Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị khử trùng là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản pháp lý được lập bởi bên mua và bên bán, xác nhận quá trình thực hiện hợp đồng đã kết thúc và các nghĩa vụ phát sinh đã được giải quyết. Đối với gói cung cấp thiết bị khử trùng (nồi hấp tiệt trùng, máy UV, máy rửa khử trùng tự động), biên bản thanh lý là căn cứ chốt công nợ, bàn giao và chấm dứt quan hệ hợp đồng. Theo Khoản 1 Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng được hoàn thành là một trong những căn cứ chấm dứt, và biên bản này chính là bằng chứng văn bản cho sự hoàn thành đó.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị khử trùng?

Cần lập biên bản thanh lý khi bên bán đã bàn giao đầy đủ thiết bị, lắp đặt, chạy thử thành công và hai bên hoàn tất nghiệm thu kỹ thuật. Điều này giúp tránh tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán, đặc biệt khi bên mua đã thanh toán 100% giá trị hợp đồng hoặc khi hết thời hạn bảo hành, bảo trì. Trong mua sắm công sử dụng vốn ngân sách, biên bản thanh lý là tài liệu bắt buộc trong bộ hồ sơ quyết toán dự án theo Luật Đấu thầu 2023. Ngoài ra, khi có sự thay đổi về nhân sự, pháp nhân, hoặc hợp đồng bị chấm dứt trước thời hạn do vi phạm hay bất khả kháng, biên bản thanh lý cũng cần được lập để xác định rõ ràng trách nhiệm các bên.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng

Việc soạn thảo biên bản cần dựa trên các quy định pháp luật sau: - Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 398, 422, 423, 424, 425) về hợp đồng và chấm dứt hợp đồng. - Luật Thương mại 2005, đặc biệt Điều 315 về thời hạn bảo hành mặc định (12 tháng) và Điều 306 về lãi suất chậm trả. - Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ; khi thanh lý cần đối chiếu hóa đơn GTGT. - Nghị định 98/2021/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế, yêu cầu bàn giao hồ sơ truy xuất nguồn gốc. - Luật Đấu thầu 2023 đối với các gói thầu mua sắm công.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị khử trùng

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Cần ghi đầy đủ tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật. Nếu người ký là người được ủy quyền, phải ghi rõ số giấy ủy quyền để tránh mất hiệu lực.

Thông tin hợp đồng được thanh lý

Ghi số hợp đồng, ngày ký, giá trị và các phụ lục điều chỉnh (nếu có), cùng thời hạn thực hiện.

Tình trạng bàn giao, nghiệm thu thiết bị khử trùng

Xác nhận thiết bị đã giao đúng model, serial, nước sản xuất, lắp đặt hoàn chỉnh và có biên bản nghiệm thu kỹ thuật đạt yêu cầu.

Giá trị quyết toán và nghĩa vụ thanh toán còn lại

Bảng quyết toán cần thể hiện tổng giá trị, số đã thanh toán, giữ lại bảo hành, phạt (nếu có) và số còn phải thanh toán.

Cam kết của hai bên sau khi thanh lý

Các bên cam kết không còn khiếu nại, trừ các nghĩa vụ được bảo lưu. Nên diễn đạt là “không còn nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng gốc” để tránh vô hiệu.

Hiệu lực của biên bản thanh lý

Ghi ngày có hiệu lực, số bản lập và giá trị pháp lý của biên bản.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị khử trùng chi tiết

Bước 1: Xác định thông tin hợp đồng gốc

Đọc kỹ hợp đồng, liệt kê các điều khoản về giá trị, thời gian giao hàng, thanh toán, bảo hành.

Bước 2: Xác nhận khối lượng thiết bị đã bàn giao

Đối chiếu danh mục thiết bị trong hợp đồng với phiếu xuất kho và biên bản bàn giao, ghi rõ serial và model.

Bước 3: Kiểm tra nghĩa vụ bảo hành thiết bị khử trùng

Nếu hết bảo hành, ghi rõ chấm dứt; nếu còn, bổ sung điều khoản bảo hành sau thanh lý.

Bước 4: Xác định khoản thanh toán cuối cùng

Lập bảng đối chiếu công nợ, đối chiếu sao kê ngân hàng, xác định khoản phạt lãi chậm trả (nếu có).

Bước 5: Hoàn thiện chữ ký và đóng dấu

Người ký phải đúng thẩm quyền, đóng dấu tròn, scan lưu trữ điện tử.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị khử trùng chuẩn

Phần mở đầu: Quốc hiệu, tiêu ngữ, thông tin các bên

“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” là tiêu đề bắt buộc. Sau đó là tên biên bản và thông tin hai bên.

Điều 1: Xác nhận hợp đồng đã thực hiện

Ghi rõ hợp đồng gốc, xác nhận đã thực hiện đầy đủ, không còn khiếu nại.

Điều 2: Nội dung bàn giao và nghiệm thu thiết bị

Kẻ bảng liệt kê thiết bị với serial, model, số lượng, tình trạng hoạt động.

Điều 3: Quyết toán giá trị hợp đồng

Bảng quyết toán chi tiết các khoản, ghi rõ “đã thanh toán đủ 100%” nếu đã tất toán.

Điều 4: Trách nhiệm bảo hành sau thanh lý

Quy định thời gian bảo hành còn lại, phạm vi và điều kiện.

Điều 5: Cam kết chung và hiệu lực biên bản

Cam kết thống nhất nội dung, quy định giải quyết tranh chấp, hiệu lực và số bản lập.

Lưu ý khi thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị khử trùng

Kiểm tra điều kiện nghiệm thu kỹ thuật của thiết bị khử trùng

Thiết bị phải đạt các chỉ số tiệt trùng như nhiệt độ 121°C – 134°C với nồi hấp, liều lượng UV đạt chuẩn. Đồng thời, cần kiểm tra hồ sơ công bố tiêu chuẩn theo Nghị định 98/2021/NĐ-CP.

Xử lý rủi ro về thời gian giao hàng và lắp đặt

Mức phạt chậm giao hàng không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ vi phạm theo Điều 301 Luật Thương mại 2005, cần đối chiếu trước khi thanh lý.

Lưu ý về hóa đơn, chứng từ và thuế GTGT

Phải rà soát hóa đơn GTGT đã xuất, đối chiếu với giá trị quyết toán; nếu có sai lệch, điều chỉnh trước khi ký biên bản.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng và biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu chỉ xác nhận số lượng, chất lượng hàng hóa tại thời điểm giao nhận. Biên bản thanh lý lại xác lập kết thúc toàn bộ hợp đồng, bao gồm nghĩa vụ tài chính, bảo hành và các cam kết cuối cùng. Vì vậy, thanh lý có hiệu lực pháp lý sâu hơn và thường được lập sau khi đã có nghiệm thu.

Những lỗi thường gặp khi lập biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị khử trùng

Thiếu thông tin nhận dạng thiết bị

Không ghi rõ serial, model, nước sản xuất khiến việc truy xuất nguồn gốc trở nên khó khăn và dễ phát sinh tranh chấp.

Không quy định rõ trách nhiệm bảo hành sau thanh lý

Nếu thiếu điều khoản này, bên mua có thể mất quyền yêu cầu bảo hành khi thiết bị gặp lỗi sau thanh lý.

Bỏ sót nghĩa vụ thanh toán hoặc bảo lưu quyền khiếu nại

Không đối chiếu công nợ đầy đủ hoặc không ghi bảo lưu quyền khiếu nại đối với các sự cố ẩn có thể khiến một bên bị thiệt hại.

Dịch vụ hỗ trợ soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng chuyên nghiệp

Ngoài các mẫu biên bản thanh lý trong lĩnh vực thiết bị, nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo các mẫu thanh lý hợp đồng trong lĩnh vực đào tạo, mời xem thêm: biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo bồi dưỡng, biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo nghề makeup và biên bản thanh lý hợp đồng cam kết đào tạo. Đội ngũ biên tập viên của Mẫu Biên Bản luôn sẵn sàng hỗ trợ xây dựng mẫu phù hợp với từng loại hình hợp đồng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị khử trùng đóng vai trò quan trọng trong việc chốt lại toàn bộ nghĩa vụ của hai bên, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính. Hy vọng bài viết này cung cấp đầy đủ thông tin để quý khách tự soạn thảo được một biên bản hợp chuẩn. Nếu cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại truy cập Mẫu Biên Bản để tải các mẫu có sẵn và nhận tư vấn chuyên sâu.