, phạm vi và giới hạn sử dụng hệ thống CRM.
• Dễ đối chiếu chi phí: Có thể tổng hợp phí phần mềm, triển khai, tùy chỉnh, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo và hỗ trợ.
• Dễ điều chỉnh theo từng hợp đồng: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo, sau đó cập nhật tên phần mềm, phiên bản, module, dữ liệu khách hàng, tài khoản, tài liệu, kết quả nghiệm thu, chi phí, quyền sử dụng và quy chế của các bên. Cách này giúp hồ sơ thanh lý được trình bày thống nhất và thuận tiện đối chiếu hơn.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM)

1. Rà soát hợp đồng

Đối chiếu tên phần mềm, phiên bản, module, phạm vi triển khai, số lượng người dùng và thời hạn sử dụng.

2. Kiểm tra kết quả triển khai

Xác nhận các module đã cài đặt, cấu hình, tùy chỉnh và nghiệm thu.

3. Kiểm tra dữ liệu khách hàng

Đối chiếu thông tin khách hàng, liên hệ, lịch sử giao dịch, hoạt động chăm sóc và cơ hội bán hàng đã chuyển đổi.

4. Kiểm tra tài khoản và quyền truy cập

Xác nhận tài khoản quản trị, kinh doanh, chăm sóc khách hàng và quản lý; đồng thời xác định phương án xử lý sau thanh lý.

5. Kiểm tra tài liệu và đào tạo

Xác nhận tài liệu hướng dẫn, tài liệu kỹ thuật và nội dung đào tạo đã bàn giao.

6. Đối chiếu quyền sử dụng

Xác định thời hạn, số lượng người dùng, module và phạm vi tiếp tục sử dụng phần mềm.

7. Quyết toán chi phí

Đối chiếu phí phần mềm, triển khai, tùy chỉnh, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo, bảo trì và các khoản phát sinh.

8. Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm xử lý dữ liệu khách hàng, tài khoản, hỗ trợ kỹ thuật, thanh toán và bảo mật.

9. Ký xác nhận

Sau khi hoàn tất đối chiếu, đại diện có thẩm quyền của các bên ký biên bản và thực hiện các nghĩa vụ còn lại.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi chính xác tên và phiên bản phần mềm. Đây là cơ sở xác định đúng hệ thống đã được cung cấp và nghiệm thu.

Liệt kê cụ thể các module CRM. Nên ghi rõ những chức năng đã triển khai thay vì chỉ ghi chung là “phần mềm CRM”.

Kiểm tra dữ liệu trước khi thanh lý. Dữ liệu khách hàng cần được đối chiếu, sao lưu và bàn giao theo thỏa thuận.

Không đưa mật khẩu vào biên bản. Thông tin xác thực nên được bàn giao bằng phương thức bảo mật phù hợp.

Đặc biệt lưu ý dữ liệu khách hàng. Thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch và dữ liệu chăm sóc khách hàng cần được quản lý theo yêu cầu bảo mật và quy định áp dụng.

Làm rõ quyền sử dụng phần mềm. Việc cung cấp phần mềm không mặc nhiên đồng nghĩa với việc chuyển quyền sở hữu phần mềm.

Ghi nhận các lỗi còn tồn tại. Nếu hệ thống chưa hoàn thiện, cần xác định rõ lỗi, trách nhiệm khắc phục và thời hạn xử lý.

Đối chiếu công nợ. Các khoản phí cần thống nhất với hợp đồng, phụ lục và chứng từ thanh toán.

Xác định hỗ trợ sau thanh lý. Nếu vẫn còn thời hạn bảo trì hoặc hỗ trợ kỹ thuật, cần ghi rõ phạm vi và thời gian thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm CRM dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận tình trạng cung cấp và triển khai hệ thống CRM, dữ liệu khách hàng, tài khoản, tài liệu, quyền sử dụng, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Thông thường, biên bản được lập khi hệ thống đã được triển khai, nghiệm thu và các bên đã hoàn thành hoặc thống nhất xử lý những nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi dữ liệu khách hàng trong biên bản không?

Nên ghi để xác nhận loại dữ liệu đã được chuyển đổi, bàn giao, sao lưu và trách nhiệm quản lý dữ liệu sau thanh lý.

Có cần ghi tài khoản người dùng không?

Nên ghi số lượng, loại tài khoản và quyền truy cập. Không nên đưa mật khẩu hoặc thông tin xác thực vào biên bản.

Dữ liệu khách hàng xử lý thế nào khi thanh lý?

Cần căn cứ hợp đồng và thỏa thuận để xác định dữ liệu nào được tiếp tục lưu giữ, dữ liệu nào phải bàn giao, sao lưu, hoàn trả hoặc xóa.

Quyền sử dụng phần mềm có chấm dứt khi thanh lý không?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng. Nếu quyền sử dụng chấm dứt cùng hợp đồng, cần ghi rõ thời điểm và phương án xử lý tài khoản.

Có cần bàn giao lịch sử giao dịch và chăm sóc khách hàng không?

Nếu các dữ liệu này thuộc phạm vi hợp đồng và Bên B cần tiếp tục quản lý, nên xác nhận tình trạng bàn giao hoặc phương án xử lý cụ thể.

Nếu phần mềm còn lỗi thì có thể thanh lý không?

Có thể tùy thỏa thuận. Nếu thanh lý khi còn lỗi, cần ghi rõ lỗi, trách nhiệm khắc phục và thời hạn hoàn thành.

Nghĩa vụ bảo mật dữ liệu khách hàng có tiếp tục sau thanh lý không?

Có thể tiếp tục nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận quy định nghĩa vụ bảo mật có hiệu lực sau khi hợp đồng kết thúc.

Có thể sử dụng mẫu này cho mọi hợp đồng cung cấp phần mềm CRM không?

Có thể sử dụng làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo hệ thống CRM, module, dữ liệu, tài khoản, phương thức cung cấp, quyền sử dụng, chi phí và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM) cần phản ánh đầy đủ tình trạng cung cấp và triển khai hệ thống, module chức năng, dữ liệu khách hàng, tài khoản, tài liệu, đào tạo, nghiệm thu, quyền sử dụng, chi phí và nghĩa vụ sau khi hợp đồng kết thúc.

Trước khi ký, các bên nên đặc biệt rà soát phiên bản và module CRM, dữ liệu khách hàng, lịch sử giao dịch và chăm sóc khách hàng, tài khoản người dùng, hồ sơ chuyển đổi dữ liệu, kết quả nghiệm thu, quyền sử dụng, công nợ, bảo trì và nghĩa vụ bảo mật.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo tên phần mềm, phiên bản, module, dữ liệu khách hàng, tài khoản, tài liệu, kết quả nghiệm thu, chi phí, quyền sử dụng và quy chế của các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản