Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ khám chữa bệnh là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ khám chữa bệnh là văn bản pháp lý do hai bên cùng ký kết – bên mua dịch vụ (doanh nghiệp, tổ chức bảo hiểm hoặc cá nhân) và cơ sở khám chữa bệnh – nhằm xác nhận hợp đồng đã chấm dứt, đối chiếu kết quả thực hiện và giải quyết toàn bộ nghĩa vụ tài chính còn tồn đọng. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, đây là căn cứ pháp lý quan trọng làm chấm dứt nghĩa vụ hợp đồng. Trong lĩnh vực y tế, biên bản thanh lý còn đóng vai trò là chứng từ kế toán, hồ sơ pháp lý khi quyết toán với cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế hoặc thanh tra y tế.

Vai trò của biên bản thanh lý trong hoạt động y tế

• Xác định dứt điểm trách nhiệm các bên, giảm thiểu rủi ro tranh chấp dân sự.
• Là căn cứ để doanh nghiệp được trừ chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ quyết toán chi phí khám chữa bệnh bảo hiểm y tế (BHYT) theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ khám chữa bệnh?

Bạn cần lập biên bản thanh lý trong các trường hợp sau:

• Hợp đồng hết hạn theo thỏa thuận – chiếm khoảng 70% các trường hợp, thường gặp ở hợp đồng khám sức khỏe định kỳ giữa doanh nghiệp và phòng khám.
• Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do một bên vi phạm (chậm thanh toán, không đủ điều kiện chuyên môn) – căn cứ Điều 428 Bộ luật Dân sự.
• Bất khả kháng – thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh (kinh nghiệm thực tế từ đại dịch COVID-19).
• Một bên bị phá sản – biên bản do quản tài viên lập để xác định nghĩa vụ chưa hoàn thành.
• Thay đổi loại hình cơ sở y tế – ví dụ từ phòng khám lên bệnh viện hoặc chuyển từ công lập sang tư nhân.

Căn cứ pháp lý và quy định mới nhất

• Nghị định 188/2025/NĐ-CP (dự kiến thay thế Nghị định 146/2018/NĐ-CP) bổ sung quy định về mẫu hợp đồng và thủ tục thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT.
• Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023 (có hiệu lực từ 01/01/2025) khuyến khích các bên lập biên bản thanh lý khi chấm dứt hợp đồng.
• Bộ luật Dân sự 2015 – các điều 372, 422, 428 quy định về chấm dứt nghĩa vụ và hậu quả pháp lý.
• Nghị định 104/2022/NĐ-CP – sửa đổi, bổ sung Nghị định 146/2018, yêu cầu biên bản thanh lý trong hồ sơ quyết toán BHYT.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ khám chữa bệnh

Thông tin các bên tham gia

Ghi chính xác tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, số giấy phép hoạt động khám chữa bệnh. Tránh viết tắt gây hiểu nhầm.

Lý do và thời điểm thanh lý

Nêu rõ số hợp đồng, ngày ký, căn cứ chấm dứt (hết hạn, thỏa thuận, vi phạm...), thời điểm hợp đồng hết hiệu lực.

Kết quả dịch vụ đã cung cấp và nghiệm thu

Lập bảng chi tiết số bệnh nhân, số ngày điều trị nội trú, số lượt ngoại trú, chi phí vật tư tiêu hao. Với hợp đồng BHYT, các số liệu này phải khớp với phần mềm giám định của cơ quan BHXH.

Quyết toán tài chính

Ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số còn nợ, lãi chậm trả nếu có. Đây là phần quan trọng nhất để tránh khiếu kiện sau này.

Trách nhiệm của các bên sau khi thanh lý

Quy định về bảo mật hồ sơ bệnh án, bàn giao dữ liệu khám chữa bệnh, thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu 20 năm đối với bệnh án nội trú theo Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023.

Cam kết không khiếu nại và điều khoản chung

Điều khoản cam kết không khiếu nại giúp giảm áp lực kiện tụng. Tuy nhiên, nếu có dấu hiệu lừa dối hoặc cưỡng ép, biên bản vẫn có thể bị tuyên vô hiệu.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý chuẩn pháp lý

Các bước chuẩn bị hồ sơ

Thu thập hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản nghiệm thu từng đợt, hóa đơn tài chính, chứng từ thanh toán và bảng đối chiếu công nợ. Thiếu bất kỳ chứng từ nào sẽ khiến quá trình thanh lý chậm trễ trung bình 10 ngày làm việc.

Lưu ý về thẩm quyền ký kết và ủy quyền

Người ký biên bản phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ (theo Điều 138 Bộ luật Dân sự). Nếu cơ sở y tế đã thay đổi giám đốc, giấy ủy quyền phải do giám đốc mới ký.

Số lượng bản lập và giá trị pháp lý

Thông thường lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Nếu có bên bảo lãnh hoặc cơ quan bảo hiểm tham gia, cần lập thêm 01 bản. Biên bản không bắt buộc công chứng, trừ khi hợp đồng gốc đã được công chứng.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ khám chữa bệnh (Word/PDF)

Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải về các mẫu sau:

• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP – áp dụng cho bệnh viện công lập và phòng khám tư nhân.
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ khám chữa bệnh nội trú – có bảng chi tiết số ngày giường, chi phí điều trị, phù hợp quyết toán BHYT.
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng giữa cơ sở y tế tư nhân và doanh nghiệp – kèm điều khoản bảo mật thông tin người lao động theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm mẫu cho lĩnh vực khác, hãy tham khảo: - Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị khử trùng - Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo bồi dưỡng - Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo nghề phun xăm

Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản thanh lý và cách tránh

• Thiếu thông tin pháp lý của các bên – kiểm tra mã số thuế, số giấy phép hoạt động trước khi soạn thảo.
• Không nêu rõ nghĩa vụ tài chính còn tồn đọng – đừng dùng cụm từ “hai bên không còn nghĩa vụ” khi thực tế vẫn có phát sinh; hãy đính kèm bảng đối chiếu công nợ.
• Bỏ sót điều khoản miễn trừ trách nhiệm sau thanh lý – cần ghi rõ các bên không có quyền yêu cầu bổ sung nghĩa vụ sau khi ký, ngoại trừ gian lận hoặc cưỡng ép.
• Ký tên không đúng thẩm quyền – phó giám đốc ký thay giám đốc phải có giấy ủy quyền.
• Không thu hồi phụ lục hợp đồng – dẫn đến “một hợp đồng hai biên bản”. Hãy liệt kê các phụ lục đã ký và tuyên bố hết hiệu lực.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Có bắt buộc lập biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh không?

Nếu hợp đồng có thỏa thuận về thanh lý hoặc là hợp đồng khám chữa bệnh BHYT, việc lập là bắt buộc. Ngay cả khi không bắt buộc, bạn vẫn nên lập để bảo vệ quyền lợi tài chính và pháp lý.

Biên bản thanh lý có cần công chứng, chứng thực không?

Không bắt buộc, trừ khi hợp đồng gốc đã được công chứng hoặc đối tác nước ngoài yêu cầu. Một số trường hợp cơ quan nhà nước yêu cầu bản sao công chứng để giải quyết thủ tục.

Xử lý thế nào khi một bên không đồng ý ký biên bản?

Hãy gửi văn bản yêu cầu qua đường bưu điện hoặc email (có ghi nhận thời điểm). Sau 15 ngày không có phản hồi, bạn có thể khởi kiện yêu cầu chấm dứt hợp đồng theo Điều 423 Bộ luật Dân sự.

Chi phí lập biên bản thanh lý do bên nào chịu?

Nếu tự soạn thảo, chi phí gần như bằng không. Nếu thuê luật sư, mức phí tham khảo từ 5–15 triệu đồng, thường các bên thỏa thuận chia đôi.

---

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ về quy trình, nội dung và cách soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ khám chữa bệnh. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản ngay hôm nay để tải về những mẫu văn bản chuẩn pháp lý, tiết kiệm thời gian và công sức!