Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid), giúp chủ đầu tư, doanh nghiệp, đơn vị quản lý vận hành hoặc bên thuê dịch vụ bảo trì xác nhận việc hoàn thành các công việc bảo dưỡng, kiểm tra, sửa chữa và hỗ trợ kỹ thuật theo hợp đồng. Mẫu tập trung vào những nội dung cần đối chiếu khi kết thúc hợp đồng như phạm vi bảo trì, tình trạng thiết bị, số lần thực hiện, hồ sơ kỹ thuật, giá trị dịch vụ, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại.

Hệ thống điện kết hợp (hybrid) có thể kết hợp nhiều nguồn hoặc thiết bị điện khác nhau, chẳng hạn điện mặt trời, điện lưới, máy phát điện và hệ thống pin lưu trữ, tùy cấu hình thực tế. Vì vậy, biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid) cần được điều chỉnh theo đúng cấu hình của hệ thống và phạm vi dịch vụ đã ký. 

Không nên sử dụng một danh mục thiết bị cố định cho mọi hệ thống hybrid. Luật Điện lực số 61/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/02/2025; Nghị định 62/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về bảo vệ công trình điện lực và an toàn trong lĩnh vực điện lực có hiệu lực từ ngày 04/03/2025.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid) tại Mẫu Biên Bản?

Mẫu biên bản được luật sư và chuyên gia pháp lý rà soát

Hợp đồng bảo trì hệ thống điện hybrid thường không chỉ liên quan đến một thiết bị đơn lẻ mà có thể bao gồm nhiều nhóm thiết bị và nhiều công việc khác nhau: kiểm tra định kỳ, vệ sinh, siết nối, kiểm tra tủ điện, kiểm tra bộ điều khiển, kiểm tra hệ thống lưu trữ hoặc xử lý sự cố.

Khi kết thúc hợp đồng, nếu chỉ xác nhận chung rằng “đã hoàn thành bảo trì” thì khó xác định bên cung cấp dịch vụ đã thực hiện đến đâu. Mẫu giúp các bên xác nhận phạm vi công việc, tình trạng thiết bị và các nghĩa vụ tài chính, kỹ thuật còn lại dựa trên hợp đồng đã ký.

Nội dung mẫu chỉ là cơ sở để hoàn thiện hồ sơ; trường hợp hợp đồng có tranh chấp hoặc yêu cầu kỹ thuật đặc biệt vẫn cần được rà soát riêng.

Mẫu biên bản rõ ràng, đầy đủ và dễ sử dụng

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid) được bố cục theo trình tự từ thông tin các bên, hợp đồng, hệ thống được bảo trì, phạm vi công việc, kết quả thực hiện đến giá trị dịch vụ và bảo hành sau bảo trì.

Người sử dụng có thể nhanh chóng xác định những phần cần thay đổi mà không phải tự xây dựng toàn bộ biên bản. Đặc biệt, mẫu có thể điều chỉnh theo việc hệ thống hybrid có hay không có nguồn điện mặt trời, máy phát, điện lưới, bộ inverter, bộ điều khiển năng lượng hoặc hệ thống pin lưu trữ.

Mẫu biên bản được xây dựng theo nhu cầu thực tế

Một hợp đồng bảo trì có thể chỉ bao gồm kiểm tra định kỳ, nhưng cũng có thể bao gồm sửa chữa, thay thế linh kiện, xử lý cảnh báo hoặc hỗ trợ kỹ thuật từ xa.

Do đó, nội dung thanh lý cần phản ánh công việc thực tế đã được thực hiện, thay vì mặc định rằng mọi hạng mục của một hệ thống hybrid đều đã được bảo trì.

Mẫu giúp người dùng đối chiếu với phạm vi dịch vụ ban đầu và ghi nhận những công việc đã hoàn thành, những công việc chưa thực hiện hoặc những nội dung được loại trừ theo thỏa thuận.

Mẫu biên bản được thường xuyên rà soát và cập nhật

Hoạt động bảo trì hệ thống điện có thể liên quan đến yêu cầu về an toàn điện, bảo vệ công trình điện lực và các quy định kỹ thuật tùy loại hệ thống. Luật Điện lực 2024 có hiệu lực từ ngày 01/02/2025; Nghị định 62/2025/NĐ-CP và Thông tư 02/2025/TT-BCT là những văn bản hiện hành liên quan đến bảo vệ công trình điện lực và an toàn trong lĩnh vực điện lực.

Vì vậy, khi sử dụng mẫu cho một hệ thống cụ thể, người lập vẫn cần đối chiếu quy định và tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng tại dự án, thay vì coi mẫu thanh lý là tài liệu thay thế hồ sơ an toàn hoặc hồ sơ kỹ thuật.

Hỗ trợ tư vấn từ luật sư và chuyên gia khi cần

Nếu hợp đồng chỉ bao gồm bảo trì định kỳ và đã hoàn thành đầy đủ, biên bản có thể tập trung vào việc xác nhận khối lượng công việc và thanh toán.

Trường hợp có thiết bị hỏng, tranh chấp về nguyên nhân sự cố, thay thế linh kiện, bảo hành sau sửa chữa hoặc thiệt hại do gián đoạn vận hành, các bên nên rà soát riêng hợp đồng và hồ sơ kỹ thuật trước khi xác nhận thanh lý.

Khi nào cần lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid)?

Biên bản có thể được lập khi hợp đồng bảo trì đã hoàn thành, hết thời hạn hoặc các bên thỏa thuận chấm dứt trước thời hạn và cần xác nhận tình trạng thực hiện.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Đã hoàn thành toàn bộ thời gian bảo trì theo hợp đồng.
• Đã thực hiện đủ số lần bảo trì định kỳ.
• Đã hoàn thành các hạng mục kiểm tra, bảo dưỡng được giao.
• Đã xử lý các sự cố thuộc phạm vi dịch vụ.
• Hợp đồng hết thời hạn và các bên không tiếp tục gia hạn.
• Chủ đầu tư thay đổi đơn vị vận hành hoặc đơn vị bảo trì.
• Hệ thống được nâng cấp khiến phạm vi bảo trì cũ không còn phù hợp.
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Cần xác nhận tình trạng hệ thống tại thời điểm chuyển giao cho đơn vị mới.
• Cần đối chiếu giá trị dịch vụ và các khoản thanh toán.
• Cần xác nhận các linh kiện đã thay thế trong thời gian bảo trì.
• Cần xác định những nghĩa vụ bảo hành hoặc hỗ trợ kỹ thuật vẫn còn hiệu lực.

Ví dụ, hợp đồng quy định nhà cung cấp thực hiện bảo trì hệ thống hybrid trong 12 tháng với 4 lần kiểm tra định kỳ. Sau 12 tháng, các bên có thể lập biên bản để xác nhận số lần bảo trì đã thực hiện, các sự cố đã xử lý, linh kiện đã thay thế, tình trạng hệ thống và số tiền đã thanh toán.

Nếu hợp đồng bị chấm dứt trước hạn, biên bản cần thể hiện rõ thời điểm chấm dứt, khối lượng công việc đã thực hiện và cách xử lý phần nghĩa vụ chưa thực hiện, thay vì xác nhận toàn bộ hợp đồng đã hoàn thành.

Người lập thường là bên thuê dịch vụ phối hợp với đơn vị bảo trì. Người ký cần đúng chủ thể của hợp đồng hoặc người được ủy quyền phù hợp.

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid) gồm những nội dung gì?

Tùy cấu hình hệ thống và phạm vi hợp đồng, biên bản có thể gồm:

1. Thông tin các bên

• Tên chủ đầu tư/chủ sở hữu hoặc đơn vị thuê dịch vụ.
• Tên đơn vị bảo trì.
• Địa chỉ.
• Mã số doanh nghiệp nếu có.
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Căn cứ đại diện hoặc ủy quyền.

2. Thông tin hợp đồng bảo trì

• Tên hợp đồng.
• Số hợp đồng.
• Ngày ký.
• Thời hạn.
• Phụ lục và các văn bản điều chỉnh.

3. Thông tin hệ thống điện hybrid

• Tên hệ thống hoặc dự án.
• Địa điểm.
• Công suất theo hồ sơ kỹ thuật nếu cần.
• Cấu hình hệ thống.
• Phạm vi thiết bị thuộc hợp đồng bảo trì.

4. Phạm vi bảo trì

Có thể bao gồm:

• Kiểm tra nguồn điện mặt trời nếu có.
• Kiểm tra inverter.
• Kiểm tra tủ điện và thiết bị đóng cắt.
• Kiểm tra hệ thống điều khiển.
• Kiểm tra máy phát điện nếu có.
• Kiểm tra kết nối với điện lưới.
• Kiểm tra hệ thống pin lưu trữ nếu có.
• Kiểm tra hệ thống giám sát.
• Kiểm tra dây dẫn, đầu nối và các thiết bị phụ trợ.
• Vệ sinh, bảo dưỡng theo phạm vi hợp đồng.
• Xử lý cảnh báo và sự cố.
• Thay thế linh kiện nếu có thỏa thuận.

5. Kết quả thực hiện

• Số lần bảo trì.
• Thời gian thực hiện.
• Hạng mục đã kiểm tra.
• Hạng mục đã sửa chữa.
• Linh kiện đã thay thế.
• Các vấn đề còn tồn tại.

6. Hồ sơ bàn giao

• Biên bản bảo trì.
• Báo cáo kiểm tra.
• Danh sách thiết bị.
• Thông số kiểm tra nếu có.
• Hồ sơ sửa chữa.
• Danh sách linh kiện thay thế.
• Hướng dẫn vận hành/bảo trì nếu thuộc phạm vi hợp đồng.

7. Giá trị và thanh toán

• Giá trị hợp đồng.
• Giá trị phát sinh.
• Giá trị đã thanh toán.
• Công nợ còn lại.
• Khoản phải hoàn trả nếu có.

8. Bảo hành và nghĩa vụ sau thanh lý

• Bảo hành đối với linh kiện thay thế.
• Bảo hành phần sửa chữa.
• Hỗ trợ kỹ thuật.
• Nghĩa vụ xử lý tồn tại.
• Các trách nhiệm tiếp tục có hiệu lực.

9. Xác nhận thanh lý

• Tình trạng hoàn thành hợp đồng.
• Thời điểm chấm dứt.
• Các nghĩa vụ còn lại.
• Số lượng bản.
• Chữ ký của các bên.

Hướng dẫn lập và điền Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid)

Thông tin bên thuê và bên bảo trì

Cần điền: Tên pháp nhân/cá nhân, địa chỉ, người đại diện, chức vụ và thông tin liên hệ của các bên.

Cách điền: Đối chiếu với hợp đồng bảo trì. Nếu hợp đồng được ký với một công ty dịch vụ nhưng công việc do đội kỹ thuật khác thực hiện, chủ thể ký thanh lý vẫn phải căn cứ vào hợp đồng.

Lưu ý: Không tự thay đổi chủ thể chỉ vì hệ thống đang được một đơn vị khác quản lý vận hành.

Thông tin hợp đồng bảo trì

Cần điền: Số hợp đồng, ngày ký, thời hạn và phụ lục liên quan.

Cách điền: Ghi chính xác theo hợp đồng gốc và các phụ lục sửa đổi.

Lưu ý: Nếu phạm vi bảo trì đã thay đổi trong quá trình thực hiện, cần kiểm tra phụ lục hoặc văn bản điều chỉnh trước khi lập biên bản.

Thông tin hệ thống điện hybrid

Cần điền: Tên hệ thống, địa điểm, cấu hình và các thiết bị thuộc phạm vi bảo trì.

Cách điền: Mô tả theo hồ sơ kỹ thuật thực tế. Có thể xác định hệ thống gồm những nguồn hoặc thiết bị nào, chẳng hạn điện mặt trời, điện lưới, máy phát và pin lưu trữ.

Lưu ý: Không nên mặc định mọi hệ thống hybrid đều có cùng cấu hình. Chỉ ghi những thành phần thực tế của hệ thống.

Danh mục thiết bị được bảo trì

Cần điền: Tên thiết bị, mã hiệu nếu cần, số lượng và tình trạng tại thời điểm bảo trì.

Cách điền: Đối chiếu với danh mục thiết bị trong hợp đồng, hồ sơ bàn giao hoặc hồ sơ vận hành.

Lưu ý: Nếu hợp đồng chỉ bảo trì inverter và tủ điện, không nên ghi thêm máy phát hoặc pin lưu trữ nếu các thiết bị này không thuộc phạm vi dịch vụ.

Nội dung bảo trì đã thực hiện

Cần điền: Các công việc đã thực hiện theo hợp đồng.

Cách điền: Có thể ghi theo nhóm như kiểm tra, vệ sinh, siết đầu nối, kiểm tra tủ điện, kiểm tra inverter, kiểm tra hệ thống điều khiển, kiểm tra pin lưu trữ hoặc xử lý sự cố.

Lưu ý: Không nên ghi các công việc kỹ thuật mà đơn vị bảo trì thực tế chưa thực hiện.

Kiểm tra hệ thống điện mặt trời nếu có

Cần điền: Tình trạng các thiết bị thuộc hệ thống điện mặt trời nếu đây là một phần của hệ thống hybrid.

Cách điền: Đối chiếu với phạm vi bảo trì để xác nhận các nội dung đã kiểm tra.

Lưu ý: Biên bản thanh lý không cần đưa toàn bộ thông số kỹ thuật của hệ thống nếu các thông số đã nằm trong hồ sơ bảo trì riêng.

Kiểm tra inverter và hệ thống điều khiển

Cần điền: Tình trạng inverter, bộ điều khiển năng lượng hoặc thiết bị điều khiển thuộc phạm vi hợp đồng.

Cách điền: Ghi tình trạng kiểm tra và các vấn đề đã xử lý nếu có.

Lưu ý: Nếu có thay đổi cài đặt, cấu hình hoặc phần mềm, nên dẫn chiếu đến báo cáo kỹ thuật hoặc biên bản riêng thay vì mô tả sơ sài trong biên bản thanh lý.

Kiểm tra hệ thống pin lưu trữ nếu có

Cần điền: Tình trạng hệ thống pin, bộ quản lý pin và thiết bị liên quan nếu thuộc hợp đồng.

Cách điền: Ghi theo nội dung kiểm tra thực tế và hồ sơ kỹ thuật.

Lưu ý: Không tự đưa vào biên bản các chỉ số về dung lượng, tình trạng pin hoặc mức suy giảm nếu không có kết quả kiểm tra làm căn cứ. Nếu hệ thống lưu trữ năng lượng thuộc phạm vi hoạt động điện lực cụ thể, cần đối chiếu thêm các quy định chuyên ngành áp dụng. Thông tư 62/2025/TT-BCT hiện quy định một số nội dung về hệ thống pin lưu trữ năng lượng và có hiệu lực từ ngày 26/01/2026.

Kiểm tra máy phát điện nếu có

Cần điền: Tình trạng máy phát, hệ thống khởi động, kết nối và các hạng mục bảo trì nếu thuộc hợp đồng.

Cách điền: Chỉ ghi những nội dung thực tế đã được đơn vị bảo trì thực hiện.

Lưu ý: Không nên mặc định máy phát là thành phần bắt buộc của hệ thống hybrid.

Kết quả và các vấn đề tồn tại

Cần điền: Những hạng mục đã hoàn thành, thiết bị cần theo dõi, lỗi chưa xử lý hoặc công việc còn lại.

Cách điền: Ghi cụ thể thiết bị hoặc hạng mục và trạng thái xử lý.

Lưu ý: Nếu vẫn còn một lỗi kỹ thuật cần xử lý sau ngày thanh lý, phải ghi rõ trách nhiệm và thời hạn thực hiện nếu các bên đã thống nhất.

Linh kiện thay thế và chi phí phát sinh

Cần điền: Tên linh kiện, số lượng, thời điểm thay thế và chi phí nếu có.

Cách điền: Đối chiếu phiếu xuất kho, biên bản thay thế, báo giá hoặc phụ lục hợp đồng.

Lưu ý: Phải phân biệt linh kiện đã nằm trong giá bảo trì với linh kiện phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng.

Hồ sơ bảo trì và bàn giao

Cần điền: Danh sách báo cáo, biên bản bảo trì và tài liệu đã bàn giao.

Cách điền: Liệt kê những hồ sơ thực tế đã được giao cho bên thuê dịch vụ.

Lưu ý: Nếu hồ sơ kỹ thuật được lưu riêng, có thể dẫn chiếu số hiệu thay vì sao chép toàn bộ nội dung vào biên bản thanh lý.

Giá trị hợp đồng và thanh toán

Cần điền: Giá trị dịch vụ, chi phí phát sinh, số tiền đã thanh toán và công nợ.

Cách điền: Đối chiếu hợp đồng, phụ lục và chứng từ thanh toán.

Lưu ý: Nếu còn khoản phải thanh toán, không nên xác nhận rằng hai bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính.

Bảo hành sau bảo trì

Cần điền: Thời hạn và phạm vi bảo hành đối với phần sửa chữa hoặc linh kiện thay thế nếu có.

Cách điền: Căn cứ vào hợp đồng và chính sách bảo hành của nhà cung cấp/đơn vị bảo trì.

Lưu ý: Thanh lý hợp đồng không nhất thiết làm chấm dứt nghĩa vụ bảo hành đã được thỏa thuận.

Xác nhận và chữ ký

Cần điền: Nội dung xác nhận, ngày thanh lý, số lượng bản và chữ ký của các bên.

Cách điền: Xác nhận chính xác những gì đã hoàn thành và những nghĩa vụ còn tiếp tục.

Lưu ý: Người ký phải có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền phù hợp.

Checklist trước khi ký

•  Đúng thông tin các bên.
• Đúng số và ngày hợp đồng.
• Đúng thời hạn bảo trì.
• Đúng địa điểm hệ thống.
• Đúng cấu hình hệ thống hybrid.
• Đã xác định phạm vi thiết bị được bảo trì.
• Đã đối chiếu số lần bảo trì.
• Đã xác nhận công việc đã thực hiện.
• Đã ghi nhận thiết bị hoặc lỗi còn tồn tại.
• Đã kiểm tra linh kiện thay thế.
• Đã đối chiếu hồ sơ bảo trì.
• Đã đối chiếu giá trị dịch vụ.
• Đã xác nhận thanh toán/công nợ.
• Đã xác định bảo hành sau thanh lý.
• Đã kiểm tra thẩm quyền người ký.

Sau khi tải Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid) cần chỉnh sửa gì?

Sau khi tải mẫu, trước tiên cần thay thông tin của bên thuê dịch vụ và đơn vị bảo trì theo hợp đồng thực tế.

Tiếp theo, cập nhật tên hệ thống, địa điểm và cấu hình. Nếu hệ thống chỉ kết hợp điện mặt trời và điện lưới thì không nên giữ các mục về máy phát hoặc pin lưu trữ. Ngược lại, nếu có hệ thống lưu trữ năng lượng, cần bổ sung các nội dung liên quan nếu chúng thuộc phạm vi bảo trì.

Phần quan trọng tiếp theo là phạm vi công việc. Cần đối chiếu hợp đồng để xác định đơn vị bảo trì có trách nhiệm kiểm tra thiết bị nào, thực hiện bao nhiêu lần và có bao gồm sửa chữa hoặc thay thế linh kiện hay không.

Cần cập nhật số lần bảo trì và thời gian thực hiện. Nếu có sự cố phát sinh trong thời gian hợp đồng, nên ghi rõ sự cố đã được xử lý hay vẫn còn tồn tại.

Phần chi phí cũng phải được điều chỉnh theo thực tế, gồm giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, số tiền đã thanh toán và công nợ.

Cuối cùng, kiểm tra bảo hành sau bảo trì. Nếu đơn vị bảo trì bảo hành linh kiện thay thế hoặc phần sửa chữa trong một khoảng thời gian nhất định, nội dung này nên được giữ lại trong biên bản.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid) nhận file gì?

Khi tải Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid) tại Mẫu Biên Bản, bạn sẽ nhận được file Word và file PDF để thuận tiện cho quá trình sử dụng.

File Word phù hợp để chỉnh sửa thông tin các bên, cấu hình hệ thống, danh mục thiết bị, phạm vi bảo trì, số lần thực hiện, tình trạng thiết bị, chi phí, thanh toán và bảo hành.

File PDF thuận tiện để xem trước bố cục và đối chiếu nội dung trước khi hoàn thiện.

Sau khi chỉnh sửa, nên kiểm tra lại toàn bộ nội dung với hợp đồng bảo trì, báo cáo kỹ thuật và hồ sơ thanh toán trước khi ký.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid)

1. Xác định đúng cấu hình hệ thống hybrid.
“Hybrid” chỉ mô tả hệ thống kết hợp các nguồn hoặc thành phần điện theo một cấu hình nhất định; không nên mặc định hệ thống nào cũng có mặt trời, điện lưới, máy phát và pin lưu trữ.

2. Đối chiếu đúng phạm vi hợp đồng.
Chỉ xác nhận những thiết bị và công việc nằm trong hợp đồng bảo trì.

3. Phân biệt bảo trì với sửa chữa.
Nếu hợp đồng chỉ bao gồm kiểm tra định kỳ nhưng một linh kiện được sửa chữa hoặc thay mới theo thỏa thuận riêng, cần ghi nhận đúng căn cứ và chi phí.

4. Ghi đúng số lần bảo trì.
Nếu hợp đồng quy định lịch bảo trì định kỳ, cần đối chiếu lịch thực tế trước khi xác nhận hoàn thành.

5. Không xác nhận thiết bị hoạt động bình thường nếu chưa có căn cứ.
Biên bản nên phản ánh kết quả kiểm tra thực tế hoặc dẫn chiếu báo cáo kỹ thuật.

6. Ghi nhận lỗi còn tồn tại.
Nếu có lỗi chưa được xử lý, cần xác định rõ tình trạng và trách nhiệm tiếp tục thực hiện.

7. Đối chiếu linh kiện thay thế.
Cần phân biệt linh kiện nằm trong gói bảo trì và linh kiện phát sinh ngoài hợp đồng.

8. Kiểm tra inverter.
Inverter có thể là thành phần quan trọng của hệ thống hybrid nhưng cấu hình cụ thể phụ thuộc thiết kế. Không nên tự ghi thông số hoặc tình trạng kỹ thuật nếu không có hồ sơ.

9. Kiểm tra hệ thống điều khiển năng lượng.
Nếu hệ thống có bộ điều khiển quản lý nhiều nguồn, cần xác nhận phạm vi kiểm tra và xử lý theo hợp đồng.

10. Kiểm tra pin lưu trữ nếu có.
Nếu BESS hoặc hệ thống pin lưu trữ thuộc phạm vi bảo trì, nên có hồ sơ kỹ thuật riêng làm căn cứ cho các thông số và kết quả kiểm tra. Thông tư 62/2025/TT-BCT có hiệu lực từ ngày 26/01/2026 và quy định một số nội dung liên quan đến hệ thống pin lưu trữ năng lượng.

11. Không dùng biên bản thanh lý thay cho hồ sơ an toàn điện.
Các quy định về bảo vệ công trình điện lực và an toàn điện có hệ thống văn bản riêng, trong đó Nghị định 62/2025/NĐ-CP và Thông tư 02/2025/TT-BCT là những văn bản cần đối chiếu tùy trường hợp.

12. Kiểm tra hồ sơ bảo trì.
Nếu mỗi lần bảo trì đã có biên bản hoặc báo cáo riêng, nên dẫn chiếu các tài liệu đó trong biên bản thanh lý.

13. Không bỏ qua bảo hành linh kiện.
Linh kiện thay thế có thể có thời hạn bảo hành riêng. Nếu nghĩa vụ này vẫn tồn tại, cần ghi nhận.

14. Đối chiếu chi phí.
Giá trị thanh lý phải phù hợp với hợp đồng, phụ lục, báo giá và các khoản phát sinh đã được chấp thuận.

15. Ghi rõ công nợ.
Nếu còn tiền phải thanh toán, cần ghi số tiền và phương án xử lý thay vì xác nhận đã thanh toán đầy đủ.

16. Phân biệt chấm dứt trước hạn và hoàn thành hợp đồng.
Hai trường hợp này có thể dẫn đến nội dung thanh lý khác nhau, đặc biệt về phần công việc chưa thực hiện.

17. Không tự đưa thông số kỹ thuật.
Các thông số về điện áp, công suất, dung lượng pin, hiệu suất hoặc trạng thái thiết bị phải lấy từ hồ sơ kỹ thuật và kết quả kiểm tra thực tế.

18. Xác định trách nhiệm sau khi chuyển giao.
Nếu hệ thống được chuyển sang một đơn vị bảo trì mới, cần xác định rõ thời điểm bàn giao và trách nhiệm của từng bên.

19. Kiểm tra thẩm quyền người ký.
Người ký phải là người đại diện hoặc người được ủy quyền phù hợp.

20. Lưu hồ sơ đầy đủ.
Nên lưu biên bản thanh lý cùng hợp đồng, phụ lục, báo cáo bảo trì, hồ sơ thay thế linh kiện, chứng từ thanh toán và tài liệu bảo hành.

21. Đối chiếu quy định hiện hành.
Luật Điện lực 2024 đã có hiệu lực từ ngày 01/02/2025 và các quy định về an toàn điện tiếp tục được hướng dẫn bởi các văn bản hiện hành.

22. Không coi mẫu là biểu mẫu pháp luật bắt buộc.
Biên bản thanh lý là tài liệu phục vụ việc xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng. Nội dung cuối cùng cần được điều chỉnh theo hợp đồng và đặc điểm hệ thống thực tế.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid)

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện hybrid dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng bảo trì, bao gồm phạm vi công việc, số lần thực hiện, tình trạng thiết bị, chi phí, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại.

Hệ thống điện hybrid có bắt buộc phải có pin lưu trữ không?

Không nhất thiết. “Hybrid” có thể được thiết kế với các nguồn hoặc thành phần khác nhau. Chỉ nên đưa hệ thống pin lưu trữ vào biên bản nếu thực tế hệ thống có thành phần này và nó thuộc phạm vi hợp đồng.

Có cần ghi toàn bộ thiết bị của hệ thống vào biên bản không?

Không nhất thiết. Nên ghi hoặc dẫn chiếu những thiết bị thuộc phạm vi bảo trì và cần xác nhận tại thời điểm thanh lý.

Biên bản thanh lý có thay thế báo cáo bảo trì không?

Thông thường không. Báo cáo bảo trì có thể chứa các thông tin kỹ thuật chi tiết về kết quả kiểm tra, trong khi biên bản thanh lý tập trung vào việc xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng.

Nếu phát hiện thiết bị hỏng khi thanh lý thì xử lý thế nào?

Cần ghi rõ thiết bị, tình trạng, trách nhiệm xử lý và thời hạn thực hiện nếu các bên đã thống nhất. Không nên xác nhận toàn bộ hợp đồng đã hoàn thành nếu vẫn còn nghĩa vụ xử lý thuộc phạm vi hợp đồng.

Nếu thay đổi đơn vị bảo trì mới thì có cần lập biên bản thanh lý không?

Có thể lập để xác nhận thời điểm kết thúc trách nhiệm của đơn vị cũ và tình trạng hệ thống tại thời điểm bàn giao. Nếu có bàn giao cho đơn vị mới, nên lập hoặc dẫn chiếu thêm hồ sơ bàn giao kỹ thuật phù hợp.

Thanh lý hợp đồng có làm chấm dứt bảo hành linh kiện không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận quy định bảo hành tiếp tục sau thanh lý, biên bản cần ghi nhận rõ thời hạn và phạm vi bảo hành.

Có thể sửa mẫu sau khi tải về không?

Có. File Word có thể được chỉnh sửa theo cấu hình hệ thống, phạm vi bảo trì, số lần thực hiện, tình trạng thiết bị, chi phí, thanh toán và các nghĩa vụ sau thanh lý.

Xem preview và tải Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid)

Trước khi tải, bạn nên xem preview để kiểm tra bố cục thông tin các bên, cấu hình hệ thống, phạm vi bảo trì, tình trạng thiết bị, giá trị dịch vụ và nghĩa vụ sau thanh lý có phù hợp với trường hợp đang xử lý hay không.

Nếu đang kết thúc hợp đồng bảo trì hệ thống điện hybrid, mẫu có thể giúp hệ thống hóa các nội dung cần đối chiếu giữa hợp đồng, báo cáo bảo trì và hồ sơ thanh toán.

Sau khi tải file Word, hãy cập nhật các thông tin riêng như tên các bên, hệ thống, địa điểm, danh mục thiết bị, số lần bảo trì, công việc đã thực hiện, lỗi còn tồn tại, linh kiện thay thế, giá trị hợp đồng và bảo hành.

Đối với hệ thống có cấu hình phức tạp hoặc có hệ thống lưu trữ năng lượng, nên đối chiếu nội dung thanh lý với hồ sơ kỹ thuật và các quy định chuyên ngành áp dụng. Khung pháp lý hiện hành về điện lực và an toàn điện cần được xem xét cùng đặc điểm thực tế của hệ thống.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống điện kết hợp (hybrid) giúp các bên xác nhận quá trình thực hiện dịch vụ bảo trì và làm rõ tình trạng hợp đồng tại thời điểm kết thúc. Đối với hệ thống hybrid, nội dung nên tập trung vào cấu hình thực tế, phạm vi thiết bị được bảo trì, số lần thực hiện, kết quả kiểm tra, linh kiện thay thế, hồ sơ kỹ thuật, giá trị dịch vụ và nghĩa vụ bảo hành còn lại.

Không nên sử dụng một cấu trúc thiết bị cố định cho mọi hệ thống hybrid. Nếu hệ thống có điện mặt trời, máy phát, điện lưới, inverter hoặc pin lưu trữ thì chỉ đưa những thành phần thực tế và thuộc phạm vi hợp đồng vào biên bản. Các thông số kỹ thuật cần được lấy từ hồ sơ dự án hoặc kết quả kiểm tra thay vì tự suy đoán.

Bên cạnh đó, biên bản thanh lý không thay thế hồ sơ bảo trì, nghiệm thu kỹ thuật hoặc hồ sơ an toàn điện. Luật Điện lực 2024 có hiệu lực từ ngày 01/02/2025; Nghị định 62/2025/NĐ-CP và Thông tư 02/2025/TT-BCT quy định các nội dung liên quan đến bảo vệ công trình điện lực và an toàn trong lĩnh vực điện lực. Vì vậy, khi hoàn thiện mẫu, nên đối chiếu đồng thời với hợp đồng bảo trì, hồ sơ kỹ thuật và các quy định áp dụng cho hệ thống cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Có thể bạn quan tâm:

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán điện từ dự án thủy điện nhỏ
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất ven biển cho dự án điện gió
Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp công nghệ tái chế pin năng lượng