Biên bản nghiệm thu dịch vụ: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản nghiệm thu dịch vụ được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm tra, đánh giá và xác nhận việc cung cấp dịch vụ theo phạm vi, yêu cầu và tiêu chí đã được các bên thỏa thuận. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ, phạm vi công việc, tiêu chí nghiệm thu, kết quả thực hiện, tài liệu bàn giao và kết luận nghiệm thu. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nhu cầu nghiệm thu và xác nhận kết quả dịch vụ thực tế.

Biên bản nghiệm thu dịch vụ là gì? Khái niệm và vai trò pháp lý

Định nghĩa biên bản nghiệm thu dịch vụ

Biên bản nghiệm thu dịch vụ là văn bản ghi nhận kết quả hoàn thành công việc theo hợp đồng dịch vụ, do hai bên cùng xác lập. Theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 402), hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa bên cung ứng và bên sử dụng; biên bản này xác nhận bên cung ứng đã thực hiện đúng nghĩa vụ, từ đó là căn cứ pháp lý quan trọng để bên sử dụng thanh toán. Trên thực tế, biên bản này đóng vai trò "chứng từ vàng" trong quy trình nghiệm thu, đặc biệt với dịch vụ vô hình như tư vấn, phần mềm, marketing. Nó cũng là cơ sở để xuất hóa đơn VAT theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp doanh nghiệp tuân thủ thuế và giảm tranh chấp.

Phân biệt biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lý hợp đồng

Nhiều người nhầm lẫn hai loại văn bản này. Biên bản nghiệm thu dịch vụ ghi nhận kết quả tại một thời điểm cụ thể, có thể lập nhiều lần theo giai đoạn (nghiệm thu từng đợt). Trong khi đó, biên bản thanh lý hợp đồng được lập một lần duy nhất khi kết thúc toàn bộ hợp đồng, xác nhận chấm dứt hiệu lực và không còn khiếu nại. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, thanh lý có giá trị pháp lý cao hơn. Vì vậy, chỉ nên dùng biên bản kết hợp "nghiệm thu kiêm thanh lý" cho hợp đồng nhỏ, rủi ro thấp; tránh bảo lưu khiếm khuyết sau khi ký thanh lý vì khó khiếu nại.

Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ chuẩn quy định mới nhất

Hiện không có mẫu duy nhất do nhà nước ban hành, nhưng thông lệ gồm 7 khung chính: tiêu đề, căn cứ, thông tin hai bên, nội dung nghiệm thu, giá trị, kết luận, chữ ký. Dưới đây là các mẫu phổ biến:

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng dịch vụ tổng hợp

Mẫu này dùng cho hợp đồng trọn gói giá trị nhỏ, kết hợp nghiệm thu và thanh lý. Cấu trúc gồm: xác nhận hoàn thành, không còn khiếu nại, và quyết toán. Phù hợp với dịch vụ một lần như tổ chức sự kiện, thiết kế đơn giản.

Mẫu biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm/dịch vụ

Mẫu này phổ biến trong CNTT và sản xuất, có thêm phần mô tả chi tiết từng hạng mục, chất lượng, lỗi phát sinh, và cam kết bảo hành. Cần có chữ ký của người nhận bàn giao (kỹ thuật, vận hành) để tăng độ an toàn.

Mẫu biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ tư vấn

Dành cho dịch vụ tư vấn, thiết kế, đào tạo; tập trung vào đánh giá chất lượng báo cáo, sản phẩm vô hình. Yêu cầu mô tả kỹ thuật chi tiết và thang đo hoàn thành.

Tham khảo thêm: mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa, mẫu biên bản nghiệm thu công việc, và mẫu biên bản nghiệm thu công trình để đa dạng hóa lựa chọn.

Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ có thông tin tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ đã điền nội dung demo để người dùng có thể copy, chỉnh sửa và sử dụng làm cơ sở tham khảo.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH KHÔI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU DỊCH VỤ

Số: 12/BBNT-MK

Căn cứ: Hợp đồng cung cấp dịch vụ số 08/2026/HĐDV-MK ký giữa Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Khôi và Công ty Cổ phần Truyền thông Sao Việt.

Nội dung: Nghiệm thu dịch vụ quản trị và vận hành hệ thống nội dung website.

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại văn phòng Công ty Cổ phần Truyền thông Sao Việt, chúng tôi gồm:

1. Thành phần tham gia nghiệm thu

Bên cung cấp dịch vụ: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Khôi

Ông Vũ Thành Nam – Giám đốc Dịch vụ.

Bà Nguyễn Hoài An – Trưởng nhóm phụ trách dự án.

Bên sử dụng dịch vụ: Công ty Cổ phần Truyền thông Sao Việt

Ông Đặng Minh Khoa – Trưởng phòng Marketing.

Bà Phạm Thùy Dung – Chuyên viên phụ trách nội dung.

Hai bên tiến hành kiểm tra và nghiệm thu kết quả cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đã ký.

2. Phạm vi dịch vụ nghiệm thu

Bên cung cấp đã thực hiện các công việc theo phạm vi dịch vụ gồm:

• Lập kế hoạch nội dung website theo từng tháng;
• Biên tập và cập nhật 40 bài viết theo danh sách chủ đề được phê duyệt;
• Kiểm tra và tối ưu tiêu đề, cấu trúc nội dung và thẻ mô tả;
• Cập nhật hình ảnh minh họa cho các nội dung được phân công;
• Kiểm tra liên kết nội bộ theo danh sách từ khóa đã thống nhất;
• Tổng hợp báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện;
• Bàn giao file nội dung và báo cáo cho bên sử dụng dịch vụ.

3. Kết quả nghiệm thu

4. Hồ sơ và kết quả bàn giao

Bên cung cấp đã bàn giao cho bên sử dụng các tài liệu sau:

• Kế hoạch nội dung theo tháng;
• 40 file nội dung đã hoàn thiện;
• Danh sách từ khóa và liên kết nội bộ;
• Báo cáo tiến độ thực hiện;
• Báo cáo tổng hợp kết quả dịch vụ.

Bên sử dụng đã kiểm tra và xác nhận đã nhận đầy đủ các tài liệu nêu trên.

5. Đánh giá chất lượng dịch vụ

Qua kiểm tra, các bên thống nhất xác nhận dịch vụ được thực hiện đúng phạm vi công việc đã thỏa thuận.

Các nội dung bàn giao đáp ứng yêu cầu về số lượng, tiến độ và tiêu chí chất lượng được xác định trong hợp đồng.

Không phát sinh nội dung chưa hoàn thành tại thời điểm nghiệm thu.

6. Kết luận nghiệm thu

Hai bên thống nhất nghiệm thu toàn bộ dịch vụ theo phạm vi công việc của Hợp đồng số 08/2026/HĐDV-MK.

Bên sử dụng xác nhận kết quả dịch vụ đã đáp ứng yêu cầu và đồng ý tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Vũ Thành Nam

ĐẠI DIỆN BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Đặng Minh Khoa

Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo biên bản nghiệm thu dịch vụ đúng chuẩn

Các nội dung bắt buộc cần có trong biên bản

• Quốc hiệu, tiêu đề, ngày tháng
• Căn cứ hợp đồng số, ngày ký
• Thông tin hai bên (tên công ty, mã số thuế, đại diện, chức danh)
• Nội dung nghiệm thu: liệt kê công việc, khối lượng, kết quả, xác nhận đạt hay không đạt.
• Giá trị, thời gian thanh toán (nếu có)
• Kết luận và chữ ký, đóng dấu

Mẫu bảng chi tiết hạng mục công việc bàn giao

Bảng thường có các cột: STT, hạng mục, mô tả, khối lượng, kết quả (đạt/không), ghi chú. Ví dụ: với dịch vụ thiết kế, ghi rõ "bản thiết kế hoàn chỉnh" và kiểm tra tính năng.

Cách ghi thông tin hai bên, chữ ký và đóng dấu hợp lệ

Đại diện phải đúng thẩm quyền (người đứng đầu hoặc người được ủy quyền), ghi rõ họ tên, chức danh. Chữ ký phải khớp với giấy phép, đóng dấu (nếu là doanh nghiệp) để tăng hiệu lực. Tránh ký trống nội dung.

Những lưu ý quan trọng khi nghiệm thu dịch vụ để tránh rủi ro pháp lý

Căn cứ pháp lý theo Bộ luật Dân sự 2015

Nghiệm thu phải dựa trên Điều 410, 427 về thực hiện và chấm dứt hợp đồng. Đảm bảo nội dung không trái pháp luật, rõ ràng quyền và nghĩa vụ.

Xử lý kết quả nghiệm thu: đạt/không đạt và thủ tục thanh toán kèm theo

Nếu đạt: lập biên bản, làm căn cứ xuất hóa đơn, thanh toán đầy đủ. Nếu không đạt: ghi rõ thiếu sót, yêu cầu khắc phục trong thời hạn, không xuất hóa đơn và tạm hoãn thanh toán.

Các tình huống phát sinh thường gặp và cách xử lý khi ký biên bản nghiệm thu dịch vụ

• Một bên vắng mặt: cử người ủy quyền hợp lệ, ghi chú rõ.
• Phát hiện lỗi sau khi ký: nếu không bảo lưu, khó khiếu nại; nên ghi mục "các hạng mục chờ khắc phục".
• Chữ ký không hợp lệ: yêu cầu bổ sung; nếu cần, tham khảo quy định tại Điều 410 về giao dịch dân sự vô hiệu.

Câu hỏi thường gặp về biên bản nghiệm thu dịch vụ

Biên bản nghiệm thu dịch vụ dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận việc kiểm tra và xác nhận kết quả cung cấp dịch vụ theo phạm vi và tiêu chí mà các bên đã thỏa thuận.

Biên bản nghiệm thu dịch vụ có cần ghi số hợp đồng không?

Nên ghi số hợp đồng hoặc tài liệu làm căn cứ nếu dịch vụ được thực hiện theo một hợp đồng cụ thể. Điều này giúp xác định phạm vi nghiệm thu và thuận tiện khi đối chiếu hồ sơ.

Có cần ghi chi tiết từng công việc không?

Nên ghi rõ các nhóm công việc chính, đặc biệt khi hợp đồng có nhiều hạng mục. Nếu cần đối chiếu số lượng hoặc tiến độ, nên sử dụng bảng.

Nếu dịch vụ chưa đạt yêu cầu thì xử lý thế nào?

Biên bản cần ghi rõ nội dung chưa đạt, nguyên nhân nếu đã xác định, trách nhiệm khắc phục và thời hạn hoàn thành. Sau khi khắc phục, các bên có thể kiểm tra và nghiệm thu lại phần công việc đó.

Có thể lập biên bản nghiệm thu dịch vụ bằng Word không?

Có. Mẫu biên bản Word thuận tiện để chỉnh sửa thông tin hợp đồng, phạm vi dịch vụ, bảng kết quả và phần kết luận trước khi ký.

Có thể sử dụng PDF để lập biên bản nghiệm thu dịch vụ không?

Có thể sử dụng PDF để lưu trữ hoặc ký theo phương thức phù hợp. Tuy nhiên, nếu cần thường xuyên chỉnh sửa nội dung thì nên chuẩn bị bản có thể chỉnh sửa trước khi chuyển sang PDF.

Biên bản nghiệm thu dịch vụ có thay thế biên bản thanh lý hợp đồng không?

Không. Hai loại văn bản có mục đích khác nhau. Biên bản nghiệm thu xác nhận kết quả dịch vụ; biên bản thanh lý ghi nhận việc hoàn tất hoặc xử lý các quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng theo thỏa thuận.

Có thể dùng biên bản nghiệm thu dịch vụ làm căn cứ thanh toán không?

Có thể nếu hợp đồng quy định. Khi lập hồ sơ thanh toán, vẫn cần kiểm tra các chứng từ khác mà hợp đồng hoặc quy định áp dụng yêu cầu.

Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ có dùng được cho dịch vụ tư vấn không?

Có thể dùng cấu trúc cơ bản nhưng cần bổ sung tiêu chí phù hợp với dịch vụ tư vấn, chẳng hạn nội dung báo cáo, số lượng sản phẩm bàn giao, phạm vi tư vấn, thời hạn hoàn thành và yêu cầu chuyên môn.

Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ có thể dùng cho dịch vụ bảo trì không?

Có thể, nhưng nên bổ sung thông tin về thiết bị hoặc hệ thống được bảo trì, tình trạng trước và sau khi thực hiện, nội dung bảo trì, kết quả kiểm tra và các vấn đề còn tồn tại.

Kết luận

Biên bản nghiệm thu dịch vụ là công cụ pháp lý không thể thiếu để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp, đảm bảo thanh toán đúng hạn và giảm thiểu tranh chấp. Hy vọng bài viết và các mẫu trên giúp bạn soạn thảo chính xác. Ghé thăm Mẫu Biên Bản để tải hàng trăm mẫu biên bản chuyên nghiệp, sẵn sàng sử dụng ngay cho mọi nhu cầu công việc của bạn.