Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa là văn bản ghi nhận tình trạng thực hiện, kết quả hoàn thành và việc chấm dứt các quyền, nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa.

Nội dung biên bản thường cần xác định rõ phạm vi dịch vụ, số lượng và tình trạng hàng hóa đã giao nhận, thời gian và địa điểm giao hàng, chứng từ bàn giao, cước phí, phụ phí, tình trạng thanh toán, hàng hóa thất lạc hoặc hư hỏng nếu có và trách nhiệm của các bên sau khi hợp đồng kết thúc.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện hệ thống hóa phạm vi dịch vụ, hàng hóa và chứng từ đã bàn giao, tình trạng thanh toán và trách nhiệm sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa?

Biên bản có thể được lập khi:

• Đơn vị cung cấp đã hoàn thành dịch vụ giao nhận theo hợp đồng;
• Toàn bộ hoặc phần lớn hàng hóa đã được giao đến đúng địa điểm;
• Các bên đã đối chiếu số lượng hàng hóa;
• Chứng từ giao nhận đã được hoàn thiện;
• Các bên đã kiểm tra tình trạng hàng hóa;
• Cước phí và các khoản phụ phí đã được đối chiếu;
• Hợp đồng hết thời hạn;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước hạn;
• Các nghĩa vụ còn lại đã được xác định và có phương án xử lý.

Nếu còn hàng hóa chưa giao, công nợ, khiếu nại, bồi thường hoặc nghĩa vụ khác, cần ghi cụ thể trong biên bản thay vì xác nhận đã hoàn thành toàn bộ.

Nếu cần tham khảo thêm mẫu biên bản thuộc lĩnh vực giáo dục, bạn có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp bộ dụng cụ học tập chuyên biệt. Tài liệu giúp đối chiếu cách xác nhận số lượng, tình trạng bàn giao và hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng.

Căn cứ lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa

Các bên nên đối chiếu:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Đơn đặt hàng hoặc yêu cầu giao nhận;
• Phiếu xuất kho;
• Phiếu giao hàng;
• Biên bản giao nhận;
• Vận đơn nếu có;
• Danh sách hàng hóa;
• Chứng từ vận chuyển;
• Hồ sơ đối chiếu công nợ;
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán;
• Biên bản xác nhận hàng hóa hư hỏng, mất mát nếu có;
• Hồ sơ xử lý khiếu nại;
• Các văn bản sửa đổi, bổ sung;
• Các tài liệu khác liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.

Đối với các thỏa thuận liên quan đến chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực giao thông, Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ sản xuất xe điện là mẫu đáng tham khảo. Nội dung giúp hình dung cách ghi nhận kết quả chuyển giao, nghiệm thu và hoàn tất hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa

Trước khi lập biên bản, nên chuẩn bị:

• Thông tin pháp lý của các bên;
• Số và ngày ký hợp đồng;
• Thời hạn cung cấp dịch vụ;
• Phạm vi giao nhận;
• Danh sách hàng hóa;
• Số lượng hàng hóa;
• Giá trị hàng hóa nếu cần đối chiếu;
• Địa điểm nhận hàng;
• Địa điểm giao hàng;
• Thời gian giao nhận;
• Thông tin người giao và người nhận;
• Tình trạng hàng hóa;
• Chứng từ giao nhận;
• Cước vận chuyển;
• Phụ phí;
• Khoản đã thanh toán;
• Công nợ còn lại;
• Các khoản bồi thường nếu có;
• Khiếu nại hoặc tranh chấp nếu có;
• Các nghĩa vụ còn tiếp tục sau thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả thực hiện dịch vụ giao nhận;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: từ ngày ... đến ngày ...

Phạm vi dịch vụ: ...

Khu vực giao nhận: ...

Giá trị hợp đồng dự kiến: ... đồng.

2. Nội dung dịch vụ đã thực hiện

Bên Cung cấp dịch vụ xác nhận đã thực hiện:

• Nhận hàng tại: ...
• Giao hàng tại: ...
• Thời gian thực hiện: ...
• Số chuyến giao nhận: ...
• Số lượng đơn hàng: ...
• Phạm vi khu vực: ...
• Các dịch vụ bổ sung: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Danh sách hàng hóa đã giao nhận

Tổng số lượng hàng hóa đã giao nhận: ...

Giá trị hàng hóa nếu có: ... đồng.

4. Đối chiếu giao nhận

Tổng số hàng đã nhận từ Bên Thuê dịch vụ: ...

Tổng số hàng đã giao cho người nhận: ...

Số hàng chưa giao: ...

Số hàng hoàn trả: ...

Nguyên nhân phát sinh: ...

Phương án xử lý: ...

5. Tình trạng hàng hóa

Hai bên xác nhận tình trạng hàng hóa khi giao nhận:

• Hàng hóa nguyên vẹn: ...
• Hàng hóa có dấu hiệu hư hỏng: ...
• Hàng hóa thiếu số lượng: ...
• Hàng hóa mất mát: ...
• Hàng hóa trả lại: ...

Các trường hợp phát sinh: ...

Trách nhiệm xử lý: ...

Mức bồi thường nếu có: ... đồng.

6. Chứng từ giao nhận

Các chứng từ đã được bàn giao/đối chiếu gồm:

• Phiếu giao hàng;
• Phiếu xuất kho;
• Biên bản giao nhận;
• Vận đơn nếu có;
• Chứng từ vận chuyển;
• Chứng từ xác nhận người nhận;
• Các chứng từ khác: ...

Tình trạng chứng từ: ...

Số chứng từ còn thiếu nếu có: ...

Phương án hoàn thiện: ...

7. Cước dịch vụ và phụ phí

Cước giao nhận: ... đồng.

Phụ phí vận chuyển: ... đồng.

Phí bốc xếp: ... đồng.

Phí lưu kho nếu có: ... đồng.

Phí phát sinh khác: ... đồng.

Tổng chi phí dịch vụ: ... đồng.

Thuế và các khoản liên quan: ... đồng.

Tổng giá trị phải thanh toán: ... đồng.

8. Đối chiếu thanh toán

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán phần còn lại: ...

Phương án xử lý công nợ: ...

9. Khiếu nại và bồi thường

Hai bên xác nhận:

• Khiếu nại về số lượng hàng hóa: ...
• Khiếu nại về tình trạng hàng hóa: ...
• Khiếu nại về thời gian giao hàng: ...
• Khiếu nại về chứng từ: ...
• Các khiếu nại khác: ...

Tình trạng xử lý: ...

Giá trị bồi thường nếu có: ... đồng.

Thời hạn giải quyết: ...

10. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Bên Thuê dịch vụ có trách nhiệm:

• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Bàn giao các chứng từ còn thiếu nếu có;
• Phối hợp xử lý khiếu nại;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên Cung cấp dịch vụ có trách nhiệm:

• Hoàn tất giao nhận còn tồn đọng nếu có;
• Bàn giao chứng từ còn thiếu;
• Xử lý hàng hóa thất lạc, hư hỏng theo thỏa thuận;
• Hoàn tất nghĩa vụ bồi thường nếu có;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

11. Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực

Việc thanh lý hợp đồng không làm chấm dứt các điều khoản được các bên thỏa thuận tiếp tục áp dụng sau khi hợp đồng kết thúc, bao gồm:

• Nghĩa vụ thanh toán;
• Trách nhiệm đối với hàng hóa;
• Bồi thường thiệt hại;
• Bảo mật thông tin;
• Xử lý khiếu nại;
• Giải quyết tranh chấp;
• Các nội dung khác: ...

12. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu toàn bộ quá trình thực hiện Hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa số ....

Tình trạng thực hiện dịch vụ: ...

Số lượng hàng hóa đã giao nhận: ...

Tình trạng hàng hóa: ...

Tình trạng chứng từ: ...

Tình trạng thanh toán: ...

Công nợ còn lại: ...

Khiếu nại và bồi thường nếu có: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực: ...

Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN THUÊ DỊCH VỤ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa?

Hợp đồng giao nhận hàng hóa thường liên quan đến nhiều đơn hàng, chứng từ, chi phí và trách nhiệm đối với hàng hóa. Mẫu Biên Bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa giúp các bên có khung tham khảo để:

• Đối chiếu phạm vi dịch vụ: Xác nhận những công việc giao nhận đã thực hiện.
• Kiểm tra hàng hóa: Ghi nhận số lượng và tình trạng hàng hóa.
• Đối chiếu giao nhận: Xác định hàng đã giao, hàng chưa giao hoặc hàng hoàn trả.
• Quản lý chứng từ: Xác nhận phiếu giao hàng, vận đơn và các chứng từ liên quan.
• Đối chiếu chi phí: Xác định cước giao nhận, phụ phí và các khoản phát sinh.
• Xác nhận thanh toán: Làm rõ số tiền đã thanh toán và công nợ.
• Ghi nhận khiếu nại: Xác định các vấn đề liên quan đến hàng hóa, thời gian hoặc chứng từ.
• Làm rõ bồi thường: Ghi nhận trách nhiệm đối với hàng hóa mất mát hoặc hư hỏng nếu có.
• Xác định nghĩa vụ sau thanh lý: Làm rõ các công việc vẫn cần hoàn thành.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo loại hàng hóa, phương thức giao nhận, số lượng đơn hàng, cước phí và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Nếu doanh nghiệp quan tâm đến ứng dụng AI trong lĩnh vực tài chính, có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao công nghệ trí tuệ nhân tạo trong tài chính. Mẫu cung cấp thêm góc nhìn về việc xác nhận phạm vi chuyển giao, kết quả thực hiện và kết thúc thỏa thuận.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa

1. Rà soát hợp đồng

Đối chiếu thời hạn, phạm vi giao nhận, đơn giá dịch vụ và nghĩa vụ của các bên.

2. Tổng hợp đơn hàng

Lập danh sách các đơn hàng và hàng hóa đã nhận, đã giao, chưa giao hoặc hoàn trả.

3. Kiểm tra tình trạng hàng hóa

Đối chiếu số lượng, tình trạng hàng hóa và các trường hợp mất mát, hư hỏng nếu có.

4. Đối chiếu chứng từ

Kiểm tra phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, vận đơn và chứng từ xác nhận giao nhận.

5. Đối chiếu cước phí

Tổng hợp cước giao nhận, phụ phí và các chi phí phát sinh.

6. Kiểm tra thanh toán

Xác định số tiền đã thanh toán, công nợ và thời hạn hoàn tất nghĩa vụ tài chính.

7. Xử lý khiếu nại

Ghi nhận các khiếu nại, trách nhiệm và phương án bồi thường nếu có.

8. Xác định nghĩa vụ còn lại

Làm rõ các công việc, khoản thanh toán hoặc trách nhiệm tiếp tục sau khi thanh lý.

9. Ký xác nhận

Các bên kiểm tra toàn bộ nội dung, thống nhất việc thanh lý và ký biên bản theo thẩm quyền.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Đối chiếu chính xác số lượng hàng hóa. Không nên chỉ ghi tổng giá trị dịch vụ mà bỏ qua số lượng hàng đã nhận và giao.

Kiểm tra tình trạng hàng hóa. Nếu có hàng hư hỏng, thiếu hoặc mất, cần ghi rõ tình trạng và phương án xử lý.

Đối chiếu chứng từ. Các chứng từ giao nhận nên được kiểm tra trước khi xác nhận hoàn thành hợp đồng.

Tách riêng cước và phụ phí. Cần thể hiện rõ từng khoản để hạn chế tranh chấp về chi phí.

Xác định công nợ. Ghi chính xác số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán.

Ghi nhận khiếu nại còn tồn tại. Không nên xác nhận các bên không còn nghĩa vụ nếu vẫn còn khiếu nại hoặc trách nhiệm bồi thường chưa được giải quyết.

Xác định trách nhiệm sau thanh lý. Những nghĩa vụ về thanh toán, hàng hóa, chứng từ, bồi thường hoặc giải quyết tranh chấp cần được ghi rõ.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận kết quả cung cấp dịch vụ, tình trạng hàng hóa, chứng từ, chi phí, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại khi hợp đồng kết thúc.

Có cần liệt kê từng loại hàng hóa không?

Nếu số lượng và chủng loại hàng hóa lớn, nên lập phụ lục danh sách hàng hóa và dẫn chiếu trong biên bản.

Hàng hóa bị hư hỏng có cần ghi trong biên bản không?

Có. Nên ghi rõ loại hàng, mức độ hư hỏng, nguyên nhân và trách nhiệm xử lý nếu đã xác định.

Có cần ghi hàng chưa giao không?

Có. Nếu còn hàng chưa giao, cần xác định số lượng, nguyên nhân và phương án xử lý.

Có cần đối chiếu cước vận chuyển không?

Nên đối chiếu đầy đủ cước dịch vụ, phụ phí và các khoản phát sinh trước khi xác nhận thanh lý.

Có cần ghi các chứng từ giao nhận không?

Nên ghi để xác định tình trạng hoàn thiện hồ sơ và tránh tranh chấp về việc đã bàn giao chứng từ hay chưa.

Nếu còn công nợ thì có được lập biên bản thanh lý không?

Có thể lập nếu các bên thống nhất, nhưng cần ghi rõ số tiền còn lại, thời hạn và phương án thanh toán.

Có cần ghi trách nhiệm bồi thường sau thanh lý không?

Nếu vẫn còn khả năng phát sinh hoặc đang xử lý trách nhiệm bồi thường, nên ghi rõ trong biên bản và xác định điều khoản tiếp tục có hiệu lực.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa cần tập trung vào phạm vi dịch vụ, hàng hóa đã giao nhận, số lượng và tình trạng hàng hóa, chứng từ, cước phí, phụ phí, thanh toán, công nợ, khiếu nại, bồi thường và nghĩa vụ sau thanh lý.

Trước khi ký, các bên nên rà soát đầy đủ danh sách hàng hóa, phiếu giao nhận, chứng từ vận chuyển, tình trạng hàng hóa, chi phí dịch vụ, công nợ và các khiếu nại còn tồn tại để hạn chế tranh chấp phát sinh.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản