Biên bản nghiệm thu hàng hóa: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin bên giao, bên nhận, căn cứ nghiệm thu, danh mục hàng hóa, số lượng, chất lượng, tình trạng thực tế, hồ sơ kèm theo và kết luận nghiệm thu. Bạn có thể tham khảo Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa theo hợp đồng và loại hàng hóa thực tế.

Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa chuẩn mới nhất (Tải xuống file Word/PDF)

Biên bản nghiệm thu hàng hóa là văn bản quan trọng ghi nhận kết quả kiểm tra, xác nhận chất lượng, số lượng và quy cách hàng hóa khi bên giao bàn giao cho bên nhận. Một mẫu biên bản chuẩn không chỉ giúp quá trình thanh toán minh bạch mà còn là căn cứ pháp lý khi xảy ra tranh chấp. Hiện nay, nhiều website cung cấp các biểu mẫu có sẵn, nhưng không phải mẫu nào cũng đầy đủ và đúng chuẩn.

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể tải xuống file Word hoặc PDF của mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa tại các trang uy tín. Bản mẫu thường bao gồm các phần: thông tin hai bên, thông tin hàng hóa, kết quả kiểm tra, chữ ký xác nhận. Khi tải về, bạn chỉ cần điền lại thông tin cho phù hợp với từng lần giao nhận.

Tải mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa dạng Word

File Word rất tiện lợi vì có thể chỉnh sửa trực tiếp trên máy tính. Bạn có thể thay đổi logo, tên công ty, mẫu trình bày theo ý muốn. Một số trang còn kèm file PDF để in nhanh, phù hợp khi cần ký trực tiếp. Hãy chọn mẫu có kết cấu rõ ràng, tránh thiếu các mục quan trọng như số hóa đơn, chứng từ kèm theo.

Nội dung cơ bản của mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa

Một biên bản nghiệm thu hàng hóa chuẩn cần có các mục chính sau:

Thông tin chung

• Quốc hiệu, tiêu ngữ (nếu cần)
• Tên biên bản, số hiệu (nếu có)
• Thời gian, địa điểm lập biên bản
• Thông tin bên giao (người bán): tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện
• Thông tin bên nhận (người mua): tương tự như bên giao

Chi tiết hàng hóa

• Tên hàng, mã hàng
• Số lượng, đơn vị tính
• Đơn giá, thành tiền (nếu cần)
• Quy cách, chất lượng theo hợp đồng hoặc hóa đơn

Kết quả nghiệm thu

• Kết quả kiểm tra hàng hóa (đạt/không đạt)
• Số lượng hàng thực nhận, thiếu/thừa nếu có
• Ý kiến của các bên tham gia
• Biện pháp xử lý nếu hàng không đạt (đổi trả, bồi thường…)

Chữ ký xác nhận

• Đại diện bên giao
• Đại diện bên nhận
• Có thể thêm người chứng kiến (nếu cần)

Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa có thông tin tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa đã điền nội dung demo để có thể tham khảo trực tiếp.

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VĂN PHÒNG NAM KHÁNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU HÀNG HÓA

Số: 24/BBNT-NK

Căn cứ: Hợp đồng mua bán hàng hóa số 16/2026/HĐMB-NK ký ngày ... tháng ... năm ... giữa Công ty TNHH Thiết bị Văn phòng Nam Khánh và Công ty Cổ phần Công nghệ Thành Đạt.

Nội dung: Nghiệm thu lô hàng thiết bị văn phòng theo Hợp đồng số 16/2026/HĐMB-NK.

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại kho của Công ty TNHH Thiết bị Văn phòng Nam Khánh, chúng tôi gồm:

1. Thành phần tham gia nghiệm thu

Bên giao hàng: Công ty Cổ phần Công nghệ Thành Đạt

Ông Nguyễn Minh Quân – Trưởng phòng Kinh doanh.

Bà Lê Ngọc Anh – Nhân viên giao nhận.

Bên nhận hàng: Công ty TNHH Thiết bị Văn phòng Nam Khánh

Ông Phạm Hoàng Long – Trưởng phòng Hành chính.

Bà Trần Khánh Linh – Phụ trách kho.

Các bên cùng tiến hành kiểm tra và nghiệm thu lô hàng được giao theo hợp đồng.

2. Danh mục hàng hóa nghiệm thu

3. Nội dung kiểm tra

Các bên đã tiến hành kiểm tra thực tế về số lượng, chủng loại, mã sản phẩm, tình trạng bao bì, phụ kiện và thông tin nhận diện của hàng hóa.

Kết quả kiểm tra:

• Số lượng hàng hóa thực tế phù hợp với số lượng ghi trong hợp đồng;
• Chủng loại và mã sản phẩm phù hợp với danh mục hàng hóa đã thỏa thuận;
• Bao bì bên ngoài không có dấu hiệu rách, vỡ hoặc biến dạng nghiêm trọng;
• Các thiết bị chính được kiểm tra tình trạng bên ngoài và vận hành thử theo điều kiện nghiệm thu;
• Phụ kiện đi kèm được kiểm tra theo danh mục do bên giao cung cấp;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng được bàn giao cùng hàng hóa.

4. Hồ sơ và chứng từ kèm theo

Bên giao đã bàn giao cho bên nhận các tài liệu sau:

• Phiếu giao hàng số 118/PGH-TD;
• Danh sách chi tiết hàng hóa;
• Phiếu bảo hành của thiết bị;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Catalogue sản phẩm;
• Biên bản kiểm tra vận hành thử thiết bị.

5. Kết quả nghiệm thu

Sau khi kiểm tra, các bên thống nhất xác nhận:

Toàn bộ hàng hóa trong danh mục nghiệm thu đáp ứng yêu cầu về số lượng, chủng loại và tình trạng theo nội dung hợp đồng.

Không phát hiện hàng hóa bị thiếu số lượng, sai chủng loại hoặc hư hỏng bên ngoài tại thời điểm nghiệm thu.

Các thiết bị cần tiếp tục được bảo quản, vận hành và sử dụng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.

6. Kết luận

Các bên thống nhất nghiệm thu và tiếp nhận toàn bộ lô hàng nêu trên.

Biên bản là căn cứ để các bên thực hiện các nghĩa vụ tiếp theo theo Hợp đồng số 16/2026/HĐMB-NK.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Minh Quân

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phạm Hoàng Long

Hướng dẫn cách điền biên bản nghiệm thu hàng hóa chi tiết

Bước 1: Ghi thông tin các bên

Bạn cần điền chính xác tên công ty và mã số thuế. Nếu người ký không phải là người đại diện pháp luật thì phải có giấy ủy quyền hợp lệ. Phần này nên in hoa để dễ đọc, tránh sai sót.

Bước 2: Liệt kê chi tiết hàng hóa

Lập bảng gồm các cột: STT, tên hàng, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền. Nếu hàng hóa quá nhiều, hãy phụ lục kèm theo. Cần ghi rõ số hóa đơn, hợp đồng hoặc lệnh giao hàng liên quan. Đây là cơ sở để bên kế toán nhập liệu và đối chiếu sau này.

Bước 3: Kiểm tra và ghi nhận kết quả

Hai bên cùng tiến hành kiểm tra hàng hóa theo các tiêu chí đã thống nhất. Nếu hàng đạt yêu cầu, ghi "Đạt" vào cột kết quả. Nếu có sai lệch, cần mô tả cụ thể và đưa ra hướng xử lý trước khi ký. Tuyệt đối không ký khi chưa kiểm tra kỹ lưỡng.

Bước 4: Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu

Cả hai bên ký tên, ghi rõ chức vụ và đóng dấu (nếu có). Một lưu ý quan trọng: số bản làm ít nhất là 02, mỗi bên giữ một bản. Nếu có thêm người thứ ba chứng kiến thì làm thêm bản để lưu trữ.

Lưu ý pháp lý quan trọng khi lập biên bản nghiệm thu hàng hóa

Thời điểm lập biên bản

Nên lập ngay sau khi hàng hóa được giao nhận. Việc để lâu có thể khiến khó xác định tình trạng hàng, dễ phát sinh tranh chấp. Biên bản ghi thời gian rõ ràng sẽ là bằng chứng tốt cho quá trình thanh toán.

Sự thống nhất giữa các bên

Biên bản chỉ có giá trị khi cả hai bên đồng thuận về nội dung. Nếu một bên không đồng ý, hãy ghi chú rõ ý kiến hoặc từ chối ký. Tránh sửa chữa sau khi ký mà không có sự xác nhận lại của hai bên.

Liên hệ với các mẫu biên bản liên quan

Nếu đang thực hiện nghiệm thu hàng hóa trong xây dựng công trình, bạn có thể tham khảo biên bản nghiệm thu công trình để có thêm hướng dẫn chi tiết. Trong trường hợp nghiệm thu liên quan đến dịch vụ, hãy xem mẫu biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ. Đặc biệt, nếu bạn làm việc trong lĩnh vực nhà ở xã hội, biên bản nghiệm thu công trình nhà ở xã hội sẽ cung cấp các mục phù hợp với quy định riêng.

Rà soát kỹ trước khi ban hành

Một biên bản sai sót có thể dẫn đến mất tiền, mất uy tín. Hãy đọc lại toàn bộ nội dung, so sánh với hợp đồng, hóa đơn chứng từ. Nếu phát hiện lỗi, soạn lại và in mới, đừng tẩy xóa.

Câu hỏi thường gặp về biên bản nghiệm thu hàng hóa

Biên bản nghiệm thu hàng hóa dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận việc kiểm tra và xác nhận hàng hóa được giao có đáp ứng các yêu cầu đã thỏa thuận về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng và tình trạng hay không.

Biên bản nghiệm thu hàng hóa có cần ghi số hợp đồng không?

Nên ghi số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng nếu biên bản được lập để nghiệm thu hàng hóa theo một giao dịch cụ thể. Thông tin này giúp xác định căn cứ và phạm vi nghiệm thu.

Có cần ghi số lượng hàng hóa thực tế không?

Có. Nên ghi cả số lượng theo hợp đồng và số lượng thực tế để thuận tiện đối chiếu. Nếu có chênh lệch, cần nêu rõ nguyên nhân hoặc hướng xử lý.

Có cần ghi tình trạng hàng hóa khi nghiệm thu không?

Nên ghi, đặc biệt với thiết bị, máy móc hoặc hàng hóa dễ bị hư hỏng. Tình trạng tại thời điểm nghiệm thu giúp xác định rõ hiện trạng khi bên nhận tiếp nhận hàng.

Hàng hóa có lỗi nhưng bên mua vẫn nhận thì ghi thế nào?

Cần ghi rõ lỗi, số lượng hàng hóa bị ảnh hưởng và thỏa thuận xử lý. Nếu bên bán có trách nhiệm đổi hoặc khắc phục, nên ghi thời hạn thực hiện cụ thể.

Có thể dùng mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa Word không?

Có. Mẫu biên bản Word thuận tiện để chỉnh sửa danh mục hàng hóa, số lượng, thông số và kết quả kiểm tra trước khi hoàn thiện hồ sơ.

Có thể lập biên bản nghiệm thu hàng hóa bằng PDF không?

Có thể sử dụng PDF để lưu trữ hoặc ký theo phương thức phù hợp. Tuy nhiên, nếu cần chỉnh sửa bảng hàng hóa và nội dung nghiệm thu, nên chuẩn bị từ file có thể chỉnh sửa trước.

Biên bản nghiệm thu hàng hóa có phải là biên bản thanh lý hợp đồng không?

Không. Biên bản nghiệm thu xác nhận kết quả kiểm tra hàng hóa; biên bản thanh lý hoặc chấm dứt hợp đồng có mục đích ghi nhận việc hoàn thành, thanh toán và xử lý các quyền, nghĩa vụ còn lại theo thỏa thuận.

Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa có thể dùng cho mọi loại hàng hóa không?

Không. Hàng hóa có đặc tính kỹ thuật, yêu cầu chất lượng hoặc thuộc diện quản lý chuyên ngành có thể cần thêm các tiêu chí và hồ sơ riêng.

Kết luận

Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa là công cụ không thể thiếu trong các giao dịch mua bán. Sử dụng mẫu chuẩn giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp, hạn chế rủi ro pháp lý. Hãy tải ngay file mẫu tại Mẫu Biên Bản để bắt đầu áp dụng ngay hôm nay. Đội ngũ biên tập luôn cập nhật các biểu mẫu mới nhất, hỗ trợ bạn trong mọi nghiệp vụ hành chính.

Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để nhiều người cùng biết. Chúc bạn thực hiện nghiệm thu thành công và hiệu quả!