Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê tài liệu hướng dẫn tour được lập khi thời hạn sử dụng tài liệu đã kết thúc hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận loại tài liệu đã cung cấp, số lượng, thời gian sử dụng, tình trạng hoàn trả, chi phí thuê, các khoản phát sinh và nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp lữ hành, hướng dẫn viên hoặc đơn vị tổ chức tour thuận tiện sử dụng khi hoàn tất hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê tài liệu hướng dẫn tour, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê tài liệu hướng dẫn tour là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê tài liệu hướng dẫn tour là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu quá trình thuê và sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động tổ chức, hướng dẫn tour.

Tài liệu có thể gồm cẩm nang du lịch, bản đồ, tài liệu giới thiệu điểm đến, lịch trình, thông tin tuyến tour hoặc các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu tài liệu được bàn giao dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử, các bên nên xác định rõ phạm vi tài liệu và trách nhiệm hoàn trả, xóa hoặc ngừng sử dụng sau khi kết thúc hợp đồng nếu có thỏa thuận.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê tài liệu

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê tài liệu hướng dẫn tour trước hết căn cứ vào hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các thỏa thuận giữa các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Tùy nội dung tài liệu và mục đích sử dụng, các bên cần thực hiện theo những điều khoản đã thỏa thuận về quyền sử dụng, bảo quản, hoàn trả và bảo mật nếu có.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê tài liệu giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian thuê;
• Loại tài liệu;
• Số lượng tài liệu;
• Hình thức bàn giao;
• Thời gian sử dụng;
• Tình trạng tài liệu;
• Tình trạng hoàn trả;
• Chi phí thuê;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Tài liệu còn phải bàn giao;
• Nghĩa vụ tiếp tục thực hiện;
• Thời điểm thanh lý.

Nếu cần tham khảo mẫu liên quan đến hoạt động giáo dục, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác triển khai giáo dục hòa nhập tại trường tiểu học giúp đối chiếu cách ghi nhận nội dung phối hợp, kết quả thực hiện và các nghĩa vụ đã hoàn tất.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy trường hợp, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ;
• Phụ lục hợp đồng;
• Danh mục tài liệu;
• Phiếu giao nhận;
• Biên bản bàn giao;
• Danh sách tài liệu hoàn trả;
• Bảng kê chi phí;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu tài liệu được cung cấp dưới dạng điện tử, nên đối chiếu tài khoản, đường dẫn hoặc phạm vi quyền truy cập nếu những nội dung này được quy định trong hợp đồng.

Đối với các chương trình du lịch có yếu tố hợp tác quốc tế, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với tổ chức quốc tế về du lịch bền vững là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận kết quả phối hợp và kết thúc thỏa thuận.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê tài liệu hướng dẫn tour tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ THUÊ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN TOUR

Số: 113/BBTL-TLHD

Căn cứ Hợp đồng cung cấp dịch vụ số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Căn cứ phụ lục và các thỏa thuận giữa hai bên;

Căn cứ kết quả thực hiện dịch vụ;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ TÀI LIỆU

Tên đơn vị/Họ và tên: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp nếu có: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP TÀI LIỆU

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê tài liệu hướng dẫn tour với các nội dung sau:

1. Thông tin dịch vụ

Tên tour/chương trình: ...

Thời gian thuê: ...

Địa điểm sử dụng: ...

Mục đích sử dụng: ...

Hình thức tài liệu: Bản giấy/bản điện tử/khác.

2. Danh mục tài liệu đã cung cấp

Các tài liệu đã cung cấp đầy đủ: ...

Các tài liệu chưa cung cấp nếu có: ...

3. Tình hình thực hiện dịch vụ

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

4. Bàn giao và hoàn trả tài liệu

Thời điểm nhận tài liệu: ...

Thời điểm hoàn trả: ...

Số lượng tài liệu đã hoàn trả: ...

Tài liệu còn phải hoàn trả:

...

Đối với tài liệu điện tử, các bên xác nhận việc ngừng quyền truy cập/xóa dữ liệu nếu có thỏa thuận:

...

Tình trạng tài liệu khi hoàn trả:

...

5. Giá trị hợp đồng và chi phí

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản điều chỉnh/giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

6. Tình trạng thanh toán

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

7. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình thuê:

...

Tài liệu bị mất, hư hỏng hoặc thiếu nếu có:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

8. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Các tài liệu còn phải bàn giao hoặc hoàn trả:

...

Các khoản thanh toán còn lại:

...

Thời hạn hoàn thành: ...

9. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu danh mục tài liệu, số lượng, thời gian thuê, tình trạng bàn giao, chi phí và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng cung cấp dịch vụ số ... kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nếu doanh nghiệp cần đối chiếu trường hợp thuê đơn vị chuyên môn thực hiện công tác môi trường, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập báo cáo môi trường du lịch giúp tham khảo cách ghi nhận phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao và hoàn tất dịch vụ.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng thuê tài liệu hướng dẫn tour

Đối chiếu danh mục tài liệu

Kiểm tra tên tài liệu, số lượng, hình thức cung cấp và thời gian sử dụng theo hợp đồng.

Kiểm tra tình trạng bàn giao

Đối với tài liệu bản giấy, cần kiểm tra số lượng và tình trạng khi hoàn trả. Với tài liệu điện tử, cần đối chiếu quyền truy cập hoặc nghĩa vụ xóa, ngừng sử dụng nếu có.

Xác nhận thời gian thuê

Kiểm tra thời điểm nhận, thời gian sử dụng và ngày hoàn trả để làm căn cứ xác định chi phí.

Chốt chi phí

Đối chiếu tiền thuê, chi phí phát sinh, khoản điều chỉnh và số tiền đã thanh toán trước khi ký biên bản.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê tài liệu hướng dẫn tour

Khi lập biên bản, nên đối chiếu danh mục tài liệu thực tế với danh sách đã ghi trong hợp đồng. Nếu có tài liệu bổ sung hoặc thay thế, cần ghi nhận cụ thể.

Đối với tài liệu bản giấy, nên xác nhận số lượng và tình trạng khi hoàn trả. Nếu tài liệu bị mất hoặc hư hỏng, các bên cần ghi rõ phương án xử lý theo thỏa thuận.

Với tài liệu điện tử, nên xác định rõ việc kết thúc quyền truy cập hoặc ngừng sử dụng nếu hợp đồng có quy định.

Nếu còn chi phí, tài liệu hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành, cần ghi rõ trách nhiệm và thời hạn thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê tài liệu?

Nên lập khi thời gian thuê đã kết thúc hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và cần đối chiếu tài liệu, chi phí.

Có cần liệt kê từng loại tài liệu không?

Nên liệt kê để xác định chính xác tài liệu đã được cung cấp và hoàn trả.

Có cần ghi số lượng tài liệu không?

Nên ghi nếu số lượng là căn cứ xác định phạm vi dịch vụ hoặc chi phí.

Nếu tài liệu bị mất thì xử lý thế nào?

Nên ghi rõ tài liệu bị mất và phương án xử lý theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Nếu tài liệu bị hư hỏng thì sao?

Cần ghi nhận tình trạng thực tế và trách nhiệm xử lý của các bên nếu có.

Tài liệu điện tử có cần xác nhận hoàn trả không?

Nên xác nhận việc kết thúc quyền truy cập, xóa hoặc ngừng sử dụng nếu hợp đồng có quy định.

Có cần ghi thời gian sử dụng tài liệu không?

Nên ghi để xác định thời hạn thuê và làm căn cứ đối chiếu dịch vụ.

Có cần ghi chi phí phát sinh không?

Nên ghi riêng các khoản phát sinh và căn cứ thống nhất giữa các bên.

Nếu còn tiền thuê chưa thanh toán thì sao?

Cần ghi rõ số tiền còn lại, thời hạn và phương thức thanh toán.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về danh mục tài liệu, tình trạng hoàn trả, chi phí hoặc nghĩa vụ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê tài liệu hướng dẫn tour giúp các bên hoàn tất việc đối chiếu danh mục tài liệu, số lượng, thời gian sử dụng, tình trạng bàn giao, chi phí và công nợ sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi lập biên bản, nên kiểm tra riêng tài liệu bản giấy và tài liệu điện tử, đồng thời ghi nhận những trường hợp thiếu, mất, hư hỏng hoặc còn quyền truy cập chưa được xử lý. Những nghĩa vụ chưa hoàn thành cũng cần được xác định rõ trách nhiệm và thời hạn.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản