Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán là văn bản ghi nhận việc hoàn tất, chấm dứt hoặc thanh lý các quyền và nghĩa vụ giữa bên cung cấp và bên sử dụng phần mềm kế toán. Biên bản giúp các bên xác nhận tình trạng bàn giao phần mềm, dữ liệu kế toán, tài khoản, tài liệu hướng dẫn, đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật, chi phí và các nghĩa vụ còn lại sau khi hợp đồng kết thúc.

Đối với loại hợp đồng này, nội dung nên tập trung vào phần mềm kế toán được cung cấp, phiên bản và module, dữ liệu kế toán, tài khoản người dùng, tài liệu hướng dẫn, quá trình triển khai và nghiệm thu, đào tạo, phí bản quyền hoặc phí sử dụng, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, quyền sử dụng phần mềm, bảo mật dữ liệu và nghĩa vụ sau thanh lý.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện hệ thống hóa phạm vi phần mềm kế toán, tài khoản và dữ liệu đã bàn giao, kết quả triển khai, tình trạng thanh toán và trách nhiệm sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán?

Biên bản thường được lập khi hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán hết thời hạn, phần mềm đã được triển khai và nghiệm thu hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Bên cung cấp đã hoàn thành việc cài đặt và cấu hình phần mềm;
• Phần mềm đã được nghiệm thu;
• Đã hoàn thành việc chuyển đổi dữ liệu kế toán;
• Người sử dụng đã được đào tạo;
• Hợp đồng cung cấp phần mềm hết thời hạn;
• Doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm khác;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn;
• Đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán;
• Đã hoàn tất bàn giao dữ liệu và tài liệu;
• Cần xác nhận tình trạng tài khoản và quyền sử dụng phần mềm.

Nếu còn dữ liệu, phí dịch vụ, lỗi phần mềm, nghĩa vụ bảo trì hoặc tài liệu chưa được bàn giao, cần ghi nhận cụ thể trong biên bản.

Doanh nghiệp có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý nhân sự (HRM) nếu đang cần thêm mẫu hồ sơ cho các hợp đồng cung cấp giải pháp quản trị. Tài liệu giúp đối chiếu nội dung khi xác nhận bàn giao và kết thúc hợp đồng.

Căn cứ khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán

Khi lập biên bản, cần đối chiếu hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán, phụ lục hợp đồng, báo giá, hồ sơ triển khai, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán.

Tùy nội dung hợp đồng, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Kế toán và các quy định liên quan nếu việc cung cấp phần mềm gắn với hoạt động kế toán;
• Luật Sở hữu trí tuệ đối với quyền tác giả và quyền sử dụng phần mềm;
• Các quy định liên quan đến dữ liệu, bảo mật và an toàn thông tin nếu có;
• Các điều khoản cụ thể trong hợp đồng và phụ lục.

Căn cứ áp dụng cần được rà soát theo hình thức cung cấp phần mềm, phạm vi quyền sử dụng, phương thức triển khai và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Tên phần mềm;
• Phiên bản phần mềm;
• Các module kế toán;
• Phạm vi triển khai;
• Số lượng người dùng;
• Tài khoản quản trị;
• Tài khoản kế toán viên;
• Dữ liệu kế toán;
• Dữ liệu hóa đơn, chứng từ nếu có;
• Hồ sơ chuyển đổi dữ liệu;
• Tài liệu hướng dẫn;
• Hồ sơ đào tạo;
• Biên bản bàn giao;
• Biên bản nghiệm thu;
• Phí phần mềm;
• Phí triển khai và đào tạo;
• Phí bảo trì, hỗ trợ;
• Chứng từ thanh toán;
• Các nghĩa vụ chưa hoàn thành nếu có.

Nếu hợp đồng liên quan đến hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM) là mẫu liên quan có thể xem thêm. Nội dung giúp tham khảo cách ghi nhận kết quả triển khai và các nghĩa vụ đã hoàn tất.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả triển khai, bàn giao và nghiệm thu phần mềm;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN CUNG CẤP PHẦN MỀM

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Tên phần mềm: ...

Phiên bản: ...

Phạm vi cung cấp: ...

Địa điểm triển khai: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi phần mềm kế toán đã cung cấp

Bên A đã cung cấp và triển khai cho Bên B các chức năng/module:

• Kế toán tổng hợp;
• Kế toán tiền mặt, tiền gửi;
• Quản lý công nợ;
• Quản lý hàng tồn kho;
• Quản lý tài sản cố định;
• Quản lý tiền lương;
• Quản lý hóa đơn, chứng từ;
• Lập báo cáo tài chính;
• Báo cáo quản trị;
• Các chức năng khác: ...

Phạm vi triển khai thực tế: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Các chức năng chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Tình trạng triển khai và nghiệm thu

Thời gian triển khai: ...

Nội dung cài đặt/cấu hình: ...

Nội dung chuyển đổi dữ liệu: ...

Các hạng mục đã hoàn thành: ...

Thời gian nghiệm thu: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

Các lỗi hoặc vấn đề còn tồn tại: ...

Phương án khắc phục: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

4. Dữ liệu kế toán

Các loại dữ liệu đã được chuyển giao:

• Danh mục tài khoản;
• Danh mục khách hàng;
• Danh mục nhà cung cấp;
• Danh mục hàng hóa;
• Số dư đầu kỳ;
• Dữ liệu thu, chi;
• Dữ liệu công nợ;
• Dữ liệu hóa đơn, chứng từ;
• Dữ liệu tài sản;
• Dữ liệu khác: ...

Thời điểm chốt dữ liệu: ...

Phương thức bàn giao/sao lưu: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Dữ liệu Bên B tiếp tục quản lý: ...

Dữ liệu Bên A phải hoàn trả hoặc xóa nếu có: ...

Thời hạn xử lý: ...

5. Tài khoản và quyền truy cập

Số lượng tài khoản đã cấp: ...

Tài khoản quản trị: ...

Tài khoản người dùng: ...

Quyền truy cập của từng nhóm người dùng: ...

Tình trạng tài khoản tại thời điểm thanh lý: ...

Phương án xử lý:

• Tiếp tục duy trì;
• Bàn giao cho Bên B;
• Khóa;
• Thu hồi;
• Xóa;
• Phương án khác: ...

6. Tài liệu và hồ sơ bàn giao

Các tài liệu phải bàn giao bổ sung nếu có: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

7. Đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật

Thời gian đào tạo: ...

Số lượng nhân sự tham gia: ...

Nội dung đào tạo: ...

Kết quả đào tạo: ...

Thời gian hỗ trợ kỹ thuật: ...

Các nội dung hỗ trợ đã hoàn thành: ...

Các nội dung hỗ trợ còn lại: ...

8. Quyền sử dụng phần mềm kế toán

Bên B được cấp quyền sử dụng phần mềm theo phạm vi:

• Số lượng người dùng: ...
• Số lượng thiết bị: ...
• Module sử dụng: ...
• Phạm vi địa điểm: ...
• Thời hạn sử dụng: ...

Tình trạng quyền sử dụng tại thời điểm thanh lý: ...

Quyền tiếp tục sử dụng sau thanh lý: ...

Các giới hạn sử dụng: ...

Quyền sở hữu phần mềm thuộc về: ...

9. Phí cung cấp và triển khai phần mềm

Phí bản quyền/phí sử dụng: ... đồng.

Phí triển khai: ... đồng.

Phí chuyển đổi dữ liệu: ... đồng.

Phí đào tạo: ... đồng.

Phí bảo trì/hỗ trợ: ... đồng.

Các khoản phí khác: ... đồng.

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

10. Đối chiếu thanh toán

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương án xử lý công nợ: ...

11. Bảo trì và hỗ trợ sau thanh lý

Thời hạn bảo trì còn lại: ...

Phạm vi hỗ trợ: ...

Các lỗi được tiếp tục xử lý: ...

Thời hạn hỗ trợ: ...

Chi phí hỗ trợ sau thanh lý nếu có: ...

Đầu mối tiếp nhận yêu cầu: ...

12. Bảo mật dữ liệu kế toán

Các bên thống nhất bảo mật:

• Dữ liệu kế toán;
• Dữ liệu khách hàng;
• Dữ liệu nhà cung cấp;
• Thông tin tài chính;
• Dữ liệu hóa đơn, chứng từ;
• Tài khoản người dùng;
• Cấu hình hệ thống;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Các thông tin khác thuộc phạm vi bảo mật.

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Thời hạn bảo mật: ...

13. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Bên A có trách nhiệm:

• Hoàn tất bàn giao phần mềm và tài liệu;
• Hoàn tất chuyển giao dữ liệu;
• Thực hiện hỗ trợ còn lại nếu có;
• Xử lý dữ liệu theo thỏa thuận;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Tiếp nhận và quản lý dữ liệu kế toán;
• Quản lý tài khoản người dùng;
• Sử dụng phần mềm đúng phạm vi quyền;
• Tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo mật;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

14. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu toàn bộ quá trình thực hiện Hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các khoản công nợ: ...

Các quyền và nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Bên cạnh các mẫu thuộc lĩnh vực phần mềm, Biên bản thanh lý hợp đồng triển khai chương trình hòa nhập trẻ tự kỷ cũng có thể được tham khảo khi cần tìm tài liệu thanh lý cho hoạt động triển khai chương trình chuyên môn, dịch vụ xã hội và giáo dục.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán?

Hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán thường có nhiều nội dung cần đối chiếu như module kế toán, dữ liệu, tài khoản, tài liệu, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo, nghiệm thu, quyền sử dụng và chi phí. Một mẫu biên bản có bố cục phù hợp giúp các bên thuận tiện tổng hợp những nội dung này trước khi xác nhận thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn khung nội dung: Hỗ trợ hệ thống hóa thông tin về hợp đồng và phần mềm kế toán.
• Dễ xác định phạm vi chức năng: Có thể ghi rõ các module, chức năng và hạng mục đã triển khai.
• Thuận tiện kiểm tra dữ liệu: Có thể ghi nhận dữ liệu kế toán đã chuyển đổi, bàn giao và sao lưu.
• Hỗ trợ quản lý tài khoản: Có thể xác định số lượng tài khoản và quyền truy cập của người dùng.
• Dễ tổng hợp hồ sơ: Có thể lập danh mục tài liệu hướng dẫn, cấu hình và chuyển đổi dữ liệu.
• Thuận tiện ghi nhận đào tạo: Có thể xác định nội dung và kết quả đào tạo người sử dụng.
• Làm rõ quyền sử dụng: Có thể ghi nhận thời hạn, phạm vi và các giới hạn sử dụng phần mềm.
• Dễ đối chiếu chi phí: Có thể tổng hợp phí phần mềm, triển khai, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo và hỗ trợ.
• Dễ điều chỉnh theo từng hợp đồng: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo, sau đó cập nhật tên phần mềm, phiên bản, module, dữ liệu, tài khoản, tài liệu, kết quả nghiệm thu, chi phí, quyền sử dụng và quy chế của các bên. Cách này giúp hồ sơ thanh lý được trình bày thống nhất và thuận tiện đối chiếu hơn.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán

1. Rà soát hợp đồng

Đối chiếu tên phần mềm, phiên bản, module, phạm vi triển khai, thời hạn và quyền sử dụng.

2. Kiểm tra kết quả triển khai

Xác nhận các chức năng đã cài đặt, cấu hình, chuyển đổi dữ liệu và nghiệm thu.

3. Kiểm tra dữ liệu kế toán

Đối chiếu số liệu đã chuyển đổi, dữ liệu được bàn giao và phương án sao lưu.

4. Kiểm tra tài khoản và tài liệu

Xác nhận tài khoản người dùng, quyền truy cập và các tài liệu đã bàn giao.

5. Đối chiếu đào tạo và hỗ trợ

Ghi nhận nội dung đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật và các vấn đề còn tồn tại.

6. Đối chiếu quyền sử dụng

Xác định thời hạn, số lượng người dùng, module và phạm vi sử dụng phần mềm sau thanh lý.

7. Quyết toán chi phí

Đối chiếu phí phần mềm, triển khai, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo, bảo trì và các khoản phát sinh.

8. Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm xử lý dữ liệu, tài khoản, hỗ trợ kỹ thuật, thanh toán và bảo mật.

9. Ký xác nhận

Sau khi hoàn tất đối chiếu, đại diện có thẩm quyền của các bên ký biên bản và thực hiện các nghĩa vụ còn lại.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi chính xác tên và phiên bản phần mềm. Đây là cơ sở xác định đúng phần mềm đã được cung cấp và nghiệm thu.

Liệt kê rõ module kế toán. Nếu hợp đồng có nhiều chức năng, nên ghi cụ thể thay vì chỉ ghi chung tên phần mềm.

Kiểm tra dữ liệu trước khi thanh lý. Dữ liệu kế toán cần được đối chiếu, sao lưu và bàn giao theo thỏa thuận.

Không đưa mật khẩu vào biên bản. Thông tin xác thực nên được bàn giao bằng phương thức bảo mật phù hợp.

Làm rõ quyền sử dụng. Việc cung cấp phần mềm không mặc nhiên đồng nghĩa với việc chuyển quyền sở hữu phần mềm cho bên sử dụng.

Ghi nhận kết quả nghiệm thu. Nếu còn lỗi hoặc chức năng chưa hoàn thiện, cần xác định trách nhiệm và thời hạn xử lý.

Đối chiếu công nợ. Các khoản phí cần thống nhất với hợp đồng, phụ lục và chứng từ thanh toán.

Xác định thời hạn hỗ trợ. Nếu còn thời gian bảo trì hoặc hỗ trợ kỹ thuật, nên ghi rõ phạm vi và thời hạn.

Bảo vệ dữ liệu kế toán. Cần xác định trách nhiệm của mỗi bên đối với việc lưu trữ, bảo mật và xử lý dữ liệu sau khi hợp đồng kết thúc.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận tình trạng cung cấp, triển khai, nghiệm thu, bàn giao dữ liệu và tài liệu, quyền sử dụng, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Thông thường, biên bản được lập khi phần mềm đã được triển khai, nghiệm thu và các bên đã hoàn thành hoặc thống nhất xử lý những nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi dữ liệu kế toán trong biên bản không?

Nên ghi để xác nhận dữ liệu nào đã được chuyển đổi, bàn giao, sao lưu và trách nhiệm quản lý dữ liệu sau thanh lý.

Có cần ghi số lượng tài khoản người dùng không?

Nên ghi số lượng và loại tài khoản để xác định phạm vi quyền truy cập. Không nên đưa mật khẩu vào biên bản.

Quyền sử dụng phần mềm có chấm dứt khi thanh lý không?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng. Nếu quyền sử dụng chấm dứt cùng hợp đồng, cần ghi rõ thời điểm và phương án xử lý tài khoản, dữ liệu.

Có cần bàn giao dữ liệu kế toán trước khi thanh lý không?

Nếu hợp đồng có nội dung chuyển giao hoặc Bên B cần tiếp tục quản lý dữ liệu, nên hoàn tất việc bàn giao hoặc xác định rõ phương án xử lý trước khi xác nhận thanh lý.

Nếu phần mềm còn lỗi thì có thể thanh lý không?

Có thể tùy thỏa thuận. Nếu thanh lý khi còn lỗi, cần ghi rõ lỗi, trách nhiệm khắc phục và thời hạn hoàn thành.

Có cần ghi phí bảo trì và hỗ trợ không?

Nên ghi nếu đây là một phần của hợp đồng hoặc vẫn còn nghĩa vụ sau khi thanh lý.

Nghĩa vụ bảo mật dữ liệu kế toán có tiếp tục sau thanh lý không?

Có thể tiếp tục nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận quy định nghĩa vụ bảo mật có hiệu lực sau khi hợp đồng kết thúc.

Có thể sử dụng mẫu này cho mọi hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán không?

Có thể sử dụng làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo phần mềm, module, dữ liệu, phương thức cung cấp, quyền sử dụng, chi phí và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán cần phản ánh đầy đủ tình trạng cung cấp và triển khai phần mềm, module chức năng, dữ liệu kế toán, tài khoản, tài liệu, đào tạo, nghiệm thu, quyền sử dụng, chi phí và nghĩa vụ sau khi hợp đồng kết thúc.

Trước khi ký, các bên nên đặc biệt rà soát phiên bản và module phần mềm, dữ liệu kế toán, tài khoản người dùng, hồ sơ chuyển đổi dữ liệu, kết quả nghiệm thu, quyền sử dụng, công nợ, bảo trì và nghĩa vụ bảo mật.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo tên phần mềm, phiên bản, module, dữ liệu, tài khoản, tài liệu, kết quả nghiệm thu, chi phí, quyền sử dụng và quy chế của các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản